Timp de facturare

Acest articol vă va ghida prin toate modalitățile de a fi plătit pentru timpul înregistrat: aflați cum să emiteți facturi pentru toate înregistrările de timp finalizate.

Înainte de a începe

Înainte de a începe crearea facturilor din timpul urmărit, este esențial să înțelegeți diferitele abordări pe care le puteți utiliza pentru urmărirea timpului în cadrul... TaxDome Iată două metode principale:

• Creați factura în avans

• Urmăriți mai întâi timpul, apoi creați o factură

Creați factura în avans

Prima opțiune pe care o aveți este să inițiați procesul prin crearea unei facturi în avans sau prin solicitarea clientului dumneavoastră de a face o plată anticipată. Apoi, puteți urma acest proces:

1. Pe măsură ce dumneavoastră sau membrii echipei dumneavoastră lucrați la sarcini și proiecte, urmăriți cu atenție timpul petrecut pentru fiecare dintre ele folosind un instrument de monitorizare a timpului .  

2. Verificați periodic timpul urmărit în raport cu factura inițială pentru a vă asigura că acoperă în mod adecvat tot timpul petrecut. Puteți vedea oricând timpul nefacturat al echipei dvs. pentru fiecare client în filele Facturi sau Plată din profilul lor.

3. În funcție de situație, puteți alege să:

Creați încă o factură dacă se petrece timp suplimentar. Emiteți o rambursare sau lăsați-o în soldul clientului dacă factura/plata în avans inițială depășește timpul efectiv petrecut.

4. Odată ce sunteți mulțumit, marcați factura ca fiind facturată pentru a menține înregistrări financiare exacte.

Mai întâi urmăriți timpul, apoi creați factura

Alternativ, este posibil să preferați să urmăriți timpul în mod independent, fără a-l lega inițial de o anumită factură: 

După finalizarea sarcinilor sau proiectelor urmărite, creați o factură direct din timpul facturat acumulat. Verificați detaliile facturii pentru a vă asigura exactitatea înainte de a o finaliza și a o trimite clientului. Această abordare permite mai multă flexibilitate, mai ales atunci când timpul petrecut poate varia în funcție de proiect sau client.

Crearea de facturi din lista de intrări de timp

Membrii echipei cu dreptul de acces Gestionare facturi pot factura timpul înregistrat creând o factură direct din înregistrările de timp:

1. Accesați Facturare > Intrări de timp sau fila Facturi > Intrări de timp din cadrul unui cont de client. 

Sfat

Puteți utiliza filtre pentru a găsi mai ușor facturile corespunzătoare. Faceți clic pe Filtru în partea dreaptă sus a listei de înregistrări de timp și selectați clientul, tipul și Nefacturat statut.

2. Selectați una sau mai multe înregistrări de timp pentru un singur client. În lista intrărilor de timp, selectați intrările de timp cu clientul asociat.   

3. Faceți clic pe Creați facturăîn partea stângă sus. Veți vedea bara laterală Creați factură cu înregistrările de timp adăugate ca articole. Puteți edita oricare dintre articole, dacă este necesar.

4. Completați bara laterală Creare factură și faceți clic pe Creare .

   

Țineți minte:

• Puteți crea o factură pentru mai multe înregistrări de timp simultan, dar numai pentru un singur cont de client.

• Crearea unei facturi este posibilă numai pentru înregistrările de timp care suntfacturabileși au stareaNefacturate.

• Odată ce ați creat o factură, starea înregistrării timpului se schimbă de la Nefacturat la Facturat.

• Serviciul, data serviciului și descrierea pentru înregistrarea timpului sunt convertite în serviciul și descrierea pentru elementul de linie. Rețineți că nu veți vedea descrierea dacă aceasta este dezactivată în setările elementelor de linie .

• Dacă creați o factură pentru câteva înregistrări de timp cu același serviciu, tarif și descriere, acestea vor fi combinate într-un singur element.

• Editarea unui element din factură nu afectează înregistrarea timpului (de exemplu, modificarea tarifului din elementul facturii nu modifică tariful indicat în înregistrarea timpului).

• În mod similar, modificarea unei înregistrări de timp după crearea unei facturi nu afectează factura.

• Dacă aplicați un șablon în timpul creării unei facturi, articolele din șablon vor fi adăugate la cele deja incluse în factură. Dacă nu există articole în șablon, articolele incluse în factură nu vor fi șterse.

Sfat

Dacă nu doriți ca clienții dvs. să vadă toate serviciile pe care le-ați folosit pentru înregistrarea muncii dvs. în factură și doriți să vadă doar suma finală, după selectarea intrărilor de timp și crearea facturii, notați suma totală undeva. Apoi, ștergeți articolele din factură și adăugați manual suma totală în câmpul Subtotal. Rețineți că această acțiune va marca în continuare intrările de timp ca Facturate.

Creați facturi din pagina WIP (ștergeți WIP)

Pagina Lucrări în curs (WIP) vă permite să vizualizați toate înregistrările de timp facturabile neplătite, grupate pe conturi de clienți. De aici, puteți crea rapid facturi pe baza acestora:

1. Accesați Facturare > WIP din bara de meniu din stânga și faceți clic pe Creare factură pentru un client.

2. Selectați ce intrări de timp facturabil neplătit pentru acest client ar trebui facturate, apoi faceți clic pe Continuați cu facturarea .

3. În bara laterală Creare factură , înregistrările de timp vor fi adăugate ca articole. Puteți edita oricare dintre articole, dacă este necesar.

4. Completați bara laterală Creare factură și faceți clic pe Creare .

Țineți minte:

• Odată ce creați o factură, starea înregistrării timpului se schimbă de la Nefacturat la Facturat, iar aceste înregistrări de timp vor fi eliminate din WIP .

• Serviciul, data serviciului și descrierea pentru înregistrarea timpului sunt convertite în serviciul, data serviciului și descrierea pentru elementul de linie. Rețineți că nu veți vedea descrierea dacă aceasta este dezactivată în setările elementelor de linie .

• Dacă creați o factură pentru mai multe înregistrări de timp cu același serviciu, tarif și descriere, acestea vor fi combinate într-un singur element de linie.

• Editarea unui element din factură nu afectează înregistrarea timpului (de exemplu, modificarea tarifului din elementul facturii nu modifică tariful indicat în înregistrarea timpului).

• În mod similar, modificarea unei înregistrări de timp după crearea unei facturi nu afectează factura.

• Dacă aplicați un șablon în timpul creării unei facturi, articolele din șablon vor fi adăugate la cele deja incluse în factură. Dacă nu există articole în șablon, articolele incluse în factură nu vor fi șterse.

Marcați intrările de timp ca fiind facturate

Atunci când clientul vă plătește în avans sau în numerar, este posibil să doriți să marcați unele intrări de timp ca fiind facturate:

1. Accesați Facturare > Intrări de timp sau fila Facturi > Intrări de timp din cadrul unui cont de client.

2. Selectați una sau mai multe intrări de timp pentru clienții dvs. și faceți clic pe Marchează deja facturat în stânga sus. Faceți clic pe Marchează ca facturat în fereastra pop-up de confirmare.

Facturile vor fi marcate ca facturate și eliminate din WIP listă. Nu veți mai putea să le facturați.

Share

Link copiat