Propuneri (de bază): Creați și aplicați șabloane
Modelele de propuneri sunt utilizate pentru a defini domeniul de aplicare al unui angajament între firma dumneavoastră și un client. Creați câte șabloane de propuneri pentru diferite utilizări (contabilitate, pregătire fiscală pe un singur an, audit, reprezentare, analiză financiară, curățare, salarizare etc.) aveți nevoie.
Crearea de modele de propuneri
Un șablon de propunere poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice membru al echipei care are gestionează șabloane drepturi de acces. Este util să concepeți șabloane în avans, astfel încât să le aveți pregătite pentru a fi utilizate sau pentru a fi personalizate ulterior.
Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.
Pentru a crea un șablon de propunere, mergeți la Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, selectați Propuneri și EL, apoi faceți clic pe Creare șablon.
Sau accesați pagina de creare a șablonului prin adăugarea automatizării Trimite propunere/EL în timp ce editați o conductă, apoi faceți clic pe Șablon nou.
Fiecare propunere este alcătuită din mai multe secțiuni, fiecare dintre ele pe o pagină separată. Aveți opțiunea de a personaliza ce secțiuni va include modelul de propunere și ce va conține fiecare dintre ele:
Sfat! Deși serviciile, facturarea și opțiunile de plată pot necesita personalizarea pentru fiecare client, o abordare practică constă în a avea un șablon general de propunere cu paginile Introducere și Termeni completate. Acest lucru vă permite să le introduceți rapid atunci când elaborați o propunere.
General
Aici, vă puteți personaliza propunerea prin alegerea etapelor pe care doriți să le includeți. De exemplu, este posibil să doriți să includeți informații despre firma dvs., acorduri contractuale, facturi pentru servicii comune furnizate etc.
Aflați toate setările numerotate:
1. Nume șablon: Introduceți titlul șablonului de propunere (clienții nu îl vor vedea).
2. Membru al echipei: Selectați membrul echipei care va primi plata asociată cu o propunere.
3. Denumirea propunerii: Introduceți titlul acestei propuneri (pe care îl vor vedea clienții). Aici, puteți utiliza shortcodes pentru a include numele contului, data de anul viitor și alte date dinamice.
4. Pași: Activați și dezactivați pașii care urmează să fie incluși în propunere. Fiecare pas apare ca o pagină în propunere. Odată selectate, le puteți personaliza.
5. Mesaj personalizat în e-mail: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu factura. Mesajul de e-mail nu vă va fi accesibil după ce ați trimis solicitarea. De asemenea, puteți utiliza contul shortcodes pe baza câmpurilor personalizate și a datei shortcodes.
6. Memento-uri: Activați această opțiune pentru a permite trimiterea automată de memento-uri pentru propunerile în așteptare.
Introducere și termeni
Acești doi pași sunt similari, așa că îi vom aborda împreună.
Pagina de introducere este locul în care vă puteți prezenta. Explicați clienților dvs. cine sunteți, ce servicii oferiți, valoarea pe care o aduceți și orice alte informații pe care doriți să le împărtășiți. Includeți imagini și clipuri video pentru a da strălucire prezentării dvs. personale (dimensiunea maximă a imaginii este de 5 MB).
Pagina Termeni este cea în care puteți furniza scrisoarea de angajare sau contractul care subliniază termenii relației dintre firma dvs. și client.
Aflați toate setările numerotate (acestea sunt similare pentru ambele etape).
1. Titlu: Redenumiți această secțiune pentru a vă alinia mai bine la brandul dvs. sau la conținutul specific pe care îl includeți (clienții îl vor vedea).
2. Corpul textului: Editați aici introducerea, adăugați un logo, încărcați imagini de pe computer și încorporați materiale video, dacă este necesar.
3. Format: Utilizați diferite instrumente (font, aliniere, legături etc.) pentru a lucra cu textul.
4. Introduceți: Utilizați shortcodes pentru a include numele contului, data de anul viitor și alte date dinamice.
Servicii și facturi
Puteți trimite o factură unică sau recurentă împreună cu propunerea, puteți cere clientului un avans la acceptare sau puteți trimite propunerea doar cu o listă de servicii. De asemenea, veți putea emite o factură în orice moment ulterior.
Iată toate setările disponibile:
1. Facturați sau trimiteți doar o listă de prețuri:
- Adăugați o factură sau solicitați un depozit: Trimiteți o factură împreună cu propunerea sau solicitați clientului un depozit la acceptare.
- Adăugați servicii detaliate fără a crea facturi: Trimiteți clientului dvs. o listă a serviciilor dvs. fără a emite o factură.
2. Tipul facturii: Selectați dacă doriți ca pentru această propunere să fie creată o factură unică sau recurentă. Nu uitați că toate facturile recurente trebuie să fie semnate. Aceasta înseamnă că, după ce clienții dvs. semnează propunerea, ei trebuie să semneze o factură recurentă.
3. Șablon de factură: Selectați unul dintre modelele dvs. de facturi unice sau recurente din meniul derulant.
4. Membru al echipei: Selectați un membru al echipei responsabil pentru client.
5. Emiterea facturii: Selectați când va fi emisă factura, fie la acceptarea propunerii, fie la o anumită dată. Dacă se alege o dată specifică, trebuie să o determinați.
6. Descriere: Adăugați o descriere care să contureze ce este inclus în factură (opțional).
7. Rubrici: Detaliați serviciile prestate și orice reduceri aplicate.
- Articolul de linie: Faceți clic pe Articolul de linie și creați un serviciu nou sau selectați unul existent pentru a vă detalia facturile. Puteți adăuga cât de multe articole de linie doriți.
- Reducere: Faceți clic pe Reducere pentru a configura prețul redus în factură.
8. Setări: Configurați coloanele care vor fi afișate în elementele de linie.
Notă! Dacă câmpurile (de exemplu, Descriere și Data serviciului) din articolele de linie sunt goale și nu ați ascuns aceste coloane, ele vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Rates & Qty și Tax: trebuie să le ascundeți în Settings (Setări ) pentru a nu fi afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0.
9. Rezumat:
- Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare.
- Rata taxei: Odată ce se adaugă o taxă, aceasta este reflectată în total. Dacă dezactivați coloana Taxă, valoarea stabilită în rata implicită a taxei va fi afișată, dar nu va fi luată în considerare.
10. Notă pentru client: Adăugați un mesaj pentru clienți și personalizați-l folosind shortcodes. Acesta poate fi fie o notă cu detaliile de plată, fie doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în factura PDF .
11. Adăugați încă o factură: Faceți clic pentru a crea mai multe facturi.
Plata
Dacă ați ales să trimiteți facturi împreună cu propunerea dumneavoastră, va trebui să decideți și cum doriți să fiți plătit.
Aflați toate setările numerotate:
1. Metoda de plată: Acesta este modul în care doriți ca facturile dvs. să fie plătite (fie prin card de credit, debite bancare sau ambele). Acceptăm o serie de metode de plată.
2. Autorizarea plății: Selectați dacă doriți ca plățile să fie autorizate și apoi efectuate automat sau nu.
-
Plata automată: Clienții acceptă termenii și autorizează plata o singură dată. Plățile ulterioare se efectuează automat. Această opțiune este disponibilă pentru Stripe numai.
-
Plata manuală a facturilor: Clienții vor trebui să plătească manual fiecare factură. Această opțiune este disponibilă pentru Stripe și CPACharge.
Faceți clic pe Salvare șablon pentru a salva modificările și a reveni la lista de șabloane.
Adăugați modele de propuneri din Marketplace
Puteți descărca șabloane de propuneri gata făcute, cu cele mai bune practici. Pentru a adăuga un șablon de propunere de pe Marketplace:
1. Mergeți la Templates > Marketplace din bara de meniu din stânga și deschideți fila Proposal & ELs.
2. Faceți clic pe Get free (Obține gratuit ) pe șablonul pe care doriți să îl adăugați sau faceți clic pe prețul acestuia și continuați cu plata dacă este un șablon plătit.
3. Mergeți la Șabloane > Șabloane pentru firme, deschideți Propuneri și EL și faceți clic pe numele modelului de propunere pentru a începe editarea. Asigurați-vă că introduceți informații despre firma dvs. în toate locurile în care este necesar.
Aplicați modele de propuneri
Odată ce ați creat un șablon, îl puteți utiliza pentru a accelera procesul de elaborare a noilor propuneri. Iată cum:
1. Creați o nouă propunere fie făcând clic pe New (Nou ) în partea stângă sus și selectând Proposal (Propunere ), fie selectând unul sau mai mulți destinatari din lista Accounts (Conturi ) și apoi făcând clic pe Send Proposal (Trimitere propunere).
2. Faceți clic în câmpul Template (Șablon ), apoi selectați o propunere din meniul derulant.
3. Parcurgeți etapele propunerii și faceți modificări, dacă este necesar, apoi trimiteți-o.
Notă: Modificările pe care le faceți la propunere nu modifică șablonul selectat.
Editarea modelelor de propuneri
Pentru a face modificări la un șablon de propunere, urmați pașii de mai jos:
1. Accesați Șabloane > Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, deschideți fila Propuneri și EL , apoi faceți clic pe numele șablonului de propunere.
2. Parcurgeți etapele propunerii, faceți modificări și salvați.
Notă: Modificările pe care le aduceți unui șablon de propunere nu se reflectă în propunerile deja create cu acel șablon.
Șabloane de propuneri duplicate
Creați noi șabloane de propuneri pe baza celor existente: faceți clic pe cele trei puncte din dreapta extremă a numelui șablonului de propunere, apoi selectați Duplicate. Copia șablonului va fi salvată cu sufixul corespunzător (de exemplu, Proposal (2)).
Ștergeți modelele de propuneri
Pentru a elimina complet un șablon de propunere, mergeți la Șabloane >Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi deschideți fila Propuneri și EL-uri . Faceți clic pe trei puncte în extrema dreaptă a numelui șablonului de propunere, faceți clic pe Delete ( Ștergere), apoi confirmați făcând clic pe Delete ( Ștergere ) în fereastra pop-up Delete Confirmation (Confirmare ștergere ).
