Create & apply proposal templates

Modelele de propuneri sunt utilizate pentru a defini domeniul de aplicare al unui angajament între firma dumneavoastră și un client. Creați câte șabloane de propuneri pentru diferite utilizări (contabilitate, pregătire fiscală pe un singur an, audit, reprezentare, analiză financiară, curățare, salarizare etc.) aveți nevoie.

Crearea de modele de propuneri

A proposal template can be created by a firm owner, an admin or any team member who has manage templates  access rights. It’s helpful to design templates in advance so that you have them ready to go or to further customize.

Pentru a crea un șablon de propunere, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, selectați Propuneri și EL-uri , apoi faceți clic pe Creare șablon .

Sau accesați pagina de creare a șablonului adăugând automatizarea Trimitere propunere/EL în timp ce editați un flux de lucru, apoi făcând clic pe Șablon nou .

Proposal template creation flow

Proposal consists of several sections, each of them is presented to a client on a separate page. You have the option to customize which sections will the proposal template include and what will be inside each of them:

• General
• Introduction
• Servicii
• Terms
• Send

Sfat

While your services, billing and payment options may require customization for each client, having a general proposal template with filled-in Introduction și Terms pages is a practical approach. This enables you to insert them when crafting a proposal swiftly.

General

First, add some basic information about your proposal and define settings:

a) Template name: Enter the title of your proposal template (clients won’t see it).

b) Team member: Select the team member who will receive the payment associated with a proposal.

c) Signature requirement: Select whether one or all signatories must sign the proposal for it to be considered signed. 

d) Name: Enter the title of this proposal (clients will see it). Here, you can use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

Introduction

This is a place where you can introduce yourself. Explain to your clients who you are, what services you provide, the value you bring, and any other information you want to share. Include images and videos to make your self-presentation shine (the maximum image size is 5 MB). 

Fill out the following sections:

a) Title: Add a title that aligns with your branding or the specific content you’re including (clients will see it).

b) Text body: Add your introduction here. Use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

c) Format: Use different tools (font, alignment, links and so on) to work with text.

d) Insert: Add a logo, upload pictures from your computer, and embed video, if needed (YouTube and Loom videos are supported).

Servicii

At this step, you have the option to present your client with your services or even let them choose from your different packages. When setting services up, you can ask the client for a deposit on acceptance, link recurring invoice with automatic payment or send the proposal with a list of services only. You will be able to issue an invoice at any later point as well.

You have these options for presenting your services to clients:

• Tiered packages let you offer up to 3 service bundles within a single proposal. This allows you to present different service levels (such as Bronze, Silver, Gold) and let clients compare options, select the package that fits their needs, and sign—all in one flow. You can reorder packages to control the order in which they appear.

• List of services is a fixed-priced proposal with a list of services. Clients review the services you’re offering but cannot choose between different options—they either accept or decline the entire proposal.

• No service: Just skip the section.

Here’s how they look from client’s side: list of services on the left, tiered packages on the right.

If you have decided to list the services or add tiered proposals, you will then need to add services and/or invoices and set up payment options. See dedicated article for the details.

Terms

The Terms page is where you can provide your engagement letter or contract that outlines the terms of the relationship between your firm and the client.

Fill out the following sections:

a) Title: Add a title that aligns with your branding or the specific content you’re including (clients will see it).

b) Text body: Add your terms of agreement here. Use shortcodes to include the account name, next year’s date and other dynamic data.

c) Format: Use different tools (font, alignment, links and so on) to work with text.

d) Insert: Add a logo, upload pictures from your computer, and embed video, if needed (YouTube and Loom videos are supported).

Send

Your client will receive a link via email to view and sign the proposal. Here, you can customize the email that will be sent, set up automatic reminders and select the payment method for the linked invoices:

a) Payment method: This is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods for your clients .

b) Custom message in email: Toggle on to craft a custom message which will replace the default text in the email system notification. When compising a message template, you can use account and date shortcodes.

c) Reminders: Toggle on to enable sending automatic reminders for pending proposals.

Once you;ve done, save your template. Now, you can apply it when creating a proposal.

Adăugați modele de propuneri din Marketplace

Puteți descărca șabloane de propuneri gata făcute, cu cele mai bune practici. Pentru a adăuga un șablon de propunere de pe Marketplace:

1. Go to  Templates > Marketplace from the left menu bar and open the Proposals & ELs tab. 2. Click  Get free on the template you want to add or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

3. Accesați Șabloane > Șabloane pentru firme , deschideți fila Propuneri și EL-uri și faceți clic pe numele șablonului de propunere pentru a începe editarea. Asigurați-vă că introduceți informații despre firma dvs. în toate locurile unde este nevoie.

Aplicați modele de propuneri

Odată ce ați creat un șablon, îl puteți utiliza pentru a accelera procesul de elaborare a noilor propuneri. Iată cum:

1. Creați o propunere nouă fie făcând clic pe Nou în stânga sus și selectând Propunere , fie selectând unul sau mai mulți destinatari din lista Conturi și apoi făcând clic pe Trimitere propunere .

2. Faceți clic în câmpul Șablon , apoi selectați o propunere din meniul derulant.

3. Parcurgeți pașii propunerii și faceți modificările necesare, apoi trimiteți.

   

   Notă

   Modificările pe care le faceți la propunere nu alterează șablonul selectat.

Editarea modelelor de propuneri

Pentru a face modificări la un șablon de propunere, urmați pașii de mai jos:

1. Go to Templates > Firm templates from the left menu bar, open the Proposals & ELs tab, then either click on the proposal template’s name or click three dots to the far right of the name and select Edit.

2.  Go through the proposal steps, make edits and save.

Notă

Modificările pe care le faceți la un șablon de propunere nu se reflectă în propunerile deja create cu șablonul respectiv.

Șabloane de propuneri duplicate

Creați noi șabloane de propuneri pe baza celor existente: faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de propunere, apoi selectați Duplicare . Copia șablonului va fi salvată cu sufixul corespunzător (de exemplu, Propunere (2)).

Ștergeți modelele de propuneri

Pentru a elimina complet un șablon de propunere, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din meniul lateral, apoi deschideți fila Propuneri și EL-uri . Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de propunere, faceți clic pe Ștergere , apoi confirmați ștergerea.

Share

Link copiat