Explicații privind contactele și conturile

Contactele și conturile sunt cele două elemente fundamentale ale gestionării clienților în TaxDome. Înțelegerea modului în care acestea se corelează vă ajută să configurați corect conturile clienților încă de la început.

Prezentare generală a conturilor

Conturile clienților reprezintă entitățile pentru care lucrați și cărora le facturați — fie o companie, fie o persoană fizică. Toate activitățile legate de clienți din TaxDome organizate în cadrul conturilor: documente, facturi, proiecte, mesaje și organizatoare — toate se găsesc acolo.

Deoarece o situație fiscală poate implica mai multe persoane, un cont poate fi asociat cu mai multe persoane de contact. De exemplu, soții care depun o declarație fiscală comună pot avea amândoi acces la portal prin intermediul unui singur cont, iar un antreprenor poate fi asociat simultan cu conturile sale personale și cu cele ale companiei.

Prezentare generală a contactelor

Contactele sunt persoanele cu care interacționați în timpul muncii. Funcția Contacte vă permite să stocați detaliile personale ale acestora, inclusiv informații despre clienți, colegi, clienți potențiali, parteneri și membrii familiei clienților.

Fiecare contact asociat unui cont poate avea acces independent la autentificare, poate primi notificări sau își poate sincroniza e-mailurile — oferindu-ți un control precis asupra cui vede ce. Fiecare cont trebuie să aibă cel puțin un contact asociat.

Exemple de configurare a contului

În general, este recomandat să creați un cont pentru fiecare persoană sau grup care va depune o declarație fiscală, apoi să asociați contactele în funcție de situație. Acest lucru poate varia de la caz la caz.

Afaceri, salarizare și contabilitate: un singur cont cu mai multe contacte

Mai întâi, creați un cont pentru companie, apoi asociați-i toate contactele relevante: parteneri de afaceri, responsabili cu protecția datelor, manageri și așa mai departe. Pentru fiecare contact, configurați setările dorite, astfel încât aceștia să se poată autentifica pe portal, să primească notificări sau să-și sincronizeze e-mailul.

Soți cu o declarație fiscală comună: un singur cont

Pentru un cuplu căsătorit care depune declarația fiscală în comun și care dorește ca ambii soți să aibă acces la portal, creați un singur cont, apoi asociați cele două contacte ( adresele lor de e-mail separate) la acesta. Dacă există și alți membri ai familiei, cum ar fi copiii, bunicii și așa mai departe, care au nevoie, de asemenea, de acces la portal, aceștia pot fi, la rândul lor, asociați la cont.

Sfat

Dacă numai unul dintre soți are o adresă de e-mail, puteți utiliza adresarea plus (de exemplu, [email protected] ) pentru a adăuga ambii soți ca contacte separate și a le solicita semnăturile electronice în aceeași căsuță de e-mail. Aflați mai multe despre adresarea plus în acest articol .

Soți cu declarații fiscale individuale: două conturi

Dacă pregătești două declarații fiscale separate pentru un cuplu, creează un cont separat pentru fiecare persoană. Asociază primul soț la contul său. Dacă dorește să aibă acces la contul celuilalt, asociază-i datele de contact la acesta și bifează caseta „Autentificare” pentru adresa sa de e-mail. Astfel, se poate autentifica în oricare dintre conturi — sau poate primi aceleași notificări și își poate sincroniza e-mailul, dacă dorește.

Un dependent care are nevoie de propria declarație fiscală: un cont separat

Dacă întocmiți o declarație fiscală pentru o persoană aflată în întreținere, utilizați un cont separat — apoi puteți asocia alte persoane de contact, cum ar fi cele care declară această persoană aflată în întreținere, la contul respectiv.

Urmăriți videoclipul de mai jos pentru a vedea diferite exemple privind modul în care puteți configura persoanele aflate în întreținere ca TaxDome și contacte TaxDome .

Conturi asociate

Atunci când întocmiți o declarație fiscală pentru soți care au conturi separate, s-ar putea să doriți să verificați ceva în contul unuia dintre soți. Aceeași opțiune poate fi utilă și atunci când căutați contul personal al directorului general al unei companii care este, totodată, clientul companiei dumneavoastră. Nu este nevoie să căutați contul respectiv — toate conturile cu contacte comune sunt listate în secțiunea „Conturi asociate” din partea de jos a filei „Informații” a contului. Dacă faceți clic pe numele contului, se deschide fila „Informații” a acelui cont.

Lucrul cu contactele și conturile

În general, flux de lucru privind contactele și conturile flux de lucru următorul:

1. Creați un cont pentru fiecare entitate client — fie că este vorba de o persoană fizică (sau o familie), fie de o companie. Contul conține toate activitățile legate de client: documente, sarcini, mesaje, facturi și organizatoare.

2. Asociați unul sau mai multe persoane de contact la cont. Fiecare cont trebuie să aibă cel puțin o persoană de contact. Aceeași persoană de contact poate fi asociată la mai multe conturi — de exemplu, soțul/soția poate apărea atât în contul personal, cât și în contul comun, iar proprietarul unei afaceri poate apărea și în contul companiei sale.

3. Configurați setările de contact pentru fiecare contact asociat. Puteți stabili în mod independent dacă fiecare persoană poate să se autentifice pe portal, să primească notificări din sistem, să-și sincronizeze e-mailurile în TaxDome și să semneze oferte și facturi recurente.

4. Invitați clienții pe portal. Odată ce funcția de autentificare este activată pentru un contact, acesta primește o invitație prin e-mail, își creează o parolă și obține acces la cont. Dacă un contact este asociat cu mai multe conturi, acesta poate comuta între ele după ce se autentifică.

Sfat

Dacă aveți deja clienți în alt program de contabilitate fiscală, nu este nevoie să îi creați de la zero — îi puteți importa în TaxDome bloc.

Acces și permisiuni

Crearea unui contact este o acțiune internă, vizibilă doar pentru firma dumneavoastră. Aceasta nu le acordă clienților acces la portal. Pentru a le permite clienților să se autentifice, trebuie să bifați caseta „Autentificare” din fișa de contact a acestora și să îi invitați pe portal.

Contactele și conturile noi pot fi adăugate în TaxDome proprietarul firmei, un administrator sau orice angajat căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru gestionarea contactelor sau a conturilor.

Share

Link copiat