Crearea și aplicarea modelelor de dosare

Șabloanele de dosare vă permit să creați structuri de dosare reutilizabile pentru organizarea documentelor clienților, inclusiv a tuturor fișierelor și formularelor de care aceștia vor avea nevoie. Le puteți aplica conturilor noi sau existente manual sau prin intermediul automatizărilor din fluxul de lucru .

Creați modele de dosare

Notă

Șabloanele de dosare pot fi create de proprietarul firmei, de un administrator sau de orice membru al echipei care deține dreptul de acces „Gestionare șabloane ”.

1. Pentru a crea un șablon de folder, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, deschideți subfila Foldere , apoi faceți clic pe Creare șablon.

Sau accesați această pagină adăugând automatizarea Aplicați șablonul de folder în timp ce creați sau editați o conductă, apoi făcând clic pe Șablon nou .

Pentru o descriere a fiecărui câmp și a fiecărei opțiuni, consultați Ghidul câmpurilor din șabloanele de dosare.

Aplicați modele de dosare

Aplicarea unui șablon de dosare creează structura de dosare a șablonului într-un cont de client — se adaugă doar dosarele care lipsesc din cont; dosarele și documentele existente rămân neschimbate.

Notă

Pentru a aplica un șablon de folder, trebuie să fii proprietarul firmei, administrator sau orice membru al echipei cu Gestionați documentele drept de acces .

Într-un singur cont

1. În pagina „Documente” a contului clientului, deschideți fila „Documente ”, apoi faceți clic pe „Aplică șablon de folder”.

   

2. Faceți clic pe câmpul „Șablon dosar ”, selectați un șablon din meniul derulant, apoi faceți clic pe „Aplicare”.

   

Pentru mai multe conturi

1. Accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga.

2. Bifați casetele de selectare corespunzătoare conturilor la care doriți să aplicați șablonul.

3. Faceți clic pe cele trei puncte din stânga opțiunii „Mai multe acțiuni”, apoi faceți clic pe „Aplică șablonul de folder”.

4. Dacă este necesar, adăugați mai multe conturi introducând un nume, ID sau o adresă de e-mail în câmpul de căutare.

5. Faceți clic pe câmpul „Șablon dosar ”, selectați un șablon din meniul derulant, apoi faceți clic pe „Aplicare”.

   

Pentru conturi noi

Puteți aplica un șablon de folder personalizat atunci când creați conturi noi, fie manual, fie prin import.

Prin automatizare

Pentru a aplica automat șabloanele de dosare atunci când o sarcină intră într-o etapă a fluxului de lucru, consultați Aplicarea automată a șabloanelor de dosare .

Notă

Aplicarea unui șablon nu actualizează nivelurile de confidențialitate ale dosarelor existente deja în contul clientului. Toate conturile noi includ, de asemenea, un nivel superior prestabilit Documente încărcate de client dosar cu Clientul poate vizualiza și edita nivelul de acces — se adaugă întotdeauna, indiferent de șablon. Dacă acest dosar este redenumit într-un șablon sau într-un cont de client, nu va fi recunoscut ca fiind același dosar la aplicarea șabloanelor. Pentru ca dosarele să se îmbine, atât numele, cât și nivelul de acces trebuie să coincidă exact.

Setare șablon de folder implicit

Când adăugați conturi noi în TaxDome manual sau prin import), fiecare dintre acestea primește automat un șablon de dosar numit „Ani fiscali impliciți”. Proprietarii și administratorii firmei pot modifica acest lucru în trei moduri.

Editați șablonul „Ani fiscali impliciți”

1. Accesați secțiunea „Șabloane > Șabloane pentru firme” din bara de meniu din stânga.
2. Deschideți fila „Dosare ”, apoi faceți clic pe „Ani fiscali impliciți”.
3. Editați, ștergeți sau adăugați dosare și subdosare după cum este necesar.
4. Faceți clic pe „Salvare și ieșire”.

Setează un alt șablon ca șablon implicit

1. Accesați Setări > Setări firmă din bara de meniu din stânga.
2. În secțiunea „Șabloane de dosare implicite”, alegeți șablonul pe care doriți să îl utilizați.
3. Faceți clic pe Save (Salvare).

Dezactivează șablonul implicit pentru dosare

1. Accesați Setări > Setări firmă din bara de meniu din stânga.
2. Faceți clic pe X în secțiunea „Șablon folder implicit ”.
3. Faceți clic pe Save (Salvare).

Editarea șabloanelor de dosare (adăugarea unui nou subdosar An fiscal etc.)

1. Pentru a modifica un șablon, accesați Șabloane > Șabloane firmedin meniul lateral. Accesați Dosare, apoi faceți clic pe numele șablonului de dosar.

2. Modificați șablonul de folder și faceți clicpe Salvare și ieșire pentru a finaliza șablonul — opțiunea Salvare păstrează modificările, dar lasă șablonul deschis pentru editare ulterioară. Puteți adăuga sau șterge foldere în oricare dintre cele trei locații (Privat, Documente ale firmei partajate cu clientul și Documente încărcate de client).

Pentru o descriere a fiecărui câmp, consultați ghidul de referință al câmpurilor din șabloanele de dosare.

Notă

Modificările pe care le faceți la un șablon de folder nu vor fi reflectate în altă parte. Va trebui să aplicați șablonul actualizat profilului contului de client pentru a vedea modificările. Iar folderele create anterior nu vor fi șterse.

Ștergeți șabloanele de foldere

Pentru a șterge un șablon de folder:

1. Faceți clic pe cele trei puncte situate în extrema dreaptă a numelui șablonului de dosar.

2. Selectează „Ștergere” din meniul derulant.

3. Faceți clic din nou pe „Ștergere” pentru a confirma.

Toate structurile de foldere create deja pe baza acestui șablon vor fi păstrate.

Share

Link copiat