Discuții (de bază): Vizualizare, imprimare, arhivare, ștergere

TaxDome vă oferă o mulțime de instrumente pentru a gestiona și a ține evidența mesajelor clienților dumneavoastră. Puteți vizualiza toate răspunsurile deodată sau doar de la un singur client. De asemenea, puteți să arhivați discuțiile, să le redeschideți și să le ștergeți, să aflați când un client a primit un mesaj și multe altele.

Acoperit aici:

Răspunsul la mesajele clienților

Membrii echipei primesc un e-mail și o notificare în contul lor de Inbox+ ori de câte ori unul dintre clienții care le-au fost repartizați creează un nou fir de chat, răspunde la un chat sau face modificări la o sarcină. 

Ori de câte ori cineva răspunde la un fir de discuție, se afișează Inbox+ se actualizează notificarea; se afișează o singură notificare pentru fiecare fir de chat. Atunci când există un mesaj nou într-un fir de discuție, notificarea este actualizată și se mută în partea de sus. (Aici găsiți mai multe despre notificări.)

Pentru a vizualiza cel mai recent mesaj și a răspunde la acesta, faceți clic pe numele discuției sau pe link-ul " Mergi la...".

bacșiș

Notă :Schimbați-vă preferințele de notificare ori de câte ori aveți nevoie.

Vizualizați și răspundeți la chat-ul unui client accesând fila Comunicare din contul acestuia. În această filă , totul se întâmplă în timp real, la fel ca în cazul DM-urilor. Faceți clic pe un fir de discuție pentru a-l vizualiza.

În interiorul firelor de chat:

  • Comunicați cu clienții prin tastarea în câmpul de chat
  • Trimiteți un mesaj apăsând ctrl + enter pe Windows sau cmd + enter pe Mac.
  • Vizualizarea și descărcarea fișierelor încărcate de client
  • Adăugarea, vizualizarea, descărcarea și ștergerea fișierelor încărcate de firmă
  • Adăugați, revizuiți și verificați sarcinile clienților

Atunci când primiți un răspuns de la un client al cărui cont include alți utilizatori - două sau mai multe contacte care au activatăfuncția de conectare- veți ști întotdeauna cine răspunde în cadrul firului de chat, deoarece numele contactului este afișat ca autor.

Vizualizarea tuturor chat-urilor pentru un cont de client

Pentru a vizualiza toate discuțiile de chat pentru un cont de client, mergeți la Clienți, selectați contul, apoi deschideți fila Comunicare . Cercul afișat în dreapta filei Communication (Comunicare ) arată câte chat-uri și mesaje SMS necitite are un cont. Punctul verde de la fila Chats arată discuțiile necitite de sub ea.

Toate chat-urile pentru contul de client sunt ordonate cronologic în funcție de cel mai recent răspuns pe pagina Chats . Există, de asemenea, o pagină pentru comunicarea prin SMS.

Aceasta este ceea ce aveți în interiorul paginii Chats:

  1. Secțiunile Necitite și Citite. Subiectele cu mesaje necitite sunt situate în partea de sus. O discuție este citită dacă cel puțin un membru al firmei a citit toate mesajele din cadrul acesteia. Odată ce ați citit toate mesajele, numele secțiunilor dispar. 
  2. Statut și autor. Discuțiile cu mesaje necitite sunt marcate cu o pictogramă verde cu un punct, în timp ce discuțiile citite sunt marcate cu o pictogramă mov, iar cele arhivate sunt marcate cu una gri. Puteți vedea, de asemenea, numele persoanei care a trimis cel mai recent mesaj dintr-un fir de discuție.
  3. Subiect și timp de răspuns. Afișează conținutul ultimului mesaj și data/ora trimiterii, dacă există documente atașate și dacă există sarcini ale clientului într-un fir de discuție.
  4. Stareasarcinilor clienților. Arată câte sarcini din firul de lucru sunt finalizate din numărul total de sarcini. Numărul de sarcini incomplete este evidențiat în albastru, iar cele finalizate în gri.
  5. Filtru. Filtrați firele de chat după intervalul de timp, finalizarea sarcinilor clientului sau starea firului (a se vedea mai jos).

Filtrarea discuțiilor de chat

Puteți filtra discuțiile de chat pentru un cont de client pentru a le afișa doar pe cele care sunt relevante. De exemplu, filtrarea ar putea să vă permită să găsiți rapid toate discuțiile cu sarcini incomplete ale clienților sau cele care au fost arhivate. Există trei modalități de filtrare:

  • Interval de timp: vedeți firele de chat cu răspunsuri sau sarcini client create într-un anumit interval de timp.
  • Sarcini client: vedeți discuțiile de chat cu sarcini client neterminate sau finalizate sau selectați Toate pentru a vedea doar discuțiile cu sarcini client.
  • Stare: vedeți doar discuțiile de chat cu starea Activ sau Arhivat.

Pentru a filtra o listă, faceți clic pe FILTRARE în colțul din dreapta sus, selectați filtrele dorite, apoi faceți clic pe APLICARE. Puteți aplica cât mai puține sau câte filtre sunt necesare. 

După ce ați aplicat filtrele selectate, lista se restrânge în mod corespunzător. Filtrele selectate sunt afișate în partea de sus a paginii Filter (Filtru ). Puteți modifica cu ușurință filtrele adăugând sau ștergând oricare dintre ele; în caz contrar, faceți clic pe RESET (Resetare ) pentru a le șterge pe toate și a începe de la zero. (Aici găsiți mai multe informații despre aplicarea filtrelor).

Conectarea discuțiilor de chat la locurile de muncă

Pentru a lega un nou post de lucru, accesați fila Posturi de lucru legate dintr-un fir de discuție și faceți clic pe + Legătura cu postul de lucru, selectați unul sau mai multe posturi de lucru făcând clic pe casetele de selectare din stânga, apoi faceți clic pe Salvare. Utilizați câmpul de căutare pentru a găsi un anumit loc de muncă sau faceți clic pe săgețile de sus în jos pentru a sorta locurile de muncă în funcție de nume sau de conducte.

Toate lucrările legate sunt afișate în fila Linked jobs (Lucrări legate ). Faceți clic pe X în dreapta numelui postului de lucru pentru a-l dezlipi sau faceți clic pe numele postului de lucru pentru a vizualiza detaliile acestuia pe o nouă pagină.

Editarea mesajelor dvs.

Un proprietar de firmă și un angajat pot edita mesajele pe care le-au trimis în ultimele 24 de ore. Așadar, dacă trebuie să faceți modificări într-un mesaj:

1. Deschideți un fir de chat.

2. Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta mesajului, apoi selectați Editare.

3. Efectuați modificările de care aveți nevoie în câmpul de text, apoi apăsați ✔ pentru a păstra modificările sau X pentru a le elimina.

nota

Notă! Editarea mesajelor nu este disponibilă pentru clienții dumneavoastră. De asemenea, nu puteți edita mesajele trimise de alte persoane.

Ștergerea mesajelor dvs.

Numai proprietarul firmei și un administrator își pot șterge propriile mesaje. Pentru a face acest lucru:

  1. Deschideți un fir de chat
  2. Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta mesajului, apoi selectați Delete (Ștergere)

nota

Notă! Ștergerea unui mesaj cu documente atașate va elimina, de asemenea, aceste documente din fila Documente a firului de chat.

Să vedeți ce mesaje au fost primite și citite

În dreptul fiecărui mesaj trimis de dvs. sau de oricare dintre membrii echipei apar semne de control gri sau verzi. Toți membrii echipei văd întotdeauna dacă mesajul de la firmă a fost citit de un client, fără a ține cont de cine l-a trimis.

Iată ce înseamnă semnele de control:

Mesajul a fost trimis cu succes.

Clientul a citit mesajul. În cazul în care există mai mulți utilizatori conectați la contul de client, marcajele verzi indică faptul că cel puțin unul dintre ei a citit mesajul.

As for the client, they don't see if you have read their messages. Therefore, you don't need to feel pressured to respond immediately, lest they think you're ignoring them. 

Filtrați lista de conturi pentru a vedea ce clienți au întrebări deschise sau mesaje necitite:

  1. Mergeți la Clienți, apoi faceți clic pe Filtru.
  2. Selectați Chats în meniul derulant și bifați opțiunea pe care o preferați:
  • Active: toate conturile cu discuții active.
  • Necitite: toate conturile cu discuții de chat necitite.
  • Arhivate: toate conturile cu discuții de chat arhivate.

Imprimarea chat-urilor

Pentru a imprima o discuție de chat, faceți clic pe cele trei puncte din partea dreaptă sus a ferestrei de chat, apoi selectați Print (Imprimare ) din lista derulantă.

Arhivarea și redeschiderea discuțiilor de chat

După ce primiți toate informațiile de care aveți nevoie de la un client într-un fir de chat, arhivați sau ștergeți-l pentru a evita dezordinea. Atunci când arhivați un fir de chat, aveți în continuare acces la acesta. Cu toate acestea, dacă încă mai are sarcini incomplete, clienții nu le vor putea vizualiza pe tabloul lor de bord.

Pentru a arhiva discuțiile de chat, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă sus, faceți clic pe Arhiva, apoi faceți clic pe Da în fereastra pop-up Arhiva chat.

Discuțiile de chat arhivate sunt listate pe pagina Discuții împreună cu discuțiile active. Acestea rămân vizibile pentru clienți și sunt marcate cu o pictogramă gri cu un avion de hârtie și cu eticheta Arhivate în partea de sus a discuției. Cu toate acestea, vă puteți filtra pagina astfel încât să nu fie afișate discuțiile arhivate.

Dacă arhivați un fir de chat, dar descoperiți ulterior că aveți nevoie de el, redeschideți-l.

  1. Accesați pagina Chats din fila Comunicare pentru contul de client.
  2. Faceți clic pe butonul Filter (Filtru ) din extrema dreaptă a paginii, selectați Archive (Arhivă ) din secțiunea Status (Stare ) și faceți clic pe Apply (Aplicație).
  3. Deschideți firul de chat, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta extremă a chat-ului, apoi faceți clic peRedeschidere.

Discuțiile arhivate devin automat active atunci când următoarele acțiuni sunt efectuate în firul de discuție (fie de către firmă, fie de către un client):

Ștergerea firelor de chat

Spre deosebire de firele de mesaje arhivate, cele șterse nu pot fi restaurate. Pentru a elimina definitiv un fir de chat:

1. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a firului de mesaje, apoi faceți clic pe Ștergere.

2. Faceți clic pe Delete ( Ștergere ) în fereastra de confirmare a ștergerii.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Mai aveți nevoie de ajutor? Contactați-ne Contactați-ne

Articole conexe