Adăugați și alocați roluri contului

Atribuirea sarcinilor și a posturilor poate fi epuizantă, mai ales dacă există mai mult de trei persoane într-o echipă. Acesta este motivul pentru care ar trebui să luați în considerare utilizarea rolurilor de cont în schimb. Aici, aflați cum să configurați roluri de cont în portalul dvs. și, astfel, să simplificați atribuirea sarcinilor/joburilor.

Rolurile conturilor, explicate

Atribuirea automată a sarcinilor/lucrărilor către membrii corespunzători ai echipei este unul dintre cei mai importanți pași ai flux de lucru dvs. flux de lucru, asigurându-vă că angajații potriviți încep să lucreze la sarcinile lor în timp util. Cu toate acestea, dacă aveți mulți angajați, nu puteți adăuga pur și simplu destinatarul la șablonul de sarcină/job, deoarece atunci când este utilizat în automatizări de conducte, destinatarul va depinde nu numai de tipul sarcinii, ci și de client. Aici intră în joc rolurile de cont.

Cu rolurile de cont, puteți atribui lucrări și sarcini nu unui anumit membru al echipei, ci rolului de cont, cum ar fi preparator fiscal, consultant, contabil, manager de cont, revizor și așa mai departe. Lista acestor roluri este complet personalizabilă și poate fi configurată la nivelul portalului de către proprietarul firmei sau de către administratori.

După ce ați creat roluri de cont, puteți defini ce membri ai echipei vor fi responsabili pentru ce clienți. De exemplu, este posibil ca membrul echipei 1 să fie stabilit ca contabil pentru unii clienți, în timp ce pentru alți clienți, membrul echipei 2 va primi acest rol. 

În acest fel, atunci când sarcina/job-ul este creat, destinatarul va fi stabilit pe baza selecției rolului de cont pentru contul de client specific. 

În general, procesul de utilizare a rolurilor de cont este următorul:

1. Definiți rolurile contului și le adăugați la portal.

   

2. Actualizați toate conturile clienților pentru a include membrul (membrii) echipei care îndeplinesc fiecare rol pentru client. Acest lucru se poate face în bloc.

3. Selectați roluri în loc de membri specifici ai echipei atunci când creați manual sarcini/joburi sau configurați șabloanele.

   

4. Când o sarcină sau un job este creat cu un rol atribuit (fie în automatizările pipeline, recurența jobului, fie prin crearea manuală de sarcini/joburi), acesta este atribuit automat membrilor echipei alocați acestor roluri pentru anumiți clienți.

   

5. Puteți vizualiza atribuirea rolurilor în lista Conturi și filtrați-o pe baza acestor informații:

• Filtrul Rol fără persoană desemnată afișează conturile în care niciun membru al echipei nu deține un rol specific.
• filtru Rolul cu persoana desemnată afișează conturile cu un membru specific al echipei alocat.

  

Rolurile contului sunt concepute pentru a ajuta la distribuirea sarcinilor, oferind vizibilitate asupra responsabilităților fiecăruia. Cu toate acestea, este important de reținut că rolurile contului nu influențează rolurile sistemului , cum ar fi administratorul sau angajatul. De asemenea, acestea nu influențează drepturile de acces ale unui anumit angajat.

Notă

Când un membru al echipei este adăugat la un cont utilizând roluri de cont, acesta este automat obținerea accesului către contul respectivului client. Cu toate acestea, acestea nu se transferă automat urmăriți contul . Dacă un membru al echipei este ulterior eliminat din contul clientului, atribuirea rolului său în cont va fi, de asemenea, ștersă.

Pasul 1. Adăugați rolurile contului

Pentru a începe să utilizați rolurile de cont, mai întâi trebuie să definiți rolurile de cont de care veți avea nevoie și să le adăugați în portalul dvs. Puteți utiliza oricare dintre cele două modalități de adăugare a acestora:

• Din setări : Accesați Setări > Echipă și planuri și comutați la fila Roluri . Faceți clic pe Rol nou sau pe Creare rol . Introduceți numele rolului și faceți clic pe Salvare .

  

• Din conturile client : Deschideți un cont client și treceți la fila Informații . În secțiunea Roluri cont , faceți clic pe Creare rol . Introduceți numele rolului și faceți clic pe Salvare . Acest rol va fi disponibil pentru toate conturile client.

• Din bara laterală de acțiuni în bloc : Accesați Clienți > Conturi din meniul barei laterale și selectați mai multe sau toate conturile din listă. Faceți clic pe Mai multe acțiuni și selectați Gestionare roluri . În bara laterală de atribuire a rolurilor în bloc, faceți clic pe Rol nou . Introduceți numele rolului și faceți clic pe Salvare . Acest rol va fi disponibil pentru toate conturile clienților.

Pasul 2. Repartizați membrii echipei pe roluri pentru fiecare client

Odată ce ați creat rolurile contului, trebuie să alocați membrilor echipei roluri pentru fiecare client. Un singur membru al echipei poate primi roluri diferite în funcție de client, un membru al echipei poate deține mai multe roluri simultan, iar mai mulți membri ai echipei pot fi alocați unui singur rol. Puteți face acest lucru pentru fiecare client în parte sau în bloc:

• Individual : Deschideți contul clientului și accesați fila Informații . În secțiunea Roluri cont , selectați unul sau mai mulți membri ai echipei pentru a le atribui roluri specifice. 

  

• În bloc : Dacă trebuie să adăugați roluri de cont pentru mai mulți clienți simultan (de exemplu, doriți să începeți să utilizați această funcție cu o bază de clienți existentă), puteți face acest lucru în bloc din pagina Conturi sau puteți utiliza instrumentul de import (vedeți mai jos).

Alocarea membrilor echipei la roluri în bloc din pagina Conturi

Pentru a configura aceleași roluri ale membrilor echipei pentru mai multe conturi existente simultan :

1. Accesați Clienți > Conturi din meniul lateral. Bifați casetele de selectare de lângă conturile pe care doriți să le actualizați. Cea mai rapidă modalitate de a face acest lucru este să aplicați un filtru adecvat listei de conturi și să bifați caseta de selectareSelectați tot. Dacă nu aveți un filtru adecvat, selectați manual clienții.

2. Faceți clic pe Mai multe acțiuni deasupra listei și selectați Gestionați rolurile .

3. În bara laterală, selectați Atribuire roluri în coloana Acțiuni pentru fiecare membru al echipei căruia doriți să îi atribuiți roluri. Apoi, selectați rolurile de atribuit și faceți clic pe Gata . După ce ați fost gata, faceți clic pe Salvare . Veți primi un e-mail când rolurile sunt actualizate.

Alocarea în masă a membrilor echipei pe roluri prin intermediul instrumentului de import

Această metodă vă ajută să economisiți mult timp, deoarece puteți aloca membrilor echipei roluri în bloc, atât pentru conturile noi, cât și pentru cele existente. Pentru a adăuga roluri la conturile noi, urmați procedura obișnuită de import și asigurați-vă că includeți o coloană pentru fiecare rol de cont. 

Dacă doriți să alocați membri ai echipei rolurilor pentru conturile existente, urmați acești pași: 1. Mai întâi, exportați toate conturile. Pentru a face acest lucru, accesați Clienți > Conturi din meniul lateral, apoi faceți clic pe pictograma de export. Veți primi un e-mail cu linkul de descărcare.

2. Deschideți fișierul CSV exportat și ștergeți toate coloanele din foaia de calcul, cu excepția coloanei cu numele contului. 

   

   Notă

   Asigurați-vă că nu aveți coloane legate de contacte. În acest fel, pașii de import în bloc nu vor modifica comutatoarele contactelor sau alte setări legate de contacte.

3. Adăugați coloane pentru fiecare rol de cont pe care doriți să îl adăugați, completați datele, apoi salvați fișierul. Rețineți următoarele:

• Verificați dacă coloanele rolurilor de cont corespund rolurilor de cont din sistem (în acest fel, coloanele vor fi mapate automat).

• Verificați numele membrilor echipei de două ori. Dacă există un angajat inexistent în foaia de calcul, acesta nu va fi alocat rolului.

  

4. Încărcați foaia de calcul în TaxDome făcând clic pe butonul Import de pe pagina Clienți > Conturi .

   

5. Pentru Tipul de cont , selectați Ignorare , astfel încât acest câmp să nu fie actualizat.

   

6. Selectați câmpul Cont de rol pentru fiecare coloană cu rol de cont. Dacă titlurile coloanelor din foaia de calcul corespund rolurilor de cont din sistem, acestea vor fi mapate automat.

   

7. Sari peste ceilalți pași ai importului. Asigură-te că selectezi Ignoră pentru toate câmpurile de contact.

   

8. Faceți clic pe Start Import la ultimul pas. Nu vor fi create conturi sau contacte noi. În schimb, membrii echipei vor fi alocați rolurilor de cont din conturile dvs. de client existente.

   

9. Verificați membrii echipei alocați în conturile clienților. 

   

Pasul 3. Începeți să utilizați rolurile de cont în flux de lucru

După ce ați creat rolurile de cont și ați alocat membrii echipei pentru fiecare client, puteți începe să le utilizați în flux de lucru dvs. flux de lucru:

• Puteți avea atribuitori de roluri în șabloanele de sarcini și le puteți utiliza pentru automatizări de conducte. 

• Puteți avea atribuitori de roluri în șabloanele de sarcini și le puteți utiliza atunci când creați sarcini recurente. 

• Sau puteți utiliza roluri atunci când creați articole unice, bazate sau nu pe șabloane. 

• Puteți utiliza rolurile ca expeditori în automatizările de e-mail și chat, astfel încât mesajele să fie trimise de către membrul echipei alocat acelui rol pentru fiecare client.

  Pentru mai multe informații, consultați articolul detaliat despre utilizarea rolurilor de cont în flux de lucru dvs. flux de lucru.

Cine poate face acest lucru?

Numai proprietarii și administratorii firmei pot crea roluri de cont și le pot modifica. Cu toate acestea, atribuirea/reatribuirea rolurilor existente conturilor poate fi efectuată și de membrii echipei care au drepturi de acces Vizualizare toate conturile (sau, în schimb, acces la conturile în care actualizează persoanele desemnate pentru roluri),Gestionare conturi și Atribuire membri echipă .

Share

Link copiat