Ce sunt conductele, etapele, sarcinile, activitățile

TaxDome flux de lucru văflux de lucru lucrați mai eficient prin automatizarea proceselor de rutină. Este construit din conducte, etape, sarcini și activități — aflați cum se conectează și funcționează împreună.

flux de lucru, explicat

flux de lucru TaxDome flux de lucru timp și sporește eficiența operațională. Puteți realiza mai multe în mai puțin timp prin setarea unor procese repetabile și automatizarea sarcinilor mărunte, precum și automatizarea comunicării cu clienții. Pentru a se alinia cu fiecare dintre procesele dvs. de afaceri,flux de lucru văflux de lucru trei funcții puternice, precum pipeline-uri, sarcini și activități.

Care este diferența dintre pipeline, joburiși sarcini? Vă explicăm totul, prezentându-vă structura generală aflux de lucru TaxDome .

Conducte

Conductele sunt la nivelul superior al ierarhiei flux de lucru . Acestea reprezintă o procedură de lucru stabilită - o succesiune de pași sau etape implicate în pregătirea, de exemplu, a unui formular 1040 de la început până la sfârșit. Funcția generală a unei conducte este de a vă ajuta să urmăriți cu ușurință progresul unor lucrări similare pentru clienți diferiți, permițându-le în același timp să curgă fără probleme către finalizare.

Pipelinele noastre sunt concepute să arate ca un panou kanban . Sarcinile, afișate pe carduri, se deplasează de la o etapă la alta pe panou. Odată automatizate, pipelinele fac o mare parte din muncă în locul dvs.!

Ce se întâmplă în interiorul unei conducte:   

1. Etapele sunt etapele unei proceduri generale de lucru. Odată ce toată activitatea implicată într-o etapă este finalizată, o lucrare trece la etapa următoare.

2. Locurile de muncă, adică proiectele individuale pentru care un client vă plătește (cum ar fi o declarație fiscală sau un salariu în ianuarie), sunt introduse într-un flux de lucru special conceput pentru acestea. Fiecare loc de muncă asociat unui cont de client parcurge acest flux de lucru de la prima la ultima etapă sau finalizare. 

3. Automatizările, mecanismele care automatizează un pipeline, fac ca lucrurile să se întâmple independent. Odată declanșate, acestea creează sarcini pentru membrii echipei sau trimit organizatori și propuneri către clienți, de exemplu.

Etape și automatizări

O conductă este formată din etape, care reprezintă diferiții pași necesari pentru finalizarea unei sarcini. De exemplu, un 1040 Tax Return Pipeline ar putea include etape precum Review Docs, Prepare Engagement Letter, Prepare Return și Review. Puteți personaliza aceste etape pentru a le alinia la procesele dvs. specifice flux de lucru .

Etapele includ automatizări care simplifică sarcinile de rutină, cum ar fi trimiterea de organizatori, mesaje sau facturi. Puteți configura fluxurile de lucru astfel încât acțiunile automate să fie declanșate de fiecare dată când o sarcină intră într-o nouă etapă: de exemplu, se creează o sarcină pentru un membru al echipei sau se trimite un e-mail unui client.

Locuri de muncă

Fiecare lucrare este un serviciu individual pentru care plătește un client. O lucrare intră într-o rețea special concepută pentru serviciul de care are nevoie. Poate fi comparată și cu o singură trecere printr-o rețea pentru un anumit client. De exemplu, toate declarațiile 1040 ale clienților dvs. pentru anul 2022 vor intra în rețeaua dvs. de declarații 1040 .

De fiecare dată când primiți o sarcină de la un client, o adăugați la prima etapă a fluxului de lucru corespunzător. Apoi, mutați sarcina prin etapele fluxului de lucru, fie manual, fie prin automatizare. Mai multe informații despre adăugarea sarcinilor la fluxurile de lucru .

Ori de câte ori aveți un obstacol, cum ar fi cerințe suplimentare sau documente lipsă, puteți schimba starea jobului într-una personalizată. Acest lucru poate declanșa automatizări sau poate indica vizual starea jobului fără a-l muta într-o etapă diferită. Mai multe informații despre stările joburilor .

Lucrările pot conține elemente legate - organizatori, sarcini, mesaje, facturi etc. În acest fel, fiecare sarcină conține întotdeauna tot ceea ce aveți nevoie pentru a o finaliza.

Puteți muta un job într-o altă rețea de clienți potențiali în orice moment — sau când ajunge la ultima etapă. De exemplu, când un client potențial de contabilitate devine client, este posibil să doriți să mutați acel job din rețeaua de clienți potențiali într-o rețea de contabilitate.

Sarcini

Sarcinile sunt sarcini pe care le îndepliniți dvs. și membrii echipei dvs. Puteți adăuga orice număr de sarcini la o sarcină. De exemplu, aveți o sarcină de pregătire fiscală pentru care trebuie să pregătiți formularele 1040, 1120 și 8879. Pentru fiecare formular, puteți crea o sarcină separată, o puteți delega unor membri diferiți ai echipei și o puteți conecta la o sarcină. Astfel, toate formularele vor fi pregătite simultan ca parte a unei singure sarcini. 

Sarcini pot fi accesate prin intermediul listeide sarcini unde sunt vizibile toate informațiile despre conductele și lucrările asociate. Aflați mai multe despre crearea sarcinilor și utilizarea sarcinilor în lucrări .  

Notă

Descoperiți cum să vă gestionați procesele, să vă îmbunătățiți eficiența și să urmăriți progresul muncii dvs. prin automatizarea majorității sarcinilor repetitive cu Profitați de automatizarea flux de lucru în TaxDome .

Share

Link copiat