Acțiuni cu facturi recurente

Aflați tot ce trebuie să știți despre gestionarea facturilor recurente: cum să gestionați programările, precum și cum să editați, duplicați, ștergeți și dezactivați facturile.

Editarea facturilor recurente

Uneori, este necesar să modificați detaliile facturilor recurente. De exemplu, un client vă poate solicita să adăugați un serviciu la abonamentul său. Factura recurentă poate fi editată în orice moment: înainte de a fi semnată sau în orice moment ulterior.

Pentru a edita o factură recurentă, accesați Facturare > Facturi recurentedin bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii recurente pe care doriți să o modificați și selectați Editare. De asemenea, puteți face clic pe numele facturii recurente.

În bara laterală care apare, veți putea modifica:

• Data de începere și data primei facturi (în cazul în care prima factură nu a fost încă emisă)
• Numărul de recurențe
• Intervalul de recurență
• Membrul echipei responsabil pentru factură
• Denumirea facturii recurente
• Descriere
• Posturi - de exemplu, puteți adăuga mai multe servicii la factură, puteți modifica suma sau puteți adăuga o reducere. Acest lucru va afecta toate facturile programate ulterior.
• Facturile neplătite care sunt planificate conform calendarului de plăți (pot fi editate după ce factura recurentă este acceptată de client). Vezi detalii mai jos .

Notă

Data de începere, data primei facturi, intervalul de recurență și tipul de autorizare a plății nu pot fi modificate odată ce clientul a semnat și acceptat factura recurentă cu plată automată.

După modificarea detaliilor autorizate ale facturii, veți putea selecta dacă doriți sau nu să notificați clientul despre modificări. Pentru a face acest lucru, activați opțiunea Notificați clientul despre modificările facturii și adăugați un mesaj care descrie aceste modificări.

Editarea unei facturi dintr-o serie de facturi recurente

Atunci când un client îți solicită să modifici o factură – de exemplu, să adaugi încă un serviciu – poți edita o anumită factură programată fără ca modificarea să afecteze toate celelalte facturi din seria de facturi recurente. Acest lucru este posibil numai dacă clientul a acceptat deja factura recurentă. De asemenea, modificarea sumei de plată și a serviciilor se poate face numai pentru facturile care nu au fost încă achitate.

Pentru a edita o anumită factură, faceți clic pe cele trei puncte aflate în dreapta facturii pe care doriți să o modificați, în secțiunea „Program de plăți”, apoi selectați „Editați”. De asemenea, din același meniu puteți vizualiza, imprima sau descărca factura.

Acolo veți putea să vă schimbați:

• Membrul echipei către care se vor face plățile
• Descrierea facturilor
• Posturi (numai pentru facturile neplătite). De exemplu, puteți adăuga mai multe servicii la factură, modifica totalul sau adăuga o reducere. Aceasta va afecta numai factura selectată și nu și celelalte facturi programate.
• Data de înregistrare (numai pentru facturile programate pentru viitor). Noua dată trebuie să fie ulterioară datei de astăzi. Modificarea se aplică numai facturii selectate și nu afectează facturile care au fost deja emise.

Facturi recurente duplicate

Creați o copie a facturii recurente pentru a economisi timp. Acest lucru este posibil pentru facturile recurente care au starea În așteptare sau Activă .

Pentru a duplica o factură recurentă, accesați Facturare > Facturi recurente din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii recurente și selectați Duplicare .

Aceasta va deschide o fereastră Creare factură cu câmpuri precompletate. Efectuați modificările necesare pentru a se potrivi nevoilor dvs., apoi faceți clic pe Creare .

Dezactivarea și reactivarea facturilor recurente

Când clientul solicită întreruperea abonamentului, puteți dezactiva factura recurentă. Acest lucru este posibil pentru facturile recurente care se află fie în starea În așteptare , fie în starea Activă .

Pentru a dezactiva o factură, accesați secțiuneaFacturare > Facturi recurentedin bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe cele trei puncte aflate în dreapta facturii recurente și selectați opțiunea Dezactivare.

Atunci când dezactivați o factură periodică:

• Factura recurentă se mută în fila Inactiv.

• Toate facturile programate de acesta sunt șterse.

• Numerele de factură rezervate pentru facturile programate devin indisponibile.

Îl puteți reactiva oricând făcând clic pe cele trei puncte și selectând Activează . 

Când reactivați o factură recurentă, toate facturile rămase neemise vor primi numere noi și vor fi trimise conform programului inițial — lunile omise nu sunt sărite. De exemplu, dacă facturile erau programate pentru data de 1 a fiecărei luni și reactivați procesul în luna august, următoarea factură va fi emisă pe 1 septembrie, nu pe 1 august.

Sfat

Dacă facturarea trebuie reluată la o altă dată, ștergeți această factură recurentă și creați una nouă. Facturile deja trimise clientului nu sunt afectate de ștergere.

Ștergeți facturile recurente

Dacă nu mai aveți nevoie de o factură recurentă, o puteți șterge. Acest lucru se poate face pentru facturile recurente în orice stare, cu excepția cazului în care o factură unică generată de cea recurentă are starea În curs.

Pentru a șterge o factură recurentă, accesați secțiunea Facturare > Facturi recurentedin bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii recurente, selectațiȘtergereși confirmați ștergerea.

Aveți posibilitatea de a șterge atât facturile recurente active, cât și cele inactive. Ștergerea unei facturi recurente nu va afecta facturile care au fost deja trimise clientului dumneavoastră înainte de ștergere.

Vizualizați istoricul facturilor recurente

Veți putea vedea întotdeauna ce s-a întâmplat cu orice factură recurentă. Fluxul de activitate TaxDomeTaxDome este sortat cronologic după cel mai recent eveniment și vă permite să aflați când...

• .a factură.a a fost trimisă manual sau automat (în cadrul unei propuneri ) .

• ...o schiță a fost transformată în factura recurentă propriu-zisă.

• ...o factură recurentă a fost modificată.

• ...o factură recurentă a fost dezactivată/activată.

• ...starea unei facturi recurente a fost modificată.

• ...o factură recurentă a fost semnată manual sau prin semnarea unei propuneri care o include.

• ...o factură recurentă a fost ștearsă.

  Pentru a vizualiza istoricul unei facturi recurente:

1. Accesați Facturare > Facturi recurente , faceți clic pe pictograma cu trei puncte din extrema dreaptă a numelui facturii sau în interiorul facturii, apoi faceți clic pe Activitate . 

   

2. Aceasta va afișa evenimentele legate de această factură recurentă. Filtrați fluxul Activitate după Tip = Factură recurentă pentru a vedea toate evenimentele legate de facturile recurente și/sau după Tip = Factură pentru a vedea toate evenimentele legate de facturile individuale din cadrul facturii recurente.

   

Share

Link copiat