Importați datele clienților dvs. în TaxDome

Instrumentul nostru de import vă permite să transferați conturile clienților și datele de contact în TaxDome , astfel încât să puteți începe să lucrați rapid din portalul dvs. web. Aici, aflați cum să efectuați importul inițial.

Importul clienților, explicat

Importul este un instrument pentru transferul înregistrărilor clienților (împărțite în conturi și contacte ) din CRM anterior în TaxDome. Acesta vă permite să adăugați conturi și contacte în bloc, eliminând necesitatea creării manuale.

Pentru a importa lista de clienți, trebuie să pregătiți în prealabil fișierul CSV. Asigurați-vă că urmați instrucțiunile pas cu pas atunci când pregătiți fișierul CSV pentru a evita pierderea înregistrărilor clienților.

În mod implicit, numai proprietarul firmei și administratorul pot importa clienți. Dacă doriți ca membrii echipei să poată importa, acordați-le drepturi de acces la Gestionarea contactelor.

Choosing the right import type

TaxDome import tool is flexible, allowing you to import not only all records at once but also specific types of records. For example, you can import only accounts without creating new ones to update CRM fields for existing clients. Below, we outline common import scenarios and options:

• Import accounts and contacts: Use this option to fully migrate your client base to TaxDome.

• Import accounts only (no contacts): Use this option if you already have accounts in TaxDome but want to add some CRM information in bulk. For example, you may want to add tags or account roles to existing accounts. Find the most common scenarios in a separate guide .

• Import contacts only (without accounts): Use this option to create new contacts without linking them to accounts. It may be useful if you have a list of potential clients or clients’ employees who need to be saved separately. This could be also used if you need to add additional custom CRM fields for the contacts.

Mai jos, vom demonstra procesul de import pentru o migrare completă a bazei de date a clientului. În cazul în care acțiunile diferă pentru alte tipuri de import, vor fi furnizate note.

Pasul 1. Încărcați fișierul CSV

On the first step of import you need to upload your prepared CSV file. Go to Clients > Accounts (or Clients > Contacts) from the left menu bar and click Import.

Faceți clic pe Răsfoire sau glisați și fixați fișierul CSV.

Pasul 2. Creați conturi

La al doilea pas veți crea conturi. Mai jos găsiți descrierile celor mai importante setări.

Nume cont hartă

Select the column header name from your spreadsheet that corresponds to TaxDome’s Account Name property. If you used Account Name as the column header name in your spreadsheet, it is automatically mapped to TaxDome’s Account Name property because they have the same name.

Alegeți tipul de cont

Alegeți modul de aplicare a tipului de cont la clienții importați:

Maparea câmpurilor contului

Map the columns of your CSV file to the account fields in TaxDome to have the data from the CSV columns automatically added to the account info.

Pentru a mapa câmpurile conturilor:

a. Review all column header names from your CSV property column on the left. Decide which ones you want to add to your TaxDome accounts and which ones to skip.

b. For each row, select either the Sync field (to add the value from the CSV) or Ignore (to skip it) from the Action drop-down menu.

c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .

Vă rugăm să rețineți că etichetele și rândurile membrilor echipei sunt

d. Revizuiți și faceți clic pe Continuare.

Notă

Dacă doriți să adăugați doar conturi (sau să adăugați câmpuri CRM masive la conturile existente), continuați cu ghid separat .

Pasul 3. Definiți setările

În acest pas, aplicați setările în bloc conturilor nou importate:

Contacte legate

When you import accounts and contacts, you may decide if you want to turn on contact toggles. These identify the basic settings for your client interactions. The best practice here is enable all contact toggles ( a, b, c) in bulk but don’t send client invitations for joining the portal. This way, you have time to set up everything first. You will be able to invite clients at a later point when you are ready.

Under Emails, you will see the example of the added email fields (e.g., Email, Additional email, etc.) mapped in the previous step . By setting up toggles, you will enable/disable a, b, c, d for each contact person whose email is linked to the imported account:

a. Autentificare: când este activată, persoana de contact poate utiliza portalul TaxDome .

b. Notificare: când această opțiune este activată, contactul primește toate notificările sistemului, cum ar fi mesaje, organizatori și altele.

c. Sincronizare e-mail: când această opțiune este activată, puteți vedea și răspunde la e-mailurile clientului în Inbox+.

d. Trimite invitații: Când această opțiune este bifată, veți trimite o invitație prin e-mail către TaxDome imediat după finalizarea importului (nu este recomandat).

Etichete

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it’s better to add them to the spreadsheet beforehand .

Cesionari

Select team members who will be assigned to the clients. New accounts go to the importer by default if a team member’s name isn’t in the CSV. You can select additional team members you want them to have access to all the imported accounts.

Dosare și documente

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. You can rely on the Default tax years template if no custom one is selected. Click Continue.

Step 4. Create contacts

Lastly, you need to add contacts to TaxDome. They will be automatically linked to the accounts. The process is similar as for the accounts: match CSV columns to TaxDome contact fields to ensure the right data is imported.

Pentru a cartografia câmpurile de contact:

a. Review all column header names from your CSV property on the left. Decide which ones you want to add to your TaxDome contacts and which ones to skip.

b. For each row, select either the Sync field (to add the value from the CSV) or Ignore (to skip it) from the Action drop-down menu.

c. (If you selected Sync field) For each row, select from the drop-down menu the TaxDome fields to which the values from the CSV will be added. You can use the default TaxDome fields or create custom fields .

d. Review and click Continue. This does not begin the import process. You can still return to the previous steps if you make any mistakes.

Notă

If you’re in Beta, your experience differs from here on—see Step 5. Preview (Beta) în schimb.

Pasul 5. Analizați și importați rezultatele

Reviewing the mapping results, you’ll see how the import settings worked for a few examples of your data:

• Accounts will be created with which linked contacts (if any)
• Contacts will be created with which names and email addresses (if any)
• Assignees will be assigned to the accounts
• Tags will be assigned to the accounts/contacts
• Custom fields will be created and/or filled in

If everything looks good, click Start import. If not, return to make any necessary fixes. Now, you can leave the page. The import process will continue on its own.

Once the import is done, you will receive an email notification. Click the link in the message to go to the import results. You’ll see:

• How many contacts were imported
• How many spreadsheet rows were skipped
• How many accounts were created
• How many accounts were updated
• How many custom fields were created

În cazul în care unele rânduri au fost omise (din cauza erorilor), puteți exporta un fișier CSV zipat care să vă spună care sunt și de ce.

Step 5. Preview (Beta)

Lucrări în curs

Funcționalitatea este în curs de dezvoltare și este disponibilă în prezent pentru utilizatorii Beta. Documentația privind utilizarea acestei funcții este în curs de pregătire.

If your firm is in the Beta program, this step shows a preview of your import before you commit to it. At the top, three counters give you a quick summary:

• Accounts created: How many accounts will be created

• Contacts created: How many contacts will be created

• Contacts not linked: How many contacts couldn’t be linked to an account

Not every row in your CSV file has to be perfect—TaxDome fixes what it can:

• Invalid email or country: Imports without that value

• Unrecognized team member: Uses whoever ran the import instead

• Multiple values in a cell: Keeps the first recognized value

If any rows have issues, TaxDome shows an alert—Some rows need your attention—listing how many rows will be imported with missing data or skipped. Click Download CSV to see exactly which rows and why.

A row is skipped only when there’s nothing to fall back on—for example, a missing account name, or an account type TaxDome doesn’t recognize. If a cell lists more than one account type, TaxDome uses the first valid one instead of skipping the row.

Once the import finishes, the results screen shows the same kind of summary. Accounts and contacts each get their own created, updated, and skipped counts. If any rows had issues, the same alert and Download CSV link show up here too.

Sfat

If you run into issues during import, see this guide for help.

Share

Link copiat