Sarcini (de bază): Vizualizare, filtrare, editare

TaxDome dispune de o pagină unică și ușor de utilizat, Insights, care afișează toate sarcinile în curs de desfășurare în cadrul firmei dumneavoastră. Aflați cum să le filtrați și să le editați pentru echipa dvs. și multe altele.

Acoperit aici:

• Despre sarcini
• Lista de sarcini
• Filtrarea unei liste de sarcini
• Editarea sarcinilor
• Sarcini de editare în bloc
• Pista de audit a sarcinilor
• Utilizarea comentariilor privind sarcinile
  
• Imprimarea unei liste de sarcini
• Exportul sarcinilor
• Ștergerea sarcinilor

Despre sarcini

Odată creată o sarcină, aceasta apare pe pagina Insights. Dacă selectați All members (Toți membrii ) în widgetul Tasks: to do (Sarcini: de făcut ), veți vedea o listă de conturi de client și sarcini pentru fiecare dintre ele. În acest fel, sunteți mereu la curent cu ceea ce au nevoie clienții și cu modul în care avansează lucrările:

Atunci când o sarcină este aproape scadentă sau când vi s-a atribuit o nouă sarcină, primiți o notificare în Inbox+ și în e-mail. Faceți clic pe numele sarcinii sau pe Go to... pentru a ajunge la aceasta.

Notă: vă puteți modifica preferințele de notificare în orice moment.

Atunci când aveți sarcini atribuite în așteptare, apare un cerc de notificare verde lângă Workflow în bara de meniu din stânga. Pentru a vă vedea sarcinile, accesați Workflow > Tasks (Flux de lucru > Sarcini ) din bara de meniu din stânga.

În mod implicit, sunt afișate numai sarcinile care v-au fost atribuite. Pentru a vedea toate sarcinile firmei dvs., faceți clic pe lista derulantă My Tasks (Sarcini mele ) din stânga sus și selectați All Tasks (Toate sarcinile).

Pentru a vedea sarcinile care nu au fost încă atribuite, selectațiUnassigned (Neatribuite).

Sarcinile la care trebuie să lucrați sau care sunt programate ca viitoare sarcini de rezolvat sunt afișate în fila Pending .

Odată ce o sarcină este finalizată sau anulată, faceți clic pe starea acesteia și schimbați-o în Terminat sau Anulat, în mod corespunzător. Odată ce statutul sarcinii a fost modificat, aceasta se mută în fila Terminat .

Notă: Sarcinile finalizate și anulate pot fi în continuare editate. Mutați sarcina înapoi în lista de sarcini În așteptare schimbând starea acesteia în Planificată, În revizuire, În curs, În așteptare, În așteptare, Prelungită, În așteptare client, În așteptare de semnături sau În așteptare pentru agenție.

Pentru a vedea toate sarcinile pentru un client, accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, faceți clic pe numele clientului, apoi accesați fila Flux de lucru. Mergeți la Pending Tasks (Sarcini în așteptare ) și Completed Tasks (Sarcini finalizate ) pentru a vedea toate sarcinile pentru acel cont - precum și statusurile acestora, etichetele alocate, progresul, datele de începere, datele de scadență și dacă v-au fost atribuite dvs. sau unui alt membru al echipei.

De asemenea, puteți vizualiza toate sarcinile pe pagina Flux de lucru > Calendar. Faceți clic pe Tasks (Sarcini ) pentru a trece la o vizualizare numai a sarcinilor. Aici găsiți mai multe informații despre vizualizările calendarului. 

Lista de sarcini

În lista de sarcini, veți vedea aceste pictograme:

Acest lucru înseamnă că sarcina este recurent.

Acest lucru înseamnă că sarcina este în întârziere - data scadentă a trecut și statutul nu a fost încă schimbat în Completat sau Anulat.

Veți vedea, de asemenea, aceste titluri de coloană:

• CONT: Faceți clic pe numele contului pentru a accesa instantaneu detaliile acestuia.

• TASK NAME: Acesta este numele pe care dumneavoastră sau un membru al echipei l-ați dat sarcinii.

• DUE DATE: Acesta este termenul limită pentru finalizarea sarcinii.

• STATUT: Sarcinilor li se poate atribui un statut Planificat, În curs de revizuire, În curs de desfășurare, În așteptare, Prelungit, În așteptare de semnături, În așteptare pentru client sau În așteptare pentru agenție, sau niciun statut. Pentru a modifica statutul unei sarcini fără a o edita, treceți cu mouse-ul peste această coloană pentru a afișa statutele, apoi selectați-o pe cea de care aveți nevoie.

• SUBACTIVITATE: Prima cifră reprezintă numărul de subactivități finalizate; a doua reprezintă numărul total de subactivități.

• ASSIGNEE(S ): Aceasta vă spune cine este desemnat pentru această sarcină.

• PRIORITATE: Sarcinile au o prioritate scăzută, ridicată, medie sau urgentă . Etichetele vă ajută să prioritizați sarcinile. Pentru a modifica prioritatea unei sarcini fără a edita sarcina, treceți cu mouse-ul peste coloană pentru a afișa nivelurile de prioritate, apoi selectați-o pe cea de care aveți nevoie.

• NUMELE POSTULUI: Acesta este numele jobului la care este legată sarcina. Faceți clic pe sarcină pentru a vizualiza detaliile acesteia și pentru a face modificări, dacă este necesar.

• DESCRIERE: Scrierea unei descrieri este opțională și poate fi utilă.
• PIPELINE : Dacă o sarcină este legată de un job, veți vedea în ce pipeline se află. Faceți clic pe numele pipeline-ului pentru a merge la pipeline.
• STADIU: Dacă o sarcină este legată de un loc de muncă, veți vedea în ce stadiu se află. Dați clic pe numele etapei pentru a naviga la conducta de lucru.
• TAGS: Etichetele colorate pot fi adăugate la sarcini astfel încât să puteți filtra ulterior.

Dacă deschideți fila Completed (Finalizat ), veți vedea, de asemenea, alte două titluri de coloană în extrema dreaptă:

• COMPLETED DATE: Aceasta este data la care statutul sarcinii a fost schimbat în Completed.
• DATA ANULATĂ: Aceasta este data la care statutul sarcinii a fost schimbat în Anulat.

Pentru a căuta sarcini, introduceți un cuvânt cheie în câmpul de căutare. 

Utilizați sortarea pentru a găsi anumite sarcini - și puteți face acest lucru și în timpul filtrării și căutării.

Pentru a sorta o listă de sarcini în coloana Nume sarcină sau Dată scadentă , faceți clic pe săgeata sus-jos de lângă antetul coloanei.

Filtrarea unei liste de sarcini

Filtrele sunt utile atunci când doriți să vizualizați sarcinile în funcție de tip. De exemplu, filtrați pentru a găsi toate sarcinile întârziate. Există diferite moduri de a filtra sarcinile:

1. De către cesionar: Selectați My tasks (Sarcinile mele ) în meniul derulant din stânga pentru a vedea numai sarcinile care v-au fost atribuite. Dacă selectați All Tasks (Toate sarcinile ), vor fi afișate toate sarcinile la care aveți acces. Pentru a vedea numai sarcinile neatribuite, selectați Unassigned (Neatribuite).

2. Prin diferiți parametri de filtrare. Citiți mai multe despre parametrii de filtrare. 

Pentru a filtra lista de sarcini, faceți clic pe meniul derulant + Filter (Filtru) din stânga sus a paginii Tasks (Sarcini ) și selectați filtrul și parametrul:

• Selectarea este/în va afișa sarcinile care conțin valoarea selectată în filtru
• Selectarea nu este/nu este în va afișa toate sarcinile care nu conțin valoarea selectată în filtru.

Iată care sunt diferitele filtre pe care le puteți aplica:

• Nume cont: Vedeți numai sarcinile care aparțin unor conturi specifice.
• Task assignee: See only the tasks assigned to specific team members.
• Pipeline and stage: See only the tasks in specific pipelines. Select a stage or stages from different pipelines to narrow the results even more. 
• Data de începere: Vedeți numai sarcinile care au o dată de începere într-un interval de timp specificat.
• Dată scadentă: Vedeți numai sarcinile care au o dată scadentă într-un interval de timp specificat.
• Tags: See only the tasks with specific tags.
• Priority: See only the tasks with a specific priority level (Low, High, Medium or Urgent).
• Starea sarcinii: Vedeți numai sarcinile cu un anumit statut(Planificat, În revizuire, În curs, În așteptare, În așteptare, Prelungit, În așteptare de semnături, În așteptare pentru Client sau În așteptare pentru agenție) sau fără niciun statut.
• Data creării: Vedeți numai sarcinile care au fost create astăzi, săptămâna trecută, luna trecută, trimestrul trecut, anul trecut sau la orice dată personalizată.
• Data actualizării: Vedeți numai sarcinile care au fost actualizate astăzi, săptămâna trecută, luna trecută, trimestrul trecut, anul trecut sau la orice dată personalizată.

Editarea sarcinilor

Modificați o sarcină pentru a-i schimba statutul sau contul, pentru a bifa subatribuțiile sau pentru a rescrie descrierea. Sarcinile pot fi editate una câte una sau în bloc.

Există cinci moduri de a edita o sarcină:

• Faceți clic pe numele sarcinii din tabloul de bord
• Dați clic pe sarcina legată din fișa postului sau din pagina Link Tasks (Legătura sarcinilor )
• Faceți clic pe numele sarcinii din pagina Calendar
• Selectați numele sarcinii din lista Tasks (Sarcini ), apoi faceți clic pe Edit (Editare)

• Modificați destinatarul, data de începere, data scadentă, prioritatea sau starea în lista de sarcini

Notă: Atunci când schimbați contul unei sarcini legate de o lucrare, aceasta se decuplează automat.

Sarcini de editare în bloc

Pentru a efectua modificări la mai multe sarcini:

1. Selectați numele sarcinilor din lista Tasks (Sarcini ), apoi faceți clic pe Edit (Editare).

2. Efectuați modificările, apoi faceți clic pe SALVARE.

Atunci când editați sarcini de editare în masă, țineți cont de:

• Nu puteți atașa sau elimina fișiere
• Nu puteți edita subtask-uri
• Nu puteți edita, șterge sau adăuga comentarii
• Datele din toate câmpurile neschimbate rămân neschimbate.

Editați o sarcină pe cont propriu dacă trebuie să faceți oricare dintre cele de mai sus.

Traseu de audit al sarcinilor

Este posibil să aveți nevoie să revizuiți istoricul unei sarcini, adică să vedeți toate evenimentele care au avut loc în legătură cu sarcina respectivă.

TaxDomejurnalul de audit al companiei vă permite să urmăriți momentul în care cineva a efectuat oricare dintre următoarele acțiuni într-o sarcină:

• Schimbarea cesionarului
• A schimbat numele
• A schimbat descrierea
• Subaspecte adăugate sau șterse
• A schimbat prioritatea
• A schimbat statutul
• Setați sau modificați data de începere
• Setați sau modificați data scadentă
• Etichete atribuite sau modificate

Pentru a vizualiza istoricul unei sarcini, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta îndepărtată a numelui sarcinii din lista Sarcini , apoi faceți clic pe Urmărire de audit sau faceți clic pe link-ul Urmărire de audit din cadrul sarcinii.

Utilizarea comentariilor privind sarcinile

În timp ce lucrați, este posibil să dați peste informații de care aveți nevoie pentru o anumită sarcină. Notați-le în comentariile privind sarcina. În acest fel, membrii echipei atribuite sarcinii o vor vedea.

Pentru a adăuga un comentariu la o sarcină:

1. Faceți clic pe numele sarcinii sau pe cele trei puncte din extrema dreaptă a acesteia, apoi selectați Edit (Editare).

2. În secțiunea Comments (Comentarii ), faceți clic pe Add comment (Adăugare comentariu), faceți clic pe câmpul de text, apoi introduceți nota.

3. Faceți clic pe SAVE pentru a păstra modificările. Comentariul - împreună cu data și numele membrului echipei care l-a scris - este apoi salvat în cadrul sarcinii. Când comentariul nu mai este necesar, faceți clic pe pictograma coș de gunoi din dreapta acestuia pentru a-l șterge.

Imprimarea unei liste de sarcini

Pentru a imprima o listă de sarcini, faceți clic pe pictograma de imprimare din colțul din dreapta sus.

În mod implicit, o listă de sarcini afișează 25 de elemente pe pagină. Dacă doriți să imprimați mai multe, selectați câte doriți să imprimați în meniul Rânduri pe pagină din stânga jos.

Browserul vă va solicita să imprimați lista, care va include data și ora curentă.

Ștergerea sarcinilor

Pentru a elimina complet o sarcină, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui sarcinii, apoi faceți clic pe Delete (Ștergere).

2. Faceți clic pe DELETE ( ȘTERGERE ) în fereastra pop-up Delete Confirmation (Confirmare ștergere ).