Facturi recurente (de bază): Creați, programați, salvați ca proiect

Cu ajutorul facturilor recurente, puteți solicita autorizația de plată de la clienții dvs. și puteți fi plătit automat la intervale de rutină. Acest lucru vă poate ajuta cu toți clienții dvs. care comandă servicii în mod constant. Aflați aici toate detaliile despre crearea facturilor recurente.

Acoperit aici:

• Crearea și trimiterea facturilor recurente
• Setări de recurență
  • Programe personalizate
• Tipuri de autorizații de plată
  • Plata automată
  • Plata manuală a facturii
• Configurarea de memento-uri pentru facturi recurente
• Salvarea facturii recurente ca proiect
• Duplicarea facturilor recurente
• Ce văd clienții atunci când creați facturi recurente
• Cine poate semna o factură recurentă
• Ce se întâmplă dacă clientul semnează după data primei facturi
• Ce se întâmplă dacă o plată automată eșuează?

Crearea și trimiterea facturilor recurente

Facturile recurente pot fi create și trimise de către proprietarul firmei sau de către orice membru al echipei atribuit contului cu drepturi de acces pentru gestionarea facturilor. 

Puteți crea facturi recurente singure sau le puteți include în propunerile sau în modelele de propuneri. De asemenea, puteți crea facturi recurente din serviciile enumerate în propunere.

Urmați acești pași:

1. Faceți clic pe butonul + New (Nou ) din bara laterală din stânga, apoi selectați Invoice (Factura ) din slide-out. Sau adăugați o factură la propunere.

2. Selectați contul pentru care trebuie emisă factura recurentă.

3. Setați Invoice type (Tipul facturii ) la Recurring (Periodic), apoi fie introduceți un Name (Nume ) pentru aceasta (alegeți un nume orientat către client pentru facturile cu autorizare de plată), fie selectați un șablon. Dacă se selectează un șablon, treceți la pasul 7.

4. Selectați cât de des trebuie trimise facturile (setat în mod implicit la lunar) și de câte ori trebuie să se repete.

5. Alegeți o metodă de plată: acesta este modul în care doriți ca facturile dumneavoastră să fie plătite (fie prin card de credit, fie prin debit bancar sau prin ambele)

6. Introduceți suma fiecărei facturi, fie introducând-o în Subtotal , fie adunând articolele.

7. Apoi faceți clic pe Create (Creare ) pentru a trimite factura. Odată ce o factură recurentă cu autorizație de plată este acceptată, se trimite o notificare la adresa dvs. de e-mail și Inbox+.

Există și alte detalii pe care ați putea dori să le includeți. Consultați instrucțiunile detaliate pentru fiecare câmp numerotat de mai jos:

1. Tipul facturii: Pentru o factură recurentă, selectați opțiunea corespunzătoare. 

2. Numele contului, ID sau e-mail: Selectați contul în care va fi trimisă factura.

3. Șablon de factură: Faceți clic și selectați unul dintre șabloanele de facturi recurente pe care le-ați creat din meniul derulant. Șabloanele de facturi recurente sunt utile în special pentru facturile pe care le trimiteți clienților în mod regulat.

4. Alegeți o metodă de plată: Acesta este modul în care doriți ca facturile dumneavoastră să fie plătite (fie prin card de credit, fie prin debit bancar sau prin ambele). Acceptăm o serie de metode de plată.

5, 6. Începe pe: Acesta este momentul în care prima factură este trimisă clientului după ce acesta și-a dat acordul pentru recurență. Acest lucru poate fi la acceptare (pentru facturile recurente doar cu autorizare de plată) sau la o anumită dată. Dacă este aleasă o Dată specifică, atunci trebuie să o selectați la Prima dată a facturii.

7, 8. Recurență(e): Aici puteți selecta perioada de repetare a facturii și puteți seta numărul de facturi care vor fi trimise în cadrul facturii recurente.

9. Membru al echipei: Selectați membrul echipei care este responsabil pentru primirea plăților (în mod implicit, este persoana care creează factura).

10. Numele: Denumirea facturii recurente (de exemplu, Contabilitate 2023 sau Planificare financiară 2024). Clientul îl va vedea numai pentru facturile recurente cu autorizație de plată.

11. Descriere: Adăugați o descriere care să sublinieze ce este inclus în factură (opțional).

12, 15. Adăugați codul scurt: Includeți date dinamice pentru a vă individualiza facturile. Puteți utiliza contul shortcodes pe baza câmpurilor personalizate și a datei shortcodes. Iată mai multe despre shortcodes.

• Plata automată: după ce clientul acceptă condițiile de facturare recurentă, facturile vor fi emise în funcție de programul dumneavoastră, iar cardul/contul bancar al clientului va fi debitat automat. Disponibil pentru Stripe numai.
• Plata manuală a facturii: facturile vor fi emise și trimise clientului în funcție de programul dumneavoastră, dar acesta va trebui să le plătească manual de fiecare dată.

Citiți mai multe despre tipurile de autorizații de plată mai jos.

14. Trimiteți factura clientului prin e-mail: Activați această opțiune și adăugați un mesaj personalizat dacă doriți ca clientul să fie notificat prin e-mail cu privire la o factură recurentă cu plată automată. În caz contrar, acesta va primi doar o notificare în portalul său.

16. Reamintiri: Comutați această opțiune pe pentru a trimite o notificare prin e-mail clientului atunci când acesta nu acceptă factura recurentă într-un anumit număr de zile(mai multe detalii mai jos).

17. Setări QuickBooks: Selectați locația pentru factura care urmează să fie trimisă la QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp.

18. Posturi: Detaliați serviciile prestate pentru fiecare factură a recurenței, precum și orice reduceri aplicate. 

• Postul de linie: Faceți clic pe Line item, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpul Rate (Tarif ), setați cantitatea pentru fiecare serviciu și rata de impozitare (mai multe informații despre ratele de impozitare) și adăugați o Description (Opțional). Selectați Class (Clasa ) pentru a fi trimisă la QuickBooks (clienții nu vor vedea acest câmp).
• Reducere: Pentru a adăuga un articol de linie, faceți clic pe Discount, apoi completați câmpul Rate . 

De asemenea, puteți edita aceleași câmpuri de articol de la pagina Editare articol, făcând clic pe cele trei puncte din dreapta articolului, selectând Editare, apoi făcând clic pe Salvare.

19. Rezumat: Aici puteți vedea valoarea fiecărei plăți.

• Subtotal: Suma serviciilor furnizate în fiecare factură, fără taxe. Acesta se completează automat după adăugarea articolelor de linie. Sau, puteți introduce suma manual dacă nu doriți să adăugați articole de linie.
• Rata de impozitare: Odată ce taxa de vânzare este adăugată, aceasta se reflectă în total (mai multe informații despre adăugarea taxei de vânzare).

20. Programul de plată: Examinați datele la care va fi trimisă fiecare dintre facturi. 

21. Fiecare plată, Valoarea facturii, Total: Examinați principalele setări ale facturii recurente: câte plăți așteptați, valoarea fiecăreia și totalul.

22. Creați: Faceți clic pentru a trimite factura recurentă pentru ca clientul să o revizuiască și să o accepte.

23. Salvați ca proiect: Salvați modificările fără să trimiteți factura recurentă : setările sunt salvate, iar factura recurentă este vizibilă în fila Facturi recurente din secțiunea Facturi și marcată ca Proiect. Veți putea în continuare să revizuiți și să editați factura și să adăugați sau să ștergeți câmpuri. Factura nu este vizibilă pentru client până când nu apăsați Create (Creare).

Setări de recurență

Setări de recurență în detaliu:

• Recurențe: stabilește numărul de facturi care vor intra în sfera de aplicare a facturii recurente.
• Recidivă: stabilește perioada de repetare a facturii:
  • Daily
  • Săptămânal
  • Lunar
  • La fiecare 3 luni
  • La fiecare 6 luni
  • Anual
  • Personalizat (a se vedea mai jos)

Puteți revizui și edita oricând setările de recurență a facturilor, accesând lista Facturi recurente și deschizând-o.

Iată câteva exemple de ceea ce veți obține prin selectarea diferitelor setări ale programului :

Programe personalizate

Programările personalizate vă permit să modificați și mai mult programările facturilor recurente, în funcție de nevoile dumneavoastră. Programați facturile pentru a se repeta cu orice frecvență doriți; de exemplu, pe data de 25 la fiecare 4 luni, bilunar, la fiecare a doua marți etc.

Pentru a configura setările de recurență personalizată, selectați opțiunea Personalizat în meniul derulant Recurență.

Iată care sunt opțiunile pe care trebuie să le setați pentru a crea programe personalizate:

• Începe pe: Acesta este momentul în care prima factură va fi trimisă clientului după ce acesta și-a dat acordul pentru recurență. Aceasta poate fi la o anumită dată sau la acceptare.
• Data primei facturi: data la care va fi creată prima factură (disponibilă dacă se alege o Dată specifică ).
• Emite factura la fiecare: numărul de perioade de timp dintre fiecare factură.
• Categoria de timp: în acest câmp se specifică perioada de timp - zile, săptămâni sau luni.
• Numărul de recurențe: numărul de facturi care urmează să fie trimise.

Veți vedea, de asemenea, data de expirare - data la care ultima factură ar trebui plătită în conformitate cu programul.

Tipuri de autorizații de plată

În cazul facturilor recurente, puteți selecta dacă doriți ca plățile să fie autorizate și apoi efectuate automat sau nu. Mai jos, avem o descriere mai detaliată a modului în care funcționează.

• Plată automată - clientul acceptă condițiile recurente, apoi cardul/contul său bancar este debitat automat în funcție de programul stabilit. Disponibil pentru Stripe numai.
• Plata manuală a facturii - facturile sunt emise și trimise clientului în funcție de programul dumneavoastră, iar acesta va trebui să plătească manual de fiecare dată. Disponibil pentru Stripe și CPACharge. Dacă aveți selectat CPACharge, nu veți putea selecta autorizarea plății, iar manual va fi singura opțiune.

Plata automată

Atunci când este selectată plata automată, clientul autorizează plata o singură dată, iar toate plățile următoare se efectuează automat. Facturile recurente cu plăți automate sunt asemănătoare unui abonament - odată configurate, nu mai sunt necesare alte acțiuni din partea dumneavoastră sau a clientului.

Să vedem cum arată pe partea de client:

1. Proprietarul firmei sau un membru al echipei întocmește o factură recurentă. Clientul primește o notificare.

2. Clientul cu drept de semnătură analizează condițiile, trimite detaliile de plată, apoi semnează și acceptă factura recurentă.

Odată făcut acest lucru, cardul/contul va fi debitat automat în conformitate cu programul prezentat în factura recurentă.

Atenție! Pentru a utiliza acest tip de autorizație, Stripe trebuie să fie selectat ca furnizor de plăți implicit.

Plata manuală a facturii

Atunci când se alege plata manuală a facturilor, facturile sunt emise și trimise clientului în funcție de programul dumneavoastră, iar clienții trebuie să plătească facturile manual de fiecare dată. Dacă aveți selectat CPACharge, nu veți putea selecta autorizarea plății, iar manual va fi singura opțiune.

Toate facturile emise vor funcționa ca facturi unice - vor fi afișate în fila Facturi din pagina Facturi și, dacă QuickBooks Online este conectat, vor fi sincronizate în termen de o zi de la emitere. În același timp, programul va fi disponibil pentru revizuire și editare în fila Facturi recurente. 

Să vedem cum arată pe partea de client:

1. Proprietarul firmei sau un membru al echipei pregătește o factură recurentă, iar clientul primește o notificare la fiecare factură emisă. Atunci când este selectată plata manuală, clientul nu vede factura ca fiind recurentă din partea sa. 

2. Clientul plătește factura manual, așa cum ar plăti o factură obișnuită.

3. Când vine o anumită dată, se emite o nouă factură către client, conform programului, iar acesta trebuie să o plătească din nou manual. Acest lucru se repetă până când toate facturile sunt trimise în conformitate cu programul.

Configurarea de memento-uri pentru facturi recurente

În timp ce creați o factură recurentă, activați Reminderi. În acest caz, clientul primește un memento cu privire la factură dacă aceasta nu a fost acceptată într-un anumit interval de timp; numărul implicit de zile este de trei, dar îl puteți modifica:

• Zile până la următorul memento: Acesta este numărul de zile până când clientului i se va trimite un memento. În mod implicit, se trimite un memento la trei zile după emiterea unei facturi, dar puteți modifica acest termen în funcție de preferințele dumneavoastră.

• Numărul de reamintiri: Acesta este numărul de memento-uri trimise clientului. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de atenționare, dar puteți modifica și acest lucru.

Reamintirile se opresc atunci când:

• Clientul nu a acceptat factura recurentă, dar a fost trimis numărul stabilit de memento-uri.
• Clientul a acceptat factura.
• Factura în așteptare a fost dezactivată de un membru al firmei.

Salvarea facturii recurente ca proiect

În unele cazuri, pregătirea unei facturi recurente poate dura mai mult timp (de exemplu, dacă încă mai lucrați la condițiile cu clientul). Puteți salva toate modificările fără a trimite această factură clientului, făcând clic pe linkul Save as draft (Salvare ca proiect ).

După ce ați făcut acest lucru, veți putea găsi factura recurentă în subfișa Inactive din fila Facturi recurente din secțiunea Facturi. Aceste facturi sunt marcate ca Draft (Proiect).

Pentru a vizualiza proiectele de facturi pentru un anumit client, accesați Clienți, selectați contul, apoi accesați subfișa Facturi recurente din fila Facturi din profilul acestuia. Fila Facturi din profilul clientului este disponibilă proprietarului firmei, administratorului sau oricărui membru al echipei cu dreptul de acces Manage invoices (Gestionare facturi ).

Atunci când factura recurentă este salvată ca proiect, aveți în continuare posibilitatea de a o revizui și de a adăuga sau șterge câmpuri. Proiectul de factură nu va fi vizibil pentru client până când nu apăsați Create (Creare).

Notă! Coloana de sold pentru facturile provizorii va afișa 0,00 USD până când creați și trimiteți factura recurentă. Soldul este suma facturilor neplătite din cadrul facturii recurente.

Duplicarea facturilor recurente

Pentru a crea o copie a unei facturi recurente existente, accesați fila Facturi recu rente din pagina Facturi sau subfila Facturi recurente din fila Facturi din contul de client, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui facturii și selectați Duplicare din meniul derulant.

Veți vedea pagina Create invoice (Creare factură ) cu toate detaliile facturii originale deja completate. Faceți clic pe butonul Create (Creare ) sau modificați-o așa cum considerați că este potrivit.

Ce văd clienții atunci când creați facturi recurente

Clientul dvs. poate vizualiza și semna facturile recurente fie dând clic pe notificarea din tabloul de bord, fie făcând clic pe linkul din notificarea prin e-mail, fie făcând clic pe linkul de pe paginaFacturi recurente din portalul lor. 

Apoi, li se va prezenta un formular simplu în care vor putea să revizuiască detaliile, să adauge informații de plată și să semneze. 

Dacă doriți să vedeți TaxDome așa cum îl vede clientul, accesați o vizualizare doar pentru citire a portalului acestuia.

Cine poate semna o factură recurentă

Atunci când trimiteți o factură recurentă, toate persoanele de contact legate de cont cu autoritatea de semnare activată pot semna din portalul lor de client. 

Pentru ca factura recurentă să fie activă, trebuie să fie acceptată doar de un singur contact. Prin urmare, asigurați-vă că autoritatea de semnatar este dezactivată pentru contactele care nu au voie să semneze (de exemplu, copiii).

Ce se întâmplă dacă clientul semnează după data primei facturi

Dacă un client semnează o factură recurentă cu autorizație de plată după ce a trecut data primei facturi, toate facturile neachitate vor fi generate și facturate automat clientului. De exemplu, dacă factura recurentă începe pe 25 septembrie, dar clientul o semnează pe 26 octombrie, acesta va fi taxat pentru facturile ratate atât din septembrie, cât și din octombrie.

În cazul în care metoda de plată selectată de client nu are fonduri suficiente, TaxDome va face mai multe încercări de încărcare a plăților. Cu toate acestea, clientul va avea întotdeauna opțiunea de a plăti facturile dacă alege să o facă manual.

Ce se întâmplă dacă o plată automată eșuează?

În cazul în care există probleme cu procesarea plății, cum ar fi un sold insuficient în contul bancar al clientului sau alte erori de procesare care împiedică efectuarea plății, sistemul va încerca automat să reîncerce plata de până la patru ori:

• 4 ore de la prima plată nereușită
• 24 de ore de la ultima încercare
• 48 de ore de la ultima încercare
• 72 de ore de la ultima încercare

În cazul în care toate cele patru încercări eșuează, clientul va trebui să își actualizeze detaliile de plată. Odată ce a făcut acest lucru, plățile viitoare vor fi debitate automat.

Notă! Pentru plățile prin debit bancar, timpul de procesare standard este de până la 30 de zile, ceea ce reprezintă un timp suficient pentru a ne asigura că plata este procesată cu succes. Dacă plata eșuează în acest interval de timp, aceasta va fi reluată odată ce starea plății se schimbă din "Procesare plată" în "Eșec".