Creați și aplicați modele de facturi

Șabloanele noastre sunt utilizate pentru automatizarea procedurilor de rutină și economisirea timpului. Aici vă arătăm cum să creați un șablon de factură în mod proactiv sau în timp ce creați un pipeline, astfel încât să îl puteți aplica ca automatizare .

Creați modele de facturi

Un șablon de factură poate fi creat de proprietarul firmei, administratorul sau un membru al echipei cu drepturi de acces la manage templates .

Pentru a crea un șablon de factură, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi . Apoi, faceți clic pe Creare șablon .

Sau accesați această pagină adăugând automatizarea Creare factură în timp ce creați sau editați o listă de procesare, apoi faceți clic pe Șablon nou .

Fereastra Creare șablon factură este împărțită în părțile stânga și dreapta.

În partea stângă, aveți următoarele opțiuni:

1. Numele șablonului: Veți vedea acest lucru atunci când selectați șablonul.

2. Descriere: Adăugați o descriere opțională a ceea ce este inclus în factură. Puteți utiliza coduri scurte de cont shortcodes bazate pe câmpuri personalizate și coduri scurte de dată shortcodes. Mai multe informații despre shortcodes .

3. Alegeți o metodă de plată: alegeți modul în care doriți ca clienții să plătească facturile (fie cu cardul de credit, fie prin debit bancar, fie ambele).

4. QuickBooks : Selectați LocațiașiClasapentru factura care urmează să fie trimisă către QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp. Rețineți că secțiuneaQuickBooks este afișată numai dacă o activați înQuickBooks. AccesațiCont și setări > Avansat > Categoriiși activați urmărirea locațiilor și/sau claselor.

5. Trimiteți un e-mail clientului la crearea facturii: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu factura. E-mailul nu va mai fi accesibil după ce trimiteți solicitarea. De asemenea, puteți utiliza coduri scurte pentru cont shortcodes bazate pe câmpuri personalizate și coduri scurte de dată shortcodes.

6. Plătiți factura cu creditul disponibil: activați această opțiune pentru ca factura să fie plătită cu orice TaxDome pe care clientul îl are.

7. Mementouri: Activează această opțiune pentru a trimite o notificare prin e-mail clientului dacă acesta nu a achitat factura într-un anumit număr de zile. Mai multe informații despre mementouri .

8. Previzualizare: Faceți clic pePrevizualizareîn partea dreaptă sus pentru a vedea în avans PDF exact pe care îl vor primi clienții PDF Dacă sunteți mulțumit de ceea ce vedeți, faceți clic pe Salvare și ieșiți din modul de previzualizare.

În partea dreaptă a ferestrei Creare șablon factură , aveți următoarele opțiuni:

1. Elemente de linie: În secțiuneaElemente de linie, puteți:

• Adăugați un element de linie: faceți clic pe Element de linie, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpulTarif, setați numărul de servicii și taxa (aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi ) și introducețiDescrierea(opțional). SelectațiClasacare va fi trimisă către QuickBooks clienții nu vor vedea acest câmp).

• Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 

• Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.

• Ajustați setările : Faceți clic pe Setări pentru a determina ce coloane vor fi afișate în factură. Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Tarife și cantitate și Taxe : ar trebui să le ascundeți în Setări , astfel încât să nu fie afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

2. Secțiunea rezumat vă permite să vedeți:

• Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.

• Rata impozitului/TVA/GST: Dacă nu aveți articole, puteți edita rata. Dacă aveți articole, pentru a edita rata impozitului, trebuie să activați coloana Impozit pentru articole (aici găsiți mai multe informații despre impozitul pe vânzări ) .

• Suma impozitului/TVA/GST: Calculată automat din Subtotal × Rata impozitului. Atât procentul impozitului, cât și suma impozitului sunt afișate în secțiune.

• Total: Calculat automat din Subtotal + Valoarea taxei.

3. Notă pentru client: Puteți adăugao notă pentru clientși o puteți personaliza folosind shortcodes. Poate fi fie o notă cu detaliile plății, fie doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în PDF .

   

Dacă doriți să personalizați aspectul facturilor și să le marcați cu eticheta albă, faceți clic peSetări facturădin modul de previzualizare și efectuați ajustările necesare. Aflați mai multe despre cum puteți personaliza aspectul facturii .

Aplicați modele de facturi

Șabloanele de facturi pot fi utilizate fie la crearea facturilor, fie la crearea ofertelor sau a șabloanelor de oferte , fie la configurarea automatizării fluxului de lucru .

Iată cum:

1. Creați o factură nouă sau adăugați o factură la propunere.

2. Faceți clic pe lista Șabloane de factură pentru a o extinde, apoi selectați un șablon.

3. Continuați prin configurarea facturii. Acum puteți face modificări la sumă, cotă de impozitare etc.

   

   Notă

   Modificările pe care le faceți asupra unei facturi nu afectează șablonul.

Editarea modelelor de facturi

Pentru a face modificări la un șablon de factură, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi selectați Facturi . Apoi, faceți clic pe numele șablonului de factură din listă.

2. Efectuați modificări la șablonul de factură, apoi faceți clic pe Salvare și ieșire .

Șabloane de facturi duplicate

Pentru a crea un nou șablon de factură dintr-unul existent, faceți clic pe punctele din extrema dreaptă a șablonului de factură, apoi selectați Duplicat din meniul derulant. O copie a șablonului de factură va fi salvată cu un sufix (de exemplu, Formularul 1040 (2)).

Ștergeți modelele de facturi

Pentru a elimina complet un șablon de factură, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de factură, selectați Ștergere și confirmați ștergerea.

Share

Link copiat