Creați și aplicați modele de facturi

Our templates are used to automate routine procedures and save loads of time. Here, we show you how to create an invoice template proactively or while creating a pipeline so that you can apply it as an automation .

Creați modele de facturi

An invoice template can be created by a firm owner, admin or team member with access rights to manage templates .

Pentru a crea un șablon de factură, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi Facturi . Apoi, faceți clic pe Creare șablon .

Sau accesați această pagină adăugând automatizarea Creare factură în timp ce creați sau editați o listă de procesare, apoi faceți clic pe Șablon nou .

Fereastra Creare șablon factură este împărțită în părțile stânga și dreapta.

În partea stângă, aveți următoarele opțiuni:

1. Numele șablonului : Veți vedea acest nume la selectarea șablonului.

2.  Description: Add an optional description of what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

3.  Choose a payment method: Select the payment method you want the client to use. More on selecting a default payment provider .

4. Setări QuickBooks : Selectați Locația și Clasa către care va fi trimisă factura QuickBooks Clienții nu vor vedea acest câmp. Rețineți că QuickBooks secțiunea de setări este afișată numai dacă o activați în QuickBooks Accesați Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a cursurilor.

5.  Send email to client when invoice created: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

6.  Pay invoice with credits if available: Toggle this on so the invoice is paid with any TaxDome credits the client might have. Find out more about paying on behalf of a client .

7.  Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Here’s more on reminders .

În partea dreaptă a ferestrei Creare șablon factură , aveți următoarele opțiuni:

1. Elemente de linie : În secțiunea Elemente de linie , puteți:

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).

• Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 

• Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.

• Ajustați setările : Faceți clic pe Setări pentru a determina ce coloane vor fi afișate în factură. Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Tarife și cantitate și Taxe : ar trebui să le ascundeți în Setări , astfel încât să nu fie afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

2. Rezumatul vă permite să vedeți:

• Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.

• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).

• Suma TVA : Calculată automat din Subtotal x Cota TVA .

• Total: Calculat automat din Subtotal + suma TVA.

3. Notă către client : Puteți adăuga o notă către client și o puteți personaliza folosind shortcodes Poate fi fie o notă cu detaliile plății, fie doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în PDF factura.

4. Previzualizare : Faceți clic pe Previzualizare în dreapta sus pentru a vedea în avans exact PDF clienții tăi vor primi. Dacă ești mulțumit de ceea ce vezi, dă clic pe Salvare și ieși din modul de previzualizare.

If you want to customize the look of your invoices and white-label them, click Invoice settings from the preview mode and make the required adjustments. Find out more on how you can customize the invoice look .

Aplicați modele de facturi

Invoice templates could be used either while creating invoices, while creating proposals or proposal templates or when setting up the pipeline automation .

Iată cum:

1. Creați o factură nouă sau adăugați o factură la propunere.

2. Faceți clic pe lista Șabloane de factură pentru a o extinde, apoi selectați un șablon.

3. Continuați prin configurarea facturii. Acum puteți face modificări la sumă, cotă de impozitare etc.

   

   Notă

   Modificările pe care le faceți asupra unei facturi nu afectează șablonul.

Editarea modelelor de facturi

Pentru a face modificări la un șablon de factură, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi selectați Facturi . Apoi, faceți clic pe numele șablonului de factură din listă.

2. Efectuați modificări la șablonul de factură, apoi faceți clic pe Salvare și ieșire .

Șabloane de facturi duplicate

Pentru a crea un nou șablon de factură dintr-unul existent, faceți clic pe punctele din extrema dreaptă a șablonului de factură, apoi selectați Duplicat din meniul derulant. O copie a șablonului de factură va fi salvată cu un sufix (de exemplu, Formularul 1040 (2)).

Ștergeți modelele de facturi

Pentru a elimina complet un șablon de factură, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de factură, selectați Ștergere și confirmați ștergerea.

Share

Link copiat