Docs (de bază): Creați foldere

Dosarele ajută la organizarea documentelor clienților și a documentelor interne ale firmei. TaxDome vă permite să creați un număr nelimitat de dosare de nivel superior cu diferite niveluri de acces, astfel încât să vă gestionați eficient documentele. În plus, în interiorul fiecărui dosar, puteți crea oricâte dosare și subdosare aveți nevoie. 

Dosarele sunt gestionate de către un proprietar de firmă, administrator sau orice membru al echipei cu drepturi de acces la gestionarea documentelor.

Acestea pot fi adăugate manual sau prin aplicarea șabloanelor de dosare. Aici, vă arătăm cum să creați foldere manual. Aveți nevoie să învățați cum să creați un șablon de folder? Vizitați această pagină.

Creați foldere de nivel superior

Un cont de client poate avea un număr nelimitat de dosare de nivel superior cu diferite niveluri de acces (pentru mai multe informații despre nivelurile de acces, accesați aici). Documentele și subfolderele au întotdeauna același nivel de acces ca și dosarul de nivel superior în care se află.

Există câteva modalități diferite de a crea un folder de nivel superior:

• Creați un dosar de nivel superior fie în timpul încărcării documentelor, fie accesând pagina Documente a unui cont și deschizând fila Documente: Faceți clic pe Creare folder, denumiți folderul, selectați confidențialitatea/accesul(Privat, Clientul poate vizualiza sau Clientul poate vizualiza și edita), apoi faceți clic pe Trimitere.

• Creați un dosar de nivel superior din organizatori: Deschideți un model de organizator și faceți clic pe Setări în partea dreaptă sus. Selectați Customize destination folder for document uploads (Personalizare folder de destinație pentru încărcarea documentelor), denumiți folderul și faceți clic pe Save (Salvare). Nu selectați un nivel de acces deoarece clienții vor trebui să încarce documente, astfel încât folderul va fi creat cu nivelul de acces Client can view and edit (Clientul poate vizualiza și edita ). Odată ce clienții încarcă documente prin intermediul organizatorilor, se creează folderul de nivel superior.

Notă:

• Puteți avea mai multe dosare de nivel superior cu același nivel de acces.
• Trebuie să aveți cel puțin un folder cu Clientul poate vizualiza și edita acces. Acesta este dosarul implicit al clienților; se asigură că aceștia au întotdeauna un loc previzibil în care să își încarce documentele.

Creați subfoldere

Există câteva moduri diferite de a crea un subfolder:

• Creați un subfolder în timpul încărcării documentelor sau accesând fila Documente: faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a folderului în care doriți să plasați subfolderul, faceți clic pe folder nou, denumiți folderul, apoi faceți clic pe Trimitere. Nu selectați o setare de confidențialitate deoarece subfolderele au același nivel de acces ca și folderul părinte de nivel superior.

• Creați un subfolder în timpul mutării documentelor: În bara laterală Mutare , găsiți folderul în care doriți să plasați subfolderul, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a folderului, faceți clic pe Folder nou, denumiți folderul, apoi apăsațiEnter. Faceți clic pe Mutare. Documentul va fi mutat în folderul pe care l-ați creat.