Facturi unice (Basic): Creați și aplicați șabloane
Șabloanele noastre sunt utilizate pentru a automatiza procedurile de rutină și pentru a economisi mult timp. Aici vă arătăm cum să creați un șablon de factură în mod proactiv sau în timp ce creați un pipeline, astfel încât să îl puteți aplica ca automatizare.
Acoperit aici:
- Crearea de modele de facturi
- Utilizarea șabloanelor de facturi în automatizări
- Aplicarea modelelor de facturi
- Editarea șabloanelor de facturi
- Duplicarea șabloanelor de facturi
- Ștergerea șabloanelor de facturi
Crearea de modele de facturi
Un șablon de factură poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu drepturi de acces la gestionarea șabloanelor.
Pentru a crea un șablon de factură, accesați Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi. Apoi, faceți clic pe Create template( Creare șablon).
Sau accesați această pagină adăugând automatizareaCreare factură în timp ce creați sau editați o conductă, apoi faceți clic pe Șablon nou.
Mai jos, aflați mai multe despre toate opțiunile (1-15) pe care le aveți în fereastra Create Invoice Template:
1. Denumirea șablonului: Aceasta este ceea ce veți vedea atunci când selectați șablonul.
2. Descriere: Adăugați o descriere a ceea ce este inclus în factură (opțional).
3. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields, as well as date shortcodes. Here's more on shortcodes.
4. Alegeți o metodă de plată: Selectați metoda de plată pe care doriți să o utilizeze clientul. (Mai multe informații despre selectarea unui furnizor de plăți implicit).
5. Setări QuickBooks: Selectați locația pentru factura care urmează să fie trimisă la QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp.
6. Trimiteți un e-mail clientului atunci când factura este creată: Activați această opțiune și adăugați un mesaj personalizat dacă doriți ca clientul să fie notificat prin e-mail cu privire la o factură. În caz contrar, aceștia vor primi o notificare doar în interiorul portalului lor.
- Articol de linie: Pentru a adăuga un articol de linie, faceți clic pe butonul Articol de linie, apoi selectați un serviciu sau creați unul nou. Completați câmpul Rate (Tarif ), setați cantitatea pentru serviciul (QTY) și decideți dacă fiecare articol de linie este impozabil. Selectați Class (Clasa ) pentru a fi trimisă la QuickBooks (clienții nu vor vedea acest câmp).
- Reducere: Pentru a adăuga un articol de linie, faceți clic pe butonul Discount , apoi completați câmpul Rate . Suma va fi scăzută din total.
11. Impozitul: Aceasta adaugă automat taxa la factură. Odată ce taxa pe vânzări este adăugată, o veți vedea reflectată în total. (Aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi).
12. Copie: Faceți clic pe pictograma pentru a crea o copie a articolului.
13. Rezumat: Aceasta este secțiunea care conține subtotalul, rata și suma impozitului și totalul.
14. Rata de impozitare: Odată ce se adaugă taxa de vânzare, aceasta se reflectă în total (mai multe despre ratele de impozitare implicite).
15. Save& Exit, Save și Cancel: Faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire ) pentru a salva șablonul și a vă întoarce la lista de șabloane, pe Save (Salvare ) pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sau pe Cancel (Anulare ) pentru a ieși fără a salva.
Aplicarea modelelor de facturi
Șabloanele de factură pot fi utilizate fie la crearea facturilor, fie la crearea propunerilor sau a șabloanelor de propunere, fie la configurarea automatizării procesului de producție.
Iată cum:
1. Creați o factură nouă sau adăugați o factură la propunere.
2. Faceți clic pe lista Șablon factură pentru a o extinde, apoi selectați un șablon.
3. Continuați prin configurarea facturii. Acum puteți face modificări la sumă, rata de impozitare etc.
Notă: Modificările pe care le faceți la o factură nu afectează șablonul.
Editarea șabloanelor de facturi
Pentru a face modificări la un șablon de factură, urmați acești pași:
1. Accesați Șabloane > Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, apoi selectați Facturi . În continuare, faceți clic pe numele șablonului de factură din listă.
2. Efectuați modificări la șablonul de factură, apoi faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire).
Duplicarea șabloanelor de facturi
Pentru a crea un nou șablon de factură pornind de la unul deja existent, faceți clic pe punctele din extrema dreaptă a șablonului de factură, apoi selectați Duplicate din meniul derulant. Copia șablonului de factură va fi salvată cu un sufix (de exemplu, Form1040 (2)).
Ștergerea șabloanelor de facturi
Pentru a elimina complet un șablon de factură, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta îndepărtată a numelui șablonului de factură, selectați Delete ( Ștergere ) în meniul derulant, apoi faceți din nou clic pe Delete (Ștergere ) pentru a confirma.
