Facturi recurente (de bază): Gestionați programările, editați, duplicați, ștergeți, dezactivați
Aflați tot ce trebuie să știți despre gestionarea facturilor recurente: cum să gestionați programările, precum și cum să editați, duplicați, ștergeți și dezactivați facturile.
Acoperit aici:
- Editarea facturilor recurente
- Duplicarea facturilor recurente
- Dezactivarea și reactivarea facturilor recurente
- Ștergerea facturilor recurente
Gestionarea programărilor în facturile recurente
Uneori trebuie să modificați detaliile facturilor recurente. De exemplu, un client vă poate cere să adăugați un serviciu la abonamentul său. Factura recurentă poate fi editată în orice moment: înainte de a fi semnată sau în orice moment ulterior.
Pentru a edita o factură recurentă, accesați Facturare > Facturi recu rente din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii recurente pe care doriți să o modificați și selectați Editare. Puteți face clic și pe numele facturii recurente.
În bara laterală care apare, veți putea schimba:
- Data de începere și data primei facturi (în cazul în care prima factură nu a fost încă emisă)
- Numărul de recurențe
- Intervalul de recurență
- Membrul echipei responsabil pentru factură
- Denumirea facturii recurente
- Descriere
- Posturi - de exemplu, puteți adăuga mai multe servicii la factură, puteți modifica suma sau puteți adăuga o reducere. Acest lucru va afecta toate facturile programate ulterior.
- Facturi neplătite care sunt planificate în funcție de programul de plată (pot fi editate după ce factura recurentă este acceptată de client). A se vedea detaliile de mai jos.
Notă! Data de începere, data primei facturi, intervalul de recurență și tipul de autorizație de plată nu pot fi modificate după ce clientul a semnat și a acceptat factura recurentă cu plată automată.
După modificarea detaliilor autorizate ale facturii, veți putea selecta dacă doriți sau nu să vă notificați clientul cu privire la aceste modificări. Pentru a face acest lucru, activați opțiunea Notificați clientul cu privire la modificările facturii și adăugați un mesaj care să descrie aceste modificări.
Editarea unei facturi dintr-o serie de facturi recurente
Atunci când un client vă solicită să faceți o modificare la o factură - de exemplu, pentru a ajusta următoarea dată de plată sau pentru a adăuga încă un serviciu - puteți edita o anumită factură programată fără ca modificarea să afecteze toate celelalte facturi din seria de facturi periodice.
Acest lucru se poate face numai dacă:
- Factura recurentă a fost deja acceptată de către client, ȘI
- Factura programată nu a fost plătită
Pentru a edita o anumită factură, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii pe care doriți să o modificați în secțiunea Program de plată, apoi selectați Editare.
Acolo veți putea să vă schimbați:
- Data la care se trimite factura (de exemplu, doriți să o trimiteți mai târziu din cauza sărbătorilor)
- Membrul echipei către care se vor face plățile
- Descrierea facturilor
- Posturi. De exemplu, puteți adăuga mai multe servicii la factură, puteți modifica totalul sau puteți adăuga o reducere. Acest lucru va afecta doar factura selectată și nu și celelalte facturi programate.
Duplicarea facturilor recurente
Creați o copie a facturii recurente pentru a economisi timp. Acest lucru este posibil pentru facturile recurente care se află fie în stare Pending (În așteptare ), fie în stare Active (Activ ).
Pentru a duplica o factură recurentă, mergeți la Facturare > Facturi recu rente din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe trei puncte în dreapta facturii recurente și selectați Duplicare.
Se va deschide o fereastră Create Invoice (Creare factură ) cu câmpuri precompletate. Efectuați orice modificări necesare pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră, apoi faceți clic pe Create (Creare).
Dezactivarea și reactivarea facturilor recurente
Atunci când clientul solicită întreruperea abonamentului, puteți dezactiva factura recurentă. Acest lucru este posibil pentru facturile recurente care se află fie în stare " Pending" (În așteptare ), fie în stare " Active" (Activ ).
Pentru a dezactiva o factură, accesați Facturare > Facturi recurente din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii recurente și selectați Dezactivare.
După dezactivare, toate facturile programate vor fi puse în pauză, iar factura recurentă va fi mutată în subfișa Inactive. O puteți reactiva oricând făcând clic pe trei puncte și selectând Activate (Activare). Odată ce faceți acest lucru, toate facturile rămase neemise vor fi trimise conform programării.
Ștergerea facturilor recurente
Dacă nu mai aveți nevoie de o factură recurentă, o puteți șterge. Acest lucru se poate face pentru facturile recurente aflate în orice stare, cu excepția facturilor în curs.
Pentru a șterge o factură recurentă, mergeți la Facturare > Facturi recu rente din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe trei puncte în dreapta facturii recurente și selectați Ștergere.
Aveți posibilitatea de a șterge atât facturile recurente active, cât și cele inactive. Ștergerea unei facturi recurente nu va avea niciun impact asupra facturilor care au fost deja trimise clientului dumneavoastră înainte de ștergere.