Gestionați echipa (de bază): Roluri de cont
Atribuirea sarcinilor și a posturilor poate fi epuizantă, mai ales dacă există mai mult de trei persoane într-o echipă. Acesta este motivul pentru care ar trebui să luați în considerare utilizarea rolurilor de cont în schimb. Aici, aflați cum să configurați roluri de cont în portalul dvs. și, astfel, să simplificați atribuirea sarcinilor/joburilor.
Rolurile conturilor, explicate
Atribuirea automată a sarcinilor/lucrărilor către membrii corespunzători ai echipei este unul dintre cei mai importanți pași din fluxul de lucru, asigurându-vă că angajații potriviți încep să lucreze la sarcinile lor în timp util. Cu toate acestea, dacă aveți mulți angajați, nu puteți adăuga pur și simplu destinatarul la șablonul de sarcină/job, deoarece, atunci când este utilizat în automatizări de conducte, destinatarul va depinde nu numai de tipul sarcinii, ci și de client. Aici intră în joc rolurile de cont.
Cu rolurile de cont, puteți atribui lucrări și sarcini nu unui anumit membru al echipei, ci rolului de cont, cum ar fi preparator fiscal, consultant, contabil, manager de cont, revizor și așa mai departe. Lista acestor roluri este complet personalizabilă și poate fi configurată la nivelul portalului de către proprietarul firmei sau de către administratori.
După ce ați creat roluri de cont, puteți defini ce membri ai echipei vor fi responsabili pentru ce clienți. De exemplu, este posibil ca membrul echipei 1 să fie stabilit ca contabil pentru unii clienți, în timp ce pentru alți clienți, membrul echipei 2 va primi acest rol.
În acest fel, atunci când sarcina/lucrarea este creată automat, destinatarul va fi stabilit pe baza selecției rolului de cont pentru contul de client specific.
În general, procesul de utilizare a rolurilor de cont este următorul:
1. Definiți rolurile de cont și le adăugați la portal.
2. Actualizați toate conturile clienților pentru a include membrul (membrii) echipei care îndeplinește (îndeplinesc) fiecare rol pentru client. Acest lucru se poate face în bloc.
3. Adăugați roluri de cont la șabloane de sarcini/joburi în loc de membri specifici ai echipei.
4. Atunci când se utilizează șabloane de sarcini în automatizările de conducte și șabloane de sarcini în crearea automată de sarcini, sarcinile/lucrările sunt atribuite automat membrilor echipei cărora li s-au alocat aceste roluri pentru anumiți clienți.
Rolurile de cont sunt concepute pentru a ajuta la distribuirea sarcinilor, oferind vizibilitate cu privire la cine este responsabil pentru ce. Cu toate acestea, este important să rețineți că rolurile de cont nu influențează rolurile de sistem, cum ar fi Admin sau Angajat. De asemenea, acestea nu influențează drepturile de acces ale unui anumit angajat.
Pasul 1. Adăugați rolurile contului
Pentru a începe să utilizați rolurile de cont, mai întâi trebuie să definiți rolurile de cont de care veți avea nevoie și să le adăugați în portalul dvs. Puteți utiliza oricare dintre cele două modalități de adăugare a acestora:
- Din setări: Accesați Setări > Echipă și planuri și treceți la fila Roluri . Faceți clic pe Rol nou sau Creare rol. Introduceți numele rolului și faceți clic pe Salvare.
- Din conturile de client: Deschideți un cont client și treceți la fila Info . În secțiunea Roluri cont , faceți clic pe Creare rol. Introduceți numele rolului și faceți clic pe Salvare. Acest rol va fi disponibil pentru toate conturile de client.
Pasul 2. Repartizați membrii echipei pe roluri pentru fiecare client
După ce ați creat rolurile contului, trebuie să alocați membrilor echipei roluri pentru fiecare client. Unui singur membru al echipei îi pot fi atribuite roluri diferite în funcție de client, un membru al echipei poate deține mai multe roluri simultan, iar mai mulți membri ai echipei pot fi alocați unui singur rol.
Puteți face acest lucru pentru fiecare client în parte sau în bloc:
- Individual: Deschideți contul clientului și treceți la fila Info . În secțiunea Roluri cont , selectați unul sau mai mulți membri ai echipei pentru a le atribui roluri specifice.
- În masă: Dacă trebuie să adăugați roluri de cont la mai mulți clienți deodată (de exemplu, doriți să începeți să utilizați această funcție cu o bază de clienți existentă), puteți utiliza instrumentul de import (a se vedea mai jos)
Alocarea în masă a membrilor echipei pe roluri prin intermediul instrumentului de import
Această metodă economisește foarte mult timp, deoarece puteți aloca în bloc membri ai echipei pentru roluri, atât pentru conturile noi, cât și pentru cele existente.
Pentru a adăuga roluri la conturile noi, urmați procedura comună de import și asigurați-vă că includeți o coloană pentru fiecare rol de cont.
Dacă doriți să repartizați membrii echipei pe roluri pentru conturile existente, urmați acești pași:
1. În primul rând, exportați toate conturile. Pentru a face acest lucru, mergeți la Clienți > Conturi din meniul din bara laterală, apoi faceți clic pe pictograma de export. Veți primi un e-mail cu link-ul de descărcare.
2. Deschideți fișierul CSV exportat și ștergeți toate coloanele din foaia de calcul, cu excepția coloanei pentru numele contului. Adăugați coloane pentru fiecare rol de cont pe care doriți să îl adăugați, completați datele, apoi salvați fișierul. Rețineți următoarele:
- Verificați dacă coloanele rolurilor de cont corespund rolurilor de cont din sistem (în acest fel, coloanele vor fi mapate automat).
- Verificați de două ori numele membrilor echipei. Dacă există un angajat inexistent în foaia de calcul, acesta nu va fi alocat rolului.
3. Încărcați foaia de calcul în TaxDome făcând clic pe butonul Import de pe pagina Clienți > Conturi .
4. Pentru tipul de cont, selectați Ignore, astfel încât acest câmp să nu fie actualizat.
5. Selectați câmpul Rol cont pentru fiecare coloană Rol cont. Dacă titlurile coloanelor din foaia dvs. de calcul corespund rolurilor de cont din sistem, acestea vor fi mapate automat.
6. Săriți peste celelalte etape ale importului. Asigurați-vă că selectați Ignore pentru toate câmpurile de contact.
7. Faceți clic pe Start Import la ultimul pas. Nu vor fi create conturi sau contacte noi. În schimb, membrii echipei vor fi alocați rolurilor de cont în conturile clienților existenți.
8. Verificați membrii echipei alocați în conturile clienților.
Pasul 3. Începeți să utilizați rolurile de cont în fluxul de lucru
După ce ați creat rolurile de cont și ați alocat membrii echipei acestora pentru fiecare client, puteți începe să le utilizați în fluxul de lucru. Pentru moment, acest lucru este posibil în două moduri:
- Adăugând roluri de cont la șablonul sarcinii în loc de destinatari și utilizând apoi acest șablon în automatizările de pipeline (de exemplu, atribuirea automată a sarcinii de revizuire membrilor echipei setați ca revizori pentru anumiți clienți)
- Adăugând roluri de cont la șablonul lucrării în loc de destinatari și folosindu-le apoi în sarcinile recurente (de exemplu, sarcina recurentă atribuită întotdeauna contabilului alocat clientului)
3.1. Adăugarea rolului de cont la un șablon de activitate/ sarcină
Pentru a începe să utilizați rolurile de cont în fluxul de lucru, trebuie să configurați un șablon:
1. Mergeți la Șabloane >Șabloane firmă și treceți la fila Sarcini sau Lucrări . Faceți clic pe Creare șablon sau selectați un șablon existent pe care doriți să îl ajustați.
2. În secțiunea Assignee , selectați Roles (Roluri). În câmpul Roluri atribuite , adăugați un rol pe care doriți să îl asociați cu acest șablon.
3.2a Configurați automatizări ale conductei cu șablon de sarcini
Acum, puteți utiliza șablonul de sarcină creat în automatizările de conducte:
1. Deschideți conducta de care aveți nevoie pentru editare și selectați o etapă în care doriți să adăugați automatizarea.
2. Adăugați automatizarea sarcinii Create și selectați șablonul pe care l-ați configurat în pasul anterior.
Acum, când lucrările intră în această etapă, sarcinile vor fi atribuite automat pe baza rolurilor din contul clientului.
3.2b. Configurarea recurențelor de sarcini cu șablonul de sarcini
Puteți utiliza șablonul de sarcină creat în sarcinile recurente:
1. Deschideți recurența postului de care aveți nevoie pentru editare.
2. În câmpul Șablon lucrare , selectați șablonul pe care l-ați configurat în pasul anterior.
Acum, atunci când sunt create noi locuri de muncă din această recurență, atribuitorii locului de muncă vor fi atribuiți automat pe baza rolurilor contului.
Cine poate face acest lucru?
Numai proprietarii și administratorii firmei pot crea roluri de cont și le pot modifica. Cu toate acestea, atribuirea/reatribuirea rolurilor existente conturilor poate fi efectuată și de către membrii echipei cărora lis-au acordat drepturi de acces pentru Gestionarea conturilor și Atribuirea membrilor echipei .
