Acces la cont pentru membrii echipei

Există mai multe opțiuni pentru a acorda angajaților acces la conturi. Puteți să le acordați acces implicit la toate conturile, să le atribuiți doar conturi selectate, să le atribuiți conturi în anumite etape ale activității utilizând automatizarea noastră a conductelor și multe altele.

Accesul la cont, explicat

Cel puțin un membru al echipei trebuie să aibă acces la contul clientului. Atunci când membrul echipei este desemnat, acesta poate face următoarele:

• Vizualizați informațiile despre cont.
• Vizualizați și descărcați documentele clientului.
• Vizualizați și trimiteți solicitările clienților către conturile lor alocate.
• Să vizualizeze toate subiectele de chat pentru conturile care le sunt atribuite și să răspundă la acestea.
• Vizualizați toate firele de SMS pentru conturile atribuite și trimiteți SMS-uri.
• Vizualizați și răspundeți la toate e-mailurile firmei pentru conturile atribuite acestora.
• Vizualizați toate notele firmei pentru conturile atribuite și creați altele noi.
• Vizualizați înregistrările de timp ale firmei pentru conturile atribuite acestora și creați noi înregistrări de timp.
• Vizualizați toate sarcinile firmei pentru conturile atribuite acestora.
• Crearea de sarcini pentru conturile atribuite.
• Vizualizați contactele care sunt legate de conturile atribuite acestora.
• Adăugați locuri de muncă pentru conductele care sunt disponibile pentru acestea .

Notă

Atribuirea și eliminarea membrilor echipei se va reflecta pe pagina de flux de activitate.

Puteți atribui un rol de cont ( de exemplu, contabil sau revizor) unui membru al echipei. Acest lucru le oferă automat acces la contul clientului și definește clar responsabilitățile lor în cadrul echipei.

Pentru a vă face o idee despre ce poate face un angajat, vizitați o versiune numai pentru citire a portalului său .

Membrii firmei atribuite contului primesc, de asemenea, notificări cu privire la toate activitățile din cont.

Notă

Membrii echipei pot fi atribuiți conturilor fără a primi notificări. Aici găsiți mai multe informații despre adepții conturilor.

Accesul implicit la cont, explicat

Accesul implicit la cont înseamnă că un membru al echipei este atribuit automat tuturor conturilor nou create.

Proprietarul unei firme are acces implicit la cont. Cu toate acestea, este de asemenea posibil să acordați acces implicit la cont oricărui membru al echipei.

Pentru a configura accesul implicit la cont pentru un membru al echipei:

Mergeți la Setări > Setări firmă din bara de meniu din stânga. Găsiți secțiunea Acces implicit la cont, selectați unul sau mai mulți membri ai echipei din listă, apoi faceți clic pe Salvare.

Notă

Toate modificările aduse setărilor implicite de acces la cont se vor reflecta pe pagina Flux de activitate.

Oferiți acces unui angajat

Există mai multe modalități de a acorda acces la contul unui angajat:

• Configurându-le cu acces la contul implicit

• În timpul creării unui cont nou 

• Prin editarea unui cont existent în orice moment

• Utilizând funcția de gestionare a accesului echipei în orice moment

• Atribuirea membrilor echipei în timpul importului

• Prin utilizarea unei automatizări a conductelor

• Acordându-le un drept de acces pentru a vizualiza toate conturile

Oferiți acces la un anumit cont

Pentru a permite accesul unui angajat la un cont nou, selectați numele acestuia în timpul creării contului.

Pentru a acorda unui angajat acces la un cont existent:

1. Mergeți la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe numele clientului din listă. De asemenea, puteți găsi instantaneu clientul introducând numele acestuia în câmpul de căutare.

2. Accesați secțiunea Informații și faceți clic pe Editare în dreapta Informații cont. Adăugați angajații cărora doriți să le acordați acces la cont în câmpul Membri ai echipei. Fiecare cont trebuie să aibă cel puțin un membru al echipei alocat. În mod implicit, accesul la cont este acordat proprietarului firmei. 

3. Faceți clic pe Continuați și apoi faceți clic pe Salvare.

Gestionați accesul echipei în masă

Pentru a repartiza angajații pe mai multe conturi diferite în același timp:

1. Mergeți la Clienți > Conturi din meniul din bara laterală, apoi bifați casetele de selectare din dreptul conturilor pe care doriți să le atribuiți angajaților. Pentru a selecta toate conturile, faceți clic pe caseta de selectare cea mai de sus.

2. Faceți clic pe Gestionați echipa.

3. Veți vedea o listă a membrilor echipei firmei. Pentru fiecare membru al echipei, selectați una dintre următoarele opțiuni:

• Nu faceți nimic: Membrul echipei nu va fi atribuit conturilor; totuși, dacă membrul echipei este deja atribuit conturilor, acesta va continua să fie atribuit acelor conturi.

• Atribuiți tuturor: Membrul echipei va fi atribuit tuturor conturilor selectate.

• Eliminați din toate: Membrul echipei nu va mai fi atribuit niciunuia dintre conturile selectate.

4. Faceți clic pe Atribuire.

Atribuiți membrii echipei în timpul importului

Importul conturilor de clienți vă oferă două opțiuni pentru atribuirea membrilor echipei:

• Definiți care membri ai echipei trebuie să fie alocați fiecărui cont - pentru a face acest lucru, trebuie să includeți membrii echipei în foaia de calcul .

• Alocați membrii echipei în timpul importului — astfel, veți putea aloca aceiași membri ai echipei tuturor clienților importați.

Includeți membrii echipei în foaia de calcul

Această metodă economisește foarte mult timp, deoarece puteți atribui diferiți membri ai echipei la conturi diferite. 

1. Când pregătiți un fișier CSV pentru import, adăugați coloana Membrii echipei și includeți membrii echipei corespunzători. Dacă doriți ca mai mulți membri ai echipei să fie atribuiți unui singur cont, separați numele acestora prin virgulă.

2. Începeți procesul de import. La a doua etapă a importului (maparea conturilor), coloana Membrii echipei din CSV-ul dvs. va fi mapată automat cu proprietatea TaxDome . 

În caz contrar, vă rugăm să verificați denumirea coloanei din foaia de calcul și să începeți din nou importul. 

Asta este tot! Când importul este finalizat, membrii echipei dvs. vor fi atribuiți conturilor specificate.

Avertisment

Vă rugăm să verificați de două ori numele membrilor echipei. Dacă există un angajat inexistent în foaia de calcul, contul corespunzător nu va fi creat.

Atribuiți membrii echipei în timpul importului

Dacă nu doriți să adăugați membri ai echipei în foaia de calcul, puteți totuși să le atribuiți conturi în timpul importului. Pentru a face acest lucru:

Începeți procesul de import. În a treia etapă a importului (setări), selectați membrii echipei pe care doriți să îi atribuiți conturilor pe care le transferați la TaxDome.

Notă

Membrii echipei pe care îi selectați vor fi atribuiți tuturor conturilor importate, astfel încât, dacă doriți să utilizați membri diferiți pentru conturi diferite, este mai bine fie să includeți membrii echipei în foaia de calcul, fie să modificați atribuțiile în bloc după finalizarea importului.

Oferiți angajaților acces temporar la cont prin intermediul automatizării conductelor

Pentru personalul temporar, puteți alege să acordați acces limitat la conturi. De exemplu, un angajat temporar ar putea avea nevoie să acceseze un document încărcat într-un cont, dar numai în timpul unei anumite etape a procesului de lucru.

Acest lucru poate fi ușor de configurat și automatizat în cadrul unei conducte. Iată cum:

1. Decideți în ce etapă aveți nevoie ca lucrătorul temporar să acceseze conturile clienților. (Puteți citi mai multe despre automatizări . )

2. Când editați etapele procesului , alegeți etapa la care doriți să adăugați automatizarea, faceți clic pe linkul Adăugați automatizări, apoi alegeți Actualizați accesul la cont din meniul derulant. Alegeți membrul (membrii) echipei din lista de conturi.

Automatizarea poate fi configurată în diferite moduri:

• Înlocuiți persoanele atribuite cu utilizatori impliciți pe + Adăugați cont de acces gol: Atunci când o sarcină intră în această etapă, angajații atribuiți devin neatribuiți, iar cei cu Default Account Access sunt atribuiți în schimb contului.

• Înlocuiți persoanele atribuite cu utilizatori impliciți pe + Adăugați acces la cont completat: Atunci când o lucrare intră în această etapă, angajații atribuiți devin neatribuiți, iar cei listați în câmpul Add Account Access sunt atribuiți în schimb contului.

• Replace Assignees to Default Users dezactivat + câmpul Add Account Access completat: Atunci când o lucrare intră în această etapă, angajații atribuiți rămân atribuiți contului, iar cei listați în câmpul Add Account Access sunt, de asemenea, atribuite.

• Înlocuiți atribuitorii cu utilizatori impliciți dezactivat + Îndepărtați accesul la cont completat: Atunci când o lucrare intră în această etapă, angajații enumerați în câmpul Remove Account Access devin neatribuiți.

• Adăugarea accesului la cont completat + Eliminarea accesului la cont completat: Atunci când o lucrare intră în această etapă, angajații listați în câmpul Add Account Access sunt atribuiți contului, iar cei listați în câmpul Remove Account Access sunt neatribuiți.

Oferiți unui angajat acces la toate conturile

Pentru a aloca un angajat la toate conturile (atât cele existente, cât și cele care vor fi adăugate în viitor):

1. Din meniul din bara laterală, mergeți la Setări > Echipă și planuri, navigați la Membri echipă > Membri activi și faceți clic pe numele angajatului.

2. Faceți clic pe cele trei puncte de lângă numele angajatului, selectați Editare, apoi comutați pe Vizualizare toate conturile.

3. Faceți clic pe Salvați. Acum, angajatul poate vizualiza toate conturile firmei, nu doar pe cele care i-au fost atribuite.

Vizualizați conturile unui angajat

Filtrați lista de conturi pentru a vedea ce conturi de clienți sunt alocate anumitor angajați:

1. Mergeți la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe Filtru.

2. Selectați membrii echipei în secțiunea SecțiuneaEchipă.

Vizualizați statisticile contului angajatului

Proprietarul firmei și administratorii pot vizualiza statisticile oricărui angajat pentru conturile care îi sunt atribuite. Aceste statistici pot fi găsite în widgetul widgetulActivitate client în așteptare de pe pagina Insights. 

Acest widget afișează facturile, organizatorii, semnăturile, propunerile și aprobările care așteaptă o acțiune din partea clientului pentru un anumit angajat. 

Dacă doriți să urmăriți activitatea clienților pentru doi sau mai mulți membri ai echipei, puteți adăuga câte widgeturipentru activitatea clienților în așteptare doriți. Aici găsiți mai multe informații despre widgetul pentru activitatea clienților în așteptare .

O altă modalitate de a vizualiza statisticile contului este pagina paginaClienții actuali ai angajatului. Pentru a o găsi, mergeți la Setări > Echipă și planuri din bara de meniu din stânga. Faceți clic pe numele angajatului, apoi mergeți la fila Clienți. Statisticile sunt disponibile pentru conturile curente și anterioare ale angajatului respectiv.

Veți vedea această informație:

• ID: unicul contului ID

• Nume: numele și prenumele clientului

• Atribuit: data la care angajatul a fost atribuit unui cont

• Facturi înregistrate: numărul de facturi înregistrate

• Venituri: suma totală pentru facturile plătite

• Docs uploaded: numărul de documente încărcate

• Aprobat: numărul de documente aprobate

Eliminarea accesului unui angajat la un cont

Dacă aveți un cont personal sau trebuie să ajustați rolurile și responsabilitățile membrilor echipei, puteți elimina angajații dintr-un cont de client. Alternativ, puteți elimina conturi din lista de clienți alocați unui angajat.

Notă

Dacă aveți angajați cu Vezi toate conturile dreptul de acces activat, va trebui mai întâi să dezactivați acel drept de acces. Totuși, acest lucru nu funcționează pentru administratorii dvs., deoarece aceștia au întotdeauna acces la toate conturile.

Pentru a elimina angajați dintr-un cont de client:

1. Accesați secțiunea Informații din profilul clientului și faceți clic pe linkul Editare din dreapta secțiunii Informații cont. Toți angajații cu acces la cont sunt afișați în câmpul Membri ai echipei.

2. Faceți clic pe × în dreapta unui membru al echipei pentru a elimina accesul acestuia la un cont de client.

3. Faceți clic pe butonul Continuare și apoi faceți clic pe Salvare.

   

Notă

Un cont nu poate fi neatribuit. Dacă eliminați toți angajații, contul devine atribuit automat oricărei persoane cu acces implicit la cont.

De asemenea, puteți elimina un cont din lista de clienți atribuiți unui angajat:

1. Accesați Setări > Echipă și planuri din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe numele membrului echipei și mergeți la fila Clienți.

2. Faceți clic pe simbolul roșu de ștergere din extrema dreaptă a numelui contului.

3. Faceți clic pe Ștergere în fereastra pop-up de confirmare a ștergerii. Contul selectat este apoi mutat în fila Trecut a angajatului.

   

Notă

Dacă un membru al echipei este eliminat dintr-un cont de client, orice roluri cont alocate acestora pentru acel cont sunt șterse automat.

Cine poate acorda angajaților acces la conturi

Proprietarul firmei și administratorii pot acorda oricând angajaților drepturi de acces la conturi. De asemenea, aceștia pot da angajaților posibilitatea de a atribui clienți membrilor echipei. Dacă sunteți proprietarul sau administratorul firmei și doriți ca altcineva din echipă să atribuie conturi, urmați acești pași:

1. Mergeți la Settings > Team & Plans din bara de meniu din stânga, navigați la Active Team Members, apoi faceți clic pe numele angajatului.

2. Faceți clic pe pictograma Edit Access Rights pencil icon, apoi activați comutatorul Assign teammates.

3. Faceți clic pe Salvați.

Share

Link copiat