Creați și aplicați modele de facturi recurente

Șabloanele de facturi recurente sunt o modalitate excelentă de a simplifica și optimiza procedurile de facturare. Prin configurarea unei facturi recurente, puteți automatiza procesul de facturare pentru plățile regulate de abonament cu autorizare de plată, economisind timp și efort. În plus, facturile recurente asigură coerență și uniformitate în toate interacțiunile cu clienții, reducând riscul de erori și confuzie. Aici, vă arătăm cum să le creați.

Lucrări în curs

Vei putea utiliza și șabloane de facturi recurente pentru automatizări.

Creați șabloane de facturi recurente

Un șablon de factură recurentă poate fi creat de proprietarul firmei, administratorul sau un membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea șabloanelor .

Pentru a crea un șablon de factură recurentă, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi recurente . Apoi, faceți clic pe Creare șablon .

Fereastra Creare șablon factură recurentă poate fi împărțită în două părți:

• Prima parte include setările de recurență, metoda de plată și metadatele care descriu modelul și factura. 
• A doua parte include setările de autorizare a plății, setările de integrare QuickBooks și detalii privind serviciile și suma. Pentru mai multe informații, consultați descrierile de mai jos. 

În prima parte, aveți următoarele opțiuni:

1. Numele șablonului: Veți vedea acest lucru atunci când selectați șablonul.

2, 3. Începe la: Acesta este momentul în care prima factură va fi trimisă clientului după acceptarea recurentului. Acest lucru poate avea loc la acceptare (pentru facturile recurente cu autorizație de plată) sau la o dată specifică. DacăsealegeData specifică, trebuie să o selectați subData primei facturi.

4, 5. Recurență (recurențe): Introduceți numărul de facturi pe care doriți să le trimiteți și selectați un interval de timp între ele.

6. Membru al echipei: Selectați membrul echipei care va primi plățile (în mod implicit, persoana care creează factura o primește).

7. Nume: Numele facturii recurente (de exemplu, Contabilitate 2023 sau Planificare financiară 2024). Clientul îl va vedea numai pentru facturile recurente cu autorizație de plată.

8. Descriere: Adăugați o descriere opțională care să prezinte conținutul facturii. Puteți utiliza coduri scurte de cont shortcodes bazate pe câmpuri personalizate și coduri scurte pentru date shortcodes. Mai multe informații despre shortcodes .

9. Metoda de plată: aceasta este modalitatea în care doriți să fie plătite facturile (fie prin card de credit, debit bancar sau ambele). Acceptăm o serie de metode de plată . Când furnizorul de servicii de plată implicit este dezactivat, metoda de plată va fi schimbată în Card de creditpentru toate șabloanele de facturi recurente.

În a doua parte, aveți următoarele opțiuni:

1. Autorizare plată: Selectați una dintre opțiuni:

   • Plată automată: După ce clientul acceptă termenii facturii recurente, facturile vor fi emise conform programului dvs., iar cardul/contul bancar al clientului va fi debitat automat. Această opțiune este disponibilă pentru TaxDome (Stripe).

   • Plata manuală: Facturile vor fi emise și trimise clientului conform programului dvs., dar acesta va trebui să le plătească manual de fiecare dată.

2. Trimiteți factura prin e-mail către client: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu factura. E-mailul nu va mai fi accesibil după ce trimiteți solicitarea. De asemenea, puteți utiliza codurile scurte ale contului  shortcodes  bazate pe câmpuri personalizate și coduri scurte de dată shortcodes. 

3. Setări QuickBooks : Selectați Locația și Clasa către care va fi trimisă factura QuickBooks Clienții nu vor vedea acest câmp. Rețineți că secțiunea de setări QuickBooks este afișată numai dacă o activați în QuickBooks Accesați Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a cursurilor.

4. Elemente de linie : În secțiunea Elemente de linie , puteți:

• Adăugați un element de linie: faceți clicpe Element de linie, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpulTarif, setați numărul de servicii și taxa (aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi ) și introducețiDescrierea(opțional). SelectațiClasacare va fi trimisă către QuickBooks clienții nu vor vedea acest câmp).

• Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 

• Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.

• Ajustați setările : Faceți clic pe Setări pentru a determina ce coloane vor fi afișate în factură. Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Tarife și cantitate și Taxe : ar trebui să le ascundeți în Setări , astfel încât să nu fie afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

5,8. Secțiunea rezumat vă permite să vedeți:

• Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.

• Rata impozitului/TVA/GST: Dacă nu aveți articole, puteți edita rata. Dacă aveți articole, pentru a edita rata impozitului, trebuie să activați coloana Impozit pentru articole (aici găsiți mai multe informații despre impozitul pe vânzări ) .

• Suma impozitului/TVA/GST: Calculată automat din Subtotal × Rata impozitului. Atât procentul impozitului, cât și suma impozitului sunt afișate în secțiune.

• Total: Calculat automat din Subtotal + Valoarea taxei.

  În plus, la final, după secțiunea Program de plată , puteți revizui principalele setări ale facturii recurente: numărul de plăți așteptate, suma fiecăreia și suma totală.

6. Notă către client : Puteți adăuga o notă către client și o puteți personaliza folosind shortcodes Poate fi fie o notă cu detaliile plății, fie doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în PDF factura.

7. Graficul de plată : Verificați datele la care va fi trimisă fiecare dintre facturi. 

Aplicați șabloane de facturi recurente

Șabloanele de facturi recurente pot fi utilizate fie la crearea facturilor recurente, fie la crearea ofertelor .

Iată cum:

1. Creați o factură nouă sau adăugați o factură la propunere.

2. Setați tipul facturii la Recursivă .

3. Faceți clic pe lista Șabloane de factură pentru a o extinde, apoi selectați un șablon și continuați prin configurarea facturii recurente. Acum puteți modifica suma, cota de impozitare etc.

Notă

Modificările pe care le faceți la facturi nu afectează șablonul folosit pentru crearea acestora.

Editați șabloanele de facturi recurente

Pentru a face modificări la un șablon de factură recurentă, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi selectați Facturi recurente . Apoi, faceți clic pe numele șablonului de factură recurentă din listă.

2. Efectuați modificări la șablonul de factură recurentă, apoi faceți clic pe Salvare și ieșire .

Șabloane de facturi recurente duplicate

Pentru a crea un nou șablon de factură recurentă dintr-unul existent, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a șablonului de factură recurentă, apoi selectați Duplicat din meniul derulant. Copia șablonului de factură recurentă va fi salvată cu un sufix (de exemplu, Formularul 1040 (2)).

Ștergeți șabloanele de facturi recurente

Pentru a elimina complet un șablon de factură recurentă, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de factură recurentă, selectați Ștergeți în meniul derulant, apoi faceți clic din nou pe Ștergeți pentru a confirma.

Lista de șabloane de facturi recurente

TaxDome vă permite să urmăriți cu ușurință șabloanele de facturi recurente, astfel încât să le puteți găsi întotdeauna rapid și ușor. Pentru o imagine de ansamblu a șabloanelor de facturi recurente, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi recurente .

PaginaFacturi recurente este complet personalizabilă. Aici, puteți avea coloane pentru:

• Numele: Acesta este numele pe care îl veți vedea atunci când selectați șablonul.

• Descriere: Descrierea care prezintă ce este inclus în factură.

• Autorizare de plată: dacă plățile vor fi procesate automat sau nu.

• Controale: Afișarea sau nu a comenzilor pentru a deschide lista derulantă cu opțiunile Editare, Duplicare și Ștergere.

Întreaga listă de șabloane de facturi recurente este disponibilă pentru proprietarul firmei și administratorul sau orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea șabloanelor . În caz contrar, această pagină nu va fi disponibilă.

Personalizați lista șabloanelor de facturi recurente

Puteți personaliza lista șabloanelor de facturi recurente în diferite moduri. Numele coloanelor sunt vizibile în permanență în timp ce derulați pagina. De asemenea, puteți face clic pe săgeata sus-jos de lângă antetul coloanei pe care doriți să o sortați.

Puteți redimensiona, activa, dezactiva și muta coloanele după cum doriți. Pentru a personaliza dimensiunea coloanelor, faceți clic și țineți apăsat pe separatorul dintre numele coloanelor și redimensionați-l mutând mouse-ul.

Pentru a configura coloanele pe care doriți să le afișați în secțiunea cu lista șabloanelor de facturi recurente, faceți clic pe pictograma roată din colțul din dreapta sus al tabelului.

Puteți activa, dezactiva sau muta orice coloane doriți. După ce faceți clicpe Aplicare, tabelul va fi reconstruit cu coloane noi. Dacă faceți clic pe Resetare, vor fi afișate toate coloanele.

Share

Link copiat