Locuri de muncă (de bază): Creați și aplicați șabloane de locuri de muncă

Crearea de șabloane de sarcini vă va economisi în cele din urmă o mulțime de timp și este o necesitate pentru a lucra eficient. Veți avea nevoie de ele pentru toate procedurile utilizate frecvent, precum și pentru adăugarea de lucrări la conducte.

Creați modele de locuri de muncă

Un șablon de job este creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice membru al echipei care are drepturi de acces la gestiona șabloanele.

Pentru a crea un șablon de post, accesați Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, deschideți fila Posturi , apoi faceți clic pe Creare șablon.

Vedeți mai jos detalii despre fiecare câmp numerotat din fereastra Creare șablon lucrare:

a. Nume șablon: Dați șablonului de lucru un nume pe care îl veți vedea atunci când îl selectați (de exemplu, 1040 Return).

b. Numele lucrării: dați numele lucrării afișat pe fișele lucrării dintr-o conductă. Utilizați shortcodes pentru a adăuga date dinamice (cum ar fi numele contului specific și data scadenței) pentru a face ca lucrările să fie ușor identificabile. 

c. Atribuitorii: Selectați membrul echipei pentru sarcina respectivă. 

d. Bugetul de timp: Setați timpul care ar trebui alocat pentru finalizarea lucrării. Acest câmp este disponibil numai proprietarilor de firme, administratorilor și membrilor echipelor care au dreptul de acces Gestionare buget de timp. 

e. Priority (Prioritate): Alegeți nivelul de prioritate pentru lucrare: Mic, Mare, Mediu sau Urgent.

f. Descriere: Utilizați diferite formate de text, emoji, buline, liste numerotate, linkuri și chiar shortcodes aici. Site-ul shortcodes adaugă date dinamice pentru a adăuga automat informații mai specifice la descrierea unui post.

g. Data de începere: setați data la care membrul echipei alocate ar trebui să înceapă să lucreze la o sarcină. Aceasta nu este aceeași cu data creării sarcinii. Lucrarea este vizibilă în interiorul unei conducte odată ce este creată, dar nu este vizibilă în vizualizarea calendarului decât dacă setațidatele de începere și/sau de scadență. 

h. Data scadenței: setați data până la care trebuie finalizată lucrarea, calculată de la data de începere. Când ați setat-o, puteți modifica cu ușurință vizualizarea calendarului pentru a vedea toate datele de scadență în interiorul calendarului. Acest lucru influențează, de asemenea, culoarea contoarelor de pe fișa lucrării.

Datele de începere și de scadență sunt considerate fie relative, fie absolute (aproximative sau ferme):

• Relativ (implicit): Stabiliți o perioadă de timp pentru cât timp după data de începere trebuie să se termine lucrarea (de exemplu, începe la o zi după ce a fost creată lucrarea; se termină la două săptămâni după data de începere). Dacă nu a fost setată nicio dată de începere, data scadentă se calculează de la data creării lucrării. Rețineți că nu puteți seta mai mult de 10 000 de unități (zile/luni/an).
• Absolut : Comutați pe Date absolute pentru a seta datele de început și de scadență din calendar (de exemplu, 15 aprilie).

i. Stare orientată către client: Comutați Afișare în portalul pentru clienți pentru a configura un statut al lucrării care va fi vizibil pentru clienți atunci când lucrarea este adăugată la un pipeline. Iată mai multe informații despre atribuirea statutului orientat către client prin intermediul șablonului de sarcină.

j. Adăugați: Faceți clic pentru a activa un comentariu sau o secțiune a paginii wiki pentru șablonul postului. 

k.Comentariu (mai întâi, faceți clic pe "j"): Lăsați aici orice notițe utile. De exemplu, specificați detalii pe care membrii echipei dvs. ar putea fi nevoiți să le cunoască pentru a face treaba.

l. Adăugați o pagină wiki (mai întâi, faceți clic pe "j"): Lăsați instrucțiuni interne potrivite pentru acest tip de muncă pentru membrii echipei dvs.

m. Salvare și ieșire, Salvare și Anulare: Faceți clic pe Salvare și ieșire pentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane; Salvare pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sau Anulare pentru a ieși fără a salva.

Personalizați denumirile și descrierile posturilor cu shortcodes

În timp ce creați un șablon de sarcină, includeți date dinamice - cum ar fi numele contului sau data scadenței - în numele, denumirea și descrierea unei sarcini pentru un client. În acest fel, puteți: 

• Distingeți cu ușurință posturile de muncă prin detaliile specifice din numele lor, odată ce acestea se află în cadrul unei conducte și sunt afișate pe fișele de post.
• Adăugați automat informații mai specifice la descrierea postului.
• Partajați informații specifice în numele și descrierea postului pentru un client.

Prin selectarea acestor shortcodes, puteți include oricare dintre aceste detalii în numele unei sarcini, în numele unei sarcini pentru un client sau într-o descriere:

• Numele contului: Contul pentru care este efectuată lucrarea
• Câmp personalizat cont: Orice câmp de cont personalizat
• Data shortcodes: Orice dată, cum ar fi o dată scadentă stabilită în șablonul lucrării
• Periodicitatea conductei: Setările de planificare a activității în conducta selectată
• Prioritate: Prioritatea stabilită în șablonul postului

Aici, găsiți câteva exemple de denumiri sau descrieri de locuri de muncă cu shortcodes și modul în care acestea ar apărea într-o conductă sau pentru client:

Aplicați modele de locuri de muncă

Odată ce aveți câteva șabloane de lucrări, puteți accelera procesul de creare a lucrărilor. Șabloanele de lucrări sunt aplicate manual sau automat prin selectarea unei valori implicite.

Pentru a aplica manual un șablon de sarcină:

1. Creați un job nou.

2. Adăugați conturi și indicați conducta.

3. Faceți clic pe lista Template (Șablon ) pentru a o extinde, apoi selectați șablonul dorit. Verificați detaliile șablonului; editați-le dacă este necesar.

4. Continuați crearea sarcinii făcând clic pe Add (Adăugare ) în stânga jos.

Șablonul de lucru implicit

Șablonul implicit al lucrării este aplicat automat tuturor lucrărilor create în cadrul unei conducte. Pentru a-l seta, faceți clic pe numele conductei pe pagina Conducte , din secțiunile Șabloane sau Flux de lucru . 

Odată ales șablonul de lucru implicit, acesta este aplicat automat...

• ...atunci când o lucrare este adăugată manual la pipeline.
• ...atunci când o lucrare recurentă este adăugată automat la conducta de producție în conformitate cu setările de programare. Pentru mai multe detalii, accesați aici.
• ...atunci când o lucrare este adăugată automat la pipeline în funcție de setările formularului de înscriere a clientului. Pentru mai multe detalii, accesați aici.
  

Editarea modelelor de locuri de muncă

Pentru a efectua modificări la un șablon de sarcină:

1. Accesați Templates > Firm templates (Șabloane > Șabloane de firmă ) din bara de meniu din stânga, selectați Jobs (Lucrări), apoi faceți clic fie pe numele șablonului de lucrare din listă, fie selectați Edit (Editare ) din meniul derulant.

2. Efectuați modificări la șablonul lucrării, apoi faceți clic pe butonul Salvare și ieșire.

Șabloane de locuri de muncă duplicate

Crearea de noi șabloane de lucrări din cele existente: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a șablonului de sarcini, apoi selectați Duplicate din meniul derulant. Copia șablonului de lucrare va fi salvată cu sufixul corespunzător (de exemplu, Formular 940 (2)).

Ștergeți modelele de locuri de muncă

Pentru a elimina complet un șablon de post, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, selectați Posturi de lucru, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a șablonului de post, selectați Ștergere în meniul derulant, apoi faceți clic pe butonul Ștergere pentru a confirma.