Gestionarea semnatarilor și a autorității de semnătură pentru propuneri

Tabla de conținut

Semnatari în propuneri, explicate
Autoritatea semnatară
- When to disable signatory authority
Cerința de semnătură
Gestionați semnatarii
Vizualizați conturile clienților cu propuneri în curs de semnare/parțial semnate

Este posibil ca unele dintre conturile dvs. să aibă mai multe contacte conectate la acestea. Atunci când discutați despre propuneri sau facturi recurente, este esențial să țineți cont de acest lucru, deoarece trebuie să înțelegeți și să configurați ce utilizatori de cont vor trebui să semneze. Aici, vom explica acest lucru în detaliu, împreună cu un ghid despre cum să vedeți dacă o propunere este semnată.

Semnatari în propuneri, explicate

If you have only one contact in the account, then the signing logic is simple—you send a proposal, the client signs, and that’s it. However, what if you have multiple contacts in the account? Do they all need to sign it, or is one signature enough? How can I manage it? It depends on your needs:

You’re sending a proposal to a business client, and both the financial director and executive need to sign.
You’re sending a proposal to an individual client (married couple), and either of the spouses can sign
You’re sending a proposal to a client with dependents linked as contacts; only the main contact can sign.

Toate cazurile ar putea fi gestionate cu ușurință pe TaxDome folosind următoarele caracteristici:

Autoritatea semnătorului : Dreptul unei persoane de contact de a semna. Dacă știți că unele persoane de contact nu ar trebui să poată semna (de exemplu, persoanele aflate în întreținere), dezactivați-o în prealabil.
Signature requirement setting: When preparing a template or sending a proposal, you can decide if you need signatures from all contacts or only one.
Gestionarea semnatarilor: Chiar și atunci când propunerea dvs. este deja trimisă, puteți verifica și șterge semnatarii care nu sunt necesari.

Autoritatea semnatară

By default, all contacts with login access have signatory authority enabled. You can configure signatory authority separately for each contact in the Info tab by checking or unchecking the Signatory box.

Atunci când sunt activate, contactele pot:

Sign proposals and enter payment details for the invoices inside them.
Sign recurring invoices and enter payment details for them.

Cu toate acestea, există o diferență în ceea ce privește modul în care funcționează ambele funcții:

Pentru propuneri, setați dacă toți utilizatorii cu autoritate de semnătură activată trebuie să semneze sau doar unul dintre ei pentru ca propunerea să fie considerată semnată. Dacă semnează mai mulți utilizatori și o propunere include o factură, toți utilizatorii pot introduce detaliile de plată înainte de semnare. Cu toate acestea, introducerea detaliilor de plată este necesară doar pentru ultimul semnatar; pentru ceilalți semnatari, aceasta poate fi omisă.
Pentru facturile recurente, cel puțin un utilizator cu autoritate de semnătură activată trebuie să introducă detaliile plății și să semneze. După ce un utilizator a semnat, factura recurentă devine activă și nu este necesară nicio altă acțiune din partea celorlalte contacte ale contului.

When to disable signatory authority

You may want to disable signatory authority for certain contacts in these situations:

Una dintre persoanele de contact din contul familiei este soțul/soția sau o persoană aflată în întreținere. Dezactivarea autorității de semnătură pentru acestea va asigura că propunerea sau factura recurentă este trimisă doar persoanei de contact principale.
Aveți diferiți membri ai companiei adăugați la contul de afaceri. Dezactivarea autorității de semnare pentru aceia dintre ei care nu sunt factori de decizie poate garanta că aceștia nu vor semna accidental factura recurentă.

Notă

Dacă signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.

Cerința de semnătură

By default, proposals require signatures from all contacts with signatory authority. However, when you create a proposal or its template, you can select One signatory must sign in the Signature requirement dropdown. Then, after any signatory signs the proposal, its status changes to Signed. If the proposal impacts a job automove, the proposal is considered signed as well.

Gestionați semnatarii

Dacă ați trimis deja o propunere și doriți să eliminați unul sau mai mulți semnatari ai acesteia, o puteți face:

Accesați Facturare > Propuneri și EL-uri din meniul lateral.
Faceți clic pe cele trei puncte de lângă propunerea pe care doriți să o actualizați și selectați Gestionați semnatarii .
Eliminați unul sau mai mulți semnatari și faceți clic pe Aplicați . Cel puțin una dintre contacte trebuie să rămână în listă.

You can also update the signature requirement for multiple sent proposals at once:

In Proposals & ELs, select the proposals by checking the boxes next to them (or select all by clicking the checkbox at the top).
Select Require only one signature from the top menu.
Click Update.

Documents with at least one signature will be marked as signed immediately, while unsigned documents will be marked as signed once they receive one signature.

Vizualizați conturile clienților cu propuneri în curs de semnare/parțial semnate

Puteți vedea ce propuneri sunt parțial semnate accesând Facturare > Propuneri și EL-uri din bara de meniu din stânga sau în fila Propuneri și EL-uri din profilul unui cont de client. Prima cifră din coloana Semnat arată numărul de contacte conectate la cont care au semnat propunerea; a doua, numărul total de semnatari necesari.