Sarcini (de bază): Lucrul la o sarcină
Aflați elementele esențiale despre lucrul cu sarcinile, unde să găsiți toate sarcinile care vă sunt atribuite și cum să le vizualizați. Urmăriți timpul petrecut pe sarcini direct din sarcinile existente, editați-le, ștergeți-le - și multe altele.
Cum știu dacă mi-a fost atribuită o sarcină?
Atunci când o sarcină este aproape scadentă sau o sarcină nouă v-a fost atribuită, veți primi o notificare în Inbox+ și în e-mail. Faceți clic pe numele sarcinii sau pe Du-te la... pentru a ajunge la aceasta.
Notă: vă puteți modifica preferințele de notificare în orice moment.
Atunci când aveți sarcini atribuite în așteptare, un cerc verde cu numărul de sarcini care v-au fost atribuite apare lângă Tasks (Sarcini ) în secțiunea Workflow din bara de meniu din stânga. Pentru a vă vedea sarcinile, accesați Workflow > Tasks din bara de meniu din stânga.
Sarcini de acces
Odată ce vi se atribuie o sarcină, aceasta apare pe pagina dumneavoastră Insights. În acest fel, sunteți întotdeauna la curent cu ceea ce trebuie să faceți mai întâi și cu modul în care progresează activitatea. Iată mai multe informații despre widgetul de sarcini de pe pagina Insights .
De asemenea, puteți vizualiza toate sarcinile în vizualizarea Calendar făcând clic pe fila Sarcini. Aici găsiți mai multe informații despre vizualizările calendarului.
O altă modalitate de vizualizare a sarcinilor este pagina Flux de lucru > Sarcini. Aici puteți vedea nu numai sarcinile dvs., ci și pe cele neatribuite și pe cele atribuite altor membri ai echipei (vă sunt vizibile numai sarcinile pentru conturile de client la care aveți acces).
Sarcinile care au fost deja finalizate sunt afișate pe o filă separată. Iată mai multe informații despre lista de sarcini.
Pentru a vedea toate sarcinile pentru un singur client, mergeți la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, faceți clic pe numele clientului, apoi mergeți la fila Flux de lucru. Sarcinile în așteptare și cele finalizate sunt afișate separat.
Actualizarea statutului sarcinii
Odată ce o sarcină este finalizată sau anulată, faceți clic pe starea acesteia și schimbați-o în Completată sau Anulată, în consecință. Odată ce statutul sarcinii a fost modificat, aceasta dispare din pagina Insights și se mută în fila Completed (Terminată ) din lista de sarcini.
Notă: Sarcinile finalizate și anulate pot fi în continuare editate. Mutați sarcina înapoi în lista de sarcini În așteptare schimbând starea acesteia în Planificată, În revizuire, În curs, În așteptare, În așteptare, Prelungită, În așteptare client, În așteptare de semnături sau În așteptare pentru agenție.
Actualizarea statutului sarcinilor recurente
Atunci când marcați o sarcină recurentă ca fiind Finalizată înainte de data de finalizare, se creează automat o sarcină nouă, cu duplicarea setărilor celei anterioare. Numărul de repetiții programate este afișat în secțiunea Sarcină nouă.
Urmăriți timpul în sarcini
Urmăriți timpul petrecut pe sarcini direct din sarcina existentă. Iată cum:
1. Deschideți o sarcină și asigurați-vă că un client este selectat corect, apoi faceți clic pe link-ul Urmărire timp din dreapta sus și începeți să lucrați la o sarcină. Nu puteți urmări timpul pentru sarcinile pentru care contul de client nu este selectat.
O intrare de timp este legată automat de o sarcină. Acum puteți părăsi pagina sarcinii, cronometrul va fi afișat în partea de sus a tuturor paginilor TaxDome .
2. Dacă este necesar, adăugați o descriere, întrerupeți sau finalizați înregistrarea timpului direct din pagina sarcinii sau faceți clic pe cele trei puncte din dreapta pentru a o edita și șterge.
3. După ce ați terminat, veți vedea bara laterală Edit time entry. Efectuați orice modificări necesare, apoi faceți clic pe Salvare.
Dacă aveți mai multe intrări de timp adăugate pentru o sarcină, timpul total pe care l-ați petrecut pentru acestea va fi afișat în cadrul sarcinii.
Notă! Membrii echipei cu dreptul de acces Gestionare intrări de timp pot vizualiza, edita și șterge toate intrările de timp pentru sarcină. În caz contrar, aceștia pot vedea doar cronometrele pe care le-au creat.
Editarea sarcinilor
Editați o sarcină pentru a-i schimba starea sau contul, urmăriți timpul alocat sarcinii, bifați sarcinile secundare sau rescrieți descrierea. Sarcinile pot fi editate una câte una sau în bloc.
Dacă cineva editează o sarcină care v-a fost atribuită, veți primi un e-mail și o notificare Inbox+ .
Există mai multe modalități de a edita o sarcină:
- Faceți clic pe numele sarcinii pe paginile Insights sau Calendar
- Dați clic pe sarcina legată din fișa postului sau din pagina Link Tasks (Legătura sarcinilor )
- Selectați numele sarcinii din lista Tasks (Sarcini ), apoi faceți clic pe Edit (Editare)
-
Schimbați destinatarul, data de începere, data scadenței, prioritatea sau starea chiar în lista de sarcini
Notă: Atunci când schimbați contul unei sarcini legate de o lucrare, aceasta se decuplează automat.
Sarcini de editare în bloc
Pentru a efectua modificări la mai multe sarcini:
1. Selectați numele sarcinilor din lista Tasks (Sarcini ), apoi faceți clic pe Edit (Editare).
2. Efectuați modificările, apoi faceți clic pe Salvare.
Atunci când editați sarcini de editare în masă, țineți cont de:
- Nu puteți atașa sau elimina fișiere
- Nu puteți edita subtask-uri
- Nu puteți edita, șterge sau adăuga comentarii
- Datele din toate câmpurile neschimbate rămân neschimbate.
- Puteți modifica persoanele cărora le sunt atribuite sarcinile, dar nu puteți anula atribuirea sarcinilor
Editați o singură sarcină dacă trebuie să faceți oricare dintre cele de mai sus.
Utilizați comentarii privind sarcinile
În timp ce lucrați, este posibil să dați peste informații de care aveți nevoie pentru o anumită sarcină. Notați-le în comentariile privind sarcina. În acest fel, membrii echipei atribuite sarcinii o vor vedea.
Pentru a adăuga un comentariu la o sarcină:
1. Faceți clic pe numele sarcinii sau pe cele trei puncte din extrema dreaptă a acesteia, apoi selectați Edit (Editare).
2. În secțiunea Comments (Comentarii ), faceți clic pe Add comment (Adăugare comentariu), faceți clic pe câmpul de text, apoi introduceți nota.
3. Faceți clic pe Salvare pentru a păstra modificările. Comentariul - împreună cu data și numele membrului echipei care l-a scris - este apoi salvat în cadrul sarcinii. Atunci când comentariul nu mai este necesar, faceți clic pe pictograma de coș de gunoi din dreapta acestuia pentru a-l șterge.
Ștergeți sarcinile
Pentru a elimina complet o sarcină, urmați acești pași:
- Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui sarcinii, apoi faceți clic pe Delete (Ștergere).
- Faceți clic pe Ștergere în fereastra pop-up Confirmare ștergere.
Cine poate face acest lucru?
Odată ce un membru al echipei are acces la contul clientului, acesta poate efectua toate acțiunile cu sarcini, de exemplu:
- Vizualizați toate sarcinile firmei pentru conturile care le sunt atribuite
- Crearea de sarcini pentru conturile alocate
- Schimbați destinatarii sarcinilor
- Modificarea statutului sarcinii
- Efectuați orice modificări la sarcină
- Urmăriți timpul în cadrul unei sarcini
Proprietarul unei firme, administratorii și angajații cu Vizualizați toate conturile au acces la toate sarcinile firmei.
