Sarcini (de bază): Crearea și aplicarea șabloanelor
Creați șabloane de sarcini pe care să le folosiți pentru a declanșa sarcini noi, pentru a le completa pe cele existente sau pentru a le aplica cu automatizări în conducte. Șabloanele de sarcini economisesc timp prin reunirea unor seturi de sarcini utilizate în mod obișnuit și prin stocarea lor pentru utilizare ulterioară. Le veți găsi deosebit de utile în special pentru procedurile utilizate frecvent și pentru asigurarea celor mai bune practici.
Creați șabloane de sarcini
Un șablon de sarcini poate fi creat de un proprietar al firmei, de un administrator sau de orice angajat care a primit drepturi de acces pentru a gestiona șabloane.
Pentru a crea un șablon de sarcini, urmați acești pași:
1. Mergeți la Șabloane >Șabloane firmă din meniul din bara laterală, apoi faceți clic pe Creare șablon.
De asemenea, puteți accesa această pagină prin adăugarea automatizării Crearea sarcinii în timp ce creați sau editați o conductă și faceți clic pe Șablon nou.
2. Introduceți numele șablonului de sarcini (de exemplu, Pregătiți 1040) în câmpul necesar.
3. Asta este tot! Faceți clic peSalvare și ieșire.
Citiți în detaliu despre toate caracteristicile sarcinii:
a. Numele șablonului: Acesta este ceea ce veți vedea atunci când vă selectați șablonul.
b. Stare: Selectați starea inițială a sarcinii.
c. Prioritate: Setați nivelul de prioritate cu care ar trebui să înceapă sarcinile - scăzut, ridicat, mediu sau urgent. Nivelul de prioritate implicit este Mediu.
d. Descriere: Introduceți o descriere pentru a defini sarcinile (opțional). Puteți utiliza formatarea textului, emoji, buline, liste numerotate și puteți insera linkuri.
e. Etichete: Adăugați etichete la șablon. Acest lucru vă ajută să vă clasificați sarcinile și să eliminați informațiile inutile. Utilizați etichetele noastre predefinite sau creați altele noi.
f. Cesionari: Selectați unul sau mai mulți destinatari ai sarcinii. Puteți selecta membri ai echipei sau roluri:
- Membrii echipei: Selectați numele unui membru al echipei sau mai multe nume.
- Roluri: Numai pentru șabloanele de sarcini utilizate în automatizările conductei. Selectați un rol sau roluri de cont. Atunci când o sarcină este creată din șablon prin automatizare, toți membrii echipei atribuiți rolurilor relevante într-un cont de client vor fi alocați sarcinii.
g. Datele de începere și de scadență: Setați datele de începere și de scadență pentru sarcini; acestea sunt considerate fie relative, fie absolute (aproximative sau ferme):
- Relativ (implicit): Stabiliți o perioadă de timp pentru cât timp după data de începere este scadentă sarcina (de exemplu, începe la o zi după ce a fost creată sarcina; se termină la două săptămâni după data de începere). Dacă nu a fost setată nicio dată de începere, data scadenței se calculează de la data creării sarcinii... Rețineți că nu puteți seta mai mult de 10 000 de unități (zile/luni/ani).
- Absolut: Comutați pe Date absolute pentru a seta datele de început și de scadență din calendar (de exemplu, 15 aprilie).
Stabilirea datelor este opțională, dar poate fi un instrument util de gestionare a timpului pentru dvs. și echipa dvs. În plus, veți primi un e-mail de reamintire cu trei zile înainte de data scadentă a sarcinii.
h. Subtask-uri: Faceți clic pe Subtasks (Sub- sarcini ) pentru a adăuga o listă de verificare a elementelor de făcut; acestea vor trebui să fie efectuate pentru ca sarcina generală să fie finalizată. Completați numele sarcinii secundare, apoi faceți clic pe Add subtask pentru a crea mai multe elemente de listă de verificare.
i. Salvare și ieșire, Salvare și Anulare: Faceți clic pe Salvare și ieșire pentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane, Salvare pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sau Anulare pentru a ieși fără a salva.
Adăugați modele de sarcini implicite din biblioteca noastră
Oferim șabloane de sarcini implicite, pe care le puteți modifica cu ușurință. Pentru a adăuga un șablon de sarcini din biblioteca noastră:
1. Accesați Setări > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe Copiere din bibliotecă.
2. Faceți clic pe pictograma de copiere din dreapta șablonului pe care doriți să îl adăugați.
3. Atunci când adăugați un șablon din biblioteca noastră, listele de atribuitori și etichete vor fi întotdeauna goale. Va trebui să le completați cu propriile alegeri, precum și să editați celelalte câmpuri după cum este necesar. Faceți clic pe numele șablonului, efectuați modificările, apoi faceți clic pe Salvare și ieșire.
Aplicați șabloane de sarcini
După ce ați creat un șablon, îl puteți utiliza pentru a accelera crearea sarcinilor. Iată cum:
1. Creați o sarcină nouă sau editați una existentă.
2. Faceți clic pe lista Template (Șablon ) pentru a o extinde, apoi selectați un șablon.
3. Continuați prin crearea sarcinii. Acum puteți edita orice proprietăți ale sarcinii care au fost deja completate - adică puteți adăuga sau elimina subtask-uri, persoane desemnate, etichete etc.
Notă! Modificările pe care le faceți la o sarcină nu afectează șablonul selectat.
Editarea șabloanelor de sarcini
Pentru a efectua modificări la un șablon de sarcini, urmați acești pași:
1. Accesați Settings > Firm templates (Setări > Șabloane de firmă ) din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe numele șablonului de sarcină din listă.
2. Efectuați modificări la șablonul sarcinii, apoi faceți clic pe Salvare și ieșire.
Șabloane de sarcini duplicate
Puteți crea noi modele de sarcini pornind de la cele existente. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de sarcină, apoi selectați Duplicate din lista derulantă. O copie a șablonului de sarcină va fi salvată cu sufixul corespunzător [de exemplu, Formular 940 (2)].
Ștergeți șabloanele de sarcini
Pentru a elimina complet un șablon de sarcină, accesați Setări >Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, faceți clic pe pictograma cu trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de sarcină, selectați Ștergere, apoi faceți clic din nou pe Ștergere pentru a confirma.
