Facturi unice (Basic): Creați și aplicați șabloane

Șabloanele noastre sunt utilizate pentru a automatiza procedurile de rutină și pentru a economisi mult timp. Aici vă arătăm cum să creați un șablon de factură în mod proactiv sau în timp ce creați un pipeline, astfel încât să îl puteți aplica ca automatizare.

Acoperit aici:

• Crearea de modele de facturi
• Utilizarea șabloanelor de facturi în automatizări
• Aplicarea modelelor de facturi
• Editarea șabloanelor de facturi
• Duplicarea șabloanelor de facturi
• Ștergerea șabloanelor de facturi

Crearea de modele de facturi

Un șablon de factură poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu drepturi de acces la gestionarea șabloanelor.

Pentru a crea un șablon de factură, accesați Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi. Apoi, faceți clic pe Create template( Creare șablon).

Sau accesați această pagină adăugând automatizareaCreare factură în timp ce creați sau editați o conductă, apoi faceți clic pe Șablon nou.

Fereastra de creare a șablonului de factură este împărțită în părți stânga și dreapta.

În partea stângă, aveți următoarele opțiuni:

1. Numele șablonului: Veți vedea acest lucru atunci când selectați șablonul.

2. Descriere: Adăugați o descriere opțională a ceea ce este inclus în factură. Puteți utiliza contul shortcodes bazat pe câmpuri personalizate și dată shortcodes. Iată mai multe despre shortcodes.

3. Alegeți o metodă de plată: Selectați metoda de plată pe care doriți să o utilizeze clientul. Mai multe despre selectarea unui prestator de servicii de plată implicit.

4.QuickBooks settings (Setări ): Selectați locația și clasa pentru factura care urmează să fie trimisă la QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp. Rețineți că secțiunea QuickBooks settings este afișată numai dacă o activați în QuickBooks. Mergeți la Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a claselor.

5. Trimiteți un e-mail clientului la crearea facturii: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu factura. E-mailul nu vă va fi accesibil după ce ați trimis solicitarea. De asemenea, puteți utiliza contul shortcodes pe baza câmpurilor personalizate și a datei shortcodes.

6. Plătiți factura cu credite, dacă sunt disponibile: Activați această opțiune pentru ca factura să fie plătită cu orice credite TaxDome pe care le-ar putea avea clientul. Aflați mai multe despre plata în numele unui client.

7. Avertismente: Comutați această opțiune pentru a trimite o notificare prin e-mail clientului dacă acesta nu a plătit factura într-un anumit număr de zile. Iată mai multe informații despre memento-uri.

În partea dreaptă a ferestrei de creare a modelului de factură , aveți la dispoziție următoarele opțiuni:

1. Posturi: În secțiunea Posturi, puteți:

• Adăugați un element de linie: Faceți clic pe Line item, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpul Rate (Tarif ), setați numărul de servicii și taxa (aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi) și introduceți descrierea (opțional). Selectați Clasa pentru a fi trimisă la QuickBooks (clienții nu vor vedea acest câmp).
• Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 
• Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.
• Reglați setările: Faceți clic pe Setări pentru a determina coloanele care vor fi afișate în factură.
  Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Rates & Qty și Tax: trebuie să le ascundeți în Settings (Setări ) pentru a nu fi afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

2. Rezumatul vă permite să vedeți:

• Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.
• Cota de TVA: Dacă nu aveți articole individuale, puteți edita rata TVA. Dacă aveți articole de linie, pentru a edita rata TVA, trebuie să activați coloana TVA pentru articolele de linie (aici găsiți mai multe informații despre taxa pe vânzări).
• Suma TVA: Calculată automat din Subtotal x rata TVA.
• Total: Calculat automat din Subtotal + suma TVA.

3. Notă pentru client: Puteți adăuga Notă către client și o puteți personaliza utilizând shortcodes. Poate fi fie o notă cu detaliile de plată, fie doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în factura PDF .

4. Previzualizare: Faceți clic pe Previzualizare în partea dreaptă sus pentru a vedea în avans exact PDF pe care îl vor primi clienții dvs. Dacă sunteți mulțumit de ceea ce vedeți, faceți clic pe Salvare și ieșire din modul previzualizare.

Dacă doriți să personalizați aspectul facturilor dvs. și să le etichetați, faceți clic pe Setări factură din modul previzualizare și efectuați ajustările necesare. Aflați mai multe despre cum puteți personaliza aspectul facturilor.

Aplicarea modelelor de facturi

Șabloanele de factură pot fi utilizate fie la crearea facturilor, fie la crearea propunerilor sau a șabloanelor de propunere, fie la configurarea automatizării procesului de producție.

Iată cum:

1. Creați o factură nouă sau adăugați o factură la propunere.

2. Faceți clic pe lista Șablon factură pentru a o extinde, apoi selectați un șablon.

3. Continuați prin configurarea facturii. Acum puteți face modificări la sumă, rata de impozitare etc.

Notă: Modificările pe care le faceți la o factură nu afectează șablonul.

Editarea șabloanelor de facturi

Pentru a face modificări la un șablon de factură, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane > Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, apoi selectați Facturi . În continuare, faceți clic pe numele șablonului de factură din listă.

2. Efectuați modificări la șablonul de factură, apoi faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire).

Duplicarea șabloanelor de facturi

Pentru a crea un nou șablon de factură pornind de la unul existent, faceți clic pe punctele din extrema dreaptă a șablonului de factură, apoi selectați Duplicate (Duplicare ) din lista derulantă. O copie a modelului de factură va fi salvată cu un sufix [de exemplu, Formular 1040 (2)].

Ștergerea șabloanelor de facturi

Pentru a elimina complet un șablon de factură, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de factură, selectați Ștergere în lista derulantă și apoi faceți clic din nou pe Ștergere pentru a confirma.