Facturi recurente (Basic): Creați și aplicați șabloane

Șabloanele de facturi recurente sunt o modalitate excelentă de a simplifica și optimiza procedurile de facturare. Prin configurarea unei facturi recurente, puteți automatiza procesul de facturare pentru plățile regulate de abonament cu autorizare de plată, economisind timp și efort. În plus, facturile recurente asigură coerență și uniformitate în toate interacțiunile cu clienții, reducând riscul de erori și confuzie. Aici, vă arătăm cum să le creați.

în curând

În curând! Veți putea utiliza șabloane de facturi recurente și pentru automatizări.

Acoperit aici:

Crearea de modele de facturi recurente

Un șablon de factură recurentă poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu drepturi de acces la gestionarea șabloanelor.

Pentru a crea un model de factură recurentă, accesați Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi recurente. Apoi, faceți clic pe Create template( Creare șablon).

Fereastra de creare a modelului de factură recurentă poate fi împărțită în două părți:

  • Prima parte include setările de recurență, metoda de plată și metadatele care descriu modelul și factura. 
  • A doua parte include setările de autorizare a plății, setările de integrare QuickBooks și detalii privind serviciile și suma. Pentru mai multe informații, consultați descrierile de mai jos. 

În prima parte, aveți următoarele opțiuni:

1. Numele șablonului: Veți vedea acest lucru atunci când selectați șablonul.

2. Alegeți o metodă de plată: Acesta este modul în care doriți ca facturile dvs. să fie plătite (fie prin card de credit, debit bancar sau ambele). Acceptăm o serie de metode de plată. Atunci când furnizorul implicit de plăți este dezactivat, metoda de plată va fi comutată la Card de credit pentru toate modelele de facturi recurente.

3., 4. Începe la: Aceasta este data la care prima factură va fi trimisă clientului după ce acesta și-a dat acordul pentru factura recurentă. Aceasta poate fi la acceptare (numai pentru facturile recurente cu autorizare de plată) sau la o dată specifică. Dacă se alege Data specifică , trebuie să o selectați sub Data primei facturi.

5, 6. Recurrence(s): Introduceți câte facturi doriți să trimiteți și selectați un interval de timp între ele.

7. Membru al echipei: Selectați membrul echipei care va primi plățile (în mod implicit, persoana care creează factura le primește).

8. Denumire: Denumirea facturii recurente (de exemplu, Contabilitate 2023 sau Planificare financiară 2024). Clientul îl va vedea numai pentru facturile recurente cu autorizație de plată.

9. Descriere: Adăugați o descriere opțională care să contureze ceea ce este inclus în factură. Puteți utiliza contul shortcodes bazat pe câmpuri personalizate și dată shortcodes. Iată mai multe despre shortcodes.

În a doua parte, aveți următoarele opțiuni:

1. Autorizarea plății: Selectați una dintre opțiuni:

  • Plata automată: După ce clientul acceptă termenii facturii recurente, facturile vor fi emise în conformitate cu programul dvs., iar cardul/contul bancar al clientului va fi debitat automat. Această opțiune este disponibilă pentru Stripe numai.
  • Plata manuală a facturii: Facturile vor fi emise și trimise clientului în conformitate cu programul dvs., dar acesta va trebui să le plătească manual de fiecare dată.

2. Trimiteți factura clientului prin e-mail: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu factura. E-mailul nu vă va fi accesibil după ce ați trimis solicitarea. De asemenea, puteți utiliza contul shortcodes pe baza câmpurilor personalizate și a datei shortcodes. 

3.QuickBooks settings (Setări): Selectați locația și clasa pentru factura care urmează să fie trimisă la QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp. Rețineți că secțiunea QuickBooks settings este afișată numai dacă o activați în QuickBooks. Accesați Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a claselor.

4. Articole de linie: În secțiunea Posturi, puteți:

  • Adăugați un element de linie: Faceți clic pe Line item, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpul Rate (Tarif ), setați numărul de servicii și taxa (aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi) și introduceți descrierea (opțional). Selectați Clasa pentru a fi trimisă la QuickBooks (clienții nu vor vedea acest câmp).
  • Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 
  • Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.
  • Reglați setările: Faceți clic pe Setări pentru a determina coloanele care vor fi afișate în factură.
    Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Rates & Qty și Tax: trebuie să le ascundeți în Settings (Setări ) pentru a nu fi afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

5&8. Rezumatul vă permite să vedeți:

  • Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.
  • Cota de TVA: Dacă nu aveți articole individuale, puteți edita rata TVA. Dacă aveți articole de linie, pentru a edita rata TVA, trebuie să activați coloana TVA pentru articolele de linie (aici găsiți mai multe informații despre taxa pe vânzări).
  • Suma TVA: Calculată automat din Subtotal x rata TVA.
  • Total: Calculat automat din Subtotal + suma TVA.

În plus, la sfârșit, după secțiunea Program de plată, puteți revizui principalele setări ale facturii recurente: numărul de plăți pe care le așteptați, valoarea fiecăreia și valoarea totală.

6. Notă pentru client: Puteți adăuga Notă către client și o puteți personaliza utilizând shortcodes. Poate fi fie o notă cu detaliile de plată, fie doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în factura PDF .

7. Programul de plată: Revizuiți datele la care va fi trimisă fiecare factură. 

Aplicarea modelelor de facturi recurente

Șabloanele de facturi recurente pot fi utilizate fie la crearea de facturi recurente, fie la crearea de propuneri.

Iată cum:

1. Creați o factură nouă sau adăugați o factură la propunere.

2. Setați tipul de factură pe Recurring (Periodic).

3. Faceți clic pe lista Șablon factură pentru a o extinde, apoi selectați un șablon și сontinuați prin configurarea facturii recurente. Acum puteți face modificări la sumă, rata de impozitare etc.

bacșiș

Notă: Modificările pe care le faceți la facturi nu afectează șablonul utilizat pentru a le crea.

Editarea șabloanelor de facturi recurente

Pentru a face modificări la un șablon de factură recurentă, urmați acești pași:

1. Accesați Templates > Firmtemplates (Șabloane >Șabloane firmă) din bara de meniu din stânga, apoi selectați Recurring invoices (Facturi recurente ). 2. Apoi, faceți clic pe numele șablonului de factură recurentă din listă.

2. Efectuați modificări la șablonul de factură recurentă, apoi faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire).

Duplicarea șabloanelor de facturi recurente

Pentru a crea un nou șablon de factură recurentă pornind de la unul existent, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta șablonului de factură recurentă, apoi selectați Duplicate (Duplicare ) din lista derulantă. Copia șablonului de factură periodică va fi salvată cu un sufix (de exemplu, Form1040 (2)).

Ștergerea șabloanelor de facturi recurente

Pentru a elimina complet un șablon de factură recurentă, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de factură recurentă, selectați Ștergere în lista derulantă, apoi faceți clic din nou pe Ștergere pentru a confirma.

Lista de șabloane de facturi recurente

TaxDome vă permite să vă urmăriți cu ușurință modelele de facturi recurente, astfel încât să le puteți găsi întotdeauna rapid și ușor. Pentru o imagine de ansamblu a șabloanelor dvs. de facturi recurente, accesați Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi recurente.

Întreaga listă de șabloane de facturi recurente este disponibilă pentru proprietarul și administratorul firmei sau pentru orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea șabloanelor. În caz contrar, această pagină nu va fi disponibilă.

Pagina Facturi recurente este complet personalizabilă (a se vedea mai jos). Aici, puteți avea coloane pentru:

  • Numele: Acesta este numele pe care îl veți vedea atunci când selectați șablonul.
  • Descriere: Descrierea care subliniază ce este inclus în factură.
  • Autorizare de plată: dacă plățile vor fi procesate automat sau nu.
  • Controale: Afișarea sau nu a comenzilor pentru a deschide lista derulantă cu opțiunile Editare, Duplicare și Ștergere.

Numele coloanelor sunt vizibile în orice moment în timp ce defilați. De asemenea, puteți face clic pe săgeata sus-jos de lângă antetul coloanei pe care doriți să o sortați.

Lista de modele de facturi recurente poate fi personalizată în diferite moduri. Puteți redimensiona, activa, dezactiva și muta coloanele după bunul dvs. plac. Pentru a personaliza coloanele, faceți clic și țineți apăsat pe separatorul dintre numele coloanelor și redimensionați-l prin deplasarea mouse-ului.

Pentru a configura coloanele pe care doriți să le afișați în secțiunea cu lista de modele de facturi recurente, faceți clic pe pictograma de angrenaj din dreapta sus a tabelului.

Puteți activa, dezactiva sau muta orice coloană doriți. După ce faceți clic pe Apply, tabelul va fi reconstruit cu noile coloane.

Dacă faceți clic pe Reset, se vor afișa toate coloanele.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.