Încărcați documente

Există o mulțime de opțiuni pentru a încărca documente pe TaxDome: Trageți și plasați-le, utilizați un fișier zip care se despachetează automat - și multe altele.

Documentele pot fi încărcate de către proprietarul firmei, un administrator sau orice membru al echipei care are acces la cont sau dreptul de acces „Gestionare documente ”.

De asemenea, explorați opțiuni suplimentare:

• Folosiți TaxDome

• Încărcați fișiere folosind șabloane de foldere și automatizări în fluxurile de lucru

• Încărcați documente în bloc folosind instrumentul de migrare web

Cum să încărcați documente

Există mai multe modalități de încărcare; alegeți cea care vă convine cel mai bine:

Web Desktop Mobil

Pentru a încărca din aplicația web:

• Trageți documentele sau folderele de pe desktop în fila „Docs/Recent” de pe pagina „Documente” și plasați-le oriunde pe ecran. De asemenea, le puteți plasa oriunde în fila „Docs” a contului sau le puteți plasa într-un anumit folder sau subfolder pentru a încărca documentele acolo.

• Faceți clic pe „Încărcați documente ” sau „Încărcați folder” în fila „Documente” de pe pagina „Documente” sau în fila „Documente” a contului.

• Faceți clic pe „Nou” în colțul din stânga sus.

1. Selectați fișierele pe care doriți să le încărcați de pe computer. Pentru a selecta mai multe fișiere dintr-un singur dosar, folosiți tastele Control sau Shift de pe tastatură.

2. Accesează contul în care dorești să încarci fișierele.

3. Alegeți unde doriți să încărcați fișierele. Pentru fiecare document și folder există pictograme de vizibilitate care facilitează identificarea.

4. Faceți clic pe Încărcare pentru a finaliza. Când încărcați într-un dosar de nivel superior cu Clientul poate vizualiza sau Clientul poate vizualiza și edita acces (pentru mai multe detalii, consultați setări de vizibilitate a documentelor ), vei putea activa câteva setări utile (vezi mai jos ).

Țineți minte:

• Anumite tipuri de fișiere nu sunt recunoscute (pentru mai multe detalii, consultați tipurile de fișiere acceptate) .

• Dimensiunea maximă de încărcare a unui singur document este de 200 Mb.

• Este imposibil să încărcați documente într-un dosar sigilat.

• Pentru a anula încărcarea în timp ce aceasta este în curs, faceți clic pe X.

1. Faceți clic pe „Nou” în partea stângă sus a paginii, selectați „Încărcare fișiere”, apoi alegeți fișierele

2. Selectați contul de client în care doriți să încărcați fișierele

3. Dă clic pe „Încărcă fișiere”

Puteți încărca fișiere de pe dispozitivul dvs:

• Din ecranul „Inbox ”, atinge butonul „Încărcare documente ”.

• Din secțiunea Conturi, accesați profilul clientului, apoi fila Documente.

Pentru a încărca un fișier, alegeți clientul și folderul de care aveți nevoie, apoi atingeți pictograma din dreapta sus și selectați opțiunea. Atunci când utilizați aplicația mobilă, puteți:

• Scanați documentul pe hârtie în PDF

• Alegeți orice fișier de pe dispozitivul dvs. pentru încărcare

• Alegeți o imagine din galeria dvs. pentru încărcare

Notă

Puteți exporta documente direct de pe telefon pe TaxDome aplicației utilizând funcția Export iOS sau meniul Partajare din Android. Acest lucru vă permite să trimiteți rapid fișiere de pe dispozitiv către TaxDome .

Notă

Imaginile încărcate sunt convertite automat în PDF o gestionare mai ușoară a documentelor.

Încărcați setările

Când încărcați documente într-un dosar de nivel superior cu un Clientul poate vizualiza nivelul de acces , puteți aplica următoarele setări:

Anunțați clientul

Când această opțiune este activată, toate contactele asociate contului — pentru care sunt activate notificările — primesc o notificare prin e-mail atunci când încărcați un document. Pentru mai multe informații, accesați articolul detaliat.

Marcați ca citit pentru client

Când această opțiune este activată, documentele sunt încărcate, dar nu sunt marcate ca fiind noi pentru client, iar acesta nu va primi o notificare. Această funcție este utilă atunci când transferați un client la TaxDome pentru prima dată.

Notificarea urmăritorilor atunci când clientul deschide documentul

Când această opțiune este activată, toți membrii echipei care au acces la cont — și pentru care sunt activate notificările pentru documente — primesc o notificare prin e-mail și în Inbox+ atunci când clientul deschide documentul pentru prima dată. Pentru detalii, accesați articolul despre alocarea membrilor echipei la conturile clienților.

Solicitați aprobarea clientului

Această setare este disponibilă numai atunci când se încarcă într-un folder de nivel superior cu un Clientul poate vizualiza nivelul de acces. Pentru mai multe informații, consultați articolul detaliat despre cerere de aprobare client .

Setări suplimentare de încărcare

Opțional, puteți aplica următoarele setări suplimentare tuturor încărcărilor de documente:

a. Mementouri: Activează mementourile pentru clienți referitoare la aprobarea solicitată.

b. Adăugați descrierea: Introduceți detalii despre document. Va fi aceeași pentru fiecare document, dacă încărcați mai multe simultan, dar poate fi editat individual .

c. Adăugarea etichetelor: Aplicați etichete de document pentru a organiza fișierele.

d. Blocarea documentului asociat facturii neachitate: această opțiune vă permite să încărcați un document astfel încât clientul să vadă că acesta este disponibil, dar să nu îl poată vizualiza sau descărca până când nu achită serviciile. Aflați mai multe despre blocarea documentelor asociate facturilor.

e, f. Locuri de muncă: Conectează documentul la locurile de muncă.

Setări pentru fișiere individuale

Atunci când încărcați mai multe documente într-un cont, este posibil să doriți să alegeți setări diferite pentru fiecare fișier. De exemplu, doriți să obțineți aprobarea unui client pentru un document și să blocați un alt document pentru o factură. Urmați acești pași:

1. După ce ați selectat documentele, faceți clic pe Configurare individuală în partea dreaptă sus. Această opțiune de setări apare numai atunci când încărcați două sau mai multe fișiere.

2. Faceți clic pe pictograma rotiță din dreapta fișierului, apoi selectați setările.

3. Faceți clic pe Salvare, apoi repetați pentru fiecare fișier. Documentele cu setări adăugate vor primi etichete de stare codificate prin culori (În așteptare aprobare, În așteptare plată, Notificați urmăritorii, Marcați ca citit sau Notificați clientul) pentru o identificare ușoară.

4. Dă clic pe „Încărcare” pentru a finaliza.

Încărcați foldere

Pentru a încărca foldere, alegeți modul care funcționează cel mai bine pentru dvs:

Web Desktop

• Trageți folderele de pe computer în fila „Docs/Recent” de pe pagina „Documente” și plasați-le oriunde pe ecran. De asemenea, le puteți plasa oriunde în fila „Docs” a contului sau le puteți plasa într-un anumit folder sau subfolder pentru a încărca folderele acolo.

• Faceți clic pe „Încărcați folderul” din fila „Documente ” de pe pagina „Documente” sau din fila „Documente” a contului.

• Faceți clic pe „Nou” în colțul din stânga sus, apoi selectați „Folder” din meniul derulant.

  Țineți minte:

  • Tipurile de fișiere care nu sunt recunoscute nu vor fi încărcate.

  • Structura dosarelor se păstrează. Toate documentele sunt plasate în dosarul TaxDome selectat în cadrul dosarelor lor originale.

  • The following symbols are not allowed in folder names: / ? * : | < >

Pentru a adăuga un dosar, faceți clic pe „Nou”, selectați „Încărcare dosar”, apoi alegeți dosarul. Continuați așa cum s-a descris mai sus . Este mult mai rapid decât încărcarea documentelor unul câte unul.

Atunci când încărcați foldere prin intermediul aplicației desktop, țineți cont de următoarele aspecte:

• TaxDome procesează toate fișierele din folderul selectat și din subfolderele acestuia.

• Pentru siguranța și securitatea datelor dumneavoastră, TaxDome nu acceptă toate tipurile de fișiere (mai multe informații despre tipurile de fișiere neacceptate ) .

• Puteți furniza detalii pentru fiecare document din dosarele și subdosarele dvs.: selectați clientul, dosarul de destinație etc.

• Structura originală a folderelor nu este replicată în TaxDome; va trebui să creați foldere noi pentru a vă organiza fișierele. Sau puteți încărcare în bloc pentru a păstra structura originală. Rețineți că vor fi create foldere noi cu numele Clientul poate vizualiza și edita nivelul de acces.

• Nu poți selecta mai multe foldere simultan. Dacă trebuie să încarci documente din mai multe foldere diferite, folosește butonul „Încărcare folder ” pentru fiecare dintre ele.

Încărcați fișiere zip

Fișierele ZIP reprezintă o modalitate excelentă de a încărca mai multe documente simultan. TaxDome fișiere ZIP de până la 200 MB. Acestea se încarcă la fel ca orice alt fișier. Cu toate acestea, odată ce un fișier ZIP a fost încărcat:

• Fișierul zip este desfăcut automat.

• Tipurile de fișiere care nu sunt recunoscute nu se vor încărca.

• Dosarele din fișierul zip nu vor fi copiate în TaxDome, așa că va trebui să creați dosare noi pentru a vă organiza documentele.

• Fișierul zip original pe care l-ați încărcat este șters automat.

Vedere client

Clienții pot accesa documentele pe care le încărcați în dosare cu ajutorul Clientul poate vizualiza permisiuni. De asemenea, dacă notificări pentru client sunt activate și ați verificat Anunțați clientul atunci când încarcă un document, sunt informați prin e-mail. Clienții dumneavoastră pot vizualiza și deschide documentele în diferite moduri:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: faceți clic pe notificarea din secțiunea „În așteptare” sau pe linkul de pe pagina „Documente ”.

• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Vizualizați documentele din e-mail.

Apoi, clienții vor interacționa cu documentele încărcate. Pentru documentele cu activarea Notificare clienți, va exista o etichetă Nou.

Accesați o vizualizare numai pentru citire a portalului unui client pentru a vedea TaxDome perspectiva acestuia.

Share

Link copiat