Cum funcționează automatizările de etapă în conducte

Automatizările vă economisesc timp prin declanșarea automată a acțiunilor la momentul potrivit în flux de lucru dvs. flux de lucru. Pe măsură ce treceți o lucrare prin diferite etape, pasul următor este inițiat fără efort manual.

Automatizările, explicate

O automatizare este un mecanism care vă face flux de lucru să funcționeze automat. Automatizările TaxDome inițiază acțiuni pentru dvs., membrii echipei dvs. sau clienții dvs. în timpul diferitelor etape sau în stările de lucru personalizate ale procedurilor dvs. de lucru:

• As a job moves through the different stages of a pipeline , the automations you set up trigger actions that need to be taken in order for the job to be completed.

• As you assign a custom job status , the automations you set up trigger actions that allow your job to move from a custom status (e.g., Missing information) to the Active status. 

În plus, automatizările includ funcția de mutare automată a lucrărilor. Aveți posibilitatea să configurați declanșatoare de tip cauză-efect, astfel încât o lucrare să fie mutată automat în etapa următoare atunci când sunt îndeplinite toate cerințele pentru etapa curentă. 

Atunci când un client plătește o factură și trimite un organizator, de exemplu, lucrarea trece automat la următoarea etapă din pipeline, unde se declanșează o nouă automatizare (de exemplu, se creează o sarcină pentru echipa dvs.).

De exemplu, firma dumneavoastră are un proces de impozitare a persoanelor fizice. Este posibil să doriți să aveți un e-mail introductiv și un organizator personalizat care să fie trimis automat clientului. Apoi, atunci când clientul trimite organizatorul, lucrarea pentru contul său trece automat la următoarea etapă, de exemplu, Tax Prep. Este posibil să doriți apoi să inițiați o sarcină pe care să o completeze un membru al echipei și așa mai departe.

Iată cum ar putea arăta un exemplu de proces pentru clientul dvs. Puteți vedea că fiecare etapă poate avea automatizări care să vă simplifice rutina.

Pentru a începe, urmați acești pași:

1. Download a pipeline from the Marketplace . This will also copy all templates used inside automations.

2. Selectați o etapă, adăugați sau editați automatizarea (automatizările) ca follow-up, apoi selectați un model.

3. Decide if you want to use the jobs automove feature. You can turn it on or off for each stage except for the last one.

4. Salvați conducta. Odată ce automatizarea este adăugată, o puteți vedea accesând pagina conductei și făcând clic pe pictograma de automatizare de deasupra etapei.

   

Adăugați automatizări

Avertisment

Automatizările nou adăugate nu se vor declanșa pentru lucrările care au fost mutate într-o etapă înainte de crearea automatizării.

Înainte de a crea automatizări, gândiți-vă la diferitele etape ale procesului de lucru care necesită un anumit tip de monitorizare:

1. Atunci când aveți o sarcină, notați diferitele etape ale procesului de lucru.

2. Încercuiți etapele care necesită acțiuni ulterioare.

3. Definiți ce sunt aceste acțiuni, astfel încât să le puteți adăuga ca automatizări atunci când creați o nouă conductă pe TaxDome.

Odată ce știți ce automatizări doriți să creați, următorul pas este să le adăugați la o conductă:

1. When editing pipeline stages or custom job statuses , select the stage you want to link the automation to, click Add automations or click Edit automations on any automation if you already have one:

   

   Apoi selectați tipul de automatizare:

• Apply folder template: Once a job for a client enters this stage, the folder structure of their docs is changed to that of a selected template.

• Update account tags: Once a job for a client enters this stage, a selected tag is automatically applied to their account or deleted from it. You can also decide to clear all account tags.

• Send invoice: Once a job for a client enters this stage, an invoice based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Create organizer: Once a job for a client enters this stage, an organizer based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Create task: Once a job for a client enters this stage, a task based on a selected template is created. It is also automatically linked to the job.

• Send client request: Once a job for a client enters this stage, a client request based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job. 

• Send proposal/EL: Once a job for a client enters this stage, a proposal based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Send email: Once a job for a client enters this stage, an email based on a selected template is sent to them.

• Send message: Once a job for a client enters this stage, a message based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.

• Update account access: Once a job for a client enters this stage, account access permissions for the team members who have access to the account are updated.

• Update job dates : Once a job for a client enters this stage, the intake date and/or internal deadline are automatically updated according to your configuration (e.g., date job entered stage or other reference date).

• Update job assignees:  Once a job for a client enters this stage, team members are automatically assigned to the job and/or become unassigned.

• Add wiki page: Once a job for a client enters this stage, a published wiki page with instructions is automatically linked to the job, making it easily accessible for your team members.

• Update client-facing job status : Once a job for a client enters this stage, client-facing statuses are updated accordingly.

2. Selectați un șablon pentru automatizarea dvs. sau faceți clic pe Șablon nou pentru a crea unul nou. Odată ce șablonul este creat și salvat, îl veți putea selecta din listă.

   

3. If you want additional emails to be sent to your clients when they don’t respond within a certain time frame, enable the Reminders feature . These automations work for the organizers, client requests, proposals, invoices and messages.

   

4. If you want your automation to be triggered only for certain clients, click Add conditions or Edit conditions (if the logis is already set up), then add a condition. Here’s more on conditional stages and automations .

   

5. Adăugați cât mai multe automatizări pentru fiecare etapă, după cum este necesar. 

   

6. Decide if you want your jobs to be moved automatically to the next stage once all associated actions are done, e.g., the organizer is completed, the invoice is paid, etc. Read more on automoving jobs .

   

7. Faceți clic pe butonul Salvare pentru a vă salva modificările.

Ordinea automatizărilor

De obicei, nu ar trebui să fiți conștienți de ordinea automatizărilor din cadrul unei etape sau de statutul sarcinilor personalizate. Acestea sunt declanșate una câte una odată ce o lucrare intră în etapă sau i se atribuie un statut. Astfel, dacă un mesaj este trimis către client împreună cu organizatorul, aceste două evenimente se întâmplă aproape simultan.

Cu toate acestea, în unele cazuri, ordinea automatizărilor contează, deoarece unele automatizări pot depinde de altele. De exemplu, dacă aveți automatizarea Automatizareaactualizării etichetelor de cont care șterge toate etichetele din conturile clienților și automatizarea condiționată care trimite organizatori numai către conturile cu o anumită etichetă aplicată, trebuie să verificați cu atenție ordinea. În acest din urmă exemplu, este posibil să doriți să plasați automatizarea Update account tags pe locul al doilea, altfel automatizarea condiționată nu va funcționa.

Puteți modifica ordinea automatizărilor. Pentru a accesa fereastra bara lateralăAutomations (Automatizări ), faceți clic pe orice automatizare din scenă, treceți cu mouse-ul peste pictograma Move (Mutare ), apoi glisați-o. 

Ștergeți automatizările

Puteți șterge automatizările în timp ce editați o conductă.

1. Atunci când editați conducta în fila filaStages (Etape ), selectați etapa sau starea unei sarcini personalizate cu automatizarea. Puteți vedea numărul de automatizări dintr-o etapă pe mijloc.

2. Faceți clic pe orice automatizare din scenă sau pe linkul Editare automatizări pentru a accesa bara laterală Automatizări.

3. Faceți clic pe pictograma coșului de gunoi din dreapta automatizării, apoi faceți clic pe Salvați.

   

Vizualizarea automatizărilor în conducte

Puteți afla oricând ce automatizări sunt utilizate într-o conductă. De asemenea, puteți adăuga sau șterge rapid automatizări.

• Există o pictogramă de automatizare cu un contor deasupra fiecărei etape. Faceți clic pe pictogramă pentru a explora detaliile: ce automatizări are etapa respectivă și ce șabloane sunt utilizate. Dacă există automatizări condiționate, acestea vor fi marcate în consecință. Atingeți cursorul pentru a vedea eticheta care declanșează automatizarea.

• Dacă există o etapă condiționată, veți vedea link-ul Condiții de etapă deasupra acesteia. Faceți clic pentru a explora ce etichete sunt utilizate ca declanșatoare.

• Pentru a face modificări la pipeline, faceți clic pe linkul Add automations (Adăugare automatizări ) sau Add tags (Adăugare etichete ). Se va deschide fereastra Edit pipeline.

  

Share

Link copiat