Câmpuri personalizate (avansate): Actualizare, căutare, moduri de utilizare

Aflați tot ce trebuie să știți despre gestionarea câmpurilor personalizate: cum să le actualizați pentru conturile clienților, să căutați după conținutul lor și să utilizați câmpurile personalizate în diferite secțiuni ale portalului ca shortcodes.

Actualizarea câmpurilor personalizate

Odată ce ați creat câmpuri personalizate, acestea sunt deja adăugate la fiecare cont de client. Le puteți completa manual din profilul clientului sau în bloc utilizând instrumentul de import . De asemenea, puteți utiliza răspunsurile organizatorului pentru a transfera datele obținute către conturi/contacte. 

Din profilul unui client

Pentru a actualiza un câmp personalizat de cont din profilul unui client:

1. Deschideți profilul clientului și treceți la fila Info . În secțiunea Detalii cont , faceți clic pe Editare.

2. Actualizați valorile câmpului personalizat, faceți clic pe Continuare, apoi faceți clic pe Salvare.

Pentru a actualiza un câmp personalizat de contact:

1. Fie din profilul unui client, fie din pagina Contacte , deschideți bara laterală de contacte.

2. Actualizați valorile câmpului personalizat și faceți clic pe Salvare.

În vrac

Pentru a actualiza sau completa valorile mai multor câmpuri personalizate simultan:

1. Exportați conturile sau contactele pentru care trebuie să actualizați câmpurile personalizate.

2. În foaia de calcul cu datele exportate, eliminați toate coloanele, cu excepția celor cu nume de cont sau de contact.

3. Adăugați coloane pentru câmpurile personalizate de care aveți nevoie, completați datele și salvați fișierul CSV.

Sfat! Pentru a evita pierderea datelor, asigurați-vă că formatul valorilor din celule corespunde formatelor permise pentru fiecare tip de câmp personalizat.

4. Utilizați fișierul CSV pentru a importa conturi sau contacte în TaxDome. Asociați coloanele adăugate câmpurilor personalizate din TaxDome sau creați noi câmpuri personalizate pentru a asocia aceste coloane. 

5. Săriți peste toate celelalte etape de import. Odată ce importul este finalizat:

• Pentru conturi: Conturile duplicate nu sunt create. Câmpurile personalizate ale conturilor existente sunt actualizate.
• Pentru contacte: Sunt create contacte duplicate. Pentru a include valorile câmpurilor personalizate pentru contactele existente, accesați Clienți > Contacte din meniul din bara laterală, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta sus și faceți clic pe Îmbinare duplicate.

Căutare după conținutul câmpului personalizat

Puteți căuta conținutul unui anumit contact sau al unui câmp personalizat de cont utilizând un cuvânt cheie:

• Introduceți în câmpul de căutare din paginile Clienți > Contacte sau Clienți > Conturi . Apăsați enter pe tastatură pentru a vizualiza rezultatele căutării. Faceți clic pe x în câmpul de căutare pentru a-l șterge.
• Faceți clic pe butonul de căutare din partea de sus a oricărei pagini, tastați în câmpul de căutare, apoi examinați rezultatele în filele Conturi și Contacte .

Notă! Nu puteți căuta câmpuri personalizate de tip Utilizator și Dată. Citiți mai multe despre tipurile de câmpuri personalizate.

Utilizați câmpuri personalizate

Câmpurile CRM personalizate nu numai că vă permit să stocați și să afișați date unice adaptate nevoilor dvs. de afaceri. Ele pot fi utilizate ca shortcodes în întregul sistem, incluse în facturilePDF sau menționate atunci când se solicită transcrieri IRS .

Ca shortcodes

Câmpurile personalizate sunt utilizate ca shortcodessau date dinamice, pentru a adăuga text specific destinatarului, cum ar fi ziua de naștere sau numărul de telefon al unei persoane, atunci când comunicați cu clienții sau lucrați la lucrări pentru aceștia. Este extrem de util atunci când utilizați șabloane și/sau trimiteți e-mailuri, mesaje, facturi etc. în masă.

În graficul de mai jos, aflați unde să utilizați câmpurile personalizate cont și contact ca shortcodes:

Sfat! Pentru clienții dvs. individuali, vă recomandăm să adăugați numele, prenumele și adresa fiecărui client ca câmpuri personalizate ale contului în timpul importului. Acest lucru va permite utilizarea acestor informații ca shortcodes în șabloanele de mesaje și propuneri, unde câmpurile de contact nu sunt acceptate.

De exemplu, dacă utilizați câmpul personalizat Plată estimată a impozitului într-un șablon de e-mail, destinatarul va primi un e-mail cu plata estimată a impozitului (dacă acel câmp personalizat a fost completat în detaliile de contact).

În timp ce solicitați IRS transcrieri

Puteți utiliza câmpuri personalizate de contact pentru a simplifica solicitarea de transcrieri IRS . Odată ce ați adăugat câmpuri personalizate la contacte și le-ați completat, aceste informații pot fi transferate automat în câmpurile corespunzătoare atunci când solicitați transcrieri.