Creați și aplicați modele de facturi recurente

Șabloanele de facturi recurente sunt o modalitate excelentă de a simplifica și optimiza procedurile de facturare. Prin configurarea unei facturi recurente, puteți automatiza procesul de facturare pentru plățile regulate de abonament cu autorizare de plată, economisind timp și efort. În plus, facturile recurente asigură coerență și uniformitate în toate interacțiunile cu clienții, reducând riscul de erori și confuzie. Aici, vă arătăm cum să le creați.

Lucrări în curs

Vei putea utiliza și șabloane de facturi recurente pentru automatizări.

Creați șabloane de facturi recurente

A recurring invoice template can be created by a firm owner, admin or team member with access rights to manage templates .

Pentru a crea un șablon de factură recurentă, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi recurente . Apoi, faceți clic pe Creare șablon .

Fereastra Creare șablon factură recurentă poate fi împărțită în două părți:

• Prima parte include setările de recurență, metoda de plată și metadatele care descriu modelul și factura. 

• A doua parte include setările de autorizare a plății, setările de integrare QuickBooks și detalii privind serviciile și suma. Pentru mai multe informații, consultați descrierile de mai jos. 

  

În prima parte, aveți următoarele opțiuni:

1. Numele șablonului : Veți vedea acest nume la selectarea șablonului.

2. Choose a payment method: This is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods . When the default payment provider is disabled, the payment method will be switched to Credit card for all recurring invoice templates.

3., 4. Începe la : Aceasta este data la care prima factură va fi trimisă clientului după acceptarea recurenței. Aceasta se poate face la acceptare (doar pentru facturile recurente cu autorizare de plată) sau la o anumită dată. Dacă este selectată o dată specifică , trebuie să o selectați la Data primei facturi .

5, 6. Recurență(i) : Introduceți câte facturi doriți să trimiteți și selectați un interval de timp între acestea.

7. Membru al echipei : Selectați membrul echipei care va primi plățile (în mod implicit, persoana care creează factura o primește).

8. Nume : Numele facturii recurente (de exemplu, Contabilitate 2023 sau Planificare financiară 2024). Clientul îl va vedea doar pentru facturile recurente cu autorizare de plată.

9. Description: Add an optional description outlining what’s included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

În a doua parte, aveți următoarele opțiuni:

1. Autorizare plată: Selectați una dintre opțiuni:

   • Plată automată : După ce clientul acceptă termenii facturii recurente, facturile vor fi emise conform programului dvs., iar cardul/contul bancar al clientului va fi debitat automat. Această opțiune este disponibilă pentru Stripe numai.

   • Plata manuală a facturii: Facturile vor fi emise și trimise clientului în conformitate cu programul dvs., dar acesta va trebui să le plătească manual de fiecare dată.

2. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account  shortcodes  based on  custom fields  and date shortcodes. 

3. Setări QuickBooks : Selectați Locația și Clasa către care va fi trimisă factura QuickBooks Clienții nu vor vedea acest câmp. Rețineți că secțiunea de setări QuickBooks este afișată numai dacă o activați în QuickBooks Accesați Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a cursurilor.

4. Elemente de linie : În secțiunea Elemente de linie , puteți:

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).

• Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 

• Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.

• Ajustați setările : Faceți clic pe Setări pentru a determina ce coloane vor fi afișate în factură. Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Tarife și cantitate și Taxe : ar trebui să le ascundeți în Setări , astfel încât să nu fie afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

5,8. Rezumatul vă permite să vedeți:

• Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.

• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).

• Suma TVA : Calculată automat din Subtotal x Cota TVA .

• Total: Calculat automat din Subtotal + suma TVA.

În plus, la final, după secțiunea Program de plată , puteți revizui principalele setări ale facturii recurente: numărul de plăți așteptate, suma fiecăreia și suma totală.

6. Notă către client : Puteți adăuga o notă către client și o puteți personaliza folosind shortcodes Poate fi fie o notă cu detaliile plății, fie doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în PDF factura.

7. Graficul de plată : Verificați datele la care va fi trimisă fiecare dintre facturi. 

Aplicați șabloane de facturi recurente

Recurring invoice templates could be used either while creating recurring invoices or while creating proposals .

Iată cum:

1. Creați o factură nouă sau adăugați o factură la propunere.

2. Setați tipul facturii la Recursivă .

3. Faceți clic pe lista Șabloane de factură pentru a o extinde, apoi selectați un șablon și continuați prin configurarea facturii recurente. Acum puteți modifica suma, cota de impozitare etc.

Notă

Modificările pe care le faceți la facturi nu afectează șablonul folosit pentru crearea acestora.

Editați șabloanele de facturi recurente

Pentru a face modificări la un șablon de factură recurentă, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi selectați Facturi recurente . Apoi, faceți clic pe numele șablonului de factură recurentă din listă.

2. Efectuați modificări la șablonul de factură recurentă, apoi faceți clic pe Salvare și ieșire .

   

Șabloane de facturi recurente duplicate

Pentru a crea un nou șablon de factură recurentă dintr-unul existent, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a șablonului de factură recurentă, apoi selectați Duplicat din meniul derulant. Copia șablonului de factură recurentă va fi salvată cu un sufix (de exemplu, Formularul 1040 (2)).

Ștergeți șabloanele de facturi recurente

Pentru a elimina complet un șablon de factură recurentă, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de factură recurentă, selectați Ștergeți în meniul derulant, apoi faceți clic din nou pe Ștergeți pentru a confirma.

Lista de șabloane de facturi recurente

TaxDome vă permite să urmăriți cu ușurință șabloanele de facturi recurente, astfel încât să le puteți găsi întotdeauna rapid și ușor. Pentru o imagine de ansamblu a șabloanelor de facturi recurente, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi recurente .

The entire recurring invoice template list is available to a firm owner and admin or any team member with access rights to manage templates . Otherwise, this page will not be available.

Pagina Facturi recurente este complet personalizabilă (vezi mai jos). Aici, puteți avea coloane pentru:

• Numele: Acesta este numele pe care îl veți vedea atunci când selectați șablonul.

• Descriere: Descrierea care prezintă ce este inclus în factură.

• Autorizare de plată: dacă plățile vor fi procesate automat sau nu.

• Controale: Afișarea sau nu a comenzilor pentru a deschide lista derulantă cu opțiunile Editare, Duplicare și Ștergere.

  Numele coloanelor sunt vizibile în orice moment în timp ce derulați. De asemenea, puteți face clic pe săgeata sus-jos de lângă antetul coloanei pe care doriți să o sortați.

  

  Lista de șabloane de facturi recurente poate fi personalizată în diferite moduri. Puteți redimensiona, activa, dezactiva și muta coloanele după preferințe. Pentru a personaliza coloanele, faceți clic și mențineți apăsat pe separatorul dintre numele coloanelor și redimensionați-l mișcând mouse-ul. Pentru a configura coloanele pe care doriți să le afișați în secțiunea cu lista de șabloane de facturi recurente, faceți clic pe pictograma roată dințată din partea dreaptă sus a tabelului.

  

  Puteți activa, dezactiva sau muta orice coloane doriți. După ce faceți clic pe Aplicare , tabelul va fi reconstruit cu coloane noi.

  Dacă faceți clic pe Resetare , se vor afișa toate coloanele.

  

Share

Link copiat