Creați sarcini și sarcini de lucru

Funcția Tasks vă ajută să vă gestionați task-urile pentru a vă asigura că toată lumea - inclusiv dvs. - rămâne la punct, ceea ce este esențial pentru orice practică fiscală. Sarcinile nu numai că vă permit să știți ce urmează pe agenda dvs., dar și ce este gestionat de restul echipei dvs. În plus, puteți automatiza sarcinile în cadrul conductelor; în acest fel, acestea sunt generate automat exact atunci când aveți nevoie de ele.

Notă

Descoperiți cum să vă gestionați procesele, să vă îmbunătățiți eficiența și să urmăriți progresul muncii dvs. prin automatizarea majorității sarcinilor repetitive cu Profitați de automatizarea flux de lucru în TaxDome

Creați sarcini

Pe TaxDome, considerăm sarcinile ca fiind pași pe care trebuie să îi parcurgeți pentru a finaliza o lucrare . O lucrare poate implica o serie de sarcini atât pentru echipa dvs., cât și pentru client – mesaje, facturi, înregistrări de timp, propuneri și așa mai departe. Citiți mai multe despre diferența dintre funcțiile noastre Pipelines, Jobs și Tasks.

Deoarece există atât de multe părți în mișcare într-o practică fiscală, am conceput un sistem prin care puteți automatiza sarcinile din cadrul procedurilor dumneavoastră. În acest fel, sarcinile sunt generate automat pe măsură ce o lucrare trece de la o etapă la alta în cadrul unui pipeline. Iar dacă doriți să creați manual o sarcină, puteți, de asemenea, să o legați de o anumită lucrare. Există o mulțime de flexibilitate!

Sarcinile pot fi create de proprietarul firmei, de administrator sau de orice angajat căruia i s-a acordat acces la cont sau drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile .

Puteți crea sarcini în mai multe moduri:

• Adăugați sarcini de sine stătătoare

• Adăugați sarcini pentru mai mulți clienți

• Adăugați detalii la sarcini

• Creați sarcini din e-mailuri

• Automatizarea sarcinilor în cadrul etapelor pipeline-ului

Adăugați sarcini de sine stătătoare

Pentru a crea o singură sarcină, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus, apoi selectați Task (Sarcină ) în slide-out.

2. Adăugați detalii la sarcină în bara laterală din dreapta. 

3. Asta este! Faceți clic pe Creare sarcină.

   

Adăugați sarcini pentru mai mulți clienți

Dacă trebuie să creați aceeași sarcină pentru mai mulți clienți diferiți, utilizați funcția noastră de volum:

1. Mergeți la Clienți > Conturi, bifați casetele de selectare de lângă conturile clienților, apoi faceți clic pe Mai multe acțiuni și selectați Creare sarcină în lista derulantă.

2. Adăugați detalii la sarcină în bara laterală din dreapta. 

3. Asta este! Faceți clic pe Creare sarcină.

   

Adăugați detalii la sarcini

Adăugați mai multe detalii la sarcină, dacă este necesar:

a. Cont(e). Adăugați un cont de client sau lăsați câmpul Client gol dacă sarcina nu este pentru un anumit client.

b. Loc de muncă. Dacă ați selectat un singur cont la pasul anterior, veți putea selecta o sarcină la care doriți să legați sarcina. O sarcină poate fi legată de o singură sarcină.

c. Șablon. Completați sarcina cu unul dintre șabloanele salvate anterior. Faceți clic pe lista Șabloane pentru a selecta un șablon (citiți mai multe despre șabloanele de sarcini aici ) .

d. Cesionari: Selectați unul sau mai mulți destinatari ai sarcinii. Puteți selecta membri ai echipei sau roluri:

• Membrii echipei: Selectați numele unui membru al echipei sau mai multe nume.

• Roluri: Selectați un rol de cont sau mai multe roluri. Odată ce sarcina este creată din șablon, toți membrii echipei alocați rolurilor relevante dintr-un cont de client vor fi alocați sarcinii.

e. Numele sarcinii. Completarea acestui câmp este obligatorie și acesta va fi numele pe care îl veți vedea în lista de sarcini și în cadrul sarcinii.

f. Stare. Statusurile vă ajută să țineți evidența stadiului în care se află o sarcină. Odată ce sarcina este finalizată, dvs. sau membrul desemnat al echipei puteți schimba statutul în Completat.

g. Prioritate. Alegeți nivelul de prioritate: Scăzut, Ridicat, Mediu sau Urgent. Prioritatea implicită este Mediu.

h. Descriere. Utilizați descrierea pentru a documenta progresul actual sau elementele deschise. În acest fel, când deschideți lista de sarcini , veți putea vedea în ce stadiu se află sarcinile. Puteți utiliza formatarea textului, emoji, marcatori, liste numerotate și, de asemenea, puteți insera linkuri. De asemenea, puteți menționa membrii echipei dvs. pentru a-i notifica cu privire la sarcină, fără a fi nevoie să le-o atribuiți.

i. Etichete. Acestea vă ajută să vă clasificați sarcinile și să le sortați. Pentru mai multe informații, accesați Utilizarea etichetelor pentru conturi și sarcini .

j. Data începerii, data scadenței. Stabilirea datelor este opțională, dar poate fi un instrument util de gestionare a timpului. Veți primi un e-mail de reamintire cu trei zile înainte de data scadentă a sarcinii. Acele sarcini care sunt întârziate sau a căror dată scadentă se apropie vor fi marcate cu roșu și pictograme galbene cu semnul exclamării lângă numele lor în lista de sarcini.

k. Repetare. Repetați automat sarcina (pentru a vedea cum, accesați aici ) . Nu este disponibilă dacă sarcina este atribuită unui rol. Deși puteți seta o sarcină să se repete în fiecare lună, veți obține și mai multe beneficii dacă integrați sarcinile în joburi (consultați Automatizarea sarcinilor în cadrul pipeline-urilor ) .

l. Atașați documente. Dacă ați selectat un singur cont la pasul 1, puteți atașa documente pe care dvs. sau alți membri ai echipei trebuie să le lucrați (detalii mai jos ) .

m. Sub-sarcini. Sarcina dvs. poate include sarcini mai mici (detalii mai jos ) .

n. Note privind contul asociat. Dacă ați selectat un singur cont la pasul 1, puteți asocia note privind contul care ar putea ajuta colegii dvs. să finalizeze sarcina. Odată ce nota este asociată, o puteți vedea în secțiunea Note privind contul. (detalii în articol ) .

o. Creați sarcina. Faceți clic pentru a finaliza crearea sarcinii.

Creați sarcini din e-mailuri

Este posibil să doriți să creați o sarcină dintr-un e-mail primit de la un client. Acest lucru se poate face cu ușurință din Inbox+ centrul de notificări. Iată cum:

1. Din Inbox+ faceți clic pe bara de notificare a e-mailului pentru a o extinde, apoi faceți clic pe link-ul Creare sarcină. Dacă adresa de e-mail este legată de mai multe conturi, îl veți putea selecta pe cel dorit.

2. Se va deschide bara laterală Creare sarcină. Câmpurile vor fi deja completate din e-mailul clientului:

• Client: clientul care a trimis e-mailul.

• Numele sarcinii: linia de subiect a e-mailului.

• Descriere: corpul e-mailului.

3. Faceți clic pe butonul Create task (Creare sarcină ) pentru a salva sarcina. După crearea sarcinii, notificarea se mută automat în fila Arhivat din Inbox+.

Automatizarea sarcinilor în cadrul etapelor pipeline-ului

Pentru a afla cum să automatizați sarcinile din cadrul fluxurilor de lucru, accesați aici pagina Sarcini în joburi.

Creați sarcini secundare

O sarcină poate avea sarcini secundare, care funcționează ca o listă de verificare a sarcinilor. Puteți adăuga sarcini secundare în timp ce creați sau editați o sarcină.

Notă

Sarcinile secundare incomplete nu împiedică marcarea sarcinii ca fiind finalizată.

Pentru a crea o sarcină secundară, urmați acești pași:

1. După ce activați comutatorul Subtasks, apare o casetă de selectare cu un câmp pentru un element to-do. Completați numele subtask-ului sau al task-ului.

2. Faceți clic pe Add subtask pentru a crea mai multe elemente pe lista de verificare.

3. Faceți clic pe Creare sarcină sau pe Salvare pentru a păstra modificările.

   

   Odată ce o subactivitate este finalizată, puteți bifa căsuța de lângă ea.

   

   Veți vedea numărul de sarcini secundare finalizate și numărul total de sarcini secundare rămase în coloana SUBTASKS din lista de sarcini.

   

Adăugați fișiere la sarcini

Veți avea nevoie de un folder cu nivel de acces privat pentru a atașa fișiere la o sarcină pentru un anumit client (nu puteți face acest lucru pentru mai mulți clienți simultan).

• Pentru a atașa fișiere de pe desktop, faceți clic pe Atașați documente, selectați Din computerul meu, apoi localizați fișierele pe care doriți să le încărcați. Puteți încărca fișiere PDF, Word, Excel sau imagini. Pentru mai multe detalii, accesați aici . Fișierele atașate la sarcini sunt salvate în folderul selectat din fila Documente, în subfila Privat.

• Pentru a atașa fișiere de pe TaxDome, faceți clic pe Attach (Atașare), selectați From TaxDome, apoi faceți clic pe dosar și selectați fișierele. Puteți adăuga orice fișiere care sunt deja încărcate pe TaxDome.

  

Creați sarcini recurente

Sarcinile recurente sunt cele pe care le îndepliniți în mod regulat: De exemplu, să dai un telefon unui client o dată pe săptămână, să verifici corespondența la fiecare trei zile, să pregătești anumite formulare fiscale anual.

Atunci când creați o sarcină recurentă, următoarele atribute sunt copiate de la prima sarcină:

• Numele clientului
• Numele sarcinii
• Descrierea sarcinii
• Etichetele sarcinii
• Istoricul sarcinii
• Persoanele desemnate pentru această sarcină
• Sarcinile secundare (cu toate căsuțele de selectare debifate)
• Programul de repetare (numărul de repetări alese minus unu)
  

  Notă

  Statutul, comentariile și atașamentele sunt nu copiat de la prima sarcină.

Pentru a configura o sarcină recurentă, urmați aceiași pași ca la crearea unei sarcini, dar activați butonul Comutarerepetată. Apoi veți putea să creați un program de sarcini.

1. Selectați cât de des doriți ca sarcina să se repete. În mod implicit, o sarcină se repetă o dată pe săptămână. Aceasta poate fi repetată la fiecare x număr de zile, săptămâni, luni sau ani.
2. Decideți când doriți ca sarcina să expire. Puteți selecta o anumită dată sau numărul de ori de care doriți să se repete.

Odată ce ați configurat o sarcină recurentă, veți vedea datele de început și de scadență ale acesteia și câte sarcini sunt în coadă.

De asemenea, veți putea identifica sarcinile care se vor repeta după pictograma ceasului de lângă numele lor din lista de sarcini.

Aflați mai multe despre finalizarea sarcinilor recurente în articolul Lucrul la o sarcină . 

Notă

Orele de începere pentru sarcinile recurente sunt afectate de setarea fusului orar .

Share

Link copiat