Înregistrări de timp (de bază): Factură de timp
Acest articol vă va ghida prin toate modalitățile de a fi plătit pentru timpul înregistrat: aflați cum să emiteți facturi pentru toate înregistrările de timp finalizate.
Acoperit aici:
- Înainte de a începe
- Crearea facturilor din lista de intrări de timp
- Crearea de facturi pentru intrările de timp facturabile de pe pagina WIP
- Marcarea intrărilor de timp ca fiind facturate
Înainte de a începe
Înainte de a crea facturi din timpul urmărit, este esențial să înțelegeți diferitele abordări pe care le puteți utiliza pentru urmărirea timpului în cadrul TaxDome. Iată două metode principale:
Creați factura în avans
Prima opțiune pe care o aveți este să inițiați procesul prin crearea unei facturi în avans sau prin solicitarea clientului dumneavoastră de a face o plată anticipată. Apoi, puteți urma acest proces:
1. Pe măsură ce dvs. sau membrii echipei dvs. lucrați la lucrări și sarcini, urmăriți cu sârguință timpul petrecut pentru fiecare dintre ele folosind time tracker.
2. Examinați periodic timpul urmărit în raport cu factura inițială pentru a vă asigura că aceasta acoperă în mod adecvat tot timpul petrecut. Puteți vedea întotdeauna timpul nefacturat al echipei dvs. pentru fiecare client în filele Facturi sau Plăți din profilul lor.
3. În funcție de situație, puteți alege să:
- Creați încă o factură dacă se cheltuiește timp suplimentar
- Emiteți o rambursare sau lăsați-o în soldul clientului în cazul în care factura inițială/plata în avans depășește timpul efectiv petrecut.
4. După ce sunteți mulțumiți, marcați factura ca fiind facturată pentru a păstra o evidență financiară exactă.
Urmăriți mai întâi timpul, apoi creați o factură
- După ce ați finalizat sarcinile sau proiectele urmărite, creați o factură direct din timpul facturat acumulat.
- Revizuiți detaliile facturii pentru a vă asigura de acuratețe înainte de a o finaliza și de a o trimite clientului dumneavoastră.
Crearea facturilor din lista de intrări de timp
Membrii echipei cu drepturi de acces la Gestionarea facturilor pot factura timpul urmărit prin crearea unei facturi direct din intrările de timp. Iată cum funcționează acest proces:
1. Accesați Facturi > Time Entries ( Facturi > Înregistrări de timp ) sau subfișa Time Entries (Înregistrări de timp ) din fila Invoices ( Facturi ) din cadrul unui cont de client.
Sfat! puteți utiliza filtre pentru a găsi mai ușor facturile corespunzătoare. Faceți clic pe Filter (Filtru ) în partea dreaptă sus a listei de intrări de timp și selectați clientul, tipul de factură facturabilă și statutul facturii nefacturate.
2. Selectați una sau mai multe înregistrări de timp pentru un singur client.
3. Faceți clic pe butonul Create Invoice (Creare factură ) din stânga sus. Veți vedea pagina Create Invoice (Creare factură ) cu intrările de timp adăugate ca elemente de linie. Dacă este necesar, puteți edita oricare dintre elementele de linie.
4. Completați pagina Create Invoice (Creare factură ) și faceți clic pe Create (Creare).
Țineți minte:
- Puteți crea o factură pentru mai multe intrări de timp simultan, dar numai pentru un singur cont de client.
- Crearea unei facturi este posibilă numai pentru înregistrările de timp care sunt facturabile și au statutul Nefacturat.
- Odată ce ați creat o factură, statutul înregistrării de timp se schimbă din Nefacturat în Factură.
- Serviciul și descrierea pentru înregistrarea în timp sunt convertite în serviciul și descrierea pentru articolul de linie.
- Dacă creați o factură pentru mai multe înregistrări de timp cu același serviciu, tarif și descriere, acestea vor fi comasate într-un singur articol de linie.
- Editarea unui articol din factură nu are impact asupra înregistrării timpului (de exemplu, modificarea tarifului din articolul de linie al facturii nu modifică tariful menționat în înregistrarea timpului).
- În mod similar, editarea unei înregistrări de timp după crearea unei facturi nu afectează factura.
- Dacă aplicați un șablon în timp ce creați o factură, elementele de linie din șablon vor fi adăugate la cele deja incluse în factură. Dacă în șablon nu există elemente de linie, elementele de linie incluse în factură nu vor fi șterse.
Crearea de facturi pentru intrările de timp facturabile de pe pagina WIP
1. Accesați Billing > WIP din bara de meniu din stânga și faceți clic pe Create invoice for a client.
2. Selectați ce intrări de timp facturabile neplătite pentru acest client trebuie facturate, apoi faceți clic pe Continue to invoice (Continuare pentru facturare).
3. Pe pagina Create Invoice (Creare factură ), intrările de timp vor fi adăugate ca elemente de linie. Dacă este necesar, puteți edita oricare dintre articolele de linie.
4. Completați pagina Create Invoice (Creare factură ) și faceți clic pe Create (Creare).
Țineți minte:
- Odată ce creați o factură, statutul înregistrării de timp se schimbă din Nefacturat în Factură, iar aceste înregistrări de timp vor fi eliminate din lista de înregistrări. WIP pagina
- Serviciul și descrierea pentru înregistrarea în timp sunt convertite în serviciul și descrierea pentru articolul de linie.
- Dacă creați o factură pentru mai multe înregistrări de timp cu același serviciu, tarif și descriere, acestea vor fi comasate într-un singur articol de linie.
- Editarea unui articol din factură nu are impact asupra înregistrării timpului (de exemplu, modificarea tarifului din articolul de linie al facturii nu modifică tariful menționat în înregistrarea timpului).
- În mod similar, editarea unei înregistrări de timp după crearea unei facturi nu afectează factura.
- Dacă aplicați un șablon în timp ce creați o factură, elementele de linie din șablon vor fi adăugate la cele deja incluse în factură. Dacă în șablon nu există elemente de linie, elementele de linie incluse în factură nu vor fi șterse.
Marcarea intrărilor de timp ca fiind facturate
2. Selectați una sau mai multe intrări de timp pentru clienții dvs. și faceți clic pe Mark already billed (Marcați deja facturat ) în partea stângă sus. Facturile vor fi marcate ca fiind facturate și vor fi eliminate din lista WIP listă.
