Add and allocate account roles

Atribuirea sarcinilor și a posturilor poate fi epuizantă, mai ales dacă există mai mult de trei persoane într-o echipă. Acesta este motivul pentru care ar trebui să luați în considerare utilizarea rolurilor de cont în schimb. Aici, aflați cum să configurați roluri de cont în portalul dvs. și, astfel, să simplificați atribuirea sarcinilor/joburilor.

Rolurile conturilor, explicate

Atribuirea automată a sarcinilor/lucrărilor către membrii corespunzători ai echipei este unul dintre cei mai importanți pași ai flux de lucru dvs. flux de lucru, asigurându-vă că angajații potriviți încep să lucreze la sarcinile lor în timp util. Cu toate acestea, dacă aveți mulți angajați, nu puteți adăuga pur și simplu destinatarul la șablonul de sarcină/job, deoarece atunci când este utilizat în automatizări de conducte, destinatarul va depinde nu numai de tipul sarcinii, ci și de client. Aici intră în joc rolurile de cont.

Cu rolurile de cont, puteți atribui lucrări și sarcini nu unui anumit membru al echipei, ci rolului de cont, cum ar fi preparator fiscal, consultant, contabil, manager de cont, revizor și așa mai departe. Lista acestor roluri este complet personalizabilă și poate fi configurată la nivelul portalului de către proprietarul firmei sau de către administratori.

După ce ați creat roluri de cont, puteți defini ce membri ai echipei vor fi responsabili pentru ce clienți. De exemplu, este posibil ca membrul echipei 1 să fie stabilit ca contabil pentru unii clienți, în timp ce pentru alți clienți, membrul echipei 2 va primi acest rol. 

În acest fel, atunci când sarcina/job-ul este creat, destinatarul va fi stabilit pe baza selecției rolului de cont pentru contul de client specific. 

În general, procesul de utilizare a rolurilor de cont este următorul:

1. Definiți rolurile contului și le adăugați la portal.

   

2. Actualizați toate conturile clienților pentru a include membrul (membrii) echipei care îndeplinesc fiecare rol pentru client. Acest lucru se poate face în bloc.

3. Selectați roluri în loc de membri specifici ai echipei atunci când creați manual sarcini/joburi sau configurați șabloanele.

   

4. Când o sarcină sau un job este creat cu un rol atribuit (fie în automatizările pipeline, recurența jobului, fie prin crearea manuală de sarcini/joburi), acesta este atribuit automat membrilor echipei alocați acestor roluri pentru anumiți clienți.

   

5. You can view role assignment in the Accounts list, and filter it based on this information:

• filter Role without assignee shows accounts where no team member holds a specific role;
• filter Role with assignee shows accounts with a specific team member assigned.

  

Account roles are designed to help distribute tasks by providing visibility into who is responsible for what. However, it’s important to note that account roles do not influence system roles , such as admin or employee. Also, they do not influence access rights of the particular employee.

Notă

When a team member is added to an account using account roles, they are automatically getting access to that client account. If a team member is later unassigned from the client account, their role assignment on the account will also be cleared.

Pasul 1. Adăugați rolurile contului

Pentru a începe să utilizați rolurile de cont, mai întâi trebuie să definiți rolurile de cont de care veți avea nevoie și să le adăugați în portalul dvs. Puteți utiliza oricare dintre cele două modalități de adăugare a acestora:

• Din setări : Accesați Setări > Echipă și planuri și comutați la fila Roluri . Faceți clic pe Rol nou sau pe Creare rol . Introduceți numele rolului și faceți clic pe Salvare .

  

• Din conturile client : Deschideți un cont client și treceți la fila Informații . În secțiunea Roluri cont , faceți clic pe Creare rol . Introduceți numele rolului și faceți clic pe Salvare . Acest rol va fi disponibil pentru toate conturile client.

• Din bara laterală de acțiuni în bloc : Accesați Clienți > Conturi din meniul barei laterale și selectați mai multe sau toate conturile din listă. Faceți clic pe Mai multe acțiuni și selectați Gestionare roluri . În bara laterală de atribuire a rolurilor în bloc, faceți clic pe Rol nou . Introduceți numele rolului și faceți clic pe Salvare . Acest rol va fi disponibil pentru toate conturile clienților.

Pasul 2. Repartizați membrii echipei pe roluri pentru fiecare client

Once you have your account roles created, you need to allocate team members to roles for each client. A single team member can be assigned different roles depending on the client, one team member can hold multiple roles simultaneously, and several team members can be allocated to one role. You can do it for each client individually or in bulk:

• Individual : Deschideți contul clientului și accesați fila Informații . În secțiunea Roluri cont , selectați unul sau mai mulți membri ai echipei pentru a le atribui roluri specifice. 

  

• În bloc : Dacă trebuie să adăugați roluri de cont pentru mai mulți clienți simultan (de exemplu, doriți să începeți să utilizați această funcție cu o bază de clienți existentă), puteți face acest lucru în bloc din pagina Conturi sau puteți utiliza instrumentul de import (vedeți mai jos).

Alocarea membrilor echipei la roluri în bloc din pagina Conturi

To set up the same team member roles for several existing accounts at once :

1. Go to Clients > Accounts from the sidebar menu. Select checkboxes next to the accounts you want to update. The fastest way to do this is to apply an appropriate filter to the account list and select the Select All checkbox. If you don’t have an appropriate filter, just select clients manually.

2. Faceți clic pe Mai multe acțiuni deasupra listei și selectați Gestionați rolurile .

3. În bara laterală, selectați Atribuire roluri în coloana Acțiuni pentru fiecare membru al echipei căruia doriți să îi atribuiți roluri. Apoi, selectați rolurile de atribuit și faceți clic pe Gata . După ce ați fost gata, faceți clic pe Salvare . Veți primi un e-mail când rolurile sunt actualizate.

Alocarea în masă a membrilor echipei pe roluri prin intermediul instrumentului de import

This method is a huge time-saver as you can allocate team members to roles in bulk, both to your new and existing accounts.  For adding roles to new accounts, follow the common import procedure and make sure to include a column for each account role. 

Dacă doriți să alocați membri ai echipei rolurilor pentru conturile existente, urmați acești pași: 1. Mai întâi, exportați toate conturile. Pentru a face acest lucru, accesați Clienți > Conturi din meniul lateral, apoi faceți clic pe pictograma de export. Veți primi un e-mail cu linkul de descărcare.

2. Deschideți fișierul CSV exportat și ștergeți toate coloanele din foaia de calcul, cu excepția coloanei cu numele contului. 

   

   Notă

   Asigurați-vă că nu aveți coloane legate de contacte. În acest fel, pașii de import în bloc nu vor modifica comutatoarele contactelor sau alte setări legate de contacte.

3. Adăugați coloane pentru fiecare rol de cont pe care doriți să îl adăugați, completați datele, apoi salvați fișierul. Rețineți următoarele:

• Verificați dacă coloanele rolurilor de cont corespund rolurilor de cont din sistem (în acest fel, coloanele vor fi mapate automat).

• Verificați numele membrilor echipei de două ori. Dacă există un angajat inexistent în foaia de calcul, acesta nu va fi alocat rolului.

  

4. Încărcați foaia de calcul în TaxDome făcând clic pe butonul Import de pe pagina Clienți > Conturi .

   

5. Pentru Tipul de cont , selectați Ignorare , astfel încât acest câmp să nu fie actualizat.

   

6. Selectați câmpul Cont de rol pentru fiecare coloană cu rol de cont. Dacă titlurile coloanelor din foaia de calcul corespund rolurilor de cont din sistem, acestea vor fi mapate automat.

   

7. Sari peste ceilalți pași ai importului. Asigură-te că selectezi Ignoră pentru toate câmpurile de contact.

   

8. Faceți clic pe Start Import la ultimul pas. Nu vor fi create conturi sau contacte noi. În schimb, membrii echipei vor fi alocați rolurilor de cont din conturile dvs. de client existente.

   

9. Verificați membrii echipei alocați în conturile clienților. 

   

Pasul 3. Începeți să utilizați rolurile de cont în flux de lucru

După ce ați creat rolurile de cont și ați alocat membrii echipei pentru fiecare client, puteți începe să le utilizați în flux de lucru dvs. flux de lucru:

• Puteți avea atribuitori de roluri în șabloanele de sarcini și le puteți utiliza pentru automatizări de conducte. 

• Puteți avea atribuitori de roluri în șabloanele de sarcini și le puteți utiliza atunci când creați sarcini recurente. 

• Sau puteți utiliza roluri atunci când creați articole unice, bazate sau nu pe șabloane. 

  To learn more, go the detailed article on using account roles in your workflow.

Cine poate face acest lucru?

Only firm owners and admins can create account roles and change them.  However, assigning/reassigning existing roles to accounts could also be done by team members with the View all accounts (or, instead, have access to accounts where they are updating the role assignees), Manage accounts and Assign team members access rights granted .

Share

Link copiat