Câmpuri personalizate (Avansat): Editare, căutare, modalități de utilizare

Aflați tot ce trebuie să știți despre gestionarea câmpurilor personalizate: cum să le editați, dar și cum să le căutați, cum să utilizați câmpurile personalizate în diferite secțiuni ale portalului și cum să le ștergeți.

Acoperit aici:

• Editarea și ștergerea câmpurilor personalizate
• Schimbarea tipului de câmp personalizat
• Căutarea conținutului câmpului personalizat
• Utilizarea câmpurilor personalizate ca shortcodes
• Utilizarea câmpurilor personalizate ale contului în facturile PDF
• Utilizarea câmpurilor personalizate de contact la solicitarea de transcrieri IRS

Editarea și ștergerea câmpurilor personalizate

Puteți gestiona întotdeauna câmpurile personalizate pe care le-ați creat. Mergeți la Șabloane > Câmpuri personalizate din bara de meniu din stânga, apoi alegeți Contacte sau Conturi.

• Pentru a edita: Faceți clic pe pictograma creionului din extrema dreaptă a câmpului pe care doriți să îl editați, efectuați modificările, apoi faceți clic pe Salvați.
  • Atunci când editați un câmp personalizat de tip Dropdown, puteți schimba ordinea opțiunilor făcând clic și ținând apăsată pictograma cu șase puncte din stânga numelui opțiunii; pentru a adăuga mai multe opțiuni, faceți clic pe Add option (Adaugă opțiune), iar pentru a șterge unele - faceți clic pe pictograma coș de gunoi din extrema dreaptă a numelui opțiunii.
• Pentru a schimba ordinea: Faceți clic și țineți apăsată pictograma cu șase puncte din extrema stângă a câmpului, glisați-l și fixați-l, apoi faceți clic pe Salvare.
• Pentru a șterge: Dați clic pe pictograma coșului de gunoi din extrema dreaptă a câmpului pe care doriți să îl eliminați, apoi confirmați. Odată ce un câmp a fost șters, acesta nu va mai fi disponibil în contactele sau conturile dumneavoastră. De asemenea, acest lucru afectează toate șabloanele în care câmpul personalizat a fost utilizat ca un cod scurt.

Notă! Nu puteți edita tipul de câmp după crearea acestuia. Dacă doriți să modificați tipul de câmp, ștergeți câmpul personalizat și creați unul nou cu un alt tip de câmp.

Schimbarea tipului de câmp personalizat

Dacă doriți să modificați tipul de câmp personalizat pentru toate conturile existente, urmați acești pași:

1. În primul rând, exportați toate conturile. Pentru a face acest lucru, accesați Client > Accounts (Clienți > Conturi ) din bara de meniu din stânga, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta barei de căutare și selectați Export Accounts (Exportați conturile). Veți primi un e-mail cu un fișier CSV zip atașat cu toate conturile dvs.

2. Încărcați foaia de calcul înapoi pe TaxDome făcând clic pe butonul Import din pagina Clienți .

3. Maparea câmpurilor contului. Creați câmpurile personalizate corespunzătoare în TaxDome selectând New field (Câmp nou ) din meniul derulant și selectând noul tip de câmp. Mai multe informații despre adăugarea câmpurilor personalizate ale contului în timpul importului.

4. Treceți peste Pasul 3 (Setări) și cartografia câmpurilor de contacte. Creați câmpurile personalizate corespunzătoare în TaxDome selectând New field (Câmp nou ) în meniul derulant și selectând noul tip de câmp. Mai multe despre adăugarea câmpurilor de contacte în timpul importului.

5. Faceți clic pe Continue (Continuare ) și apoi pe Start Import (Începeți importul ) la ultimul pas. Nu vor fi create conturi noi. În schimb, noile câmpuri personalizate vor fi adăugate la conturile dvs. existente.

6. Pe pagina Accounts > Contacts ( Conturi > Contacte ), faceți clic pe Merge duplicates (Îmbinare duplicate ) pentru a adăuga noile date la contactele existente.

Căutarea conținutului câmpului personalizat

Puteți căuta un anumit conținut al câmpului personalizat de contact sau de cont folosind un cuvânt cheie în câmpul de căutare glisant din stânga:

• Introduceți în câmpul de căutare din paginile Clienți > Contacte sau Clienți > Conturi . Apăsați enter pe tastatură pentru a vizualiza rezultatele căutării. Faceți clic pe x în câmpul de căutare pentru a-l șterge.
• Faceți clic pe butonul de căutare din stânga sus pe orice pagină, introduceți datele în câmpul de căutare, apoi examinați rezultatele în filele Conturi și Contacte .

Notă! Nu puteți căuta câmpuri personalizate de tip Utilizator și Dată. Citiți mai multe despre tipurile de câmpuri personalizate.

Utilizarea câmpurilor personalizate ca shortcodes

Câmpurile personalizate sunt, de asemenea, utilizate ca shortcodes, sau date dinamice, pentru a adăuga text specific destinatarului, cum ar fi ziua de naștere sau numărul de telefon al unei persoane. În tabelul de mai jos, aflați unde puteți utiliza câmpurile personalizate pentru conturi și contacte ca shortcodes:

Sfat! Pentru clienții dvs. individuali, vă recomandăm să adăugați numele, prenumele și adresa fiecărui client ca câmpuri personalizate ale contului în timpul importului. Acest lucru va permite utilizarea acestor informații ca shortcodes în șabloanele de mesaje și propuneri, unde câmpurile de contact nu sunt acceptate.

De exemplu, dacă utilizați câmpul personalizat Plată estimată a impozitului într-un șablon de e-mail, destinatarul va primi un e-mail cu plata estimată a impozitului (dacă acel câmp personalizat a fost completat în detaliile de contact).

Utilizarea câmpurilor personalizate ale contului în facturile PDF

Puteți avea câmpuri personalizate pentru conturi în facturile PDF. 

Accesați Settings > Invoice (Setări > Factură ) din bara de meniu din stânga. În secțiunea Personalizare factură, activați câmpurile personalizate ale contului pe care doriți să le includeți în facturile PDF, apoi faceți clic pe Salvare. Faceți clic pe Show more (Afișați mai multe ) pentru a vedea toate câmpurile personalizate ale contului disponibile.

Notă! În mod implicit, toate câmpurile personalizate nou adăugate sunt dezactivate pentru facturile PDF.

Utilizarea câmpurilor personalizate de contact la solicitarea de transcrieri IRS

Puteți utiliza câmpuri personalizate de contact pentru a simplifica solicitarea de transcrieri IRS . Odată ce ați adăugat câmpuri personalizate la contacte și le-ați completat, aceste informații pot fi transferate automat în câmpurile corespunzătoare atunci când solicitați transcrieri.