Conducte (de bază): Creați și vizualizați

Our pipelines are not only an easy visual tool but also a fully customizable one, suited to your firm’s needs. Once you automate them, jobs move from stage to stage, automatically creating tasks and sending emails, proposals and organizers to clients at just the right time! Read on to find out more. 

Acoperit aici:

• Conducte
  
• Utilizarea conductelor din Marketplace
• Crearea de conducte de la zero
• Vizualizarea conductelor
• Vizualizarea automatizărilor în conducte
• Editarea conductelor (adăugarea, mutarea și ștergerea etapelor și automatizărilor)
• Duplicarea conductelor
• Ștergerea conductelor
• Adăugarea de locuri de muncă
• Vizualizarea conturilor adăugate la conducte

Webinar - Automatizarea fluxului de lucru: Optimizați-vă procesele interne! Marți, ora 13:00 EST. Înregistrați-vă aici

Conducte

O procedură este o procedură de lucru stabilită - o secvență de pași sau etape, de exemplu, pentru a pregăti un formular 1040 de la început până la sfârșit.

Conductele noastre sunt concepute astfel încât să semene cu un panou Kanban. Lucrările, afișate pe carduri, se deplasează de la o etapă la alta pe tablă. Și odată automatizate, conductele fac o mare parte din muncă în locul dumneavoastră!

Ce se întâmplă în interiorul unei conducte:   

• Locurile de muncă, proiectele individuale pentru care vă plătește un client (cum ar fi o declarație de impozite sau o salarizare din ianuarie), sunt introduse într-un pipeline special conceput pentru acestea. Fiecare lucrare, legată de un cont de client, se deplasează prin pipeline de la prima până la ultima etapă, sau finalizare. 
• Etapele sunt etapele unei proceduri generale de lucru. Odată ce toate lucrările implicate într-o etapă sunt finalizate, o lucrare trece la etapa următoare.
• Automations, the mechanisms that automate a pipeline, make things happen on their own. Once triggered, they create tasks for team members or send organizers and proposals to clients, for example.

Două exemple de conducte:

Conducta 1: Declarația 1040

Sarcina 1: Declarația de impozit pe 2015

Sarcina 2: Declarație fiscală 2016

Sarcina 3: Declarația de impozit 2017

Etapa 1: Revizuirea documentelor

Etapa 2: Pregătirea scrisorii de angajament

Etapa 3: Pregătiți declarația

Etapa 4: Revizuire

Etapa 5: Dosar electronic

Conducta 2: Salarizare

Sarcina 1: salarizarea din ianuarie 2015

Locul de muncă 2: 2016 Februarie p ayroll

Locul de muncă 3: 2017 martie p ayroll

Etapa 1: Revizuirea documentelor

Etapa 2: Revizuirea fișelor de pontaj

Etapa 3: Inițierea debitului

Etapa 4: Trimiteți statele de plată

Utilizarea conductelor din Marketplace

Puteți descărca șabloane de e-mail gata făcute cu cele mai bune practici. Acestea pot fi editate cu ușurință.

Sfat : Instalând un șablon de conducte, veți primi și toate șabloanele din cadrul acestuia, cum ar fi cele pentru sarcini, chat-uri, e-mailuri și așa mai departe. 

Pentru a adăuga o conductă de la Marketplace:

1. Mergeți la Templates > Marketplace din bara laterală din stânga și deschideți fila Pipelines.

2. Faceți clic pe Get free (Obține gratuit ) pe șablonul pe care doriți să îl adăugați sau faceți clic pe prețul acestuia și continuați cu plata dacă este un șablon plătit. 

3. Mergeți la Templates > Firm templates (Șabloane > Șabloane de firmă ) din bara de meniu din stânga, apoi selectați fila Pipelines (Conducte ) și faceți clic pe numele șablonului pentru a revizui și edita etapele și automatizările.

Doriți să împărtășiți unele dintre șabloanele dvs. de conducte cu alți utilizatori TaxDome ? Dacă da, le puteți vinde pe Marketplace!

Crearea de conducte de la zero

Un proprietar de firmă, administrator sau orice membru al echipei cu drepturi de acces la gestiona conductele poate crea o conductă.

Iată cum:

Din Șabloane > Șabloane de firmă sau Flux de lucru, accesați Pipeline, apoi faceți clic pe Create Pipeline.

Consultați instrucțiunile pentru fiecare câmp numerotat de mai jos:

1. Numele conductei : Introduceți un nume pentru conductă; ceea ce veți vedea în secțiunea Flux de lucru.

2. Disponibil pentru: Selectați membrii echipei care trebuie să aibă acces la el. Dacă lăsați această rubrică goală, doar persoana care creează conducta și proprietarul firmei o văd secțiunea Workflow . Pentru mai multe informații, citiți despre accesul la conducte.

3. Sortați locurile de muncă după: Decideți cum doriți ca posturile de muncă să fie sortate în etape. În mod implicit, acestea sunt sortate după numele contului, dar le puteți sorta și în funcție de timpul petrecut într-o etapă, de data scadenței, de data la care a fost creată o lucrare sau de prioritate.

4. Șablonul de lucru implicit: Decideți dacă trebuie aplicat un șablon la lucrările care intră în pipeline și cum (automat sau manual).

5. Câmpurile fișei postului: Decideți ce doriți să vedeți afișat pe fișele de post. Aici găsiți mai multe informații despre personalizarea fișelor de post.

6. Recurența: Programează sarcinile care se repetă pentru a fi create automat în cadrul pipeline-ului. Aici găsiți mai multe informații despre configurarea unei programări pentru sarcini care se repetă.

7. Numele etapei : Introduceți numele primei etape.

8. Adăugați o etapă : Adăugați câte etape sunt necesare și asociați-le automatizări. 

9. Adăugați automatizări: Conectați atâtea automatizări la etape câte sunt necesare. Odată ce o lucrare se mută într-o nouă etapă care conține automatizări, aceste acțiuni sunt declanșate automat, una câte una, într-o anumită ordine. De exemplu, se creează o sarcină; se generează un organizator; se trimite un e-mail. Iată mai multe informații despre modul în care funcționează automatizările. 

10. Save: Save the pipeline. Once you've done it, you can click on the Go to pipeline button and start adding jobs to it for your client accounts.

Vizualizarea conductelor

Vizualizați conductele fie pentru un singur cont de client, fie pentru toate conturile sau pentru cele cu recurențe:

• Pentru un cont de client: Mergeți la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, faceți clic pe numele contului, apoi selectați fila Flux de lucru . Veți vedea toate canalele cu lucrări pentru acel cont de client și progresul înregistrat. Odată ce o lucrare a fost finalizată și arhivată sau ștearsă, aceasta nu mai este vizibilă. Cu toate acestea, dacă pipeline-ul nu are nicio lucrare activă, dar recurența este setată pentru acel cont, pipeline-ul va fi în continuare afișat pe această pagină.

• Pentru toate conturile clienților: Mergeți la Flux de lucru > Can alizări din bara laterală din stânga, , apoi selectați canalizarea. Pentru a merge la o altă conductă, utilizați meniul derulant.

• Cu recurențe la locul de muncă: Navigați la Fluxul de lucru > Recurențe ale sarcinilor din bara de meniu din stânga pentru a vizualiza și accesa conductele pentru care sunt setate recurențe.

Editarea conductelor (adăugarea, mutarea și ștergerea etapelor și automatizărilor)

Un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea conductelor poate edita o conductă.

Iată cum:

• Din pipeline, faceți clic pe Edit (Editare ) în partea dreaptă sus a paginii sau faceți clic pe pictograma de automatizare de sub numele unei etape, apoi faceți clic pe link-ul Add automation (Adăugare automatizare ).

• Din lista șabloanelor de conducte, accesați Templates > Firm templates (Șabloane > Șabloane de firmă ) din bara de meniu din stânga, selectați fila Pipelines (Conducte ), apoi faceți clic pe numele conductei.
• Din lista de conducte, accesați Workflow > Pipelines din bara de meniu din stânga, faceți clic pe trei puncte în dreapta îndepărtată a numelui conductei, apoi selectați Edit.

Odată ce vă aflați în fereastra de editare, puteți modifica setările conductei (a se vedea mai sus pentru detalii) și putețiface modificări la etape:

• Pentru a adăuga o etapă, faceți clic pe Add stage (Adăugare etapă ) sau pe butonul + , apoiintroduceți numele etapei.
• Pentru a muta o scenă, arătați spre pictograma de mutare din stânga numelui scenei, apoi trageți-o și fixați-o cu mouse-ul.
• Pentru a șterge o etapă, faceți clic pe pictograma coșului de gunoi din dreapta numelui etapei.
• Pentru a adăuga automatizări la o etapă, selectați etapa respectivă, apoi faceți clic pe butonul Adaugă automatizări sau pe orice automatizare, dacă există deja una. 

• Dacă doriți să trimiteți e-mailuri suplimentare clienților atunci când aceștia nu răspund într-un anumit interval de timp, localizați Reminderi sub șablonul de automatizare, apoi selectați Activare în meniul derulant. Iată mai multe informații despre memento-uri.

Atenție! Atunci când ștergeți o etapă dintr-o conductă, toate lucrările din această etapă vor fi șterse. Asigurați-vă că toate informațiile necesare sunt salvate pentru a preveni pierderea datelor.

When you're done, click  SAVE. After that, you can click on the Go to pipeline button to see your changes.

Duplicarea conductelor

Pentru a crea noi conducte pe baza celor existente, accesați Templates > Firm templates (Șabloane > Șabloane de firmă ) din bara de meniu din stânga, selectați fila Pipelines (Conducte ), faceți clic pe cele trei puncte din dreapta îndepărtată a numelui conductei, apoi faceți clic pe Duplicate (Duplicare). O copie a conductei este salvată cu un sufix (de exemplu, 1040 Return (2)). Etapele, automatizările și alte setări ale șablonului sunt, de asemenea, copiate. Cu toate acestea, va trebui să adăugați manual lucrări la un pipeline nou duplicat.

Ștergerea conductelor

Pentru a șterge o conductă, mergețila Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, selectați fila Conducte, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a conductei și selectați Delete (Ștergere).

Notă : În acest fel se șterg toate lucrările legate de conducta respectivă.

Vizualizarea conturilor adăugate la conducte

Pentru a afla ce conturi au fost adăugate la o anumită conductă sau la o etapă a unei conducte:

1. Accesați Clienți > Conturi sau Flux de lucru > Lucrări din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe butonul FILTRARE .
2. Selectați un nume de conductă în filtrul Active jobs (Lucrări active ) și selectați etapa. Puteți selecta mai multe conducte și etape, dacă este necesar.

Veți vedea apoi o listă cu toate conturile de clienți care au fost adăugate la conducta și/sau etapa selectată.