Create & schedule recurring invoices

Cu ajutorul facturilor recurente, puteți solicita autorizația de plată de la clienții dvs. și puteți fi plătit automat la intervale de rutină. Acest lucru vă poate ajuta cu toți clienții dvs. care comandă servicii în mod constant. Aflați aici toate detaliile despre crearea facturilor recurente.

Creați și trimiteți facturi recurente

Recurring invoices can be created and sent by a firm owner or any team member assigned to the account with access rights to manage invoices . 

You can create recurring invoices alone or include them in your proposals or proposal templates . You can also create recurring invoices from the services listed in the proposal .

Urmați acești pași: 1. Creați o factură utilizând oricare dintre următoarele metode:

• Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus, apoi selectați Invoice from ( Factură de la). Selectați contul pentru care trebuie emisă factura recurentă.
• Deschideți contul clientului, treceți la fila Facturi și faceți clic pe Factură nouă. Contul curent va fi completat automat.

2. Setați Tipul facturii la Recurentă , apoi fie introduceți un Nume pentru aceasta (alegeți un nume orientat către client pentru facturile cu autorizare de plată), fie selectați un șablon. Dacă este selectat un șablon, treceți la pasul 7.

3. Selectați frecvența cu care trebuie trimise facturile (setarea implicită este Lunar ) și de câte ori ar trebui să se repete.

4. Alegeți o metodă de plată: aceasta este modul în care doriți să fie plătite facturile (fie cu cardul de credit, debit bancar sau ambele). 5. Introduceți suma fiecărei facturi fie introducând-o în Subtotal , fie adunând articolele respective.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+ .

De asemenea, există și alte detalii pe care ați putea dori să le includeți. Fereastra Creare factură este împărțită în mai multe secțiuni:

• Tipul facturii
• General
• Setări de recurență
• Autorizarea plății
• Suplimentare
• QuickBooks setări
• Posturi și rezumat
• Notă pentru client
• Calendar de plată

Tipul facturii

Fereastra Creare factură este comună pentru facturile unice și cele recurente. Faceți clic pe **Recurentă** pentru a comuta la cea recurentă.

General

• Nume cont, ID sau e-mail: Selectați contul în care va fi trimisă factura.
• Șablon de factură: Faceți clic și selectați unul dintre modelele de facturi recurente pe care le-ați creat din meniul derulant. Modelele de facturi recurente sunt utile în special pentru facturile pe care le trimiteți clienților în mod regulat.
• Denumire: Denumirea facturii recurente (de exemplu, Contabilitate 2023 sau Planificare financiară 2024). Clientul îl va vedea numai pentru facturile recurente cu autorizație de plată. 
• Choose a payment method: This is how you want your clients to pay invoices (either by credit card, bank debit or both). We support a number of payment methods .
• Membru al echipei: Selectați membrul echipei care este responsabil pentru primirea plăților (în mod implicit, este persoana care creează factura).
• Description: Add a description outlining what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

Setări de recurență

• Alegeți metoda de plată: Acceptați plățile la acceptare (numai pentru facturile recurente cu autorizație de plată) sau la o anumită dată. Dacă se alege Data specifică, trebuie să o selectați la Data primei facturi.
• Data primei facturi: Data trimiterii primei facturi.
• Recurențe: Introduceți câte facturi doriți să trimiteți.
• Recurență: Selectați un interval de timp între facturi. Acesta poate fi unul din listă (de exemplu, lunar sau anual) sau puteți seta un interval personalizat. Dacă configurați o recurență lunară care începe pe 29, 30 sau 31, iar o lună nu are această dată, factura va fi trimisă în ultima zi a lunii respective.

Puteți revizui și edita oricând setările de recurență a facturilor, accesând lista **Facturi recurente** și deschizând-o.

Iată câteva exemple de ceea ce veți obține prin selectarea diferitelor setări de program:

Programe personalizate

Programările personalizate vă permit să modificați și mai mult programările facturilor recurente, în funcție de nevoile dvs. Programați facturile să se repete la orice frecvență doriți, de exemplu, pe data de 25 la fiecare 4 luni, la două luni, în fiecare a doua zi de marți etc. Pentru a configura setările de recurență personalizate, selectați Personalizat în meniul derulant Recurență .

Iată care sunt opțiunile pe care trebuie să le setați pentru a crea programe personalizate:

• Începe la: Aceasta este data la care prima factură va fi trimisă clientului după ce acesta a fost de acord cu recurența. Aceasta poate fi la o anumită dată sau la acceptare.
• Data primei facturi : data la care va fi creată prima factură (disponibilă dacă este selectată opțiunea Dată specifică ).
• Emiteți factura la fiecare : numărul de perioade de timp dintre fiecare factură. Dacă configurați o recurență lunară care începe pe 29, 30 sau 31 și o lună nu are această dată, factura va fi trimisă în ultima zi a lunii respective.
• Categoria de timp: în acest câmp se specifică perioada de timp - zile, săptămâni sau luni.
• Numărul de recurențe: numărul de facturi care urmează să fie trimise.

Veți vedea, de asemenea, data expirării, care este data la care ar trebui plătită ultima factură în conformitate cu programul.

Autorizarea plății

Selectați una dintre opțiuni:

1.  Automatic payment : After the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule, and the client’s card/bank account will be charged automatically. This option is available for Stripe only.

2.  Manual payment of invoice : Invoices will be issued and sent to the client according to your schedule, but they will need to pay them manually each time.

Plata automată

Când este selectată plata automată, clientul autorizează plata o singură dată, iar toate plățile următoare se efectuează automat. Să vedem cum arată din partea clientului:

1. The firm owner or team member prepares a recurrent invoice. The client receives an email and sees a pending notification at the top of the Billing page.

2. The client with signatory authority reviews the terms, submits payment details, and then signs and accepts the recurring invoice.

Odată făcut acest lucru, cardul/contul va fi debitat automat în conformitate cu programul prezentat în factura recurentă.

Sfat

Pentru a utiliza acest tip de autorizare, Stripe ar trebui selectat ca furnizor implicit de plăți.

Plata manuală a facturii

Când se alege plata manuală a facturilor, facturile sunt emise și trimise clientului conform programării dvs., iar clienții trebuie să plătească facturile manual de fiecare dată. Dacă ați selectat CPACharge, nu puteți selecta autorizarea plății, iar plata manuală va fi singura opțiune. Toate facturile emise vor funcționa ca facturi unice - acestea vor fi afișate pe pagina Facturare > Facturi . Dacă QuickBooks este conectat, acestea vor fi sincronizate în decurs de o zi de la emitere. În același timp, programul va fi disponibil pentru revizuire și editare în fila Facturi recurente . 

Să vedem cum arată pe partea de client:

1. Proprietarul firmei sau un membru al echipei pregătește o factură recurentă, iar clientul primește o notificare pentru fiecare factură emisă. Când este selectată plata manuală, clientul nu vede factura ca fiind recurentă din partea sa. 

2. Clientul plătește factura manual, așa cum ar face cu o factură obișnuită.

3. Când apare o anumită dată, se emite o nouă factură către client, în conformitate cu programul, iar acesta trebuie să o plătească manual încă o dată. Acest lucru se repetă până când toate facturile sunt trimise în conformitate cu programul.

Suplimentare

Rețineți că veți vedea această secțiune numai dacă utilizați Stripe și ați activat autorizarea plății. În secțiunea Suplimentar , trebuie să adăugați detalii numai dacă activați comutatoarele:

1. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

2. Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Here’s more on reminders .

QuickBooks setări

Selectați Locația și Clasa către care va fi trimisă factura QuickBooks Clienții nu vor vedea acest câmp. 

Rețineți că secțiunea de setări QuickBooks este afișată numai dacă o activați în QuickBooks Pentru a face acest lucru, accesați Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a cursurilor.

Posturi și rezumat

Atât Articolele individuale , cât și Rezumatul afișează suma facturii. Dacă nu doriți să includeți o descriere detaliată a serviciilor și a tarifului, puteți merge direct la secțiunea Rezumat și completa suma.

Altfel, puteți crea o listă detaliată, orientată către client, cu produsele și serviciile pe care le oferiți, în secțiunea Articole de linie . Toate datele din această secțiune vor fi adăugate automat și în secțiunea Rezumat .

În secțiunea Elemente de linie , puteți:

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
• Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 
• Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.
• Setări : Faceți clic pe Setări pentru a determina ce coloane vor fi afișate în factură. Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Tarife și cantitate și Taxe : ar trebui să le ascundeți în Setări , astfel încât să nu fie afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

Rezumatul vă permite să vedeți:

• Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.
• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the **VAT **column for the line items (here’s more on sales tax ).
• Suma TVA : Calculată automat din Subtotal x Cota TVA .
• Total : Calculat automat din Subtotal + suma TVA .

În plus, la final, după secțiunea Program de plată , puteți revizui principalele setări ale facturii recurente: numărul de plăți așteptate, suma fiecăreia și suma totală.

Notă pentru client

Puteți adăuga Note pentru client și personaliza folosind shortcodes. Poate fi o notă cu detaliile plății sau doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în factura PDF .

Calendar de plată

Revizuiți datele la care va fi trimisă fiecare factură.

Salvați factura recurentă ca proiect

Pregătirea unei facturi recurente poate dura ceva timp în unele cazuri (de exemplu, dacă încă sunteți în procesul de stabilire a termenilor cu clientul). Puteți salva toate modificările făcând clic pe Salvare ca schiță fără a trimite această factură clientului dumneavoastră.

După ce ați terminat, veți putea găsi factura recurentă în fila Inactivă din pagina Facturi > Facturi recurente . Aceste facturi sunt marcate ca Schițe.

To view draft invoices for a specific client, go to  Clients, select the account, then go to the Recurring invoices subtab of the Invoices tab from their profile. The Invoices tab in the client’s profile is available to the firm owner, admin or any team member with the Manage invoices access right.

Când factura recurentă este salvată ca schiță, o puteți revizui în continuare și puteți adăuga sau șterge câmpuri. Cu toate acestea, schița de factură nu va fi vizibilă clientului până când nu apăsați pe Creare .

Notă

Coloana Sold pentru facturile preliminare va afișa 0,00 USD până când creați și trimiteți factura recurentă. Soldul este suma facturilor neplătite din recurență.

Facturi recurente duplicate

Pentru a crea o copie a unei facturi recurente existente, accesați pagina Facturi > Facturi recurente sau subfila Facturi recurente din fila Facturi a contului client, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui facturii și selectați Duplicat .

Veți vedea pagina Creare factură cu toate detaliile facturii originale deja completate. Faceți clic pe Creare sau editați-o așa cum considerați de cuviință.

Vedere client

Clientul dumneavoastră poate vizualiza și semna facturi recurente fie făcând clic pe notificarea din tabloul de bord, fie făcând clic pe linkul din notificarea prin e-mail, fie făcând clic pe linkul de pe pagina Facturare a portalului său. 

Then, they will be presented with a simple form where they will be able to review the details, add payment information, and sign.  If you want to see TaxDome how the client sees it, access a read-only view of their portal .

Cine poate semna o factură recurentă

When you send a recurring invoice, all contacts linked to the account with the signatory authority enabled are allowed to sign from their client portal. 

Doar o singură persoană de contact trebuie să accepte factura recurentă pentru ca aceasta să fie activă. Prin urmare, asigurați-vă că autoritatea de semnare este dezactivată pentru contactele care nu au voie să semneze (de exemplu, copiii).

Ce se întâmplă dacă clientul semnează după data primei facturi

Dacă un client semnează o factură recurentă cu autorizare de plată după trecerea primei date de facturare, toate facturile ratate vor fi generate și facturate automat clientului. De exemplu, dacă factura recurentă începe pe 25 septembrie, dar clientul o semnează pe 26 octombrie, acesta va fi taxat pentru facturile ratate atât din septembrie, cât și din octombrie. Dacă metoda de plată selectată de client nu are fonduri suficiente, TaxDome va face mai multe încercări de a debita plățile. Cu toate acestea, clientul va avea întotdeauna opțiunea de a plăti facturile dacă alege să facă acest lucru manual.## Ce se întâmplă dacă o plată automată eșuează? {#fail}

Dacă există probleme cu procesarea plăților, cum ar fi soldul insuficient în contul bancar al clientului sau alte erori de procesare care împiedică efectuarea plății, sistemul va încerca automat să reia plata de până la patru ori suplimentar:

• 4 ore de la prima plată nereușită
• 24 de ore de la ultima încercare
• 48 de ore de la ultima încercare
• 72 de ore de la ultima încercare

If all four attempts are unsuccessful, the client will have to update their payment details or you can apply credits to the invoice (if any). Once they have done so, future payments will be charged automatically.

Notă

Pentru plățile prin debit bancar, standard Timpul de procesare este de până la 30 de zile, ceea ce este suficient pentru a asigura procesarea cu succes a plății. Dacă plata eșuează în acest timp, va fi reluată odată ce starea plății se schimbă de la Procesarea plății la Eșuat.

Share

Link copiat