Trimiteți organizatorii manual sau automat

Instrumentul nostru Organizatori vă permite să creați chestionare și formulare personalizate pentru a obține toate informațiile de bază de care aveți nevoie de la clienți. În plus, clienții își pot încărca documentele direct ca răspuns la întrebări.

Organizatorii noștri compatibili cu dispozitivele mobile pot conține condiții (salturi logice) și se salvează automat. Nu numai că vă oferă un instrument puternic pentru automatizarea colectării de informații, dar oferă și clienților o experiență de utilizare excelentă.

Trimiteți organizatorii

Organizatorii pot fi trimiși clienților de către proprietarul firmei, administratorul sau orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea organizatorilor .

Pentru a trimite un organizator unui client, va trebui mai întâi să creați un șablon. Avem Marketplace unde puteți găsi șabloane de organizator.

Odată ce aveți un model de organizator:

• Trimiteți organizatori către un singur client

• Trimiteți organizatori către mai mulți clienți simultan

• Trimiteți organizatori utilizând automatizări

• Lăsați clienții să creeze organizatori pe cont propriu

Trimiteți organizatori către un singur client

Pentru a trimite un organizator unui client, urmați acești pași:

1. Creați un organizator folosind oricare dintre aceste modalități:

• Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus, apoi selectați Organizer (Organizator).

• Mergeți la Organizatori din meniul din bara laterală și faceți clic pe Organizator nou.

• Deschideți contul clientului, treceți la fila Organizatori și faceți clic pe Organizator nou. Contul curent va fi completat automat.

2. Faceți clic pe lista Șablon organizator pentru a selecta un șablon, previzualizați chestionarul, apoi faceți clic pe Creare și trimitere pentru a trimite organizatorul către clientul selectat.

Asta e! Clientul va primi automat un e-mail prin care va fi notificat că i s-a trimis un organizator pentru a-l completa.

Mai există câteva opțiuni:

• Numele organizatorului: În mod implicit, numele organizatorului este același cu cel al șablonului. Îl puteți modifica și puteți face clic peAdăugați cod scurtpentru a personaliza organizatorul. Aplicați shortcodes pentru a include date dinamice, cum ar fi numele clientului sau anul. Pentru mai multe informații despre shortcodes, accesați aici .  
• Atașați lista de verificare: Includeți o listă de verificare a documentelor în organizator, astfel încât clienții să poată încărca documentele necesare în timp ce răspund la întrebări. Dacă nu există o listă de verificare pentru cont, puteți crea una chiar acolo. Pentru detalii, consultați mai jos .
• Memento-uri: Asigurați-vă că clientul dvs. primește o notificare prin e-mail atunci când îi trimiteți un organizator. Pentru detalii, consultați mai jos .
• Legătură cu joburile: conectați organizatorii la joburile existente pentru a le face disponibile imediat în flux de lucru dvs. flux de lucru. Faceți clic pe Legătură cu joburile din dreapta și selectați joburile. Odată conectate, veți vedea titlul jobului și pipeline-ul căruia îi aparține în secțiunea Joburi. (Pentru mai multe detalii despre conectarea organizatorilor la joburi, accesați aici . )

Trimiteți organizatori către mai mulți clienți simultan

Pentru a trimite același organizator mai multor clienți, mergeți la Clienți din meniul din bara laterală din stânga, bifați casetele de selectare de lângă clienții cărora doriți să le trimiteți organizatorul, apoi faceți clic pe Trimite organizator.

Puteți trimite organizatori clienților ale căror conturi sunt fie active, fie offline . De exemplu, puteți trimite un organizator unui client offline înainte de a-i trimite o invitație de a utiliza TaxDome .

Aici aveți aceleași opțiuni ca mai sus .

Trimiteți organizatori utilizând automatizări

Pentru detalii, accesați aici sau vizionați videoclipul de mai jos pentru o prezentare rapidă.

Atașați lista de verificare organizatorilor

Listele de verificare a documentelor sunt liste cu documentele fiscale necesare, personalizate pentru fiecare cont de client. Pentru a include o listă de verificare a documentelor în agenda dvs.:

1. Selectați un șablon de chestionar atunci când trimiteți un organizator:

• Dacă o listă de verificare este deja activată în șablon, veți vedea o pictogramă pentru lista de verificare. Dacă este selectată, puteți revizui și edita elementele din lista de verificare.

• Dacă lista de verificare nu este activată, activați opțiunea Atașați lista de verificare în secțiunea Lista de verificare a documentului.

2. Ce se întâmplă în continuare:

• Dacă există o listă de verificare pentru clientul selectat: Revizuiți/editați elementele înainte de trimitere.
• Dacă nu există nicio listă de verificare pentru clientul selectat: Creați una acum înainte de a trimite direct la destinație.

Reamintiți clienților despre organizatorii în așteptare

Ori de câte ori trimiteți organizatori către clienți, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii conectați la cont - cu Notificare activată-primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.   

Dacă destinatarilor le ia prea mult timp pentru a efectua elementul de acțiune sau dacă uită să o facă, puteți face una dintre următoarele:

• Reexpediați manual o notificare despre organizatorul în așteptare.

• Configurați mementouri automate .

Memento-uri manuale

Pentru a retrimite o notificare privind un organizator în așteptare, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta elementului din listă, apoi selectați Trimite din nou.

Iată ce se întâmplă:

• Un mesaj de e-mail suplimentar este trimis clientului.
• O notificare este mutată în partea de sus a listei de sarcini a clientului .

Reamintiri automate

Clienții primesc o notificare prin e-mail atunci când le trimiteți un organizator.

Comutați pe Memento-uri la orice moment, dacă este necesar. În acest fel, clientul primește un e-mail atunci când nu returnează organizatorul completat până la un anumit termen. Atunci când activați Reminders, alegeți modul în care sunt reamintiți clienții dvs:

• Zile până la următorul memento: În mod implicit, un memento este trimis la trei zile după ce a fost trimis organizatorul, dar puteți modifica acest lucru.

• Numărul de memento-uri: În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire, dar puteți modifica acest lucru.

Opțiunea OpțiuneaMemento-uri poate fi activată sau dezactivată în orice moment prin deschiderea organizatorului în așteptare. Faceți clic pe Salvare atunci când ați terminat cu modificările.

Reamintirile se opresc atunci când:

• Clientul nu a prezentat organizatorul, dar toate memento-urile au fost trimise.
• Organizatorul este sigilat.
• Organizatorul este prezentat.

Vedere client

Dacă notificările pentru client sunt activate, acesta este informat că a primit un organizator. Clienții dvs. pot vedea și deschide organizatorii în diferite moduri:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din secțiunea În așteptarea acțiunii sau pe link-ul din pagina Organizatori. 

• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Completați organizatorul din e-mail.

Apoi, clienții vor interacționa cu organizatorul dumneavoastră. Ei pot începe să completeze cererea din mers și să o termine mai târziu. Toate răspunsurile sunt salvate automat.

Când trimit un răspuns, starea organizatorului se schimbă de la În așteptare/În curs laFinalizat,iar tu primești o notificare .

Pentru a vedea organizatorul trimis din perspectiva clientului, accesați vizualizarea numai pentru citire .