Trimiteți organizatori în mod automat și link către locuri de muncă

You can have your organizers created and sent automatically. Once a client submits the organizer, the job moves automatically to the next stage of the pipeline . To make automation magic happen, set up the Create organizer automation and turn on the Automove feature.

Configurați o etapă pentru crearea organizatorului, apoi activați automove

A perfectly automated process always begins with selecting the right place for it in your workflow. You can do this in three simple steps: create an organizer template, add an automation for sending the organizer, then toggle on the Automove option. 

Vedeți exemplul video de mai jos, apoi citiți cum puteți să vă automatizați trimiterea organizatorilor:

Iată cum se configurează scena pentru a crea organizatorul cu Automove:

1. You need an organizer template to request necessary documents and information from a client. If you don’t have an organizer template, you can create it by clicking New template when you add the automation.

2. Make sure you have a stage in your pipeline for sending an organizer, then add the Create organizer automation. This way, once the job enters this stage, a new organizer is automatically sent to the client. At the same time, the organizer will be linked to the job . 

3. Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. Now, once the organizer is submitted to a client, the job is automatically moved to the next stage.

Notă

Dacă organizatorul este arhivat, mutarea automată nu va fi declanșată.

Legarea manuală a organizatorului de un loc de muncă

Organizers can be linked to jobs by a firm owner, admin or any employee who has been given access rights to manage organizers . Once the organizer is manually linked, the automove jobs feature works the same as for organizers that are sent and linked automatically: when the client or firm member submits the organizer, the job is moved to the next stage.

Există trei moduri de a lega manual un organizator:

• Dintr-o fișă de post: Deschideți fișa postului, faceți clic pe Legătură în secțiunea Legătură, selectați Organizatori, apoi selectați organizatorii. Sau, faceți clic pe Nou în secțiunea Legătură, selectați Organizatori și creați un nou organizator legat de post.

• Din ecranul Creare organizator: Faceți clic pe Legătură către locuri de muncă , apoi selectați locurile de muncă. După conectare, se afișează secțiunea Locuri de muncă și veți vedea titlurile locurilor de muncă și canalele de producție cărora le aparțin.

• Din lista Organizatori a unui client: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a organizatorului, faceți clic pe Legătură către locuri de muncă , selectați locurile de muncă din listă, apoi faceți clic pe Trimitere .

În mod implicit, atunci când se asociază organizatori dintr-o fișă de post și se selectează din organizatorii existenți, sunt afișați numai organizatorii în așteptare. Puteți filtra lista în funcție de statut:

• „În așteptare” afișează toți organizatorii activi care nu au fost încă trimiși.

• Finalizat arată toți organizatorii trimiși.

• Active afișează toate organizatoarele în așteptare și finalizate care sunt utilizate în prezent.

• Arhivate afișează toate organizatoarele în așteptare și finalizate care nu mai sunt utilizate.

• Toți organizatorii de spectacole în toate stările de mai sus.

Indiferent de opțiunea utilizată, puteți asocia unui loc de muncă atâția organizatori câți sunt necesari.

După conectare, organizatorii vor fi afișați în secțiunea Conectare > Organizatori din dreapta fișei de job. 

Notă

Dacă organizatorul nu este trimis și mutați manual lucrarea într-o altă etapă, vi se va solicita să decideți ce să faceți cu organizatorul în așteptare (pentru mai multe detalii, Citește despre gestionarea elementelor neterminate la mutarea lucrărilor ).

Organize uploaded docs automatically

If you offer a recurring service like Monthly Bookkeeping, you can automate the way client documents are organized. Their uploads will be automatically sorted into monthly folders—no manual work required.

To do this:

• Set up a Monthly Bookkeeping pipeline with job recurrence enabled.
• In the first stage, add the Create organizer automation to send the Monthly Bookkeeping Organizer.

• In the organizer template, enable Customize destination folder for document uploads and add the [CURRENT_MONTH_NAME] shortcode to the folder name.

Then, each time the recurring job starts:

1. A new organizer is sent automatically.

2. The client uploads documents.

3. A new folder is created, dynamically named for the current month—keeping all documents neatly sorted.

This setup ensures uploaded documents are automatically grouped by month, keeping folders clean and organized with no manual effort.

Share

Link copiat