Flux de lucru (de bază): Ce sunt conductele, etapele, lucrările, sarcinile

TaxDome Fluxul de lucru vă sporește eficiența și elimină rutina. Fluxul de lucru este format din conducte, etape, lucrări și sarcini; aflați cum funcționează acestea împreună.

Fluxul de lucru, explicat

TaxDome Fluxul de lucru economisește timp și stimulează eficiența operațională. Puteți obține mai mult în mai puțin timp prin stabilirea de procese repetabile și automatizarea sarcinilor minore, precum și automatizarea comunicării cu clienții. Pentru a se alinia cu fiecare dintre procesele dvs. de afaceri, fluxul de lucru vă oferă trei caracteristici puternice, cum ar fi conducte, lucrări și sarcini.

Care este diferența dintreconducte, lucrări și sarcini? Vă prezentăm structura generală a sistemului TaxDome Workflow.

Conducte

Conductele sunt la nivelul superior al ierarhiei fluxurilor de lucru. Acestea reprezintă o procedură de lucru stabilită - o secvență de pași sau etape implicate în pregătirea, de exemplu, a unui formular 1040 de la început până la sfârșit. Funcția generală a unei conducte este de a vă ajuta să urmăriți cu ușurință progresul unor lucrări similare pentru clienți diferiți, permițându-le în același timp să se deruleze fără probleme către finalizare.

Conductele noastre sunt concepute pentru a arăta ca o tablă kanban. Lucrările, afișate pe carduri, se deplasează de la o etapă la alta pe tablă. Odată automatizate, conductele fac o mare parte din muncă pentru dumneavoastră!

Ce se întâmplă în interiorul unei conducte:   

1. Etapele sunt etapele unei proceduri generale de lucru. Odată ce toată activitatea implicată într-o etapă este finalizată, o lucrare trece la etapa următoare.
2. Locurile de muncă, proiectele individuale pentru care un client vă plătește (cum ar fi o declarație fiscală sau un salariu pentru luna ianuarie), sunt introduse într-un pipeline special conceput pentru acestea. Fiecare lucrare asociată unui cont client parcurge conducta de la prima la ultima etapă sau finalizare. 
3. Automatizările, mecanismele care automatizează un pipeline, fac ca lucrurile să se întâmple independent. Odată declanșate, acestea creează sarcini pentru membrii echipei sau trimit organizatori și propuneri către clienți, de exemplu.

Etape și automatizări

O conductă este formată din etape, care reprezintă diferiții pași necesari pentru finalizarea unei lucrări. De exemplu, un Pipeline al declarației fiscale 1040 ar putea include etape precum Revizuirea documentelor, Pregătirea scrisorii de angajament, Pregătirea declarației și Revizuirea. Puteți personaliza aceste etape pentru a se alinia cu procesele dvs. specifice de flux de lucru.

Etapele includ automatizări care simplifică sarcinile de rutină, cum ar fi trimiterea de organizatori, mesaje sau facturi. Vă puteți configura conductele astfel încât acțiunile automate să fie declanșate de fiecare dată când o sarcină intră într-o nouă etapă: de exemplu, este creată o sarcină pentru un membru al echipei sau este trimis un e-mail unui client.

Locuri de muncă

Fiecare lucrare este un serviciu individual pentru care clientul plătește. O lucrare intră într-o conductă special concepută pentru serviciul de care are nevoie. De asemenea, poate fi comparată cu o singură călătorie printr-o conductă pentru un anumit client. De exemplu, toate declarațiile 1040 ale clienților dvs. pentru 2022 vor intra în conducta1040 Return .

De fiecare dată când primiți o lucrare de la un client, o adăugați la prima etapă a pipeline-ului corespunzător. Apoi, treceți lucrarea prin etapele de pregătire, fie manual, fie prin automatizare. Iată mai multe informații despre adăugarea de lucrări la conducte.

Ori de câte ori aveți un blocaj, cum ar fi cerințe suplimentare sau documente lipsă, puteți schimba statutul sarcinii într-unul personalizat. Acest lucru poate declanșa automatizări sau poate indica doar vizual starea lucrării fără a o muta într-o altă etapă. Aici găsiți mai multe informații despre statusurile lucrărilor.

Lucrările pot conține elemente legate - organizatori, sarcini, mesaje, facturi etc. În acest fel, fiecare sarcină conține întotdeauna tot ceea ce aveți nevoie pentru a o finaliza.

Puteți muta o lucrare într-o altă conductă în orice moment - sau atunci când aceasta ajunge în ultima etapă. De exemplu, atunci când un lead de contabilitate devine client, este posibil să doriți să mutați acea sarcină din pipeline-ul de lead-uri într-un pipeline de contabilitate.

Sarcini

Sarcinile sunt sarcini pe care le îndepliniți dvs. și membrii echipei dvs. Puteți adăuga orice număr de sarcini la o sarcină. De exemplu, aveți o sarcină de pregătire fiscală pentru care trebuie să pregătiți formularele 1040, 1120 și 8879. Pentru fiecare formular, puteți crea o sarcină separată, o puteți delega unor membri diferiți ai echipei și o puteți conecta la o sarcină. Astfel, toate formularele vor fi pregătite simultan ca parte a unei singure sarcini. 

Sarcinile pot fi accesate prin intermediul listei Sarcini , unde sunt vizibile toate informațiile despre conductele și lucrările asociate. Aflați mai multe despre crearea sarcinilor și utilizarea sarcinilor în sarcini. 

Webinar: Descoperiți cum să vă gestionați procesele, să vă îmbunătățiți eficiența și să urmăriți progresul muncii dvs. prin automatizarea majorității sarcinilor repetitive cu Automatizarea fluxului de lucru în TaxDome