Înregistrări de timp (de bază): Factură de timp

Acest articol vă va ghida prin toate modalitățile de a fi plătit pentru timpul înregistrat: aflați cum să emiteți facturi pentru toate înregistrările de timp finalizate.

Înainte de a începe

Înainte de a crea facturi din timpul urmărit, este esențial să înțelegeți diferitele abordări pe care le puteți utiliza pentru urmărirea timpului în cadrul TaxDome. Iată două metode principale:

• Creați factura în avans
• Urmăriți mai întâi timpul, apoi creați o factură

Creați factura în avans

Prima opțiune pe care o aveți este să inițiați procesul prin crearea unei facturi în avans sau prin solicitarea clientului dumneavoastră de a face o plată anticipată. Apoi, puteți urma acest proces:

1. Pe măsură ce dvs. sau membrii echipei dvs. lucrați la lucrări și sarcini, urmăriți cu sârguință timpul petrecut pentru fiecare dintre ele folosind time tracker. 

2. Examinați periodic timpul urmărit în raport cu factura inițială pentru a vă asigura că aceasta acoperă în mod adecvat tot timpul petrecut. Puteți vedea întotdeauna timpul nefacturat al echipei dvs. pentru fiecare client în filele Facturi sau Plăți din profilul lor.

3. În funcție de situație, puteți alege să:

• Creați încă o factură dacă se cheltuiește timp suplimentar
• Emiteți o rambursare sau lăsați-o în soldul clientului în cazul în care factura inițială/plata în avans depășește timpul efectiv petrecut.

4. După ce sunteți mulțumiți, marcați factura ca fiind facturată pentru a păstra o evidență financiară exactă.

Track time first, then create invoice

1. După ce ați finalizat sarcinile sau proiectele urmărite, creați o factură direct din timpul facturat acumulat.
2. Revizuiți detaliile facturii pentru a vă asigura de acuratețe înainte de a o finaliza și de a o trimite clientului dumneavoastră.

Create invoices from time entry list

Membrii echipei cu drepturi de acces la gestionarea facturilor pot factura timpul urmărit prin crearea unei facturi direct din intrările de timp:

1. Accesați secțiunea Facturare > Intrări de timp sau fila Facturi > Intrări de timp din contul unui client. 

Sfat! Puteți utiliza filtre pentru a găsi mai ușor facturile corespunzătoare. Faceți clic pe Filtru din partea dreaptă sus a listei de intrări de timp și selectați clientul, rubrica Facturabil și statutul Nefacturat. 

2. Selectați una sau mai multe înregistrări de timp pentru un singur client. În lista intrărilor de timp, selectați intrările de timp cu clientul asociat.   

3. Faceți clic pe Create invoice (Creare factură ) în stânga sus. Veți vedea bara laterală Creare factură cu intrările de timp adăugate ca elemente de linie. Dacă este necesar, puteți edita oricare dintre elementele de linie.

4. Completați bara laterală Creare factură și faceți clic pe Creare.

Țineți minte:

• Puteți crea o factură pentru mai multe intrări de timp simultan, dar numai pentru un singur cont de client.
• Crearea unei facturi este posibilă numai pentru înregistrările de timp care sunt facturabile și au statutul Nefacturat.
• Odată ce ați creat o factură, statutul înregistrării de timp se schimbă din Nefacturat în Factură.
• Serviciul și descrierea pentru înregistrarea timpului sunt convertite în serviciul și descrierea pentru articolul de rând. Rețineți că nu veți vedea descrierea dacă aceasta este dezactivată în setările posturilor
• Dacă creați o factură pentru mai multe înregistrări de timp cu același serviciu, tarif și descriere, acestea vor fi comasate într-un singur articol de linie.
• Editarea unui articol din factură nu are impact asupra înregistrării timpului (de exemplu, modificarea tarifului din articolul de linie al facturii nu modifică tariful menționat în înregistrarea timpului).
• În mod similar, editarea unei înregistrări de timp după crearea unei facturi nu afectează factura.
• Dacă aplicați un șablon în timp ce creați o factură, elementele de linie din șablon vor fi adăugate la cele deja incluse în factură. Dacă în șablon nu există elemente de linie, elementele de linie incluse în factură nu vor fi șterse.

Sfat! Dacă nu doriți ca clienții dvs. să vadă în factură toate serviciile pe care le-ați utilizat pentru înregistrarea activității dvs. și doriți ca aceștia să vadă doar suma finală, după selectarea intrărilor de timp și crearea facturii, notați undeva suma totală. Apoi, ștergeți articolele de linie din factură și adăugați manual suma totală în câmpul Subtotal. Rețineți că acest lucru va marca în continuare intrările de timp ca fiind facturate.

Create invoices from WIP page (Clear out WIP)

Pagina Lucrări în curs (WIP ) vă permite să vizualizați toate intrările de timp facturabil neplătite grupate în funcție de contul clientului. De aici, puteți crea rapid facturi pe baza acestora:

1. Accesați Billing > WIP din bara de meniu din stânga și faceți clic pe Create invoice for a client.

2. Selectați ce intrări de timp facturabile neplătite pentru acest client trebuie facturate, apoi faceți clic pe Continue to invoice (Continuare pentru facturare).

3. În bara laterală de creare a facturii, intrările de timp vor fi adăugate ca elemente de linie. Dacă este necesar, puteți edita oricare dintre elementele de linie.

4. Completați bara laterală Creare factură și faceți clic pe Creare.

Țineți minte:

• Odată ce creați o factură, statutul înregistrării de timp se schimbă din Nefacturat în Factură, iar aceste înregistrări de timp vor fi eliminate din lista de înregistrări. WIP pagina
• Serviciul și descrierea pentru înregistrarea timpului sunt convertite în serviciul și descrierea pentru articolul de rând. Rețineți că nu veți vedea descrierea dacă aceasta este dezactivată în setările posturilor
• Dacă creați o factură pentru mai multe înregistrări de timp cu același serviciu, tarif și descriere, acestea vor fi comasate într-un singur articol de linie.
• Editarea unui articol din factură nu are impact asupra înregistrării timpului (de exemplu, modificarea tarifului din articolul de linie al facturii nu modifică tariful menționat în înregistrarea timpului).
• În mod similar, editarea unei înregistrări de timp după crearea unei facturi nu afectează factura.
• Dacă aplicați un șablon în timp ce creați o factură, elementele de linie din șablon vor fi adăugate la cele deja incluse în factură. Dacă în șablon nu există elemente de linie, elementele de linie incluse în factură nu vor fi șterse.

Marcați intrările de timp ca fiind facturate