Creați și aplicați modele de locuri de muncă

Crearea de șabloane pentru sarcini vă va economisi mult timp și este o necesitate pentru a lucra eficient. Veți avea nevoie de acestea pentru toate procedurile utilizate frecvent, precum și pentru adăugarea de lucrări la conducte.

Creați modele de locuri de muncă

A job template is created by a firm owner, an admin or any team member who has access rights to manage templates .

Pentru a crea un șablon de job, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, deschideți fila Joburi , apoi faceți clic pe Creare șablon .

Vedeți mai jos detalii despre fiecare câmp numerotat din fereastra Creare șablon job :

a. Nume șablon: Dați șablonului de job un nume pe care îl veți vedea la selectare (de exemplu, 1040 Return ).

b. Job name: Give the job name displayed on the job cards in a pipeline. Use shortcodes to add dynamic data (such as the specific account name and due date) to make jobs easily identifiable. 

c. Time budget: Set the time that should be allocated to completing the job . This field is available only to firm owners, admins and team members with the Manage time budget access right . 

d. Prioritate: Alegeți nivelul de prioritate pentru lucrare: Scăzută, Ridicată, Medie sau Urgentă .

e. Description: Use different text formatting, emojis, bullets, numbered lists, links and even shortcodes here. The shortcodes add dynamic data to automatically add more specific information to a job description.

f. Persoane desemnate : Selectați una sau mai multe persoane desemnate pentru sarcini. Puteți selecta Membri ai echipei sau Roluri :

• Membrii echipei: Selectați numele unui membru al echipei sau mai multe nume.

• Roluri: Selectați unul sau mai multe roluri de cont. Odată ce funcția este creată din șablon, toți membrii echipei cărora li s-au atribuit rolurile relevante într-un cont de client vor fi alocați funcției.

g. Start date: Set the date when the assigned team member should start working on a job. It’s not the same as the job creation date. The job is visible inside a pipeline once it is created, but it is not visible in the calendar view unless you set the Start and/or Due dates.

h. Due date: Set the date by which the job must be completed, calculated from the start date. When you have it set, you can easily tweak your calendar view to see all your due dates inside the calendar . This also influences the color of the counters on the job card.

Datele de început și scadență sunt considerate fie relative, fie absolute (aproximative sau ferme):

• Relativ (implicit): Setați o perioadă de timp după data de începere pentru care sarcina trebuie gata (de exemplu, începe la o zi după crearea sarcinii; se termină la două săptămâni după data de începere). Dacă nu a fost setată nicio dată de începere, data scadenței se calculează de la data creării sarcinii. Rețineți că nu puteți seta mai mult de 10.000 de unități (zile/luni/ani).

• Absolut : Activați Date absolute pentru a seta datele de început și scadență din calendar (de exemplu, 15 aprilie).

i. Intake and internal deadline: Set default dates for when you receive the client’s documents (Intake date) and your internal completion target (Internal deadline). Both fields are optional and work independently from Start and Due dates. Read more in the article on tracking document intake and internal deadlines for jobs .

j. Client-facing status: Toggle Show in the client portal to set up a job status that will be visible to clients when the job is added to a pipeline. Here’s more on assigning the client-facing status via the job template.

k. Add: Click to enable a comment or a wiki page section for the job template. 

l. Comment (first, click “j”): Leave any useful notes here. For example, specify details your team members might need to know to do the job.

m. Add a wiki page (first, click “j”): Leave internal instructions suitable for this kind of job for your team members.

n. Save & exit, Save and Cancel: Click Save & exit to save the template and go back to the templates list; Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

Personalizați denumirile și descrierile posturilor cu shortcodes

Când creați un șablon de job, includeți date dinamice — cum ar fi numele contului sau data scadenței — în numele unui job, numele jobului și descrierea acestuia pentru un client. În acest fel, puteți: 

• Distingeți cu ușurință posturile de muncă prin detaliile specifice din numele lor, odată ce acestea se află în cadrul unei conducte și sunt afișate pe fișele de post.

• Adăugați automat informații mai specifice la descrierea postului.

• Share specific information in the job’s name and description for a client.

  

Prin selectarea acestora shortcodes , puteți include oricare dintre aceste detalii în numele unui job, în numele jobului pentru un client sau într-o descriere:

• Numele contului: Contul pentru care este efectuată lucrarea

• Account custom field: Any custom account field

• Date shortcodes : Any date, such as a due date set in the job template

• Periodicitatea conductei: Setările de planificare a activității în conducta selectată

• Prioritate: Prioritatea setată în șablonul de job

Aici, găsiți câteva exemple de denumiri sau descrieri de locuri de muncă cu shortcodes și modul în care acestea ar apărea într-o conductă sau pentru client:

Aplicați modele de locuri de muncă

Once you have some job templates, you can speed up the process of creating jobs. Job templates are applied manually or automatically by selecting a default .

Pentru a aplica manual un șablon de sarcină:

1. Create a new job .

2. Add accounts and indicate the pipeline.

3. Click the Template list to expand it, then select the template you want. Check the template details; edit them if needed.

4. Continuați să creați jobul făcând clic pe Adăugare în partea stângă jos.

   

Șablonul de lucru implicit

The default job template is automatically applied to all jobs created inside a pipeline. To set it, click on the pipeline name on the  Pipelines page, from the Templates or Workflow sections. 

Odată ce șablonul implicit de job este ales, acesta este aplicat automat…

• ...când o lucrare este adăugată manual în fluxul de lucru.

• …when a recurring job is automatically added to the pipeline according to the schedule settings. For more details, go here .

• …when a job is automatically added to the pipeline according to the settings of the client sign-up form. For more details, go here .

Editarea modelelor de locuri de muncă

Pentru a efectua modificări la un șablon de sarcină:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, selectați Locuri de muncă , apoi faceți clic fie pe numele șablonului de loc de muncă din listă, fie selectați Editare din meniul derulant.

2. Faceți modificări la șablonul de job, apoi faceți clic pe butonul Salvare și ieșire .

Șabloane de locuri de muncă duplicate

Creați noi șabloane de job din cele existente: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a șablonului de job, apoi selectați Duplicat din meniul derulant. Copia șablonului de job va fi salvată cu sufixul corespunzător (de exemplu, Formularul 940 (2)).

Ștergeți modelele de locuri de muncă

Pentru a elimina complet un șablon de job, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, selectați Joburi , faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a șablonului de job, selectați Ștergere din meniul derulant, apoi faceți clic pe butonul Ștergere pentru a confirma.