Facturi recurente (Basic): Creați și aplicați șabloane

Șabloanele de facturi recurente sunt o modalitate excelentă de a simplifica și optimiza procedurile de facturare. Prin configurarea unei facturi recurente, puteți automatiza procesul de facturare pentru plățile regulate de abonament cu autorizare de plată, economisind timp și efort. În plus, facturile recurente asigură coerență și uniformitate în toate interacțiunile cu clienții, reducând riscul de erori și confuzie. Aici, vă arătăm cum să le creați.

În curând! Veți putea utiliza șabloane de facturi recurente și pentru automatizări.

Acoperit aici:

• Crearea de modele de facturi recurente
• Aplicarea modelelor de facturi recurente
• Editarea șabloanelor de facturi recurente
• Duplicarea șabloanelor de facturi recurente
• Ștergerea șabloanelor de facturi recurente
• Lista de șabloane de facturi recurente

Crearea de modele de facturi recurente

Un șablon de factură recurentă poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu drepturi de acces la gestionarea șabloanelor.

Pentru a crea un model de factură recurentă, accesați Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi recurente. Apoi, faceți clic pe Create template( Creare șablon).

Mai jos, aflați mai multe despre toate opțiunile (1-18) pe care le aveți în fereastra Creare șablon factură recurentă:

1. Denumirea șablonului: Aceasta este ceea ce veți vedea atunci când selectați șablonul.

2. Alegeți o metodă de plată: Acesta este modul în care doriți ca facturile dumneavoastră să fie plătite (fie prin card de credit, fie prin debit bancar, fie prin ambele). Acceptăm o serie de metode de plată. Atunci când furnizorul de plăți implicite este dezactivat, metoda de plată va fi comutată pe Card de credit pentru toate modelele de facturi recurente.

3, 4. Începe pe: Acesta este momentul în care prima factură va fi trimisă clientului după ce acesta și-a dat acordul pentru recurență. Acest lucru poate fi la acceptare (pentru facturile recurente doar cu autorizare de plată) sau la o anumită dată. Dacă este aleasă o Dată specifică, atunci trebuie să o selectați la rubrica Data primei facturi.

5, 6. Recurență(e): Aici puteți selecta perioada de repetare a facturii și puteți seta numărul de facturi care vor fi trimise în cadrul facturii recurente.

7. Membru al echipei: Selectați membrul echipei care va primi plățile (în mod implicit, le primește persoana care a creat factura).

8. Numele: Denumirea facturii recurente (de exemplu, Contabilitate 2023 sau Planificare financiară 2024). Clientul îl va vedea numai pentru facturile recurente cu autorizație de plată.

9. Descriere: Adăugați o descriere care să prezinte ce este inclus în factură (opțional).

10. Adăugați codul scurt: Includeți date dinamice pentru a vă individualiza facturile. Puteți utiliza contul shortcodes pe baza câmpurilor personalizate și a datei shortcodes. Iată mai multe despre shortcodes.

• Plata automată: după ce clientul acceptă condițiile de facturare recurentă, facturile vor fi emise în funcție de programul dumneavoastră, iar cardul/contul bancar al clientului va fi debitat automat. Disponibil pentru Stripe numai.
• Plata manuală a facturii: facturile vor fi emise și trimise clientului în funcție de programul dumneavoastră, dar acesta va trebui să le plătească de fiecare dată manual.

Citiți mai multe despre tipurile de autorizații de plată aici.

12. Trimiteți factura clientului prin e-mail: Activați această opțiune și adăugați un mesaj personalizat dacă doriți ca clientul să fie notificat prin e-mail cu privire la o factură recurentă cu plată automată. În caz contrar, acesta va primi o notificare doar în interiorul portalului său.

13. Setări QuickBooks: Selectați locația pentru factura care urmează să fie trimisă la QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp.

14. Posturi: Detaliați serviciile prestate în cadrul fiecărei facturi din cadrul recurenței, precum și orice reduceri aplicate. 

• Postul de linie: Faceți clic pe Line item, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpul Rate (Tarif ), setați cantitatea pentru fiecare serviciu și rata de impozitare (mai multe informații despre ratele de impozitare) și adăugați o Description (Opțional). Selectați Class (Clasa ) pentru a fi trimisă la QuickBooks (clienții nu vor vedea acest câmp).
• Reducere: Pentru a adăuga un articol de linie, faceți clic pe Discount, apoi completați câmpul Rate . 

De asemenea, puteți edita aceleași câmpuri de articol de la pagina Editare articol, făcând clic pe cele trei puncte din dreapta articolului, selectând Editare, apoi făcând clic pe Salvare.

15. Rezumat: Aici puteți vedea valoarea fiecărei plăți.

• Subtotal: Suma serviciilor prestate pentru fiecare factură, înainte de impozitare. Acesta se completează automat după adăugarea articolelor de linie. Sau, puteți introduce suma manual dacă nu doriți să adăugați articole de linie.
• Rata de impozitare: Odată ce taxa de vânzare este adăugată, aceasta se reflectă în total (mai multe informații despre adăugarea taxei de vânzare).

16. Programul de plată: Examinați datele la care va fi trimisă fiecare dintre facturi. 

17. Fiecare plată, Valoarea facturii, Total: Examinați principalele setări ale facturii recurente: câte plăți așteptați, valoarea fiecărei plăți și totalul.

18. Save& Exit, Save și Cancel: Faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire ) pentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane, pe Save (Salvare ) pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sau pe Cancel (Anulare ) pentru a ieși fără a salva.

Aplicarea modelelor de facturi recurente

Șabloanele de facturi recurente pot fi utilizate fie la crearea de facturi recurente, fie la crearea de propuneri.

Iată cum:

1. Creați o factură nouă sau adăugați o factură la propunere.

2. Setați tipul de factură pe Recurring (Periodic).

3. Faceți clic pe lista Șablon factură pentru a o extinde, apoi selectați un șablon și сontinuați prin configurarea facturii recurente. Acum puteți face modificări la sumă, rata de impozitare etc.

Notă: Modificările pe care le faceți la facturi nu afectează șablonul utilizat pentru a le crea.

Editarea șabloanelor de facturi recurente

Pentru a face modificări la un șablon de factură recurentă, urmați acești pași:

1. Accesați Templates > Firmtemplates (Șabloane >Șabloane firmă) din bara de meniu din stânga, apoi selectați Recurring invoices (Facturi recurente ). 2. Apoi, faceți clic pe numele șablonului de factură recurentă din listă.

2. Efectuați modificări la șablonul de factură recurentă, apoi faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire).

Duplicarea șabloanelor de facturi recurente

Pentru a crea un nou șablon de factură recurentă pornind de la unul existent, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a șablonului de factură recurentă, apoi selectați Duplicate din meniul derulant. Copia șablonului de factură recurentă va fi salvată cu un sufix (de exemplu, Form1040 (2)).

Ștergerea șabloanelor de facturi recurente

Pentru a elimina complet un șablon de factură recurentă, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de factură recurentă, selectați Ștergere în meniul derulant, apoi faceți clic din nou pe Ștergere pentru a confirma.

Lista de șabloane de facturi recurente

TaxDome vă permite să vă urmăriți cu ușurință modelele de facturi recurente, astfel încât să le puteți găsi întotdeauna rapid și ușor. Pentru o imagine de ansamblu a șabloanelor dvs. de facturi recurente, accesați Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi recurente.

Întreaga listă de șabloane de facturi recurente este disponibilă pentru proprietarul și administratorul firmei sau pentru orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea șabloanelor. În caz contrar, această pagină nu va fi disponibilă.

Pagina Facturi recurente este complet personalizabilă (a se vedea mai jos). Aici, puteți avea coloane pentru:

• Numele: Acesta este numele pe care îl veți vedea atunci când selectați șablonul.
• Descriere: Descrierea care subliniază ce este inclus în factură.
• Autorizare de plată: dacă plățile vor fi procesate automat sau nu.
• Controale: Afișarea sau nu a comenzilor pentru a deschide lista derulantă cu opțiunile Editare, Duplicare și Ștergere.

Numele coloanelor sunt vizibile în orice moment în timp ce defilați. De asemenea, puteți face clic pe săgeata sus-jos de lângă antetul coloanei pe care doriți să o sortați.

Lista de modele de facturi recurente poate fi personalizată în diferite moduri. Puteți redimensiona, activa, dezactiva și muta coloanele după bunul dvs. plac. Pentru a personaliza coloanele, faceți clic și țineți apăsat pe separatorul dintre numele coloanelor și redimensionați-l prin deplasarea mouse-ului.

Pentru a configura coloanele pe care doriți să le afișați în secțiunea cu lista de modele de facturi recurente, faceți clic pe pictograma de angrenaj din dreapta sus a tabelului.

Puteți activa, dezactiva sau muta orice coloană doriți. După ce faceți clic pe Apply, tabelul va fi reconstruit cu noile coloane.

Dacă faceți clic pe Reset, se vor afișa toate coloanele.