Creați și programați facturi recurente

Cu ajutorul facturilor recurente, puteți solicita autorizația de plată de la clienții dvs. și puteți fi plătit automat la intervale de rutină. Acest lucru vă poate ajuta cu toți clienții dvs. care comandă servicii în mod constant. Aflați aici toate detaliile despre crearea facturilor recurente.

Creați și trimiteți facturi recurente

Facturile recurente pot fi create și trimise de către proprietarul firmei sau de către orice membru al echipei desemnat pentru contul respectiv și care are drepturi de acces pentru gestionarea facturilor .  

Puteți crea facturi recurente separat sau le puteți include în propuneri sau șabloane de propuneri . De asemenea, puteți crea facturi recurente din serviciile enumerate în propunere .

Urmați acești pași:

1. Creați o factură utilizând una dintre următoarele metode:

• Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus, apoi selectați Invoice from ( Factură de la). Selectați contul pentru care trebuie emisă factura recurentă.
• Deschideți contul clientului, treceți la fila Facturi și faceți clic pe Factură nouă. Contul curent va fi completat automat.

2. Setați Tipul facturii la Recurentă, apoi introduceți un Nume pentru aceasta (alegeți un nume vizibil pentru clienți pentru facturile cu autorizație de plată) sau selectați un șablon. Dacă selectați un șablon, treceți la pasul 6.

3. Selectați frecvența cu care trebuie trimise facturile (setarea implicită este Lunar ) și de câte ori ar trebui să se repete.

4. Alegeți o metodă de plată: aceasta este modul în care doriți să fie plătite facturile (fie cu cardul de credit, debit bancar sau ambele). 5. Introduceți suma fiecărei facturi fie introducând-o în Subtotal , fie adunând articolele respective.

6. Apoi faceți clic pe Creați pentru a trimite factura. Odată ce o factură recurentă cu autorizație de plată este acceptată, o notificare este trimisă la adresa dvs. de e-mail și în Inbox+ .

De asemenea, există și alte detalii pe care ați putea dori să le includeți. Fereastra Creare factură este împărțită în mai multe secțiuni:

• General
• Setări de recurență
• Autorizarea plății
• Suplimentare
• QuickBooks setări
• Elemente de linie și rezumat
• Notă pentru client
• Calendar de plată

General

1. Nume cont, ID sau e-mail: Selectați contul în care va fi trimisă factura.

2. Șablon de factură: Faceți clic și selectați unul dintre modelele de facturi recurente pe care le-ați creat din meniul derulant. Modelele de facturi recurente sunt utile în special pentru facturile pe care le trimiteți clienților în mod regulat.

3. Denumire: Denumirea facturii recurente (de exemplu, Contabilitate 2023 sau Planificare financiară 2024). Clientul îl va vedea numai pentru facturile recurente cu autorizație de plată. 

4. Membru al echipei: Selectați membrul echipei care este responsabil pentru primirea plăților (în mod implicit, este persoana care creează factura).

5. Descriere: Adăugați o descriere care să prezinte conținutul facturii. Puteți utiliza coduri scurte de cont shortcodes bazate pe câmpuri personalizate și coduri scurte pentru date shortcodes. Mai multe informații despre shortcodes .

6. Metoda de plată: Aceasta este modalitatea prin care doriți ca clienții să plătească facturile (fie cu cardul de credit, fie prin debit bancar, fie ambele).

Setări de recurență

1. Începe la: Recurența începe la acceptare (numai pentru facturile recurente cu autorizație de plată) sau la o dată specifică. Dacă se alege Data specifică, trebuie să o selectați în secțiuneaData primei facturi.

2. Data primei facturi: Data trimiterii primei facturi.

3. Recurențe: Introduceți câte facturi doriți să trimiteți.

4. Recurență: Selectați un interval de timp între facturi. Acesta poate fi unul din listă (de exemplu, lunar sau anual) sau puteți seta un interval personalizat. Dacă configurați o recurență lunară care începe pe 29, 30 sau 31, iar o lună nu are această dată, factura va fi trimisă în ultima zi a lunii respective.

Puteți revizui și edita setările de repetare a facturilor în orice moment, accesând listaFacturi recurente și deschizând-o.

Iată câteva exemple de ceea ce veți obține prin selectarea diferitelor setări de program:

Programe personalizate

Programările personalizate vă permit să modificați și mai mult programările facturilor recurente, în funcție de nevoile dvs. Programați facturile să se repete la orice frecvență doriți, de exemplu, pe data de 25 la fiecare 4 luni, la două luni, în fiecare a doua zi de marți etc. Pentru a configura setările de recurență personalizate, selectați Personalizat în meniul derulant Recurență .

Iată care sunt opțiunile pe care trebuie să le setați pentru a crea programe personalizate:

• Începe la: Aceasta este data la care prima factură va fi trimisă clientului după ce acesta a fost de acord cu recurența. Aceasta poate fi la o anumită dată sau la acceptare.
• Data primei facturi : data la care va fi creată prima factură (disponibilă dacă este selectată opțiunea Dată specifică ).
• Emiteți factura la fiecare : numărul de perioade de timp dintre fiecare factură. Dacă configurați o recurență lunară care începe pe 29, 30 sau 31 și o lună nu are această dată, factura va fi trimisă în ultima zi a lunii respective.
• Categoria de timp: în acest câmp se specifică perioada de timp - zile, săptămâni sau luni.
• Numărul de recurențe: numărul de facturi care urmează să fie trimise.

Veți vedea, de asemenea, data expirării, care este data la care ar trebui plătită ultima factură în conformitate cu programul.

Autorizarea plății

Selectați una dintre opțiuni:

1. Plata automată : După ce clientul acceptă termenii facturii recurente, facturile vor fi emise conform programului dvs., iar cardul/contul bancar al clientului va fi debitat automat. Această opțiune este disponibilă pentru TaxDome (Stripe).

2. Plata manuală a facturii: Facturile vor fi emise și trimise clientului conform programului dvs., dar acesta va trebui să le plătească manual de fiecare dată.

Plata automată

Când este selectată plata automată, clientul autorizează plata o singură dată, iar toate plățile următoare se efectuează automat. Să vedem cum arată din partea clientului:

1. Proprietarul firmei sau un membru al echipei pregătește o factură recurentă. Clientul primește un e-mail și vede o notificare în așteptare în partea de sus a paginii Facturare.

2. Clientul cu drept de semnătură examinează termenii, trimite detaliile de plată, apoi semnează și acceptă factura recurentă.

Odată făcut acest lucru, cardul/contul va fi debitat automat în conformitate cu programul prezentat în factura recurentă.

Sfat

Pentru a utiliza acest tip de autorizare, TaxDome (Stripe) trebuie selectat ca furnizor de servicii de plată curent.

Plata manuală a facturii

Când se alege plata manuală a facturilor, facturile sunt emise și trimise clientului conform programului dvs., iar clienții trebuie să plătească facturile manual de fiecare dată. 

• Toate facturile emise vor funcționa ca facturi unice — acestea vor fi afișate pe paginaFacturare > Facturi.

• Programul va fi disponibil pentru revizuire și editare în fila Facturi recurente. 

• DacăQuickBooks conectat, acestea vor fi sincronizate în termen de o zi de la emitere.

• Dacă ați selectat CPACharge, nu puteți selecta autorizarea plății, iar opțiunea manuală va fi singura disponibilă.

  Să vedem cum arată pe partea de client:

1. Proprietarul firmei sau un membru al echipei pregătește o factură recurentă, iar clientul primește o notificare pentru fiecare factură emisă. Când este selectată plata manuală, clientul nu vede factura ca fiind recurentă din partea sa. 

2. Clientul plătește factura manual, așa cum ar face cu o factură obișnuită.

3. Când apare o anumită dată, se emite o nouă factură către client, în conformitate cu programul, iar acesta trebuie să o plătească manual încă o dată. Acest lucru se repetă până când toate facturile sunt trimise în conformitate cu programul.

Suplimentare

Rețineți că veți vedea această secțiune numai dacă utilizați TaxDome (Stripe) și ați activat autorizarea plăților. În secțiuneaSuplimentar, trebuie să adăugați detalii numai dacă activați comutatoarele:

1. Trimiteți factura prin e-mail către client: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu factura. E-mailul nu va mai fi accesibil după ce trimiteți solicitarea. Pentru a-l reutiliza, luați în considerare adăugarea acestuia la șablonul de factură . De asemenea, puteți utiliza codurile scurte ale contului shortcodes bazate pe câmpuri personalizate și coduri scurte de dată shortcodes.

2. Mementouri: Activează această opțiune pentru a trimite o notificare prin e-mail clientului dacă acesta nu a achitat factura într-un anumit număr de zile. Mai multe informații despre mementouri .

QuickBooks setări

Selectați Locația și Clasa către care va fi trimisă factura QuickBooks Clienții nu vor vedea acest câmp. 

Rețineți că secțiunea de setări QuickBooks este afișată numai dacă o activați în QuickBooks Pentru a face acest lucru, accesați Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a cursurilor.

Elemente de linie și rezumat

Atât articolele individuale, cât și rezumatul indică suma facturii. Dacă nu doriți să includeți o descriere detaliată a serviciilor și a tarifului, puteți trece direct la secțiunea rezumat și introduce suma.

În caz contrar, puteți crea o listă detaliată a produselor și serviciilor pe care le furnizați clienților în secțiunea Elemente de linie. Toate datele din această secțiune vor fi, de asemenea, adăugate automat la rezumat.

În secțiunea Elemente de linie , puteți:

1. Adăugați un element de linie: faceți clicpe Element de linie, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpulTarif, setați numărul de servicii și taxa (aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi ) și introducețiDescrierea(opțional). SelectațiClasacare va fi trimisă către QuickBooks clienții nu vor vedea acest câmp).

2. Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 

3. Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.

4. Setări: Faceți clic pe Setări pentru a stabili coloanele care vor fi afișate în factura dvs. 

Dacă câmpurileDescriereși Data serviciuluisunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloaneleTarife și cantitateșiTaxe: trebuie să le ascundeți înSetări, astfel încât să nu fie afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

Secțiunea rezumat vă permite să vedeți:

• Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.

• Rata impozitului/TVA/GST: Dacă nu aveți articole, puteți edita rata. Dacă aveți articole, pentru a edita rata impozitului, trebuie să activați coloana Impozit pentru articole (aici găsiți mai multe informații despre impozitul pe vânzări ) .

• Suma impozitului/TVA/GST: Calculată automat din Subtotal × Rata impozitului. Atât procentul impozitului, cât și suma impozitului sunt afișate în secțiune.

• Total: Calculat automat din Subtotal + Valoarea taxei.

În plus, la final, după secțiunea Program de plată , puteți revizui principalele setări ale facturii recurente: numărul de plăți așteptate, suma fiecăreia și suma totală.

Notă pentru client

Puteți adăuga Note pentru client și personaliza folosind shortcodes. Poate fi o notă cu detaliile plății sau doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în factura PDF .

Calendar de plată

Revizuiți datele la care va fi trimisă fiecare factură.

Salvați factura recurentă ca proiect

Pregătirea unei facturi recurente poate dura ceva timp în unele cazuri (de exemplu, dacă încă sunteți în procesul de stabilire a termenilor cu clientul). Puteți salva toate modificările făcând clic pe Salvare ca schiță fără a trimite această factură clientului dumneavoastră.

După ce ați terminat, veți putea găsi factura recurentă în fila Inactivă din pagina Facturi > Facturi recurente . Aceste facturi sunt marcate ca Schițe.

Pentru a vizualiza facturile preliminare pentru un anumit client, accesați Clienți, selectați contul, apoi accesați subfilaFacturi recurentedin filaFacturidin profilul acestuia. FilaFacturidin profilul clientului este disponibilă pentru proprietarul firmei, administratorul sau orice membru al echipei cu dreptul de acces Gestionare facturi .

Când factura recurentă este salvată ca schiță, o puteți revizui în continuare și puteți adăuga sau șterge câmpuri. Cu toate acestea, schița de factură nu va fi vizibilă clientului până când nu apăsați pe Creare .

Notă

Coloana Sold pentru facturile preliminare va afișa 0,00 USD până când creați și trimiteți factura recurentă. Soldul este suma facturilor neplătite din recurență.

Facturi recurente duplicate

Pentru a crea o copie a unei facturi recurente existente, accesați pagina Facturi > Facturi recurente sau subfila Facturi recurente din fila Facturi a contului client, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui facturii și selectați Duplicat .

Veți vedea pagina Creare factură cu toate detaliile facturii originale deja completate. Faceți clic pe Creare sau editați-o așa cum considerați de cuviință.

Vedere client

Clientul dumneavoastră poate vizualiza și semna facturi recurente fie făcând clic pe notificarea din tabloul de bord, fie făcând clic pe linkul din notificarea prin e-mail, fie făcând clic pe linkul de pe pagina Facturare a portalului său. 

Apoi, li se va prezenta un formular simplu în care vor putea revizui detaliile, adăuga informații de plată și semna. Dacă doriți să vedeți TaxDome îl vede clientul, accesați o vizualizare numai pentru citire a portalului lor .

Cine poate semna o factură recurentă

Când trimiteți o factură recurentă, toate contactele asociate contului cu autoritatea de semnare activată pot semna din portalul lor de clienți. 

Doar o singură persoană de contact trebuie să accepte factura recurentă pentru ca aceasta să fie activă. Prin urmare, asigurați-vă că autoritatea de semnare este dezactivată pentru contactele care nu au voie să semneze (de exemplu, copiii).

Ce se întâmplă dacă clientul semnează după data primei facturi

Dacă un client semnează o factură recurentă cu autorizație de plată după data primei facturi, toate facturile neplătite vor fi generate și facturate automat clientului. De exemplu, dacă factura recurentă începe pe 25 septembrie, dar clientul o semnează pe 26 octombrie, i se vor factura facturile neplătite atât din septembrie, cât și din octombrie.

Dacă metoda de plată selectată de client nu dispune de fonduri suficiente, TaxDome efectua mai multe încercări de a debita plățile. Cu toate acestea, clientul va avea întotdeauna opțiunea de a plăti facturile dacă alege să o facă manual.

Ce se întâmplă dacă o plată automată eșuează?

Dacă există probleme cu procesarea plăților, cum ar fi soldul insuficient în contul bancar al clientului sau alte erori de procesare care împiedică efectuarea plății, sistemul va încerca automat să reia plata de până la patru ori suplimentar:

• 4 ore de la prima plată nereușită
• 24 de ore de la ultima încercare
• 48 de ore de la ultima încercare
• 72 de ore de la ultima încercare

Dacă toate cele patru încercări eșuează, clientul va trebui să își actualizeze detaliile de plată sau puteți aplica creditul la factură ( dacă există). Odată ce a făcut acest lucru, plățile viitoare vor fi debitate automat.

Notă

Pentru plățile prin debit bancar, standard Timpul de procesare este de până la 30 de zile, ceea ce este suficient pentru a asigura procesarea cu succes a plății. Dacă plata eșuează în acest timp, va fi reluată odată ce starea plății se schimbă de la Procesarea plății la Eșuat.

Share

Link copiat