Încărcați documente

Există o mulțime de opțiuni pentru a încărca documente pe TaxDome: Trageți și plasați-le, utilizați un fișier zip care se despachetează automat - și multe altele. 

Documentele pot fi încărcate de proprietarul firmei, administratorul sau orice membru al echipei care are acces la cont sau drepturi de acces pentru gestionarea documentelor . Citiți mai departe pentru a descoperi toate opțiunile de încărcare din aplicația web, aplicațiile desktop sau mobile. 

De asemenea, explorați opțiuni suplimentare:

• Utilizați TaxDome .
• Încărcați fișiere utilizând șabloane de foldere și automatizări în conducte .  

Cum să încărcați documente

Există mai multe modalități de încărcare; alegeți cea care vă convine cel mai bine:

Web Desktop Mobil

Pentru a încărca din aplicația web:

• Trageți documentele sau folderele de pe desktop în fila Documente/Recente de pe pagina Documente și lăsați-le oriunde pe ecran. De asemenea, le puteți arunca oriunde în fila Documente pentru cont sau pur și simplu le puteți arunca într-un anumit folder sau subfolder pentru a încărca documentele acolo.

• Faceți clic pe Încărcați documente sau Încărcați dosarul din fila Documente din pagina Documente sau din fila Documente pentru cont.

• Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus.

1. Selectați fișierele pe care doriți să le încărcați de pe computer. Pentru a selecta mai multe fișiere dintr-un dosar, utilizați control sau shift pe tastatură.

2. Mergeți la contul în care doriți să încărcați fișierele. 

3. Alegeți unde doriți să încărcați. Există pictograme de vizibilitate pentru fiecare document și dosar pentru o identificare ușoară. 

4. Faceți clic pe Încărcare pentru a finaliza. Când încărcați într-un folder de nivel superior cu Clientul poate vizualiza sau Clientul poate vizualiza și edita acces (pentru mai multe detalii, accesați aici ), veți putea activa câteva setări utile (vezi mai jos ).

   Țineți minte:

   • Unele tipuri de fișiere nu sunt recunoscute (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

   • Dimensiunea maximă de încărcare a unui singur document este de 200 Mb.

   • Este imposibil să încărcați documente într-un dosar sigilat.

   • Pentru a anula încărcarea în timp ce aceasta este în curs, faceți clic peX.

   

1. Faceți clic pe + NOU în partea stângă sus a paginii, selectați Încărcare fișier , apoi alegeți fișierele

2. Selectați contul de client în care doriți să încărcați fișierele

3. Faceți clic pe ÎNCĂRCARE FIȘIERE

Puteți încărca fișiere de pe dispozitivul dvs: 

• Din ecranul Inbox , atingeți butonul Încărcați documente . 

• Din Conturi , accesați profilul clientului, apoi la fila Documente .

  Pentru a încărca un fișier, alegeți clientul și folderul de care aveți nevoie, apoi atingeți pictograma din dreapta sus și selectați opțiunea. Atunci când utilizați aplicația mobilă, puteți:

  • Scanați documentul pe hârtie în PDF
  • Alegeți orice fișier de pe dispozitivul dvs. pentru încărcare
  • Alegeți o imagine din galeria dvs. pentru încărcare

Notă

Puteți exporta documente direct de pe telefon pe TaxDome aplicației utilizând funcția Export iOS sau meniul Partajare din Android. Acest lucru vă permite să trimiteți rapid fișiere de pe dispozitiv către TaxDome .

Încărcați setările

Când încărcați documente într-un folder de nivel superior cu un Clientul poate vizualiza nivelul de acces , puteți aplica următoarele setări:

Anunțați clientul

Când această opțiune este activată, toate contactele asociate contului — cu notificările activate — primesc o notificare prin e-mail atunci când încărcați un document. Pentru mai multe informații, accesați articolul detaliat .

Marcați ca citit pentru client

Atunci când este activată, documentele sunt încărcate, dar nu sunt marcate Nou pentru client, iar acesta nu va primi o notificare. Această caracteristică este utilă atunci când transferați pentru prima dată un client la TaxDome.

Notificarea urmăritorilor atunci când clientul deschide documentul

Când această opțiune este activată, toți membrii echipei care au acces la cont și au activată opțiunea de notificări pentru documente primesc o notificare prin e-mail și în Inbox+ când clientul deschide documentul pentru prima dată. Pentru detalii, consultați articolul despre alocarea membrilor echipei conturilor clienților.

Solicitați aprobarea clientului

Această setare este disponibilă numai atunci când se încarcă într-un folder de nivel superior cu un Clientul poate vizualiza nivelul de acces. Pentru mai multe informații, consultați articolul detaliat despre cerere de aprobare client .

Setări suplimentare de încărcare

Opțional, puteți aplica următoarele setări suplimentare tuturor încărcărilor de documente:

a. Mementouri: Activează mementourile pentru clienți cu privire la aprobarea solicitată. Pentru detalii, accesați articolul despre mementouri .

b. Adăugați descrierea: Introduceți detalii despre document. Va fi aceeași pentru fiecare document, dacă încărcați mai multe simultan, dar poate fi editat individual .

c. Adăugați etichete: aplicați etichete documentelor pentru a organiza fișierele. Pentru detalii, consultați articolul despre etichete .

d. Blocați documentul la factura neplătită: aceasta vă permite să încărcați un document astfel încât clientul să vadă că este disponibil, dar nu îl poate vizualiza sau descărca până când nu a plătit pentru lucrare. Pentru mai multe informații, accesați articolul detaliat .

e, f. Locuri de muncă:Conectează documentul la locurile de muncă. Aici găsești mai multe informații despre conectarea documentelor .

Setări pentru fișiere individuale

Atunci când încărcați mai multe documente într-un cont, este posibil să doriți să alegeți setări diferite pentru fiecare fișier. De exemplu, doriți să obțineți aprobarea unui client pentru un document și să blocați un alt document pentru o factură. Urmați acești pași:

1. După ce ați selectat documentele, faceți clic pe Configurare individuală în partea dreaptă sus. Această opțiune de setări apare numai atunci când încărcați două sau mai multe fișiere.  

2. Faceți clic pe pictograma rotiță din dreapta fișierului, apoi selectați setările. 

3. Faceți clic pe Salvare, apoi repetați pentru fiecare fișier. Documentele cu setări adăugate vor primi etichete de stare codificate prin culori (În așteptare aprobare, În așteptare plată, Notificați urmăritorii, Marcați ca citit sau Notificați clientul) pentru o identificare ușoară. 

4. Faceți clic pe Încărcare pentru a finaliza.

Încărcați foldere

Pentru a încărca foldere, alegeți modul care funcționează cel mai bine pentru dvs: 

Web Desktop

• Trageți folderele de pe computer în fila Documente/Recente din pagina Documente și plasați-le oriunde pe ecran. De asemenea, le puteți plasa oriunde în fila Documente pentru cont sau pur și simplu le puteți plasa într-un folder sau subfolder specific pentru a încărca folderele acolo.

• Faceți clic pe Încărcați dosar în fila Documente de pe pagina Documente sau în fila Documente pentru cont. 

• Faceți clic pe Nou în partea stângă sus, apoi selectațiFolder din meniul derulant.

  Țineți minte:

  • Tipurile de fișiere care nu sunt recunoscute nu se vor încărca.
  • Structura dosarelor se păstrează. Toate documentele sunt plasate în dosarul TaxDome selectat în cadrul dosarelor lor originale.
  • The following symbols are not allowed in folder names: / ? * : | < >

Pentru a adăuga un folder, faceți clic pe + NOU, selectați Încărcare folder, apoi alegeți folderul. Continuați așa cum este descris mai sus . Este mult mai rapid decât încărcarea documentelor unul câte unul.

Atunci când încărcați foldere prin intermediul aplicației desktop, țineți cont de următoarele aspecte:

• TaxDome procesează toate fișierele din folderul selectat și din subfolderele acestuia.

• Pentru siguranța și securitatea datelor dvs., TaxDome recunoaște toate tipurile de fișiere (mai multe informații despre tipurile de fișiere nerecunoscute ) .

• Puteți furniza detalii pentru fiecare document din dosarele și subdosarele dvs.: selectați clientul, dosarul de destinație etc.

• Structura originală a folderelor nu este replicată în TaxDome; va trebui să creați foldere noi pentru a vă organiza fișierele. Sau puteți încărcare în bloc pentru a păstra structura originală. Rețineți că vor fi create foldere noi cu numele Clientul poate vizualiza și edita nivelul de acces.

• Nu puteți selecta mai multe foldere simultan. Dacă trebuie să încărcați documente din mai multe foldere diferite, utilizați butonul ÎNCĂRCAȚI FOLDER pentru fiecare dintre ele.

Încărcați fișiere zip

Fișierele zip sunt o modalitate excelentă de a încărca mai multe documente simultan. TaxDome fișiere zip de până la 200 Mb. Acestea sunt încărcate la fel ca și alte fișiere. Cu toate acestea, odată ce un fișier zip este încărcat:

• Fișierul zip este desfăcut automat.

• Tipurile de fișiere nerecunoscute nu vor fi încărcate.

• Dosarele din fișierul zip nu se vor replica pe TaxDome, așa că va trebui să creați dosare noi pentru a organiza documentele.

• Fișierul zip original pe care l-ați încărcat este șters automat.

Vedere client

Clienții pot accesa documentele pe care le încărcați în dosare cu ajutorul Clientul poate vizualiza permisiuni. De asemenea, dacă notificări pentru client sunt activate și ați verificat Anunțați clientul comutare atunci când încarcă un document, aceștia sunt informați despre acest lucru prin e-mail. Clienții dvs. pot vizualiza și deschide documentele în diferite moduri:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din secțiunea În așteptare de acțiune sau pe link-ul din pagina Documente. 

• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Vizualizați documentele din e-mail. 

Apoi, clienții vor interacționa cu documentele încărcate. Pentru documentele cu activarea Notificare clienți, va exista o etichetă Nou. 

Accesați o vizualizare numai pentru citire a portalului unui client pentru a vedea TaxDome perspectiva acestuia.

Share

Link copiat