Cum funcționează automatizările de etapă în conducte

Automatizările vă economisesc timp prin declanșarea automată a acțiunilor la momentul potrivit în flux de lucru dvs. flux de lucru. Pe măsură ce treceți o lucrare prin diferite etape, pasul următor este inițiat fără efort manual.

Automatizările, explicate

O automatizare este un mecanism care vă face flux de lucru să funcționeze automat. Automatizările TaxDome inițiază acțiuni pentru dvs., membrii echipei dvs. sau clienții dvs. în timpul diferitelor etape sau în stările de lucru personalizate ale procedurilor dvs. de lucru:

• Pe măsură ce o sarcină trece prin diferitele etape ale unui pipeline , automatizările pe care le configurați declanșează acțiunile care trebuie întreprinse pentru ca sarcina să fie finalizată.

• Când alocați un statut personalizat unei sarcini , automatizările pe care le-ați configurat declanșează acțiuni care permit sarcinii să treacă de la un statut personalizat (de exemplu, Informații lipsă) la statutul Activ. 

În plus, automatizările includ funcția de mutare automată a lucrărilor. Aveți posibilitatea să configurați declanșatoare de tip cauză-efect, astfel încât o lucrare să fie mutată automat în etapa următoare atunci când sunt îndeplinite toate cerințele pentru etapa curentă. 

Atunci când un client plătește o factură și trimite un organizator, de exemplu, lucrarea trece automat la următoarea etapă din pipeline, unde se declanșează o nouă automatizare (de exemplu, se creează o sarcină pentru echipa dvs.).

De exemplu, firma dumneavoastră are un proces de impozitare a persoanelor fizice. Este posibil să doriți să aveți un e-mail introductiv și un organizator personalizat care să fie trimis automat clientului. Apoi, atunci când clientul trimite organizatorul, lucrarea pentru contul său trece automat la următoarea etapă, de exemplu, Tax Prep. Este posibil să doriți apoi să inițiați o sarcină pe care să o completeze un membru al echipei și așa mai departe.

Iată cum ar putea arăta un exemplu de proces pentru clientul dvs. Puteți vedea că fiecare etapă poate avea automatizări care să vă simplifice rutina.

Pentru a începe, urmați acești pași:

1. Descărcați o conductă din Marketplace . Aceasta va copia și toate șabloanele utilizate în automatizări.

2. Selectați o etapă, adăugați sau editați automatizarea (automatizările) ca follow-up, apoi selectați un model.

3. Decideți dacă doriți să utilizați funcția jobs automove . Puteți să o activați sau să o dezactivați pentru fiecare etapă, cu excepția ultimei.

4. Salvați conducta. Odată ce automatizarea este adăugată, o puteți vedea accesând pagina conductei și făcând clic pe pictograma de automatizare de deasupra etapei.

   

Adăugați automatizări

Avertisment

Automatizările nou adăugate nu se vor declanșa pentru lucrările care au fost mutate într-o etapă înainte de crearea automatizării.

Înainte de a crea automatizări, gândiți-vă la diferitele etape ale procesului de lucru care necesită un anumit tip de monitorizare:

1. Atunci când aveți o sarcină, notați diferitele etape ale procesului de lucru.

2. Încercuiți etapele care necesită acțiuni ulterioare.

3. Definiți ce sunt aceste acțiuni, astfel încât să le puteți adăuga ca automatizări atunci când creați o nouă conductă pe TaxDome.

Odată ce știți ce automatizări doriți să creați, următorul pas este să le adăugați la o conductă:

1. Când editați etapele pipeline-ului sau stările personalizate ale sarcinilor , selectați etapa pe care doriți să o conectați la automatizare, faceți clic peAdăugați automatizărisau faceți clic pe Editați automatizările pe orice automatizare dacă aveți deja una:

   

   Apoi selectați tipul de automatizare:

• Aplicarea șablonului de folder: Odată ce o lucrare pentru un client ajunge în această etapă, structura folderului documentelor sale este modificată conform șablonului selectat.

• Actualizarea etichetelor contului: Odată ce o lucrare pentru un client ajunge în această etapă, o etichetă selectată este aplicată automat contului său sau ștersă din acesta. De asemenea, puteți decide să ștergeți toate etichetele contului.

• Trimitere factură: Odată ce o lucrare pentru un client ajunge în această etapă, i se trimite o factură bazată pe un șablon selectat. De asemenea, aceasta este conectată automat la lucrare.

• Creați un organizator: Odată ce o sarcină pentru un client ajunge în această etapă, i se trimite un organizator bazat pe un șablon selectat. Acesta este, de asemenea, conectat automat la sarcină.

• Creare sarcină: Odată ce o sarcină pentru un client ajunge în această etapă, se creează o sarcină bazată pe un șablon selectat. Aceasta este, de asemenea, legată automat de sarcină.

• Trimiteți cererea clientului: Odată ce o lucrare pentru un client ajunge în această etapă, i se trimite o cerere bazată pe un șablon selectat. Aceasta este, de asemenea, legată automat de lucrare. 

• Trimiteți propunerea/EL: Odată ce o lucrare pentru un client ajunge în această etapă, i se trimite o propunere bazată pe un șablon selectat. De asemenea, aceasta este conectată automat la lucrare.

• Trimiteți un e-mail: Odată ce o lucrare pentru un client ajunge în această etapă, i se trimite un e-mail bazat pe un șablon selectat.

• Trimite mesaj: Odată ce o lucrare pentru un client ajunge în această etapă, i se trimite un mesaj bazat pe un șablon selectat. De asemenea, acesta este conectat automat la lucrare.

• Actualizarea accesului la cont: Odată ce o sarcină pentru un client ajunge în această etapă, permisiunile de acces la cont pentru membrii echipei care au acces la cont sunt actualizate.

• Actualizarea datelor sarcinii: Odată ce o sarcină pentru un client intră în această etapă, data de preluare și/sau termenul limită intern sunt actualizate automat în funcție de configurația dvs. (de exemplu, data la care sarcina a intrat în etapă sau altă dată de referință).

• Actualizarea persoanelor responsabile de sarcini:  Odată ce o sarcină pentru un client ajunge în această etapă, membrii echipei sunt alocați automat sarcinii și/sau devin nealocați.

• Adăugați pagina wiki: Odată ce o sarcină pentru un client ajunge în această etapă, o pagină wiki publicată cu instrucțiuni este automat asociată sarcinii, făcând-o ușor accesibilă pentru membrii echipei tale.

• Actualizarea stării lucrării vizibilă pentru client: Odată ce o lucrare pentru un client intră în această etapă, starea vizibilă pentru client este actualizată în consecință.

2. Selectați un șablon pentru automatizarea dvs. sau faceți clic pe Șablon nou pentru a crea unul nou. Odată ce șablonul este creat și salvat, îl veți putea selecta din listă.

   

3. Dacă doriți ca clienților să li se trimită e-mailuri suplimentare atunci când nu răspund într-un anumit interval de timp, activați funcția Mementouri . Aceste automatizări funcționează pentru organizatori, cererile clienților, propuneri, facturi și mesaje.

   

4. Dacă doriți ca automatizarea să fie declanșată numai pentru anumiți clienți, faceți clic pe Adăugați condiții sauEditați condiții(dacă logica este deja configurată), apoi adăugați o condiție. Aici găsiți mai multe informații despre etapele condiționale și automatizări .

   

5. Adăugați cât mai multe automatizări pentru fiecare etapă, după cum este necesar. 

   

6. Decideți dacă doriți ca sarcinile dvs. să fie mutate automat la etapa următoare odată ce toate acțiunile asociate au fost finalizate, de exemplu, organizatorul a fost finalizat, factura a fost plătită etc. Citiți mai multe despre mutarea automată a sarcinilor .

   

7. Faceți clic pe butonul Salvare pentru a vă salva modificările.

Ordinea automatizărilor

De obicei, nu ar trebui să fiți conștienți de ordinea automatizărilor din cadrul unei etape sau de statutul sarcinilor personalizate. Acestea sunt declanșate una câte una odată ce o lucrare intră în etapă sau i se atribuie un statut. Astfel, dacă un mesaj este trimis către client împreună cu organizatorul, aceste două evenimente se întâmplă aproape simultan.

Cu toate acestea, în unele cazuri, ordinea automatizărilor contează, deoarece unele automatizări pot depinde de altele. De exemplu, dacă aveți automatizarea Automatizareaactualizării etichetelor de cont care șterge toate etichetele din conturile clienților și automatizarea condiționată care trimite organizatori numai către conturile cu o anumită etichetă aplicată, trebuie să verificați cu atenție ordinea. În acest din urmă exemplu, este posibil să doriți să plasați automatizarea Update account tags pe locul al doilea, altfel automatizarea condiționată nu va funcționa.

Puteți modifica ordinea automatizărilor. Pentru a accesa fereastra bara lateralăAutomations (Automatizări ), faceți clic pe orice automatizare din scenă, treceți cu mouse-ul peste pictograma Move (Mutare ), apoi glisați-o. 

Ștergeți automatizările

Puteți șterge automatizările în timp ce editați o conductă.

1. Atunci când editați conducta în fila filaStages (Etape ), selectați etapa sau starea unei sarcini personalizate cu automatizarea. Puteți vedea numărul de automatizări dintr-o etapă pe mijloc.

2. Faceți clic pe orice automatizare din scenă sau pe linkul Editare automatizări pentru a accesa bara laterală Automatizări.

3. Faceți clic pe pictograma coșului de gunoi din dreapta automatizării, apoi faceți clic pe Salvați.

   

Vizualizarea automatizărilor în conducte

Puteți afla oricând ce automatizări sunt utilizate într-o conductă. De asemenea, puteți adăuga sau șterge rapid automatizări.

• Există o pictogramă de automatizare cu un contor deasupra fiecărei etape. Faceți clic pe pictogramă pentru a explora detaliile: ce automatizări are etapa respectivă și ce șabloane sunt utilizate. Dacă există automatizări condiționate, acestea vor fi marcate în consecință. Atingeți cursorul pentru a vedea eticheta care declanșează automatizarea.

• Dacă există o etapă condiționată, veți vedea link-ul Condiții de etapă deasupra acesteia. Faceți clic pentru a explora ce etichete sunt utilizate ca declanșatoare.

• Pentru a face modificări la pipeline, faceți clic pe linkul Add automations (Adăugare automatizări ) sau Add tags (Adăugare etichete ). Se va deschide fereastra Edit pipeline.

  

Share

Link copiat