Facturi recurente (de bază): Creați, programați, salvați ca proiect

Cu ajutorul facturilor recurente, puteți solicita autorizația de plată de la clienții dvs. și puteți fi plătit automat la intervale de rutină. Acest lucru vă poate ajuta cu toți clienții dvs. care comandă servicii în mod constant. Aflați aici toate detaliile despre crearea facturilor recurente.

Create and send recurring invoices

Facturile recurente pot fi create și trimise de către proprietarul firmei sau de către orice membru al echipei atribuit contului cu drepturi de acces pentru gestionarea facturilor. 

Puteți crea facturi recurente singure sau le puteți include în propunerile sau în modelele de propuneri. De asemenea, puteți crea facturi recurente din serviciile enumerate în propunere.

Urmați acești pași:

1. Create an invoice using either of the ways:

• Click New on the top left, then select Invoice from. Select the account for which the recurring invoice should be issued.
• Open the client account, switch to the Invoices tab and click New invoice. The current account will be automatically filled in.

2. Set the Invoice type to Recurring, then either enter a Name for it (choose a client-facing name for invoices with payment authorization) or select a template. If a template is selected, then proceed to step 7.

3. Select how often the invoices should be sent (set to Monthly by default) and how many times they should recur.

4. Choose a payment method: this is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit or both)

5. Enter the amount of each invoice either by entering it into Subtotal or adding up the line items.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+.

De asemenea, există și alte detalii pe care este posibil să doriți să le includeți. Fereastra de creare a facturii este împărțită în mai multe secțiuni:

• Tipul facturii
• General
• Setări de recurență
• Autorizarea plății
• Suplimentare
• QuickBooks setări
• Posturi și rezumat
• Notă pentru client
• Calendar de plată

Tipul facturii

Fereastra Creare factură este comună pentru facturile unice și recurente. Faceți clic pe Factura recurentă pentru a trece la cea recurentă.

General

1. Nume cont, ID sau e-mail: Selectați contul în care va fi trimisă factura.
2. Șablon de factură: Faceți clic și selectați unul dintre modelele de facturi recurente pe care le-ați creat din meniul derulant. Modelele de facturi recurente sunt utile în special pentru facturile pe care le trimiteți clienților în mod regulat.
3. Denumire: Denumirea facturii recurente (de exemplu, Contabilitate 2023 sau Planificare financiară 2024). Clientul îl va vedea numai pentru facturile recurente cu autorizație de plată. 
4. Alegeți o metodă de plată: Acesta este modul în care doriți ca clienții dvs. să plătească facturile (fie prin card de credit, debit bancar sau ambele). Acceptăm o serie de metode de plată.
5. Membru al echipei: Selectați membrul echipei care este responsabil pentru primirea plăților (în mod implicit, este persoana care creează factura).
6. Descriere: Adăugați o descriere care să contureze ceea ce este inclus în factură. Puteți utiliza contul shortcodes pe baza câmpurilor personalizate și a datei shortcodes. Iată mai multe despre shortcodes.

Setări de recurență

1. Alegeți metoda de plată: Acceptați plățile la acceptare (numai pentru facturile recurente cu autorizație de plată) sau la o anumită dată. Dacă se alege Data specifică, trebuie să o selectați la Data primei facturi.
2. Data primei facturi: Data trimiterii primei facturi.
3. Recurențe: Introduceți câte facturi doriți să trimiteți.
4. Recurență: Selectați un interval de timp între facturi. Acesta poate fi unul din listă (de exemplu, lunar sau anual) sau puteți seta un interval personalizat.

Puteți revizui și edita oricând setările de recurență a facturilor, accesând lista Facturi recurente și deschizând-o.

Iată câteva exemple de ceea ce veți obține prin selectarea diferitelor setări ale programului :

Programe personalizate

Programările personalizate vă permit să modificați și mai mult programările facturilor recurente, în funcție de nevoile dvs. Programați facturile să se repete la orice frecvență doriți, de exemplu, pe 25 la fiecare 4 luni, bilunar, în fiecare a doua zi de marți etc.

Pentru a configura setările de recurență personalizate, selectați Personalizat în lista derulantă Recurență.

Iată care sunt opțiunile pe care trebuie să le setați pentru a crea programe personalizate:

• Începe pe: Acesta este momentul în care prima factură va fi trimisă clientului după ce acesta și-a dat acordul pentru recurență. Aceasta poate fi la o anumită dată sau la acceptare.
• Data primei facturi: data la care va fi creată prima factură (disponibilă dacă se alege Data specifică ).
• Emite factura la fiecare: numărul de perioade de timp dintre fiecare factură.
• Categoria de timp: în acest câmp se specifică perioada de timp - zile, săptămâni sau luni.
• Numărul de recurențe: numărul de facturi care urmează să fie trimise.

Veți vedea, de asemenea, data expirării, care este data la care ar trebui plătită ultima factură în conformitate cu programul.

Autorizarea plății

Selectați una dintre opțiuni:

1. Plata automată: După ce clientul acceptă termenii facturii recurente, facturile vor fi emise în conformitate cu programul dvs., iar cardul/contul bancar al clientului va fi debitat automat. Această opțiune este disponibilă pentru Stripe numai.

2. Plata manuală a facturii: Facturile vor fi emise și trimise clientului în conformitate cu programul dvs., dar acesta va trebui să le plătească manual de fiecare dată.

Plata automată

Atunci când plata automată este selectată, clientul autorizează plata o singură dată, iar toate plățile următoare se efectuează automat. Să vedem cum arată pe partea clientului:

1. Proprietarul firmei sau membrul echipei pregătește o factură recurentă. Clientul primește un e-mail și vede o notificare în așteptare în secțiunea În așteptarea acțiunii din pagina de facturare .

2. Clientul cu drept de semnătură revizuiește condițiile, transmite detaliile de plată și apoi semnează și acceptă factura recurentă.

Odată făcut acest lucru, cardul/contul va fi debitat automat în conformitate cu programul prezentat în factura recurentă.

Atenție! Pentru a utiliza acest tip de autorizație, Stripe trebuie să fie selectat ca furnizor de plăți implicit.

Plata manuală a facturii

Atunci când se alege plata manuală a facturilor, facturile sunt emise și trimise clientului în conformitate cu programul dvs., iar clienții trebuie să plătească facturile manual de fiecare dată. Dacă ați selectat CPACharge, nu puteți selecta autorizarea plății, iar manual va fi singura opțiune.

Toate facturile emise vor funcționa ca facturi unice - acestea vor fi afișate pe pagina Facturare > Facturi . Dacă QuickBooks este conectat, acestea vor fi sincronizate în termen de o zi de la emitere. În același timp, programul va fi disponibil pentru revizuire și editare în fila Facturi recurente. 

Să vedem cum arată pe partea de client:

1. Proprietarul firmei sau un membru al echipei pregătește o factură recurentă, iar clientul primește o notificare cu privire la fiecare factură emisă. Atunci când se selectează plata manuală, clientul nu vede factura ca fiind recurentă pe partea sa. 

2. Clientul plătește factura manual, așa cum ar face cu o factură obișnuită.

3. Când apare o anumită dată, se emite o nouă factură către client, în conformitate cu programul, iar acesta trebuie să o plătească manual încă o dată. Acest lucru se repetă până când toate facturile sunt trimise în conformitate cu programul.

Suplimentare

Rețineți că veți vedea această secțiune numai dacă utilizați Stripe și ați activat autorizarea plății.

În secțiunea Suplimentar , trebuie să adăugați detalii numai dacă activați comutatoarele:

1. Trimiteți factura prin e-mail clientului: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu factura. Mesajul de e-mail nu vă va fi accesibil după ce ați trimis solicitarea. Pentru a-l reutiliza, luați în considerare adăugarea acestuia la șablonul facturii. De asemenea, puteți utiliza contul shortcodes pe baza câmpurilor personalizate și a datei shortcodes.

2. Avertismente: Comutați această opțiune pentru a trimite o notificare prin e-mail clientului dacă acesta nu a plătit factura într-un anumit număr de zile. Iată mai multe informații despre memorii.

QuickBooks setări

Selectați Locația și Clasa pentru ca factura să fie trimisă la QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp. 

Rețineți că secțiunea de setăriQuickBooks este afișată numai dacă o activați în QuickBooks. Pentru a face acest lucru, mergeți la Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a cursurilor.

Posturi și rezumat

Atât rubricile, cât și Rezumatul afișează valoarea facturii. Dacă nu doriți să includeți o descriere detaliată a serviciilor dvs. și a tarifului, puteți merge direct la secțiunea Rezumat și să completați suma.

În caz contrar, puteți crea o listă detaliată a produselor și serviciilor pe care le furnizați clienților în secțiunea Posturi. Toate datele din această secțiune vor fi adăugate automat și în secțiunea Rezumat.

În secțiunea Posturi , puteți:

1. Adăugați un element de linie: Faceți clic pe Line item, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpul Rate (Tarif ), setați numărul de servicii și taxa (aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi) și introduceți descrierea (opțional). Selectați Clasa pentru a fi trimisă la QuickBooks (clienții nu vor vedea acest câmp).
2. Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 
3. Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.
4. Setări: Faceți clic pe Setări pentru a determina coloanele care vor fi afișate în factură.
   Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Rates & Qty și Tax: trebuie să le ascundeți în Settings (Setări ) pentru a nu fi afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

Rezumatul vă permite să vedeți:

• Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.
• Cota de TVA: Dacă nu aveți articole individuale, puteți edita rata TVA. Dacă aveți articole de linie, pentru a edita rata TVA, trebuie să activați coloana TVA pentru articolele de linie (aici găsiți mai multe informații despre taxa pe vânzări).
• Suma TVA: Calculată automat din Subtotal x rata TVA.
• Total: Calculat automat din Subtotal + suma TVA.

În plus, la sfârșit, după secțiunea Program de plată , puteți revizui principalele setări ale facturii recurente: numărul de plăți pe care le așteptați, valoarea fiecăreia și valoarea totală.

Notă pentru client

Puteți adăuga Notă pentru client și personalizați-l folosind shortcodes. Poate fi o notă cu detaliile plății sau doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în factura PDF .

Calendar de plată

Revizuiți datele la care va fi trimisă fiecare factură.

Save recurring invoice as draft

Pregătirea unei facturi recurente poate dura ceva timp în unele cazuri (de exemplu, dacă încă mai stabiliți condițiile cu clientul). Puteți salva toate modificările făcând clic pe Salvare ca proiect fără a trimite această factură clientului.

Odată făcut acest lucru, veți putea găsi factura recurentă în fila Inactiv din pagina Facturi > Facturi recurente. Aceste facturi sunt marcate ca Proiect.

Pentru a vizualiza proiectele de facturi pentru un anumit client, accesați Clienți, selectați contul, apoi accesați subfișa Facturi recurente din fila Facturi din profilul acestuia. Fila Facturi din profilul clientului este disponibilă proprietarului firmei, administratorului sau oricărui membru al echipei cu dreptul de acces Manage invoices (Gestionare facturi ).

Atunci când factura recurentă este salvată ca proiect, o puteți revizui în continuare și puteți adăuga sau șterge câmpuri. Cu toate acestea, proiectul de factură nu va fi vizibil pentru client până când nu apăsați butonul Creare.

Notă! Coloana de sold pentru facturile provizorii va afișa 0,00 USD până când creați și trimiteți factura recurentă. Soldul este suma facturilor neplătite din cadrul facturii recurente.

Duplicate recurring invoices

Pentru a crea o copie a unei facturi recurente existente, accesați pagina Facturi > Facturi recurente sau subpanglica Facturi recurente din fila Facturi a contului clientului, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta numelui facturii și selectați Duplicat.

Veți vedea Creați factura cu toate detaliile facturii originale deja completate. Faceți clic pe Creați sau editați-l după cum credeți de cuviință.

Ce văd clienții atunci când creați facturi recurente

Clientul dvs. poate vizualiza și semna facturile recurente fie făcând clic pe notificarea din tabloul lor de bord, fie făcând clic pe link-ul din notificarea prin e-mail, fie făcând clic pe link-ul din pagina de facturare a portalului lor. 

Apoi, li se va prezenta un formular simplu în care vor putea să revizuiască detaliile, să adauge informații de plată și să semneze. 

Dacă doriți să vedeți TaxDome așa cum îl vede clientul, accesați o vizualizare doar pentru citire a portalului acestuia.

Cine poate semna o factură recurentă

Atunci când trimiteți o factură recurentă, toate persoanele de contact legate de cont cu autoritatea de semnare activată pot semna din portalul lor de client. 

Doar o singură persoană de contact trebuie să accepte factura recurentă pentru ca aceasta să fie activă. Prin urmare, asigurați-vă că autoritatea de semnare este dezactivată pentru contactele care nu au voie să semneze (de exemplu, copiii).

Ce se întâmplă dacă clientul semnează după data primei facturi

Dacă un client semnează o factură recurentă cu autorizație de plată după ce a trecut data primei facturi, toate facturile neachitate vor fi generate și facturate automat clientului. De exemplu, dacă factura recurentă începe pe 25 septembrie, dar clientul o semnează pe 26 octombrie, acesta va fi taxat pentru facturile ratate atât din septembrie, cât și din octombrie.

În cazul în care metoda de plată selectată de client nu are fonduri suficiente, TaxDome va face mai multe încercări de încărcare a plăților. Cu toate acestea, clientul va avea întotdeauna opțiunea de a plăti facturile dacă alege să o facă manual.

Ce se întâmplă dacă o plată automată eșuează?

În cazul în care există probleme cu procesarea plății, cum ar fi un sold insuficient în contul bancar al clientului sau alte erori de procesare care împiedică efectuarea plății, sistemul va încerca automat să reîncerce plata de până la patru ori:

• 4 ore de la prima plată nereușită
• 24 de ore de la ultima încercare
• 48 de ore de la ultima încercare
• 72 de ore de la ultima încercare

Dacă toate cele patru încercări sunt nereușite, clientul va trebui să își actualizeze detaliile de plată sau puteți aplica credite facturii (dacă există). Odată ce au făcut acest lucru, plățile viitoare vor fi debitate automat.

Notă! Pentru plățile prin debit bancar, timpul de procesare standard este de până la 30 de zile, ceea ce reprezintă un timp suficient pentru a ne asigura că plata este procesată cu succes. Dacă plata eșuează în acest interval de timp, aceasta va fi reluată odată ce starea plății se schimbă din "Procesare plată" în "Eșec".