Facturi (Avansat): Corectarea facturilor și plăților

Greșelile de facturare se întâmplă! Aici vă arătăm cum să le remediați.

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Acoperite:

• Modificarea unei facturi înainte de a fi achitată
• Ștergerea unei facturi înainte de a fi achitată
• Modificarea/eliminarea unei facturi după ce a fost plătită
• Ștergerea plăților
• Un client a plătit o factură de pe un profil greșit
• Marcați manual o factură ca fiind plătită atunci când plata nu a fost efectuată pe TaxDome
• Corectarea facturilor recurente

Modificarea unei facturi înainte de a fi achitată

Dacă descoperiți că o factură este incorectă înainte de a fi plătită (de exemplu, o factură emisă pentru 100 de dolari ar fi trebuit să fie de fapt de 150 de dolari), nu este prea târziu să o remediați. Puteți fie să editați factura, fie să o ștergeți și să emiteți o factură nouă.

Pentru a modifica valoarea unei facturi:

1. Accesați fila Facturi din profilul clientului.

2. Facturile care nu au fost încă plătite sunt etichetate ca fiind neplătite. Faceți clic pe pictograma cu trei puncte din dreapta facturii neplătite, apoi alegeți Edit (Editare ) din meniul derulant.

3. Corectați suma, apoi faceți clic pe Submit (Trimitere).

Ștergerea unei facturi înainte de a fi achitată

O altă modalitate de a corecta o factură care nu a fost încă plătită este de a o șterge cu totul și de a emite una nouă: 

1. Accesați fila Facturi din profilul clientului.

2. Facturile care nu au fost încă plătite sunt etichetate ca fiind neplătite. Faceți clic pe pictograma cu trei puncte din dreapta facturii neplătite, apoi alegeți Delete (Ștergere ) din meniul derulant. 

3. Faceți clic pe DELETE ( ȘTERGEȚI ) în fereastra pop-up Delete Confirmation (Ștergeți confirmarea de ștergere ), apoi emiteți o nouă factură. 

Modificarea/eliminarea unei facturi după ce a fost plătită

Dacă o factură a fost deja plătită, nu o veți putea modifica sau șterge. După ce plata a fost înregistrată, factura este legată de aceasta și trebuie să rămână aceeași pentru păstrarea înregistrărilor. Cu toate acestea, puteți emite o rambursare.

1. Accesați fila Facturi din profilul clientului.

2. Facturile plătite sunt etichetate ca fiind plătite. Faceți clic pe pictograma cu ochi din dreapta facturii plătite. În secțiunea Payment History (Istoricul plăților ) din fereastra pop-up Invoice (Factură ), faceți clic pe linkul pentru plată. 

3. Informațiile privind plata sunt apoi afișate în slide-out-ul Vizualizare plată din dreapta. 4. Faceți clic pe linkul Rambursare plată din colțul din dreapta sus, apoi procesați rambursarea (consultați secțiunea Ștergere plăți de mai jos). 

Ștergerea plăților

După ce plata a fost înregistrată, aceasta trebuie să rămână aceeași pentru păstrarea evidenței. De aceea, nu permitem ștergerea plăților cu cardul de credit. Puteți șterge doar plățile cu debit bancar (de exemplu, dacă a fost refuzată de către Stripe sau CPACharge). Citiți detaliile în articol.

Pentru plățile cu cardul de credit, aveți opțiunea de a emite o rambursare.

1. Accesați fila Facturi din profilul clientului. 

2. În lista de plăți , găsiți-o pe cea pe care doriți să o rambursați, apoi faceți clic pe pictograma cu ochiul din extrema dreaptă a acesteia. (O altă modalitate de a găsi o plată este vizualizarea istoricului de plăți al facturii).

3. În slide-out-ul Vizualizare plată, faceți clic pe linkul Rambursare plată din colțul din dreapta sus, apoi decideți dacă doriți să rambursați plata integral sau parțial. 

Atunci când emiteți o rambursare, trebuie să decideți ce doriți să faceți cu creditele clientului. În mod implicit, soldul de credit al clientului va fi redus cu suma de rambursare, dar puteți alege să nu îl reduceți sau să îl reduceți cu o altă sumă. Pentru mai multe detalii despre acest lucru, accesați aici.

4. Specificați motivul rambursării, apoi faceți clic pe Emitere rambursare.

Ce se întâmplă atunci când emiteți o rambursare, în funcție de tipul de plată:

• Plăți efectuate prin intermediul Stripe/CPA Charge: Plata este marcată ca fiind rambursată, iar dumneavoastră scădeți suma rambursată din soldul de credit al clientului, fie integral, fie parțial. Clientul primește o rambursare în contul de card de credit pe care l-a folosit pentru plată. Stripe/CPA Charge trimite imediat rambursarea în acel cont. În funcție de bancă, durează între 5 și 10 zile lucrătoare pentru a apărea în contul clientului.
• Plăți offline: Plata este marcată ca fiind rambursată, iar dvs. scădeți suma rambursată din soldul de credit al clientului, fie integral, fie parțial.

Pentru a afla mai multe despre creditele pentru clienți și eliberarea unei rambursări, accesați aici.

Un client a plătit o factură de pe un profil greșit

 S-ar putea să aveți nevoie să mutați o plată dintr-un cont în altul...

• ...dacă un client are deja un cont, dar a folosit un cont nou creat pentru a plăti o factură. 
• ...dacă un client are mai multe conturi și a plătit din cel greșit.

Pentru a remedia aceste probleme:

• Ștergeți contul secundar: Ștergeți contul (pentru mai multe detalii, accesați aici); în acest fel se va șterge și plata anticipată efectuată. Apoi adăugați o plată offline în contul corect (pentru mai multe detalii, accesați aici).
• Adăugați un credit : Adăugați un credit promoțional în contul corect (pentru mai multe detalii, accesați aici). Adăugarea unui credit promoțional nu afectează veniturile firmei dvs. și veți vedea banii legați de contul corect.

Marcați manual o factură ca fiind plătită atunci când plata nu a fost efectuată pe TaxDome

Dacă ați emis o factură de pe TaxDome , dar ați primit plata prin alte mijloace (numerar sau un cec trimis prin poștă, de exemplu), iată ce puteți face pentru a o marca ca fiind plătită.

1. Adăugați o plată offline pentru clientul dvs. în valoare de factura: Faceți clic pe butonul + NOU din partea de sus, selectațiPlata offline din slide-out, apoi introduceți suma de plată.
2. Asigurați-vă că este selectată opțiuneaPlăți utilizate pentru calcularea veniturilor , apoi indicați sursa (numerar, cec sau card de credit).
3. Adăugați o descriere care să sublinieze pentru ce este efectuată plata.
4. În partea dreaptă veți vedea facturile neplătite pentru clientul selectat. Selectați factura pe care o acoperă plata.  
5. Faceți clic pe Submit (Trimitere). Factura va fi marcată ca fiind plătită.

Corectarea facturilor recurente

Atunci când clienții dumneavoastră vă cer să modificați următoarea dată de plată sau să adăugați încă un serviciu, puteți modifica o anumită factură programată fără a le afecta pe celelalte. 

Acest lucru ar putea fi făcut numai:

• atunci când factura recurentă este deja acceptată de către client ȘI
• în cazul în care factura programată este neplătită

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii pe care doriți să o modificați în secțiunea Program de plată, apoi selectați Editare.

Pentru detalii despre editarea facturilor recurente, accesați aici.