Firme mari (de bază): Procese regulate de audit

Dacă dețineți sau lucrați la o firmă mare, cu sute sau chiar mii de clienți, probabil că aveți un administrator care vă auditează în mod regulat procesele automatizate pentru a se asigura că totul funcționează fără probleme. Aici, vă arătăm ce ar putea verifica și face în mod regulat un administrator.

Sfat: Creați sarcini recurente pentru administratorul dvs. pentru fiecare proces de audit pe care doriți să îl efectueze.

Acoperit aici:

• Verificare sincronizare e-mail
• Cecul de atribuire a unui cont
• Verificarea disponibilității conductelor
• Verificarea priorității de semnare

Verificare sincronizare e-mail

Fiecare client ar trebui să aibă activată funcția de sincronizare a e-mail urilor, astfel încât orice e-mail pe care îl trimite să fie disponibil în profilul contului său pentru toți membrii echipei alocate. 

Chiar dacă membrul echipei responsabil ar fi plecat în concediu, un alt membru al echipei ar putea verifica e-mailul din cont.

Pentru a vă asigura că clienții au activată sincronizarea e-mailurilor:

1. Accesați fila Info din profilul contului.
2. Verificați dacă este activată funcția Email Sync (Sincronizare e-mail ).

Pentru a afla mai multe despre sincronizarea e-mailurilor, accesați aici. 

Cecul de atribuire a unui cont

Membrii echipei sunt limitați în ceea ce privește ceea ce pot face pe TaxDome până când au acces efectiv la unul sau mai multe conturi. Prin urmare, este important să vă asigurați că membrii echipei au accesul la conturi și drepturile de acces de care au nevoie pentru a-și face treaba.

În general, membrii echipei sunt repartizați pe conturi pe măsură ce sunt create conturi noi. Cu toate acestea, dacă aveți nevoie să atribuiți un membru al echipei unui cont existent, iată cum: 

1. Mergeți la fila Info a contului de client, apoi selectați subfila Team (Echipă ).
2. Adăugați aici accesul la echipă pentru unul sau mai mulți membri ai echipei.

Pentru mai multe detalii despre accesul la cont, accesați aici. 

Dacă utilizați automatizarea Actualizarea accesului la cont în conducte pentru a atribui conturi membrilor echipei, aceste conducte trebuie verificate în mod regulat. Personalul temporar, de exemplu, ar putea procesa declarații fiscale în timpul sezonului fiscal și ar trebui să fie adăugat la automatizare. 

Verificarea disponibilității conductelor

Un membru al echipei nu are neapărat acces la un pipeline care conține o sarcină pentru unul dintre conturile sale de client; acesta trebuie să fie adăugat mai întâi la pipeline în câmpul Disponibil pentru. Ori de câte ori o firmă primește noi membri ai echipei, aceștia trebuie adăugați la toate pipeline-urile la care vor avea nevoie de acces. 

Iată cum: Deschideți conducta la care doriți să adăugați unul sau mai mulți membri ai echipei, apoi adăugați-i în câmpulDisponibil pentru. Pentru mai multe detalii, accesați aici.

Sfat: Atunci când doriți ca membrii echipei să aibă acces la un șablon de sarcină sau de post, adăugați-i în câmpul Destinatarii.

Verificarea priorității de semnare

Dacă folosiți semnătura electronică pentru declarațiile fiscale sau orice alt document care necesită doi semnatari, asigurați-vă că clienții au prioritatea de semnare corespunzătoare. Acest lucru este deosebit de important pentru noii clienți care depun declarații fiscale comune. 

1. Accesați fila Info a contului de client, apoi faceți clic pe link-ul Signer priority (Prioritate semnatar ) din secțiunea Contacts (Contacte ).
2. Revizuiți prioritatea de semnare, efectuați orice modificări necesare, apoi faceți clic pe Submit (Trimitere).

Pentru mai multe detalii despre semnarea priorității, accesați aici.