Chats (de bază): Vizualizare, imprimare, arhivare, ștergere

TaxDome vă oferă multe instrumente pentru a gestiona și a urmări mesajele clienților dvs. Puteți vizualiza toate răspunsurile deodată sau doar de la un singur client. De asemenea, puteți arhiva chat-urile, le puteți redeschide și șterge, puteți afla când un client a primit un mesaj și multe altele.

Răspundeți la mesajele clienților

Membrii echipei primesc un e-mail și o notificare în contul lor Inbox+ ori de câte ori unul dintre clienții lor desemnați creează un nou subiect de chat, răspunde la un chat sau modifică o sarcină.

Ori de câte ori cineva răspunde la un fir de discuție, se afișează Inbox+ se actualizează notificarea; se afișează o singură notificare pentru fiecare fir de chat. Atunci când există un mesaj nou într-un fir de discuție, notificarea este actualizată și se mută în partea de sus. (Aici găsiți mai multe despre notificări.)

Pentru a vizualiza cel mai recent mesaj și a răspunde la acesta, faceți clic pe numele discuției sau pe link-ul " Mergi la...".

Notă :Schimbați-vă preferințele de notificare ori de câte ori aveți nevoie.

Vizualizați și răspundeți la chat-ul unui client accesând fila Comunicare din contul acestuia. În această filă , totul se întâmplă în timp real, la fel ca în cazul DM-urilor. Faceți clic pe un fir de discuție pentru a-l vizualiza.

În cadrul firelor de discuții, puteți:

Scrieți mesaje în câmpul de intrare.
Trimiteți un mesaj apăsândCtrl +Enter pe Windows sauCmd +Enter pe Mac.
Vizualizați și descărcați fișiere încărcate de client.
Adăugați, vizualizați, descărcați și ștergeți fișiere încărcate de firmă.
Creați cereri ale clienților și conectați-le pe cele existente la discuții.
Citați mesajele utilizând opțiunea Răspuns. Puteți cita atât clienții, cât și propriile mesaje.
Adăugați, revizuiți și bifați sarcinile clientului.

Atunci când primiți un răspuns de la un client al cărui cont include alți utilizatori - două sau mai multe contacte care au activatăfuncția de conectare- veți ști întotdeauna cine răspunde în cadrul firului de chat, deoarece numele contactului este afișat ca autor.

Vizualizați toate chat-urile din contul clientului

Pentru a vizualiza toate discuțiile de chat pentru un cont de client, mergeți la Clienți, selectați contul, apoi deschideți fila Comunicare . Cercul afișat în dreapta filei Communication (Comunicare ) arată câte chat-uri și mesaje SMS necitite are un cont. Punctul verde de la fila Chats arată discuțiile necitite de sub ea.

Pagina Chats enumeră toate chat-urile pentru contul clientului și le sortează cronologic în funcție de cel mai recent răspuns. Există, de asemenea, o pagină pentru comunicarea prin SMS .

Aceasta este ceea ce aveți în interiorul paginii Chats:

Secțiuni Necitite și Citite. Subiectele cu mesaje necitite sunt situate în partea de sus. O secțiune este citită dacă cel puțin un membru al firmei citește toate mesajele din ea. Odată ce ați citit toate mesajele, numele secțiunilor dispar.
Stare și autor. Subiectele cu mesaje necitite sunt marcate cu o pictogramă avion de hârtie verde și un punct, în timp ce subiectele citite sunt marcate cu o pictogramă avion de hârtie violet, iar cele arhivate sunt marcate cu una gri. De asemenea, puteți vedea numele persoanei care a trimis cel mai recent mesaj dintr-un fir.
Subiect și timp de răspuns. Aceasta afișează conținutul celui mai recent mesaj și data/ora trimiterii, dacă sunt prezente documente atașate și dacă sarcinile clientului se află într-un thread.
Stadiulsarcinilor clientului. Aceasta arată câte sarcini din fir au fost finalizate din numărul total de sarcini. Numărul de sarcini incomplete este evidențiat în albastru, iar cele finalizate sunt evidențiate în gri.
Filtru. Filtrați firele de chat după intervalul de timp, finalizarea sarcinilor clientului sau starea firului (a se vedea mai jos).

Filtrați firele de chat

Puteți filtra discuțiile de chat pentru un cont de client pentru a le afișa doar pe cele care sunt relevante. De exemplu, filtrarea ar putea să vă permită să găsiți rapid toate discuțiile cu sarcini incomplete ale clienților sau cele care au fost arhivate. Există trei modalități de filtrare:

Interval de timp: vedeți firele de chat cu răspunsuri sau sarcini client create într-un anumit interval de timp.
Sarcini client: vedeți discuțiile de chat cu sarcini client neterminate sau finalizate sau selectați Toate pentru a vedea doar discuțiile cu sarcini client.
Stare: vedeți doar discuțiile de chat cu starea Activ sau Arhivat.

Pentru a filtra o listă, faceți clic pe Filtru în colțul din dreapta sus, selectați filtrele dorite, apoi faceți clic pe Aplicați. Puteți aplica atât de puține sau de multe filtre după cum este necesar.

După ce ați aplicat filtrele selectate, lista este restrânsă în mod corespunzător. Filtrele selectate sunt afișate în partea de sus a barei laterale Filtre . Puteți modifica cu ușurință filtrele adăugând sau ștergând oricare dintre ele; în caz contrar, faceți clic pe Reset (Resetare ) pentru a le șterge pe toate și a începe din nou. Iată mai multe informații despre aplicarea filtrelor.

Legătura firelor de chat cu locurile de muncă

Legătura firelor de chat cu joburile vă permite să accesați cu ușurință conversațiile conectate din conducte și să revizuiți rapid detaliile, solicitările clienților și sarcinile de făcut.

Pentru a lega un nou loc de muncă, accesați fila Locuri de muncă legate dintr-un fir și faceți clic pe Legătură la loc de muncă, selectați unul sau mai multe locuri de muncă făcând clic pe casetele de selectare din stânga, apoi faceți clic pe Salvare. Utilizați câmpul de căutare pentru a găsi o anumită sarcină sau faceți clic pe săgețile sus-jos pentru a sorta sarcinile în funcție de numele lor sau de conducte.

Toate lucrările legate sunt afișate în fila Lucrări legate. Faceți clic pe X în dreapta numelui lucrării pentru a o dezlega sau faceți clic pe numele lucrării pentru a vizualiza detaliile acesteia pe o pagină nouă.

Trimiterea/legarea cererilor clienților

Chat-urile vă permit să trimiteți solicitări clienților direct din firele de discuții. În acest fel, ori de câte ori înțelegeți că aveți nevoie de informații sau documente suplimentare, le puteți solicita direct din firul de discuție.

Pentru a crea o nouă cerere și a o lega de firul de discuție:

Faceți clic pe Cerere client.
Selectați Cerere client nou.
Urmați pașii necesari pentru a crea o nouă cerere de client.

Pentru a lega o cerere existentă sau cereri trimise către client:

Faceți clic pe Cerere client.
Selectați Selectați din existent.
Bifați casetele de selectare de lângă toate cererile clienților de care aveți nevoie și faceți clic pe Trimitere.

Clienții dvs. vor vedea previzualizarea cererii (numele și pictograma acesteia) și un link direct către aceasta:

Editați mesajele dvs.

Membrii echipei pot edita mesajele pe care le-au trimis în ultimele 24 de ore. Deci, dacă trebuie să faceți modificări într-un mesaj:

1. Deschideți un fir de chat.

2. Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta mesajului, apoi selectați Editare.

3. Efectuați modificările de care aveți nevoie în câmpul de text, apoi apăsați ✔ pentru a păstra modificările sau X pentru a le elimina.

Notă! Editarea mesajelor nu este disponibilă pentru clienții dumneavoastră. De asemenea, nu puteți edita mesajele trimise de alte persoane.

Ștergeți mesajele

Numai proprietarul firmei și un administrator își pot șterge propriile mesaje. Pentru a face acest lucru:

1. Deschideți un fir de chat.

2. Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta mesajului, apoi selectați Ștergeți

Notă! Ștergerea unui mesaj cu documente atașate va elimina, de asemenea, aceste documente din fila Documente a firului de chat.

Vedeți ce mesaje au fost primite și citite

În dreptul fiecărui mesaj trimis de dvs. sau de oricare dintre membrii echipei apar semne de control gri sau verzi. Toți membrii echipei văd întotdeauna dacă mesajul de la firmă a fost citit de un client, fără a ține cont de cine l-a trimis.

Iată ce înseamnă semnele de control:

Mesajul a fost trimis cu succes.

Clientul a citit mesajul. În cazul în care există mai mulți utilizatori conectați la contul de client, marcajele verzi indică faptul că cel puțin unul dintre ei a citit mesajul.

În ceea ce privește clientul, acesta nu vede dacă i-ați citit mesajele. Prin urmare, nu trebuie să vă simțiți presați să răspundeți imediat, ca nu cumva să creadă că îi ignorați.

Filtrați lista de conturi pentru a vedea ce clienți au întrebări deschise sau mesaje necitite:

1. Mergeți la Clienți, apoi faceți clic pe Filtru.

2. Selectați Chats în lista derulantă, bifați opțiunea preferată:

Active: toate conturile cu discuții active.
Necitite: toate conturile cu discuții de chat necitite.
Arhivate: toate conturile cu discuții de chat arhivate.

Imprimă chat-uri

Pentru a imprima o discuție de chat, faceți clic pe cele trei puncte din partea dreaptă sus a ferestrei de chat, apoi selectați Print (Imprimare ) din lista derulantă.

Arhivarea și redeschiderea discuțiilor

După ce primiți toate informațiile de care aveți nevoie de la un client într-un fir de chat, arhivați sau ștergeți-l pentru a evita dezordinea. Atunci când arhivați un fir de chat, aveți în continuare acces la acesta. Cu toate acestea, dacă încă mai are sarcini incomplete, clienții nu le vor putea vizualiza pe tabloul lor de bord.

Pentru a arhiva firele de discuții, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă sus, faceți clic pe Arhivă, apoi faceți clic pe Da în fereastra pop-up Arhiva discuțiilor.

În mod implicit, subiectele de chat sunt filtrate în funcție de starea activă . Pentru a comuta între chat-urile afișate, aplicați filtrarea în funcție de starea chat-ului. Pentru a afișa atât chat-urile active, cât și cele arhivate, resetați filtrele.

Dacă arhivați un fir de chat, dar descoperiți ulterior că aveți nevoie de el, redeschideți-l.

Accesați pagina Chats din fila Comunicare pentru contul de client.
Faceți clic pe butonul Filter (Filtru ) din extrema dreaptă a paginii, selectați Archive (Arhivă ) din secțiunea Status (Stare ) și faceți clic pe Apply (Aplicație).
Deschideți firul de chat, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta extremă a chat-ului, apoi faceți clic peRedeschidere.

Discuțiile arhivate devin automat active atunci când următoarele acțiuni sunt efectuate în firul de discuție (fie de către firmă, fie de către un client):

Trimiterea unui mesaj nou
Trimiterea, retrimiterea sau modificarea sarcinilor clienților
Adăugarea unei cereri de client nou sau existent
Încărcarea documentelor

Marcați firele de chat necitite

Puteți muta un subiect de discuție înapoi în secțiunea necitit, astfel încât acesta să fie afișat în partea de sus a listei. Pentru a marca un fir de discuție ca necitit, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a firului de discuție și selectați Marcare ca necitit.

Ștergeți firele de chat

Spre deosebire de firele de mesaje arhivate, cele șterse nu pot fi restaurate. Pentru a elimina definitiv un fir de chat:

1. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a firului de discuție, apoi faceți clic pe Ștergere.

2. Faceți clic pe Ștergere în fereastra pop-up Ștergere chat.