CRM (de bază): Importați o listă de clienți

Instrumentul nostru de import vă permite să transferați în același timp conturile clienților și datele de contact pe TaxDome , astfel încât să puteți începe rapid să lucrați de pe portalul dumneavoastră. Deși puteți crea noi contacte și conturi manual, încărcarea unui fișier CSV este o modalitate mult mai rapidă de a vă transfera datele pe TaxDome. 

Acoperit aici:

• Step 0. Prepare a CSV file
  • Importing several accounts with the same contact
  • Importing several contacts with the same account
  • Importing contacts to two accounts simultaneously
• Step 1. Upload a CSV file to TaxDome
• Pasul 2. Creați conturi (opțional)
• Pasul 3. Definiți setările (opțional)
• Pasul 4. Creați contacte
• Pasul 5. Revizuirea
• Cine poate importa?

Webinar - TaxDome 101: Începeți cu TaxDome! Luni, 1 pm EST. Înregistrează-te aici

Step 0. Prepare a CSV file 

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Pentru a importa datele de contact și de cont preexistente, utilizați un instrument de tip foaie de calcul, cum ar fi Excel sau Google Sheets. De asemenea, puteți citi instrucțiunile privind transferul datelor dvs. de pe o anumită platformă sau program software.

• Atunci când importați datele clienților dvs. în TaxDome, nu uitați că Conturi și Contacte sunt diferite: 
  • Conturile sunt entitățile pentru care lucrați și pe care le facturați, fie că este vorba de o companie, un trust, o familie sau o persoană fizică. 
  • Contactele sunt persoanele cu care interacționați. Iată o explicație a conturilor și a contactelor
• Creați o foaie de calcul cu datele clienților dumneavoastră, apoi salvați-o ca fișier CSV. Asigurați-vă că fișierul CSV este codat UTF-8 și nu depășește 300 kB.
• Enter only one contact per spreadsheet row, even when several contacts are linked to the same account. You can also skip importing accounts to import contacts only
• Puteți avea foi de calcul diferite pentru diferite grupuri de clienți. Acestea pot fi importate una câte una, cu diferite setări aplicate. Iată un material video despre importul diferitelor grupuri de clienți

Sfat: dacă software-ul sursă generează un fișier cu contribuabilul și soțul/soția pe același rând, nu este nevoie să editați manual CSV-ul. În schimb, urmați instrucțiunile pentru importarea unui fișier cu contribuabilul și soțul/soția pe un singur rând.

• 👋 Vă putem ajuta! Dacă fișierul dvs. CSV se termină cu mai multe contacte pe rând și nu știți cum să remediați situația, anunțați-ne. Echipa noastră de asistență este bucuroasă să vă ajute: Urmați acești pași pentru a obține asistență. 

1. Creați o foaie de calcul 

Creați și etichetați coloanele. 

Sfat: atunci când denumiți coloanele, fiecare nume de antet de coloană reprezintă o proprietate de date diferită.

Iată câteva exemple de nume de antet de coloană: 

• Column A | Account Name: the name of a company or trust (a non-personal account) or the name of an individual or family (a personal account)
• Coloana B | Numele contactului: numele și prenumele persoanei de contact legate de cont.
• Coloana C | Prenume  
• Coloana D | Numele de familie  
• Coloana E | Tipul de cont
• Column F | Email: an email address must be provided for the contact to have portal access
• Column G | Phone
• Column H | City
• Coloana I | Etichete cont: o etichetă pe care o puteți aplica pentru gruparea conturilor
• Coloana J | Etichete de contact: o etichetă pe care o puteți aplica pentru gruparea contactelor
• Column K | Team members: team members you would like to be automatically assigned during import

2. Completați rândurile din foaia de calcul cu datele de contact și informațiile suplimentare

Este posibil ca foaia dvs. de calcul să aibă deja coloane personalizate. Cu toate acestea, asigurați-vă că respectați aceste reguli de bază pentru un import fără probleme:

• Fiecare rând trebuie să includă un singur contact
• Dacă intenționați să creați conturi noi în timpul transferului de date, asigurați-vă că există o coloană Nume cont. Etichetați-o ca fiind Account Name (ceea ce TaxDome numește proprietatea de date) sau orice alt nume care vă convine. Dacă nu este necesar ca un contact să fie legat de un cont, lăsați rândul din coloana Account Name (Nume cont ) gol.
• Dacă două sau mai multe contacte au același cont, utilizați același nume de cont în fiecare rând pentru fiecare contact.
• Diferite tipuri de câmpuri personalizate acceptă caractere diferite. Vă rugăm să vă asigurați că câmpurile sunt completate corect:
  • Împărțiți opțiunile cu o virgulă sau punct și virgulă ("," sau ";"), caracterul pentru câmpurile personalizate de tip dropdown cu selectare multiplă.
  • Datele trebuie completate în formatul corespunzător: MM/DD/AAAA sau MMM/DD/AAAA pentru firmele din SUA și DD/MM/AAAA pentru firmele din afara SUA.

Nu sunteți sigur cum să configurați diferite tipuri de conturi, cum ar fi un cuplu căsătorit care depune separat? Vedeți exemple de configurare a contactelor pentru diferite tipuri de conturi, apoi consultați aceste sfaturi:

• Importing several accounts with the same contact
• Importing several contacts with the same account
• Importing contacts to two accounts simultaneously

Importing several accounts with the same contact

Î: Cum pot introduce în foaia de calcul diferite conturi care trebuie să fie legate de aceeași persoană? De exemplu, mai multe întreprinderi care aparțin aceluiași proprietar. 

R: Creați un rând pentru fiecare cont, apoi introduceți aceleași informații de contact pentru fiecare cont în coloanele corespunzătoare.

În exemplul de foaie de calcul de mai jos, numele contului este asociat cu numele contului din TaxDome, iar în timpul procesului de import sunt create cinci conturi, fiecare dintre acestea fiind legat de informațiile de contact ale lui Brian Ross. Brian Ross se poate conecta apoi la TaxDome folosind email@example.com și poate trece de la un cont la altul. 

Importing several contacts with the same account

Î: Cum pot introduce în foaia de calcul mai multe contacte care trebuie să fie legate de același cont? De exemplu, mai mulți parteneri de afaceri care dețin o singură afacere sau un contribuabil și soțul/soția acestuia.

R : Utilizați un rând pentru fiecare persoană de contact, apoi introduceți același nume de cont pentru fiecare persoană în coloana corespunzătoare.

În exemplul de foaie de calcul de mai jos, Name_Business Name este asociat cu Account Name în TaxDome, iar șase conturi sunt create în timpul procesului de import. Michael Douglaston este legat de un contact, Robbie Corp de trei contacte, familia Smith de trei contacte, Mart Frickey de un contact, Solomon Deutsch de un contact și Chrissy Tidder de un contact.

Importing contacts to two accounts simultaneously

Î: Cum introduc în foaia de calcul mai multe contacte care trebuie să fie legate de două conturi? De exemplu, copii care au nevoie de conturi proprii, dar care trebuie totuși să fie conectați la contul familiei.

R: Folosiți două rânduri pentru fiecare contact, apoi schimbați numele contului, păstrând aceleași detalii de contact. Acest lucru vă poate economisi ceva muncă mai târziu, deoarece nu va trebui să legați manual contactele.

3. Salvați foaia de calcul în format CSV

TaxDome recunoaște doar foile de calcul salvate ca fișiere CSV. Din bara de meniu din foaia de calcul, accesați File, apoi selectați Save as CSV sau Download as CSV (formularea poate varia în funcție de programul pe care îl utilizați).

Microsoft Excel: În câmpulSave as type (Salvare ca tip ), selectați CSV (Comma delimited). În meniul derulant Tools (Instrumente ), selectați Web Options (Opțiuni web ). Deschideți fila Encoding (Codificare ). În meniul derulant Save this document as, selectați Unicode (UTF-8), apoi faceți clic pe OK.

Acum, după ce ați salvat foaia de calcul ca fișier CSV și v-ați asigurat că este codat UTF-8, sunteți gata să importați contactele în TaxDome.

Pasul 1. Încărcați fișierul CSV la TaxDome

Go to Clients > Accounts, then click Import. You can also access this button from the Contacts page.

Trageți și plasați fișierul CSV sau faceți clic pe Browse pentru a-l localiza pe desktop pentru a-l încărca.

Step 2. Create accounts (optional)

Here’s how to create accounts:

1. Map the Account Name

Select the column header name from your spreadsheet that corresponds to TaxDome’s Account Name property. If you used Account Name as the column header name in your spreadsheet, it is automatically mapped to TaxDome’s Account Name property because they have the same name.

Tip! If you want to skip importing accounts and import contacts only click X to the right of the Choose CSV column for Account Name field.

2. Choose the Account Type

Select an option to specify how you want to apply the account type to your imported clients. For details, go to the article on account types.

Dacă se aplică Company, clientul va avea proprietatea Company name egală cu datele din coloana Account Name.

3. Map account fields

Add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts, tag them or assign team members. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column. 

• Dacă un cont cu același nume există deja în TaxDome, acesta nu va fi modificat și toate datele sale vor rămâne aceleași. 
• Dacă un nume de antet de coloană din foaia de calcul nu are o proprietate de cont corespunzătoare, creați unul nou selectând New field (Câmp nou ) în meniul derulant. Citiți mai multe despre adăugarea de câmpuri personalizate de cont în timpul importului
• De asemenea, puteți să vă etichetați conturile aici. Pentru detalii, consultați acest articol despre aplicarea etichetelor.
• If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients. 

Pasul 3. Definiți setările (opțional)

În această etapă, aplicați setările în bloc conturilor nou importate.

1. Linked contacts

On the left, under EMAILS, you’ll see the TaxDome Email property. If you have added custom email fields for your contacts, you’ll see these as well. 

Selectați drepturile de acces pentru fiecare persoană de contact a cărei adresă de e-mail este legată de contul importat. În mod implicit, toate drepturile de acces sunt activate: 

• LOGIN: atunci când este activat, contactul poate utiliza portalul de client TaxDome

• NOTIFICARE : atunci când este activată, contactul primește toate notificările din sistem, cum ar fi mesajele, organizatorii, propunerile, facturile și e-mailurile trimise de pe TaxDome sau prin automatizările de pipeline și multe altele.

• EMAIL SYNC: atunci când este activată, veți putea vedea și răspunde la e-mailurile clientului din aplicația dvs. Inbox+ și să vedeți toate e-mailurile din fila Email din contul lor   

Dacă doriți ca clienții să primească o invitație prin e-mail la portalul TaxDome , bifați caseta Trimiteți invitații. Pentru a adăuga un mesaj personalizat, introduceți unul în câmpul Personalized message (Mesaj personalizat ). Dacă nu doriți să îi invitați imediat, trimiteți o invitație mai târziu, accesând fila Accounts (Conturi) și deschizând subfila Pending Activation (Activare în așteptare ).

2. Tags

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it's better to add them to the spreadsheet beforehand. Read more on applying tags.

3. Assignees

If team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing.

4. Folders and documents

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. Read more about creating folder templates. The Default Tax Years template is automatically applied to new accounts if you don’t select a folder template you've already created.

Pasul 4. Creați contacte

To start importing your contacts to TaxDome, review the column header names from your spreadsheet on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. The column header names in your spreadsheet that match TaxDome contact property names (e.g., First Name, Phone, Email, City) get automatically mapped. 

If you choose Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields. 

• You can also tag your contacts here.  For details, go to this article on applying tags.
• You don’t have to pair every column header name — you can leave the Action field selection as Ignore.
• If you skipped account mapping, you can import contacts only.

După ce ați terminat cartografierea, faceți clic pe Continue (Continuare). Acest lucru nu începe procesul de import. Veți putea totuși să reveniți la acest pas dacă ați făcut vreo greșeală.

Pasul 5. Revizuirea 

Când veți examina rezultatele cartografierii, veți vedea toate acestea:

• Ce membri ai echipei vor fi atribuiți conturilor
• Ce etichete vor fi atribuite conturilor
• Ce câmpuri personalizate de cont și de contact vor fi create
• Care contacte vor fi create cu ce nume și adrese de e-mail
• Ce conturi vor fi create cu ce contacte legate

Dacă totul arată bine, faceți clic pe Start Import. În caz contrar, reveniți pentru a face toate corecturile necesare.

Acum, puteți părăsi pagina. Procesul de import va continua de unul singur. Odată ce importul este finalizat, veți primi o notificare prin e-mail. Faceți clic pe linkul din mesaj pentru a merge la rezultatele importului. Veți vedea:

• Câte contacte au fost importate
• Câte rânduri din foaia de calcul au fost sărite
• Câte conturi au fost create
• Câte conturi au fost actualizate
• Câte câmpuri personalizate au fost create

În cazul în care unele rânduri au fost omise (din cauza unor erori), puteți exporta un fișier CSV zippat care să vă spună care sunt acestea și de ce. Printre motivele pentru care s-au sărit rânduri se numără celulele goale din coloanele obligatorii (de exemplu, numele contactelor) sau celulele din coloana de e-mail în care lipsesc adresele de e-mail. Acum, puteți părăsi pagina. Procesul va continua de unul singur. Rezultatele exportului vă vor fi trimise prin e-mail.

Dacă întâmpinați dificultăți în procesul de import, anunțați-ne! Echipa noastră este întotdeauna bucuroasă să vă ajute!

Cine poate importa?

Proprietarul și administratorul firmei pot importa contacte și crea conturi în TaxDome. Dacă doriți ca membrii echipei să poată importa, acordați-le drepturi de acces pentru a gestiona contactele:

1. Mergeți la Setări, selectați Echipa și planuri în bara de meniu, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta extremă a numelui membrului echipei, apoi faceți clic pe Editare.

2. Comutați pe Gestionați contactele, apoi faceți clic pe Salvare

Sfat: vizitați TaxDome Academy pentru a urma cursuri amuzante și cuprinzătoare și pentru a deveni un superstar TaxDome .