Creați și aplicați modele de facturi

Șabloanele noastre sunt utilizate pentru automatizarea procedurilor de rutină și economisirea timpului. Aici vă arătăm cum să creați un șablon de factură în mod proactiv sau în timp ce creați un pipeline, astfel încât să îl puteți aplica ca automatizare .

Creați modele de facturi

Un șablon de factură poate fi creat de către proprietarul firmei, un administrator sau un membru al echipei care deține drepturi de acces la manage templates . Pentru a crea un șablon de factură:

1. Accesați secțiunea „Șabloane > Șabloane pentru firmă ” din bara de meniu din stânga, apoi selectați „Facturi”.

2. Faceți clic pe „Creați șablon”.

   

   De asemenea, poți începe să creezi un șablon adăugând automatizarea „Creare factură ” în timp ce creezi sau editezi un flux de lucru, apoi făcând clic pe „Șablon nou”.

   

3. Completați detaliile din șablonul de factură. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea de mai jos.

4. Faceți clicpe „Previzualizare”în colțul din dreapta sus pentru a vedea în avans exact fișierul PDF pe care îl vor primi clienții PDF . Dacă sunteți mulțumit de ceea ce vedeți, faceți clic pe „Salvare și ieșire” pentru a ieși din modul de previzualizare.

Dacă doriți să personalizați aspectul facturilor și să le marcați cu eticheta albă, faceți clic peSetări facturădin modul de previzualizare și efectuați ajustările necesare. Aflați mai multe despre cum puteți personaliza aspectul facturii .

Aplicați modele de facturi

Șabloanele de facturi pot fi utilizate fie la crearea facturilor, fie la crearea ofertelor sau a șabloanelor de oferte , fie la configurarea automatizării fluxului de lucru .

Iată cum:

1. Creați o factură nouă sau adăugați o factură la propunere.

2. Faceți clic pe lista Șabloane de factură pentru a o extinde, apoi selectați un șablon.

3. Continuați prin configurarea facturii. Acum puteți face modificări la sumă, cotă de impozitare etc.

   

   Notă

   Modificările pe care le faceți asupra unei facturi nu afectează șablonul.

Editarea modelelor de facturi

Pentru a face modificări la un șablon de factură, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi selectați Facturi . Apoi, faceți clic pe numele șablonului de factură din listă.

2. Efectuați modificări la șablonul de factură, apoi faceți clic pe Salvare și ieșire .

Șabloane de facturi duplicate

Pentru a crea un nou șablon de factură dintr-unul existent, faceți clic pe punctele din extrema dreaptă a șablonului de factură, apoi selectați Duplicat din meniul derulant. O copie a șablonului de factură va fi salvată cu un sufix (de exemplu, Formularul 1040 (2)).

Ștergeți modelele de facturi

Pentru a elimina complet un șablon de factură, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de factură, selectați Ștergere și confirmați ștergerea.

Referință: detaliile facturii

Fereastra „Creare șablon de factură ” este împărțită în două părți: stânga și dreapta. În partea stângă, aveți următoarele opțiuni:

a) Numele șablonului: Vei vedea acest lucru atunci când selectezi șablonul.

b) Descriere: O descriere opțională a conținutului facturii. Puteți utiliza coduri scurte shortcodes bazate pe câmpuri personalizate și coduri scurte shortcodes. Iată mai multe informații despre shortcodes .

c) Metoda de plată: modul în care doriți ca clienții să achite facturile (fie prin card de credit, debit bancar sau ambele).

d) QuickBooks : LocațieșiClasăpentru factura care urmează să fie trimisă în QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp. Rețineți că secțiuneaQuickBooks este afișată numai dacă o activați înQuickBooks. AccesațiCont și setări > Avansat > Categoriiși activați urmărirea locațiilor și/sau a claselor.

e) Trimiterea unui e-mail către client la crearea facturii: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea de sistem trimisă prin e-mail odată cu factura. Nu veți mai avea acces la acest e-mail după ce trimiteți solicitarea. De asemenea, puteți utiliza coduri scurte shortcodes bazate pe câmpuri personalizate și coduri scurte shortcodes.

f) Plătește factura cu creditul disponibil: activează această opțiune pentru ca factura să fie achitată cu eventualul TaxDome de care dispune clientul.

g) Trimiterea de mementouri către clienți: bifați această opțiune pentru a trimite o notificare prin e-mail clientului în cazul în care acesta nu a achitat factura într-un interval de timp specificat. Aici găsiți mai multe informații despre mementouri .

În partea dreaptă a ferestrei Creare șablon factură , aveți următoarele opțiuni:

a) Detalii tranzacție. În secțiuneaDetalii tranzacție, puteți:

• Adăugați o poziție: faceți clic pe „Poziție”, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Alegeți un membru al echipei pentru a aplica o tarif personalizat , dacă acesta a fost configurat pentru acest serviciu și pentru acest angajat. Setați numărul de servicii și taxa (aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare din facturi) , introducețidescrierea(opțional). Selectați„Clasă”pentru a fi transmisă către QuickBooks clienții nu vor vedea acest câmp).

• Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 

• Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.

• Modificați setările: Faceți clic peSetăripentru a stabili ce coloane vor fi afișate în factură.  Dacă câmpurile DescriereșiData serviciuluisunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloaneleTarife și CantitateșiTaxă: ar trebui să le ascundeți înSetări, astfel încât să nu fie afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

b) Secțiunea de rezumat îți permite să vezi:

• Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.

• Rata impozitului/TVA/GST: Dacă nu aveți articole, puteți edita rata. Dacă aveți articole, pentru a edita rata impozitului, trebuie să activați coloana Impozit pentru articole (aici găsiți mai multe informații despre impozitul pe vânzări ) .

• Suma impozitului/TVA/GST: Calculată automat din Subtotal × Rata impozitului. Atât procentul impozitului, cât și suma impozitului sunt afișate în secțiune.

• Total: Calculat automat din Subtotal + Valoarea taxei.

c) Notă pentru client: Puteți adăugao notă pentru clientși o puteți personaliza folosind shortcodes. Poate fi fie o notă cu detaliile plății, fie doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în PDF .

Share

Link copiat