Creați și aplicați modele de locuri de muncă

Crearea de șabloane pentru sarcini vă va economisi mult timp și este o necesitate pentru a lucra eficient. Veți avea nevoie de acestea pentru toate procedurile utilizate frecvent, precum și pentru adăugarea de lucrări la conducte.

Creați modele de locuri de muncă

Un șablon de sarcină este creat de proprietarul firmei, de un administrator sau de orice membru al echipei care are drepturi de acces la gestionarea șabloanelor.

Pentru a crea un șablon de job, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, deschideți fila Joburi , apoi faceți clic pe Creare șablon .

Vedeți mai jos detalii despre fiecare câmp numerotat din fereastra Creare șablon job :

a. Nume șablon: Dați șablonului de job un nume pe care îl veți vedea la selectare (de exemplu, 1040 Return ).

b. Numele sarcinii: Introduceți numele sarcinii afișat pe fișele de sarcini dintr-un pipeline. Utilizați shortcodes adăuga date dinamice (cum ar fi numele contului specific și data scadentă) pentru a facilita identificarea sarcinilor. 

c. Buget de timp: Setați timpul care trebuie alocat pentru finalizarea sarcinii . Acest câmp este disponibil numai pentru proprietarii firmei, administratorii și membrii echipei cu dreptul de acces Gestionare buget de timp .  

d. Prioritate: Alegeți nivelul de prioritate pentru lucrare: Scăzută, Ridicată, Medie sau Urgentă .

e. Descriere: Utilizați diferite formate de text, emoji, marcatori, liste numerotate, linkuri și chiar shortcodes . shortcodes date dinamice pentru a adăuga automat informații mai specifice la descrierea unui loc de muncă.

f. Persoane desemnate : Selectați una sau mai multe persoane desemnate pentru sarcini. Puteți selecta Membri ai echipei sau Roluri :

• Membrii echipei: Selectați numele unui membru al echipei sau mai multe nume.

• Roluri: Selectați unul sau mai multe roluri de cont. Odată ce funcția este creată din șablon, toți membrii echipei cărora li s-au atribuit rolurile relevante într-un cont de client vor fi alocați funcției.

g. Data de începere: Setați data la care membrul echipei desemnat trebuie să înceapă lucrul la o sarcină. Aceasta nu este aceeași cu data creării sarcinii. Sarcina este vizibilă în cadrul unui flux de lucru odată ce a fost creată, dar nu este vizibilă în calendar decât dacă setați datele de începere și/sau de finalizare.

h. Data scadentă: Setați data până la care trebuie finalizată sarcina, calculată de la data de începere. După ce ați setat-o, puteți modifica cu ușurință vizualizarea calendarului pentru a vedea toate datele scadente în calendar . Acest lucru influențează și culoarea contoarelor de pe fișa sarcinii.

Datele de început și scadență sunt considerate fie relative, fie absolute (aproximative sau ferme):

• Relativ (implicit): Setați o perioadă de timp după data de începere pentru care sarcina trebuie gata (de exemplu, începe la o zi după crearea sarcinii; se termină la două săptămâni după data de începere). Dacă nu a fost setată nicio dată de începere, data scadenței se calculează de la data creării sarcinii. Rețineți că nu puteți seta mai mult de 10.000 de unități (zile/luni/ani).

• Absolut : Activați Date absolute pentru a seta datele de început și scadență din calendar (de exemplu, 15 aprilie).

i. Primire și termen intern: Setați datele implicite pentru primirea documentelor clientului (data primirii) și termenul intern de finalizare (termenul intern). Ambele câmpuri sunt opționale și funcționează independent de datele de începere și de finalizare. Citiți mai multe în articolul despre urmărirea primirii documentelor și a termenelor interne pentru lucrări .

j. Stare vizibilă pentru client: comutați opțiunea Afișare în portalul clientului pentru a configura o stare a sarcinii care va fi vizibilă pentru clienți atunci când sarcina este adăugată într-un flux de lucru. Aici găsiți mai multe informații despre atribuirea stării vizibile pentru client prin intermediul șablonului de sarcină.

k. Adăugare: Faceți clic pentru a activa un comentariu sau o secțiune a paginii wiki pentru șablonul de job. 

l. Comentariu (mai întâi, faceți clic pe „j”): Lăsați aici orice note utile. De exemplu, specificați detalii pe care membrii echipei dvs. ar putea avea nevoie să le cunoască pentru a-și îndeplini sarcinile.

m. Adăugați o pagină wiki (mai întâi, faceți clic pe „j”): Lăsați instrucțiuni interne potrivite pentru acest tip de sarcină pentru membrii echipei dvs.

n. Salvare și ieșire, Salvare și Anulare: Faceți clic pe Salvare și ieșire pentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane; Salvare pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sau Anulare pentru a ieși fără a salva.

Personalizați denumirile și descrierile posturilor cu shortcodes

Când creați un șablon de job, includeți date dinamice — cum ar fi numele contului sau data scadenței — în numele unui job, numele jobului și descrierea acestuia pentru un client. În acest fel, puteți: 

• Distingeți cu ușurință posturile de muncă prin detaliile specifice din numele lor, odată ce acestea se află în cadrul unei conducte și sunt afișate pe fișele de post.

• Adăugați automat informații mai specifice la descrierea postului.

• Partajați informații specifice în denumirea și descrierea postului pentru un client.

  

Prin selectarea acestora shortcodes , puteți include oricare dintre aceste detalii în numele unui job, în numele jobului pentru un client sau într-o descriere:

• Numele contului: Contul pentru care este efectuată lucrarea

• Câmp personalizat al contului: Orice câmp personalizat al contului

• shortcodes pentru date shortcodes orice dată, cum ar fi data scadentă setată în șablonul de sarcină

• Periodicitatea conductei: Setările de planificare a activității în conducta selectată

• Prioritate: Prioritatea setată în șablonul de job

Aici, găsiți câteva exemple de denumiri sau descrieri de locuri de muncă cu shortcodes și modul în care acestea ar apărea într-o conductă sau pentru client:

Aplicați modele de locuri de muncă

Odată ce aveți câteva șabloane de sarcini, puteți accelera procesul de creare a sarcinilor. Șabloanele de sarcini sunt aplicate manual sau automat prin selectarea unei valori implicite .

Pentru a aplica manual un șablon de sarcină:

1. Creați un nou loc de muncă .

2. Adăugați conturi și indicați canalul.

3. Faceți clic pe Listade șabloane pentru a o extinde, apoi selectați șablonul dorit. Verificați detaliile șablonului; editați-le dacă este necesar.

4. Continuați să creați jobul făcând clic pe Adăugare în partea stângă jos.

   

Șablonul de lucru implicit

Șablonul implicit pentru sarcini este aplicat automat tuturor sarcinilor create în cadrul unui flux de lucru. Pentru a-l seta, faceți clic pe numele fluxului de lucru în pagina Fluxuri de lucru, din secțiunea Șabloane sau flux de lucru . 

Odată ce șablonul implicit de job este ales, acesta este aplicat automat…

• ...când o lucrare este adăugată manual în fluxul de lucru.

• …când o sarcină recurentă este adăugată automat la pipeline în conformitate cu setările programului. Pentru mai multe detalii, accesați aici .

• …când o sarcină este adăugată automat la pipeline în conformitate cu setările din formularul de înregistrare al clientului. Pentru mai multe detalii, accesați aici .

Editarea modelelor de locuri de muncă

Pentru a efectua modificări la un șablon de sarcină:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, selectați Locuri de muncă , apoi faceți clic fie pe numele șablonului de loc de muncă din listă, fie selectați Editare din meniul derulant.

2. Faceți modificări la șablonul de job, apoi faceți clic pe butonul Salvare și ieșire .

Șabloane de locuri de muncă duplicate

Creați noi șabloane de job din cele existente: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a șablonului de job, apoi selectați Duplicat din meniul derulant. Copia șablonului de job va fi salvată cu sufixul corespunzător (de exemplu, Formularul 940 (2)).

Ștergeți modelele de locuri de muncă

Pentru a elimina complet un șablon de job, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, selectați Joburi , faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a șablonului de job, selectați Ștergere din meniul derulant, apoi faceți clic pe butonul Ștergere pentru a confirma.