Conducte (de bază): Cum funcționează automatizările

Automatizările vă ajută să economisiți timp. Le adăugați astfel încât o acțiune să fie inițiată automat ca următorul pas în procesul de flux de lucru pe măsură ce treceți o lucrare prin diferitele etape ale fluxului de lucru.

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Acoperit aici:

• Automatizările, explicate
• Adăugarea de automatizări
• Ordinea automatizărilor
• Ștergerea automatizărilor
• Vizualizarea automatizărilor în conducte

Automatizările, explicate

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

În cazul în care vă scărpinați în cap, o automatizare este un mecanism care face ca un sistem să funcționeze automat. TaxDome's automatizări inițiază acțiuni pentru dvs., membrii echipei dvs. sau clienții dvs. în timpul diferitelor etape ale procedurilor de lucru. Pe măsură ce o lucrare parcurge diferitele etape ale unei proceduri, automatizările pe care le configurați declanșează acțiunile care trebuie întreprinse pentru ca lucrarea să fie finalizată.

În plus, automatizările includ și joburile automove caracteristică. Aveți posibilitatea de a configura declanșatori de tip cauză-efect, astfel încât o lucrare să fie mutată automat în etapa următoare atunci când sunt îndeplinite toate cerințele pentru etapa curentă. Atunci când un client plătește o factură și trimite un organizator, de exemplu, lucrarea trece automat la următoarea etapă din pipeline, unde este declanșată o nouă automatizare (de exemplu, este creată o sarcină pentru echipa dvs.).

De exemplu, firma dumneavoastră are un proces de impozitare a persoanelor fizice. Este posibil să doriți să aveți un e-mail introductiv și un organizator personalizat care să fie trimis automat clientului. Apoi, atunci când clientul trimite organizatorul, lucrarea pentru contul său trece automat la următoarea etapă, de exemplu, Tax Prep. Este posibil să doriți apoi să inițiați o sarcină pe care să o completeze un membru al echipei și așa mai departe.

Iată cum ar putea arăta un exemplu de proces pentru clientul dumneavoastră. Puteți vedea că fiecare etapă poate avea automatizări care să vă simplifice rutina.

Sfat! Vă rugăm să consultați Pipeline (de bază): Primul tău tutorial cu automatizări, în care explicăm cum se creează o conductă tipică cu șabloane și automatizări și ce se întâmplă atunci când îi adaugi o sarcină și o muți mai departe.

Pentru a începe, urmați acești pași:

1. Descărcați o conductă de pe site-ul Marketplace. Acest lucru va copia, de asemenea, toate șabloanele utilizate în cadrul automatizărilor.

2. Selectați o etapă, adăugați sau editați automatizări ca urmare, apoi selectați un șablon.

3. Decideți dacă doriți să folosiți funcția de autodeplasare a locurilor de muncă. Puteți să o activați sau să o dezactivați pentru fiecare etapă, cu excepția ultimei.

4. Salvați conducta. După ce automatizarea este adăugată, o puteți vedea accesând pagina pipeline-ului și făcând clic pe pictograma de automatizare de deasupra etapei.

Adăugarea de automatizări

Atenție! Automatizările nou adăugate nu se vor declanșa pentru lucrările care au fost mutate într-o etapă înainte ca automatizarea să fie creată.

Înainte de a crea automatizări, gândiți-vă la diferitele etape ale procesului de lucru care necesită un anumit tip de monitorizare:

1. Atunci când aveți o sarcină, notați diferitele etape ale procesului de lucru.

2. Încercuiți etapele care necesită acțiuni ulterioare.

3. Definiți ce sunt aceste acțiuni, astfel încât să le puteți adăuga ca automatizări atunci când creați o nouă conductă pe TaxDome.

Odată ce știți ce automatizări doriți să creați, următorul pas este să le adăugați la o conductă:

1. Atunci când editați etapele conductei, selectați etapa la care doriți să legați automatizarea, faceți clic pe butonul Adăugați automatizări sau pe orice automatizare dacă aveți deja una, apoi selectați tipul de automatizare:

• Aplicați șablonul de dosar: Odată ce o lucrare pentru un client intră în această etapă, structura de dosare a documentelor sale este schimbată cu cea a unui șablon selectat.
• Actualizați etichetele contului: Odată ce o lucrare pentru un client intră în această etapă, o etichetă selectată se aplică automat în contul acestuia sau se șterge din el. De asemenea, puteți decide să ștergeți toate etichetele contului.
• Creați factura: Odată ce o lucrare pentru un client intră în această etapă, i se trimite o factură bazată pe un model selectat. De asemenea, aceasta este legată automat de lucrare.
• Creați un organizator: Odată ce o lucrare pentru un client intră în această etapă, i se trimite un organizator bazat pe un șablon selectat. Acesta este, de asemenea, legat automat de lucrarea respectivă.
• Creați o sarcină: Odată ce o sarcină pentru un client intră în această etapă, se creează o sarcină bazată pe un șablon selectat. Aceasta este, de asemenea, legată automat de sarcina respectivă.
• Trimiteți propunerea: Odată ce o lucrare pentru un client intră în această etapă, i se trimite o propunere bazată pe un model selectat. Aceasta este, de asemenea, legată automat de lucrare.
• Trimiteți un e-mail: Odată ce o lucrare pentru un client intră în această etapă, un e-mail bazat pe un șablon selectat este trimis către acesta.
• Trimiteți un mesaj: Odată ce o sarcină pentru un client intră în această etapă, i se trimite un mesaj bazat pe un șablon selectat. Acesta este, de asemenea, legat automat de lucrarea respectivă.
• Actualizați accesul la cont: Odată ce o sarcină pentru un client intră în această etapă, se actualizează permisiunile de acces la cont pentru membrii echipei care au acces la cont.
• Actualizați persoana desemnată pentru post: Odată ce o lucrare pentru un client intră în această etapă, membrii echipei sunt atribuiți automat la lucrarea respectivă și/sau devin neatribuiți.
• Actualizați statutul postului de lucru pentru clienți: Odată ce o lucrare pentru un client intră în această etapă, statusurile pentru clienți sunt actualizate în consecință.

2. Selectați un șablon pentru automatizarea dvs. sau faceți clic pe butonul Șablon nou pentru a crea unul nou. După ce șablonul este creat și salvat, îl veți putea selecta din listă.

3. Dacă doriți să trimiteți e-mailuri suplimentare clienților dvs. atunci când aceștia nu răspund într-un anumit interval de timp, activați funcția Reminders (aceste automatizări funcționează pentru organizatori, propuneri, facturi și mesaje). Citiți mai multe despre memento-uri.

4. Dacă doriți ca automatizarea dvs. să fie declanșată numai pentru anumiți clienți, faceți clic pe butonul Edit conditions (Editare condiții ), apoi adăugați o condiție. Iată mai multe despre etapele condiționate.

5. Adăugați câte automatizări sunt necesare pentru fiecare etapă. 

6. Decideți dacă doriți ca lucrările dvs. să fie mutate automat în etapa următoare odată ce toate acțiunile asociate sunt efectuate, de exemplu, organizatorul este finalizat, factura este plătită etc. Citiți mai multe despre mutarea automată a lucrărilor.

7. Faceți clic pe butonul Save (Salvare ) pentru a salva modificările.

Ordinea automatizărilor

De obicei, nu ar trebui să cunoașteți ordinea automatizărilor în cadrul unei etape. Acestea sunt declanșate una câte una odată ce o lucrare intră în etapă. Astfel, dacă un mesaj este trimis către client împreună cu organizatorul, aceste două evenimente se întâmplă aproape simultan. 

Cu toate acestea, în unele cazuri, ordinea automatizărilor contează, deoarece unele automatizări pot depinde de altele. De exemplu, dacă aveți automatizarea Update Account Tags (Actualizare etichete cont ), care șterge toate etichetele din conturile clienților, și automatizarea condiționată care trimite organizatori numai către conturile cu o anumită etichetă aplicată, trebuie să verificați cu atenție ordinea. În acest din urmă exemplu, este posibil să doriți să plasați automatizarea Update Account Tags (Actualizare etichete cont ) pe locul al doilea, altfel automatizarea condiționată nu va funcționa.

Puteți modifica ordinea automatizărilor. Pentru a accesa bara laterală Automatizări , faceți clic pe orice automatizare din interiorul scenei, treceți cu mouse-ul peste pictograma Mutare , apoi glisați-o. 

Ștergerea automatizărilor

Puteți șterge automatizările în timp ce editați o conductă.

1. Atunci când editați etapele conductei, selectați etapa cu automatizarea. Puteți vedea numărul de automatizări dintr-o etapă pe mijloc.

2. Faceți clic pe orice automatizare din scenă sau pe link-ul Editare automatizări pentru a accesa bara laterală Automatizări .

3. Faceți clic pe pictograma coșului de gunoi din dreapta automatizării, apoi faceți clic pe Save (Salvare).

Vizualizarea automatizărilor în conducte

Puteți afla oricând ce automatizări sunt utilizate într-o conductă. De asemenea, puteți adăuga sau șterge rapid automatizări.

• Există o pictogramă de automatizare cu un contor deasupra fiecărei etape. Faceți clic pe pictogramă pentru a explora detaliile: ce automatizări are etapa respectivă și ce șabloane sunt utilizate. Dacă există automatizări condiționate,  acestea vor fi marcate în consecință. Atingeți cursorul pentru a vedea eticheta care declanșează automatizarea.
• Dacă există o etapă condiționată, veți vedea link-ul Condiții de etapă deasupra acesteia. Faceți clic pentru a explora ce etichete sunt utilizate ca declanșatori.
• Pentru a face modificări la conducta, faceți clic pe link-ul Add automations (Adăugare automatizări ) sau Add tags (Adăugare etichete ). Se va deschide fereastra Edit pipeline (Editare conductă ).