Crearea și aplicarea șabloanelor de sarcini

Creați șabloane de sarcini pe care să le utilizați pentru a declanșa sarcini noi, pentru a completa sarcini existente sau pentru a le aplica cu automatizări în fluxuri de lucru. Șabloanele de sarcini economisesc timp prin reunirea seturilor de sarcini utilizate frecvent și stocarea acestora pentru utilizare ulterioară. Acestea vă vor fi deosebit de utile pentru procedurile utilizate frecvent și pentru asigurarea celor mai bune practici.

Creați șabloane de sarcini

Un șablon de sarcină poate fi creat de proprietarul firmei, administratorul sau orice angajat căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru a gesti șabloanele.

Pentru a crea un șablon de sarcini, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din meniul lateral, apoi faceți clic pe Creare șablon .

De asemenea, puteți accesa această pagină adăugând automatizarea Creare activitate în timp ce creați sau editați o conductă și făcând clic pe Șablon nou .

2. Introduceți numele șablonului de activitate (de exemplu, Pregătire 1040) în câmpul obligatoriu.
3. Asta e tot! Faceți clic pe Salvare și ieșire.

Citiți în detaliu despre toate caracteristicile sarcinii:

a. Numele șablonului: Acesta este ceea ce veți vedea atunci când vă selectați șablonul.

b. Stare: Selectați starea inițială a sarcinii .

c. Prioritate: Setați nivelul de prioritate cu care ar trebui să înceapă sarcinile - scăzut, ridicat, mediu sau urgent. Nivelul de prioritate implicit este Mediu.

d. Descriere: Introduceți o descriere pentru a defini sarcinile (opțional). Puteți utiliza formatarea textului, emoji, buline, liste numerotate și puteți insera linkuri.

e. Etichete: Adăugați etichete la șablon. Acest lucru vă ajută să vă clasificați sarcinile și să sortați informațiile inutile. Utilizați etichetele noastre predefinite sau creați-le pe cele noi .

f. Persoane desemnate : Selectați una sau mai multe persoane desemnate pentru sarcini. Puteți selecta Membri ai echipei sau Roluri :

• Membrii echipei: Selectați numele unui membru al echipei sau mai multe nume.

• Roluri: Selectați un rol de cont sau mai multe roluri. Când se creează o sarcină pe baza șablonului, toți membrii echipei alocați rolurilor relevante dintr-un cont de client vor fi alocați sarcinii.

g. Date de început și scadență : Setați datele de început și scadență pentru sarcini; acestea sunt considerate fie relative, fie absolute (aproximative sau ferme):

• Relativ (implicit) : Setați o perioadă de timp după data de începere pentru care sarcina trebuie împlinită (de exemplu, începe la o zi după crearea sarcinii; se termină la două săptămâni după data de începere). Dacă nu a fost setată nicio dată de începere, data scadenței se calculează de la data creării sarcinii. Rețineți că nu puteți seta mai mult de 10.000 de unități (zile/luni/ani).

• Absolut: Comutați pe Date absolute pentru a seta datele de început și de scadență din calendar (de exemplu, 15 aprilie).

  Stabilirea datelor este opțională, dar poate fi un instrument util de gestionare a timpului pentru dvs. și echipa dvs. În plus, veți primi un e-mail de reamintire cu trei zile înainte de data scadentă a sarcinii.

• h. Subsarcini : Activați Subsarcini pentru a adăuga o listă de verificare cu elemente de făcut; acestea vor trebui efectuate pentru ca sarcina generală să fie finalizată. Introduceți numele subsarcinii, apoi faceți clic pe Adăugare subsarcină pentru a crea mai multe elemente în listă.

i. Salvare și ieșire , Salvare și Anulare : Faceți clic pe Salvare și ieșire pentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane, Salvare pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sau Anulare pentru a ieși fără a salva.

Adăugați modele de sarcini implicite din biblioteca noastră

Oferim șabloane de sarcini implicite, pe care le puteți modifica cu ușurință. Pentru a adăuga un șablon de sarcini din biblioteca noastră:

1. Accesați Setări > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe Copiere din bibliotecă .

2. Faceți clic pe pictograma de copiere din dreapta șablonului pe care doriți să îl adăugați.

   

3. Când adăugați un șablon din biblioteca noastră, listele de persoane atribuite și etichete vor fi întotdeauna goale. Va trebui să le completați cu propriile alegeri, precum și să editați celelalte câmpuri după cum este necesar. Faceți clic pe numele șablonului, faceți modificările, apoi faceți clic pe Salvare și ieșire .

Aplicați șabloane de sarcini

Odată ce ați creat un șablon, îl puteți utiliza pentru a accelera crearea sarcinilor. Iată cum: 1. Creați o sarcină nouă sau editați una existentă.

2. Faceți clic pe lista Șabloane pentru a o extinde, apoi selectați un șablon.

3. Continuați prin crearea sarcinii. Acum puteți edita orice proprietăți ale sarcinii care au fost deja completate, adică puteți adăuga sau elimina subsarcini, persoane desemnate, etichete etc.

   

   Notă

   Modificările pe care le faceți la o activitate nu afectează șablonul selectat.

Editarea șabloanelor de sarcini

Pentru a efectua modificări la un șablon de sarcini, urmați acești pași:

1. Accesați Setări > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe numele șablonului de activitate din listă.

2. Efectuați modificări la șablonul de activitate, apoi faceți clic pe Salvare și ieșire .

Șabloane de sarcini duplicate

Puteți crea noi șabloane de activități din cele existente. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de activitate, apoi selectați Duplicat din meniul derulant. O copie a șablonului de activitate va fi salvată cu sufixul corespunzător (de exemplu, Formularul 940 (2)).

Ștergeți șabloanele de sarcini

Pentru a elimina complet un șablon de activitate, accesați Setări > Șabloane firme din bara de meniu din stânga, faceți clic pe pictograma cu trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului activității, selectați Ștergeți , apoi faceți clic din nou pe Ștergeți pentru a confirma.

Share

Link copiat