Șabloane de dosare (de bază): Creați și aplicați

Șabloanele de dosare simplifică procesul de creare a seturilor de dosare pentru a organiza documentele clienților dumneavoastră. Aveți șabloane de dosare pregătite pentru a le aplica rapid la conturi noi și existente. Puteți chiar să fiți super proactiv și să includeți în interiorul acestora documentele și formularele de care clienții dvs. vor avea nevoie.

Acoperit aici:

• Șabloane de dosare implicite
• Crearea șabloanelor de dosare
• Aplicarea șabloanelor de dosare
  • Aplicați un șablon de dosar unui cont
  • Aplicați un șablon de dosar la mai multe conturi
  • Aplicați șabloane de dosare la conturile noi
  • Aplicați șabloane de dosare la conturi prin automatizare
• Editarea șabloanelor de dosare (adăugarea unui nou subdosar pentru anul fiscal etc.)
• Ștergerea șabloanelor de dosare
• Încărcarea automată a documentelor în conturi cu șabloane de dosare

Webinar - Managementul documentelor: Explorați stocarea securizată și semnăturile electronice! Joi, 1 pm EST. Înregistrează-te aici

Șabloane de dosare implicite

Atunci când adăugați conturi noi la TaxDome (manual sau prin import), fiecare primește automat un șablon de dosar numit Anii fiscali impliciți.

Veți dori fie să editați șablonul de dosare implicit, fie să creați un nou dosar pe care să îl definiți ca fiind implicit, astfel încât să aveți structura de dosare pe care doriți să o organizați pentru documentele contului fiecărui client. Atât proprietarii firmei, cât și administratorii au acces pentru a face acest lucru.

Există trei moduri de a gestiona șablonul de dosar implicit:

• Modificați șablonul Anii fiscali impliciți: Accesați Templates > Firmtemplates (Șabloane >Șabloane firmă) din bara de meniu din stânga, deschideți fila Folders (Dosare ), apoi faceți clic pe Default Tax Years (Anii fiscali impliciți). Efectuați modificări în șablon prin editarea, ștergerea și adăugarea de foldere și subfoldere. Faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire ) după ce ați terminat.
• Creați un nou șablon de dosar pentru a-l utiliza ca model implicit: Accesați Settings > Firm Settings (Setări > Setări firmă ) din bara de meniu din stânga, apoi alegeți șablonul pe care doriți să îl utilizați ca șablon implicit în secțiunea Default Folder Template (Șablon de dosar implicit ). Faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire).

În timpul editării șablonului, puteți păstra modificările și continua editarea făcând clic pe Save (Salvare).

• Creați conturi noi fără șabloane de dosare implicite: Mergeți la Setări > Setări ferme din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe butonul x în Șablon de dosar implicit secțiune. Faceți clic pe SALVAȚI.
  
  

Notă: Un cont nou va avea întotdeauna un dosar de nivel superior Documente încărcate de client. Pentru a afla mai multe despre setările de vizibilitate și nivelurile de acces (cine poate vedea și/sau edita documentele din interiorul unui dosar), accesați aici.

Crearea șabloanelor de dosare

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Șabloanele de dosare sunt create de un proprietar de firmă, de un administrator sau de orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru a gestiona șabloane.

1. Pentru a crea un șablon de dosar, accesați Șabloane >Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, deschideți subfișa Dosare, apoi faceți clic pe Creare șablon.

Sau accesați această pagină prin adăugarea automatizării Apply folder template automation în timp ce creați sau editați o conductă, apoi faceți clic pe New template (Șablon nou).

2. În continuare, creați o structură de dosare. În fereastra Create Folder Template (Creați un model de dosar ), veți vedea trei dosare de nivel superior (Documente încărcate de client, Documente ale firmei partajate cu clientul și Private). Puteți redenumi, edita și șterge aceste dosare și puteți crea oricâte dosare de nivel superior aveți nevoie.

Opțiunile dvs. în fereastra Create Folder Template (Creare șablon de dosar ):

• Creați un nou dosar de nivel superior: Faceți clic pe Create folder (Creare dosar), denumiți dosarul, selectați nivelul de confidențialitate/acces(Private (Privat), Client can view (Clientul poate vizualiza ) sau Client can view and edit (Clientul poate vizualiza și edita), apoi faceți clic pe Submit (Trimitere). Citiți mai multe despre nivelurile de confidențialitate aici.
• Creați un subfolder: Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta dosarului de nivel superior, faceți clic pe New Folder (Dosar nou), denumiți dosarul, apoi apăsați Enter pe tastatură.
• Modificați vizibilitatea unui dosar de nivel superior: Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta dosarului, faceți clic pe Editare, selectați nivelul de confidențialitate/acces, apoi faceți clic pe Salvare.
• Redenumiți un dosar/subfolder: Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta dosarului, faceți clic pe Editare, denumiți dosarul, apoi faceți clic pe Salvare.
• Ștergeți dosarele: Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta dosarului, apoi pe Delete (Ștergeți).

3. Acum puteți adăuga documente și formulare la dosare. Dacă doriți ca clienții să aibă documente specifice, adăugați-le la dosare. Glisați-le prin glisare sau faceți clic pe Încărcare documente. Sau încărcați mai multe documente dintr-un dosar făcând clic pe Upload folder (pentru detalii despre modul în care TaxDome procesează dosarele, accesați aici).

Adăugați atâtea documente câte documente sunt necesare în diferitele dosare de nivel superior. De exemplu, adăugați șabloane de contabilitate, de evidență contabilă sau fiscale în dosarul Privat și un contract de servicii în dosarul cu Clientul poate vizualiza acces.

Notă : Documentele pot fi adăugate la dosare de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor.

4. Faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire ) pentru a salva șablonul și a vă întoarce la lista de șabloane sau pe Save (Salvare ) pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului.

Aplicarea șabloanelor de dosare

Acum că ați creat un șablon de dosar, ce urmează?

• Pentru a aplica un șablon de dosar, trebuie să fiți proprietarul firmei, administrator sau membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor.

• Puteți aplica șabloanele de dosare manual în timpul creării unui cont sau în timp ce importați o listă de clienți în TaxDome.

• Șabloanele de dosare pot fi aplicate atât la conturile noi, cât și la cele existente.

• După ce ați aplicat un șablon de dosare, mai puteți face modificări la structura dosarelor. Pentru a face acest lucru, mergeți la secțiunea Docs (Documente ) sau la vizualizarea arborescentă în timp ce încărcați documente.

Ce se întâmplă atunci când aplicați un șablon de dosar unui cont:

• În cazul în care dosarele și documentele există deja în contul clientului, acestea nu vor fi duplicate dacă există un șablon de dosare.
• Dacă există dosare și documente în contul clientului care lipsesc din șablon, acestea rămân la locul lor.
• Dacă există dosare și documente în șablon care lipsesc din contul clientului, acestea sunt create.
• Dacă efectuați mai multe servicii pentru același client, puteți aplica mai multe șabloane unul câte unul, iar dosarele și documentele care lipsesc din profilul contului de client sunt create.

Există mai multe moduri de a aplica șabloane de dosare:

• Aplicați un șablon de dosar unui cont
• Aplicați un șablon de dosar la mai multe conturi
• Aplicați șabloane de dosare la conturi prin automatizare
• Aplicați șabloane de dosare la conturile noi

Aplicați un șablon de dosar unui cont

1. Pe pagina Documente a contului de client, deschideți fila Documente, apoi faceți clic pe Apply Folder Template (Aplică șablon de dosar).

2. Faceți clic în câmpul Folder Template (Șablon de dosar ) pentru a selecta un șablon din meniul derulant (de exemplu, New Clients), apoi faceți clic pe Apply (Aplicație ) pentru a modifica structura dosarelor pentru contul selectat.

Aplicați un șablon de dosar la mai multe conturi

1. Accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, selectați căsuțele de selectare a conturilor cărora doriți să le aplicați șablonul de dosar, faceți clic pe cele trei puncte din stânga la Mai multe acțiuni din bara de meniu, apoi faceți clic pe Aplică șablon de dosar.

2. Adăugați mai multe conturi, dacă este necesar, introducând un nume, ID sau adresa de e-mail în câmpul de căutare.

3. Faceți clic în câmpul Folder Template (Șablon dosar ) pentru a selecta unul dintre șabloanele din meniul derulant (de exemplu, New Clients), apoi faceți clic pe Apply (Aplicație ) pentru a modifica structura dosarelor pentru conturile selectate.

Aplicați șabloane de dosare la conturi prin automatizare

Șabloanele de dosare pot fi adăugate prin utilizarea de automatizări în cadrul unui pipeline. În acest fel, atunci când o lucrare pentru un client trece la o nouă etapă în pipeline, o nouă structură de dosare este aplicată automat contului acestuia. Iată cum:

1. Mergeți la Templates > Firm templates din bara de meniu din stânga, selectați fila Pipelines, apoi faceți clic pe numele pipeline-ului sau pe Create Pipeline.

2. Alegeți etapa la care doriți să adăugați automatizarea, faceți clic pe linkul Add automations (Adăugare automatizări ), apoi alegeți Apply folder template (Aplică șablon de dosar ) din meniul derulant.

3. Faceți clic în interiorul câmpului Apply folder template (Aplicați șablonul de dosar ), selectați șablonul din meniu, apoi faceți clic pe Save (Salvare ) pentru a păstra modificările. După ce automatizarea este adăugată, o veți vedea accesând pagina pipeline și făcând clic pe pictograma de automatizare de deasupra etapei.

Odată ce o lucrare se deplasează către o etapă cu o automatizare a șablonului Apply folder template, va apărea o fereastră pop-up care arată că automatizarea urmează să fie declanșată. Dacă nu doriți ca dosarele să fie create automat, deselectați acțiunea, apoi faceți clic pe Move (Mutare).

Aplicați șabloane de dosare la conturile noi

Puteți aplica un șablon de dosare personalizat atunci când creați conturi noi manual sau prin import.

Dacă doriți ca un anumit șablon să fie aplicat în mod automat, setați-l ca fiind implicit. În acest fel, acesta va fi aplicat tuturor conturilor noi create manual sau prin import.

Editarea șabloanelor de dosare (adăugarea unui nou subdosar pentru anul fiscal etc.)

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

1. Pentru a face modificări la un șablon, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga. 2. Navigați la Folders (Dosare), apoi faceți clic pe numele șablonului de dosar.

2. Efectuați modificări la șablonul de dosar și faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire). Puteți adăuga sau șterge dosare în oricare dintre cele trei locații(Private, Firm docs shared with client și Client uploaded documents).

Notă: Modificările pe care le faceți la un șablon de dosar nu se vor reflecta în altă parte. Va trebui să aplicați șablonul actualizat la profilul contului de client pentru a vedea modificările. Iar dosarele create anterior nu vor fi șterse.

Ștergerea șabloanelor de dosare

Eliminați un șablon de dosar dacă nu mai aveți nevoie de el: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de dosar, selectați Delete ( Ștergere ) din lista derulantă, apoi faceți clic pe Delete (Ștergere ) pentru a confirma. Toate structurile de dosare create pentru conturile dvs. cu acel șablon vor rămâne.