Explicații privind automatizările

Automatizările vă ajută să economisiți timp prin declanșarea automată a acțiunilor la momentul potrivit în flux de lucru dvs. flux de lucru. Pe măsură ce avansați o sarcină prin diferite etape, pasul următor se inițiază fără efort manual. Acest articol explică modul în care funcționează automatizările — pentru instrucțiuni pas cu pas privind adăugarea, editarea sau ștergerea acestora, consultați ghidul corespunzător.

Prezentare generală a automatizărilor din fluxurile de lucru

O automatizare este un mecanism care îți optimizează flux de lucru să funcționeze automat. TaxDome inițiază acțiuni pentru dvs., membrii echipei dvs. sau clienții dvs. în diferite etape ale procesului sau în funcție de starea personalizată a sarcinilor:

• Automatizări pe etapele fluxului de lucru: declanșează acțiuni pe măsură ce o sarcină parcurge etapele unui flux de lucru.

• Automatizări personalizate pentru starea sarcinilor: declanșează acțiuni care readuc o sarcină dintr-o stare personalizată ( de exemplu, „Informații lipsă”) în starea „Activ”.

• Automatizarea sarcinilor: mută automat o sarcină în etapa următoare atunci când toate cerințele pentru etapa curentă sunt îndeplinite.

De exemplu, firma dumneavoastră are un proces de impozitare a persoanelor fizice. Este posibil să doriți să aveți un e-mail introductiv și un organizator personalizat care să fie trimis automat clientului. Apoi, atunci când clientul trimite organizatorul, lucrarea pentru contul său trece automat la următoarea etapă, de exemplu, Tax Prep. Este posibil să doriți apoi să inițiați o sarcină pe care să o completeze un membru al echipei și așa mai departe.

Crearea propriilor automatizări începe chiar de la flux de lucru . Identificați etapele unui proces, determinați momentele care necesită o acțiune ulterioară — trimiterea unui document, crearea unei sarcini, actualizarea accesului la cont — iar fiecare dintre aceste acțiuni ulterioare poate deveni o automatizare.

Iată cum ar putea arăta un exemplu de proces pentru clientul dvs. Puteți vedea că fiecare etapă poate avea automatizări care să vă simplifice rutina.

Cum funcționează automatizările

O automatizare scenică are două componente: un declanșator care o activează și o acțiune pe care o execută în cadrul sarcinii. Pentru orice sarcină, secvența este următoarea:

1. Sarcina intră într-o etapă a fluxului de lucru sau i se atribuie o stare personalizată.
2. Toate automatizările configurate pentru acea etapă sau stare se execută în ordine. Automatizările condiționale se execută numai atunci când clientul îndeplinește condiția.

3. Fiecare proces automatizat generează o acțiune specifică în cadrul proiectului: un organizator care așteaptă trimiterea documentelor de către client, o sarcină care așteaptă finalizarea de către un membru al echipei, o factură care așteaptă plata și așa mai departe.
4. Dacă opțiunea de mutare automată a sarcinilor este activată, sarcina trece la etapa următoare (sau, în cazul unui statut personalizat, revine la starea „Activ”) imediat ce toate acțiunile din etapa respectivă sunt finalizate. Dacă mutarea automată este dezactivată, sarcina rămâne în aceeași etapă până când cineva o mută manual.

Automatizări vs. mutarea automată a sarcinilor

Automatizările și funcția „Automove” funcționează împreună, dar acoperă aspecte diferite ale flux de lucru. Automatizările stabilesc ce se întâmplă în cadrul unei etape, iar funcția „Automove” decide când o sarcină trece la etapa următoare.

• Automatizările declanșează acțiuni imediat ce o sarcină intră într-o etapă sau într-o stare personalizată: trimiterea unui organizator către client, crearea unei sarcini pentru un membru al echipei, trimiterea unei facturi sau a unei oferte, aplicarea unui șablon de dosar, actualizarea accesului la cont și multe altele. Acestea definesc activitățile care trebuie realizate în etapa respectivă.
• Funcția „Automove” mută automat sarcina în etapa următoare odată ce toate acțiunile din etapa curentă au fost finalizate sau schimbă starea personalizată a sarcinii în „Activă” odată ce condițiile configurate sunt îndeplinite. Funcția „Automove” poate fi activată sau dezactivată pentru fiecare etapă în parte, cu excepția ultimei etape a unui flux de lucru.

Cele două funcții formează un lanț cauză-efect. De exemplu, automatizarea „Trimite organizator” generează un organizator atunci când comanda intră în etapă, iar automatizarea „Deplasare automată” avansează comanda la etapa următoare imediat ce clientul o trimite. Nu toate automatizările declanșează „Deplasarea automată” — consultați detaliile complete în articolul dedicat.

Acces și permisiuni

Proprietarul firmei și administratorii pot adăuga și gestiona automatizările din fluxul de lucru în mod implicit. Ceilalți membri ai echipei au nevoie de dreptul de acces „Gestionare fluxuri de lucru ”.

Notă

Acordarea Gestionați conductele acordă, de asemenea, drepturi de editare pentru fiecare pipeline la care membrul echipei are acces. Utilizați Disponibil pentru meniul derulant pentru a selecta conductele la care se aplică.

Vedere client

Automatizările se derulează în întregime în spatele scenei. Clienții nu văd fluxurile de lucru, etapele sau factorii declanșatori ai automatizărilor și nu au cum să știe dacă un eveniment, o factură, o ofertă sau un e-mail a fost trimis manual de un membru al echipei sau generat automat atunci când un proiect a trecut într-o nouă etapă. Din perspectiva clientului, fiecare acțiune automatizată apare ca o notificare obișnuită în portalul pentru clienți, în aplicația mobilă sau în căsuța de e-mail.

Share

Link copiat