Propuneri și facturi recurente: gestionarea persoanelor de contact care au drept de semnătură

Este posibil ca unele dintre conturile dvs. să aibă mai multe contacte legate de ele. Atunci când discutați propuneri sau facturi recurente, este esențial să țineți cont de acest lucru, deoarece trebuie să înțelegeți ce utilizatori ai contului vor trebui să semneze. Aici, vom explica acest lucru în detaliu, împreună cu un ghid pentru a vedea dacă o propunere este semnată.

Acoperit aici:

• Autoritatea semnatară, explicată
• Dezactivarea autorității de semnatar
• De unde știu că clienții au semnat o propunere?
• Vizualizarea conturilor de clienți care au propuneri în așteptare și/sau parțial semnate

Autoritatea semnatară, explicată

Setarea autorității de semnatar din profilul contului este configurată pentru fiecare persoană de contact în parte. Considerați această setare ca un tip de "drepturi de acces" pentru clienții dumneavoastră. 

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Mai jos, observați că sub adresa de e-mail a persoanei de contact este scris " Signatory authority ".

Atunci când sunt activate, contactele pot:

• Semnați propunerile și introduceți detaliile de plată pentru facturile din cadrul acestora.
• Semnați facturile recurente și introduceți detaliile de plată pentru acestea. 

Cu toate acestea, există o diferență în ceea ce privește modul în care funcționează ambele funcții: 

• În cazul propunerilor, toți utilizatorii cu autoritatea de semnatar activată trebuie să semneze (ultimul care semnează trebuie să introducă detaliile de plată dacă o propunere conține o factură). Propunerea este considerată semnată atunci când toți utilizatorii au semnat. 
• Pentru facturile recurente, cel puțin un utilizator cu autoritatea de semnatar activată trebuie să introducă detaliile de plată și să semneze. După ce un utilizator a semnat, o factură recurentă devine activă și nu mai este necesară nicio altă acțiune din partea celorlalte persoane de contact ale contului.

Rețineți următoarele cu privire la setarea autorității de semnatar :

• ❌ Dacă autoritatea de semnatar este dezactivată pentru toate persoanele de contact legate de un cont, nu va exista nimeni căruia să i se trimită o propunere/factură recurentă - dacă încercați să faceți acest lucru, veți primi un mesaj de eroare și un mesaj de eroare. Inbox+ notificare cu o listă de conturi care nu pot semna. Aceste contacte nu vor primi nicio notificare.
• Odată ce o propunere este trimisă, nu mai puteți adăuga semnatari. Pentru a face modificări, ștergeți propunerea, selectați setările dorite pentru fiecare persoană de contact și trimiteți o altă propunere.
• În cazul în care o persoană de contact semnează o propunere, iar altele nu o semnează, dar sunt apoi eliminate, propunerea va fi considerată ca fiind semnată în totalitate. Veți primi o notificare prin care veți fi informat în Inbox+.

Dezactivarea autorității de semnatar

În mod implicit, toate persoanele de contact cu acces de conectare au activată setarea Autoritate de semnatar . Puteți să o dezactivați navigând în fila Info a profilului clientului și făcând clic pe cele trei puncte din dreapta numelui contactului. 

În acest caz, este posibil să doriți să dezactivați autoritatea de semnatar pentru utilizatori: 

• Una dintre persoanele de contact ale contului de familie este un soț/soție. Dezactivarea autorității de semnare pentru aceștia va accelera semnarea propunerii, deoarece numai utilizatorul principal al contului va trebui să semneze.
• Aveți diferiți membri ai companiei adăugați la contul de afaceri. Dezactivarea autorității de semnare pentru aceia dintre ei care nu sunt factori de decizie poate garanta că aceștia nu vor semna accidental factura recurentă. 

De unde știu că clienții au semnat o propunere?

Odată ce utilizatorul unui cont a semnat o propunere, veți primi o notificare în e-mail și Inbox+. Faceți clic pe numele documentului sau pe link-ul Go to. .. pentru a revizui starea semnăturii.

Dacă mai multe persoane de contact legate de cont au autoritatea de semnatar activată, veți vedea care dintre ele au semnat sau nu documentul.

Notă! Vă puteți modifica oricând preferințele de notificare.

Vizualizarea conturilor de clienți care au propuneri în așteptare și/sau parțial semnate

Puteți vedea ce propuneri sunt parțial semnate accesând Billing > Proposals & EL s din bara de meniu din stânga sau fila Proposals & ELs din profilul unui cont de client. Prima cifră din coloana SIGNED (Semnat ) arată numărul de contacte legate de cont care au semnat propunerea; a doua, numărul total de semnatari necesari.

De asemenea, este posibil să filtrați lista de conturi de clienți pentru a vedea care dintre aceștia au semnat parțial propunerile:

1. Accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe meniul derulant + Filtru .

2. De la Propuneri și EL , selectați Semnat parțial.