Trimite facturi periodice

Facturile recurente automatizează facturarea periodică, debităndo-i pe clienți conform unui program prestabilit. Le puteți trimite manual unui singur client, le puteți include într-o nouă ofertă sau le puteți crea pe baza unei oferte semnate.

Trimite o factură periodică unui client

Notă

Facturile recurente pot fi trimise de către proprietarul firmei, administratori și membrii echipei alocat contului împreună cu Gestionați facturile drept de acces .

Pentru a trimite o factură periodică unui client:

1. Deschideți fereastra de trimitere folosind una dintre următoarele metode:

   • Faceți clic pe „Nou ” în colțul din stânga sus și selectați „Factură”.
   • Deschideți contul clientului, treceți la fila „Facturi ” și faceți clic pe „Factură nouă”. Datele contului sunt completate automat.

   

2. Setați tipul facturii la „Recurentă”, apoi introduceți un nume pentru aceasta (alegeți un nume destinat clientului pentru facturile cu autorizație de plată) sau selectați un șablon.

3. Selectați frecvența de trimitere a facturilor (implicit este setată opțiunea „Lunar” ) și de câte ori trebuie să se repete.

4. Alegeți o metodă de plată: aceasta este modalitatea în care doriți să fie achitate facturile dumneavoastră (fie prin card de credit, debit bancar sau ambele).

5. Completați și verificați detaliile facturii.

6. Faceți clic pe „Creați” pentru a trimite factura.

Clientul primește o notificare prin e-mail cu privire la trimiterea unei facturi recurente. Odată ce o factură recurentă cu autorizație de plată este acceptată, se trimite o notificare pe adresa ta de e-mail și Inbox+ .

Salvează ca schiță

Pentru a salva o factură recurentă fără a o trimite, faceți clic pe „Salvare ca schiță ” în loc de „Creare”.

Ciorne sunt salvate în fila „Inactive ” a paginii „Facturi > Facturi recurente ”, cu starea „Ciorne”.

Pentru a vizualiza facturile preliminare ale unui anumit client, accesați secțiunea Clienți, selectați contul, apoi deschideți subfila Facturi recurente din fila Facturi. Fila Facturi este disponibilă pentru proprietarul firmei, administrator sau orice membru al echipei care deține dreptul de acces Gestionare facturi .

Puteți în continuare să verificați și să editați o schiță, dar aceasta nu va fi vizibilă pentru client până când nu faceți clic pe „Creați”.

Notă

Coloana „Sold” pentru facturile preliminare afișează valoarea de 0,00 $ până când creați și trimiteți factura recurentă. Soldul reprezintă suma facturilor neplătite din seria de facturi recurente.

Alte modalități de a trimite facturi periodice

Descoperă mai multe modalități de a trimite facturi periodice:

• A se include într-o nouă propunere
• Creați pe baza unei propuneri semnate

Vedere client

Când trimiteți o factură recurentă, clienții o pot accesa din:

• Portalul pentru clienți sau aplicația mobilă— în secțiunea „În așteptare” sau prin intermediul linkului de pe pagina „Facturare ”.
• Notificare prin e-mail— prin intermediul linkului din e-mail.

Clientul verifică detaliile, introduce datele de plată și semnează. Atunci când clientul acceptă factura recurentă sau achită o factură, veți primi o notificare.

Pentru a vizualiza factura recurentă trimisă din perspectiva clientului, utilizați vizualizarea numai pentru citire.

Plata automată

Atunci când se optează pentru plata automată, clientul autorizează plata o singură dată, iar toate plățile ulterioare se efectuează automat:

1. Clientul primește un e-mail și vede o notificare în așteptare în partea de sus a paginii de facturare.

   

2. Clientul cu drept de semnătură verifică termenii, introduce datele de plată, semnează și acceptă factura recurentă.

   

Odată ce acest lucru este realizat, cardul sau contul bancar este debitat automat conform programului stabilit în factura periodică.

Notă

Dacă clientul a introdus manual datele contului bancar, plățile automate nu vor fi debitate până când contul bancar nu va fi verificat de către microdepozite .

Rețineți următoarele:

• Semnare tardivă: Dacă un client semnează după data primei facturi, toate facturile restante sunt generate și debitate automat. De exemplu, dacă facturarea recurentă începe pe 25 septembrie, dar clientul semnează pe 26 octombrie, i se vor debita facturile restante atât din septembrie, cât și din octombrie. Dacă metoda de plată aleasă de client nu dispune de fonduri suficiente, TaxDome mai multe încercări de debitare. Clientul poate plăti oricând facturile manual.

• Reîncercări de plată: Dacă o plată automată eșuează din cauza soldului insuficient sau a altor erori de procesare, TaxDome efectuarea plății de până la patru ori – la 4 ore după prima încercare eșuată, apoi la 24, 48 și 72 de ore după ultima încercare. Dacă toate cele patru reîncercări eșuează, clientul trebuie să își actualizeze datele de plată sau puteți aplica o reducere la factură. Odată ce acest lucru este făcut, plățile viitoare vor fi debitate automat.

  

• Procesarea plăților prin debit bancar: Pentru plățile prin debit bancar, durata standard este de până la 30 de zile. Dacă plata eșuează în acest interval, se va încerca din nou imediat ce starea se schimbă de la „Plată în curs de procesare ” la „Eșuată”.

Plată manuală

Atunci când se selectează plata manuală, clientul nu vede factura ca fiind recurentă:

1. De fiecare dată când se emite o factură, clientul primește o notificare.

   

2. Clientul plătește factura manual, așa cum ar face cu o factură obișnuită.

   

3. Se emite o nouă factură conform programului, iar clientul o achită din nou manual. Acest proces se repetă până când toate facturile din program au fost trimise.

Cine poate semna

Când trimiteți o factură recurentă, toate persoanele de contact asociate contului pentru care este activată autoritatea de semnare pot semna din portalul pentru clienți.

Este suficient ca un singur contact să accepte factura recurentă pentru ca aceasta să devină activă. Asigurați-vă că autoritatea de semnare este dezactivată pentru contactele care nu au dreptul să semneze (de exemplu, copiii).

Share

Link copiat