Import (de bază): Migrați datele clienților dvs. către TaxDome

Instrumentul nostru de import vă permite să transferați conturile clienților și datele de contact în TaxDome , astfel încât să puteți începe să lucrați rapid din portalul dvs. web. Aici, aflați cum să efectuați importul inițial.

Importul clienților, explicat

Importul este un instrument pentru transferul înregistrărilor clienților (împărțite la conturi și contacte) de la sistemul CRM anterior la TaxDome. Acesta vă permite să adăugați conturi și contacte în masă, eliminând necesitatea creării manuale.

Pentru a importa lista de clienți, trebuie să pregătiți în prealabil fișierul CSV. Asigurați-vă că urmați instrucțiunile noastre pas cu pas atunci când pregătiți fișierul CSV pentru a evita pierderea înregistrărilor clienților.

În mod implicit, numai proprietarul firmei și administratorul pot importa clienți. Dacă doriți ca membrii echipei să poată importa, acordați-le drepturi de acces la Gestionarea contactelor.

Ce tip de import aveți nevoie?

Instrumentul de import TaxDome este flexibil, permițându-vă să importați nu numai toate înregistrările deodată, ci și anumite tipuri de înregistrări. De exemplu, puteți importa numai conturi fără a crea altele noi pentru a actualiza câmpurile CRM pentru clienții existenți. Mai jos, prezentăm scenariile și opțiunile comune de import:

Importați conturi și contacte: Utilizați această opțiune pentru a migra complet baza dvs. de clienți la TaxDome.
Importați numai conturi (fără contacte): Utilizați această opțiune dacă aveți deja conturi în TaxDome , dar doriți să adăugați unele informații CRM în bloc. De exemplu, este posibil să doriți să adăugați etichete sau roluri de cont la conturile existente. Găsiți cele mai frecvente scenarii într-un ghid separat.
Importați numai contacte (fără conturi): Utilizați această opțiune pentru a crea contacte noi fără a le lega de conturi. Aceasta poate fi utilă dacă aveți o listă de potențiali clienți sau angajați ai clienților care trebuie salvați separat. Această opțiune poate fi utilizată și dacă trebuie să adăugați câmpuri CRM personalizate suplimentare pentru contacte.

Mai jos, vom demonstra procesul de import pentru o migrare completă a bazei de date a clientului. În cazul în care acțiunile diferă pentru alte tipuri de import, vor fi furnizate note.

Pasul 1. Încărcați fișierul CSV

În primul pas al importului trebuie să încărcați fișierul CSV pregătit. Iată cum: navigați la Clienți > Conturi (sau Clienți > Contacte) din meniul din bara laterală și faceți clic pe Import.

Faceți clic pe Răsfoire sau glisați și fixați fișierul CSV.

Pasul 2. Creați conturi

La al doilea pas veți crea conturi. Mai jos găsiți descrierile celor mai importante setări.

Nume cont hartă

Selectați numele antetului coloanei din foaia de calcul care corespunde proprietății Nume cont din TaxDome. Dacă ați folosit numele Account Name ca nume al antetului coloanei în foaia de calcul, acesta este asociat automat cu proprietatea Account Name din TaxDome, deoarece au același nume.

Alegeți tipul de cont

Alegeți modul de aplicare a tipului de cont la clienții importați:

Tipul de cont	Rezultat
Persoană fizică, Societate, Altele	Tipul de cont selectat va fi aplicat în bloc tuturor conturilor importate. Coloana tip de cont din CSV va fi ignorată (dacă există). `Dacă se selectează "Company", câmpul "Company Name" va fi completat cu datele din coloana "Account name".`
Hartă cu coloană CSV	Dacă ați adăugat o coloană pentru tipul de cont în foaia dvs. de calcul, selectați această opțiune, apoi selectați coloana corespunzătoare dintr-o listă derulantă, de exemplu, Tip cont.
Ignoră	Folosiți-l numai atunci când actualizați clienții existenți. Nu o utilizați atunci când adăugați clienți noi - în caz contrar, tuturor conturilor li se va atribui tipul Altele, iar coloana tip de cont din foaia de calcul va fi ignorată.

Maparea câmpurilor contului

Asociați coloanele din fișierul CSV cu câmpurile de cont din TaxDome pentru ca datele din coloanele CSV să fie adăugate automat la detaliile contului.

Pentru a mapa câmpurile conturilor:

a. Revedeți toate numele antetelor coloanelor din"Coloana proprietății CSV" din stânga. Decideți care dintre ele doriți să le adăugați în conturile TaxDome și care să le omiteți.

b. Pentru fiecare rând, selectați câmpul Sync (pentru a adăuga valoarea din CSV) sau Ignore (pentru a-l omite) din meniul derulant Action (Acțiune ).

c. (Dacă ați selectat Sync field) Pentru fiecare rând, selectați din meniul derulant câmpurile TaxDome la care vor fi adăugate valorile din CSV. Puteți utiliza câmpurile TaxDome implicite sau puteți crea câmpuri personalizate.

Vă rugăm să rețineți că etichetele și rândurile membrilor echipei sunt

d. Revizuiți și faceți clic pe Continuare.

Notă! Dacă doriți să adăugați doar conturi (sau să adăugați câmpuri CRM masive la conturile existente), urmați ghidul separat.

Pasul 3. Definiți setările

În acest pas, aplicați setările în bloc conturilor nou importate:

Contacte legate

Atunci când importați conturi și contacte, puteți decide dacă doriți să activați comutatoarele de contact. Acestea identifică setările de bază pentru interacțiunile cu clienții dumneavoastră. Cea mai bună practică în acest caz este să activați toate comutatoarele de contact ( a, b, c) în bloc , dar să nu trimiteți invitații clienților pentru aderarea la portal. În acest fel, aveți timp să configurați totul mai întâi. Veți putea invita clienții mai târziu, atunci când veți fi pregătit.

Sub Email-uri, veți vedea exemplul câmpurilor de e-mail adăugate (de exemplu, E-mail, E-mail suplimentar etc.) mapate în etapa anterioară. Prin configurarea de comutatoare, veți activa/dezactiva a, b, c, d pentru fiecare persoană de contact al cărei e-mail este legat de contul importat:

a. Conectare: Atunci când este activată, persoana de contact poate utiliza portalul său pentru clienți TaxDome .

b. Notificare: Atunci când este activată, persoana de contact primește toate notificările sistemului, cum ar fi mesajele, organizatorii și altele.

c. Sincronizare e-mail: Când este activat, puteți vedea și răspunde la e-mailurile clientului în Inbox+.

d. Trimiteți invitații: Atunci când este bifat, veți trimite o invitație prin e-mail către portalul TaxDome imediat ce importul este finalizat (nu este recomandat).

Etichete

Dacă aveți deja câteva etichete create în TaxDome, le puteți aplica aici conturilor importate. Acestea vor fi aplicate tuturor conturilor importate. Dacă trebuie să aplicați etichete diferite pentru conturi diferite, este mai bine să le adăugați în prealabil în foaia de calcul.

Cesionari

Selectați membrii echipei care vor fi atribuiți clienților. Conturile noi merg implicit la importator dacă numele unui membru al echipei nu este în CSV. Puteți selecta alți membri ai echipei dacă doriți ca aceștia să aibă acces la toate conturile importate.

Dosare și documente

Dacă utilizați o structură de dosare personalizată pentru documentele clienților, aplicați șabloanele de dosare în bloc la conturile nou create. Vă puteți baza pe șablonul Default tax years (Anii fiscali impliciți ) dacă nu este selectat niciunul personalizat. Faceți clic pe Continuare.

Pasul 4. Creați contacte

În cele din urmă, trebuie să adăugați contacte la sistem. Acestea vor fi legate automat de conturi. Procesul este similar cu cel pentru conturi: potriviți coloanele CSV cu câmpurile de contact TaxDome pentru a vă asigura că datele corecte sunt importate.

Pentru a cartografia câmpurile de contact:

a. Revedeți toate numele antetelor coloanelor din proprietatea CSV din stânga. Decideți care dintre ele doriți să le adăugați la contactele TaxDome și pe care să le omiteți.

b. Pentru fiecare rând, selectați câmpul Sync (pentru a adăuga valoarea din CSV) sau Ignore (pentru a-l omite) din meniul derulant Action (Acțiune ).

d. Revizuiți și faceți clic pe Continue (Continuare). Acest lucru nu începe procesul de import. Puteți reveni în continuare la pașii anteriori dacă ați făcut vreo greșeală.

Pasul 5. Analizați și importați rezultatele

Revizuind rezultatele cartografierii, veți vedea cum au funcționat setările de import pentru câteva exemple din datele dvs:

Vor fi create conturi cu care vor fi legate contactele (dacă există).
Vor fi create contacte cu numele și adresele de e-mail (dacă există).
Cesionarii vor fi atribuiți conturilor.
Etichetele vor fi atribuite conturilor/contactelor.
Câmpurile personalizate vor fi create și/sau completate.

Dacă totul arată bine, faceți clic pe Start import. În caz contrar, reveniți pentru a face toate corecturile necesare. Acum, puteți părăsi pagina. Procesul de import va continua singur.

Odată ce importul este finalizat, veți primi o notificare prin e-mail. Faceți clic pe link-ul din mesaj pentru a accesa rezultatele importului. Veți vedea:

Câte contacte au fost importate.
Câte rânduri din foaia de calcul au fost sărite.
Câte conturi au fost create.
Câte conturi au fost actualizate.
Câte câmpuri personalizate au fost create.

În cazul în care unele rânduri au fost omise (din cauza erorilor), puteți exporta un fișier CSV zipat care să vă spună care sunt și de ce.

Dacă aveți dificultăți cu procesul de import, anunțați-ne! Echipa noastră este întotdeauna fericită să vă ajute!