Crearea și aplicarea șabloanelor de e-mail

Șabloanele de e-mail sunt mesaje pe care le trimiteți frecvent clienților și care necesită puține sau deloc modificări, în afară de numele destinatarului. Acestea pot fi utilizate atunci când trimiteți e-mailuri clienților manual sau în bloc. Sau pot fi adăugate ca automatizări , astfel încât să fie trimise automat clientului atunci când o sarcină trece la o nouă etapă într-un proces. Având șabloane de e-mail la îndemână, economisiți timp. Acestea nu sunt utile doar pentru dvs., ci pentru întreaga echipă.

Adăugați șabloane de chat

Puteți începe rapid utilizând un șablon gata pregătit sau puteți crea unul de la zero, pentru a se potrivi cu flux de lucru al firmei dumneavoastră.

Porniți de la un șablon gata pregătit

Puteți descărca șabloane de e-mail gata făcute cu cele mai bune practici. Pentru a adăuga un șablon de e-mail de pe Marketplace:

1. Accesați Șabloane > Marketplace din bara laterală din stânga și deschideți fila E-mailuri.

2. Faceți clic pe Obțineți gratuitpe șablonul pe care doriți să îl adăugați sau faceți clic pe prețul acestuia și continuați cu plata dacă este un șablon cu plată.

În majoritatea cazurilor, va trebui să personalizați șablonul descărcat. Pentru a face acest lucru, accesați pagina Șabloane > Șabloane firmă, deschideți fila E-mailuri și faceți clic pe numele șablonului de e-mail pentru a-l edita .

Creați un șablon de e-mail de la zero

Un șablon de e-mail poate fi creat de proprietarul firmei, de un administrator sau de orice membru al echipei care are drepturi de acces pentru gestionarea șabloanelor . Există două moduri de a crea un șablon de e-mail:

• Accesați Șabloane > Șabloane firme > E-mailuri, apoi faceți clic pe Creați șablon.

• În timp ce adăugați automatizarea Trimitere e-mail în fluxul de lucru, faceți clic pe Șablon nou.

Prezentare generală a ecranului șablonului de e-mail

a) Numele șablonului: Introduceți un nume pentru șablon — ceea ce veți vedea atunci când îl selectați.

b) Mod: Decideți dacă doriți să utilizați coduri scurte de contact shortcodes sau coduri scurte de cont shortcodes în șablonul dvs. Pentru mai multe informații despre modurile de coduri scurte, accesați aici .

c) De la: Selectați membrul echipei în numele căruia trebuie trimis e-mailul. Aceasta este informația pe care destinatarul o vede în câmpul „De la”, indiferent de persoana care a mutat sarcina la etapa următoare.

Notă

Pentru a putea selecta o persoană, membrii echipei trebuie să aibă și-au sincronizat e-mailul și au Permiteți altor persoane să trimită mesaje din e-mailul meu activată în setările contului TaxDome .

d) Persoana responsabilă de firul de discuție: Selectați persoana care va fi desemnată automat să gestioneze acest fir de discuție . Aceasta determină cine este responsabil pentru urmărirea răspunsurilor clienților.

e) Subiectul e-mailului: Scrieți un subiect.

f) Adăugați codul scurt: Pentru a personaliza e-mailul, aplicați shortcodes pentru a include date dinamice, cum ar fi numele persoanei asociate contului sau data. Dacă codurile scurte de contact shortcodes , puteți utiliza datele de contact. Shortcodes sunt disponibile atât pentru subiectul e-mailului, cât și pentru corpul acestuia. Aflați mai multe despre shortcodes aici .

g) Corpul mesajului: Compuneți e-mailul, folosind formatarea, emoji-uri, liste cu puncte și multe altele. 

• WYSIWYG: Acest lucru vă permite să utilizați diferite formatare și să adăugați linkuri.

• HTML: Acest lucru vă permite să introduceți cod HTML personalizat care conține imagini, linkuri și așa mai departe. Rețineți că tabelele nu sunt acceptate pentru moment.

Sfat

Utilizați gratuit WORDHTML pentru a construi și obține HTML - apoi lipiți-l în e-mailul TaxDome prin activarea HTML.

h) Trageți și plasați fișierul aici sau Răsfoiți fișierele: Adăugați atașamente la șablon.

i) Acțiuni: Faceți clic peSalvare și ieșirepentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane,Salvarepentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sauAnularepentru a ieși fără a salva.

Adăugați atașamente la șabloanele de e-mail

Notă

Dimensiunea maximă a tuturor fișierelor atașate la un șablon este de 20 MB. Tipuri de fișiere acceptate: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Puteți adăuga atașamente la șabloanele de e-mail de pe computer. Utilizați una dintre opțiunile disponibile în timp ce creați sau editați un șablon de e-mail:

• Trageți și plasați un singur fișier în zona desemnată.
• Faceți clic pe Browse Files (Răsfoiește fișierele ) și selectați unul sau mai multe fișiere în exploratorul de fișiere.

Notă

Dacă trimiteți un mesaj care conține un fișier din TaxDome către un destinatar care nu este utilizator TaxDome , acesta nu va avea nevoie de o autentificare pentru a-l accesa. Pentru a păstra fișierul în siguranță, dați linkului o dată de expirare. Aflați mai multe despre securitatea atașamentelor de e-mail .

Adăugați imagini la șabloanele de e-mail

Avertisment

Imaginea trebuie să fie găzduită de o terță parte sau adăugată ca atașament . Videoclipurile pot fi adăugate la e-mailuri numai ca atașamente și nu pot fi încorporate în șabloane.

Adăugați o imagine copiind-o de pe o pagină web

1. Încărcați imaginea pe computerul dvs. sau pe un site de găzduire a imaginilor, cum ar fi imgbb.com .

2. Faceți clic dreapta pe imaginea încărcată în browser, apoi selectați Copiere imagine.

3. Mergeți la ecranul Email Template, asigurați-vă că WYSIWYG este selectat, apoi lipiți imaginea în șablonul dvs.

   

Adăugați o imagine inserând un cod HTML

1. Încărcați imaginea pe un site de găzduire a imaginilor, cum ar fi imgbb.com.

2. Copiați codul HTML pentru imagine.

3. Accesați pagina de creare a șabloanelor de e-mail, asigurați-vă că HTML este selectat și lipiți codul în șablonul dvs.

4. Găsiți <img src="https://**********************> blocul de cod și adăugați data-signed-id=" " la sfârșitul blocului, așa cum puteți vedea în exemplul de ecran de mai jos. În caz contrar, imaginea poate fi afișată incorect în e-mailurile pe care le trimiteți.

Puteți previzualiza imaginea selectând WYSIWYG.

Odată ce șablonul este selectat, codul se transformă în imagine.

Editați șabloanele de e-mail

Pentru a face modificări la un șablon de e-mail, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane > Șabloane firme > E-mailuri.

2. Faceți clic pe cele trei puncte aflate lângă e-mailul pe care doriți să îl editați.

3. Selectați Editare.

4. Modificați șablonul de e-mail, apoi faceți clic pe Salvare și ieșire sau Salvare.

   

Aplicați șabloane de e-mail

După ce ați creat un șablon, utilizați-l pentru a accelera procesul de redactare a noilor e-mailuri. Iată cum:

1. Creați un e-mail nou fie făcând clic pe butonul Nou din stânga sus și selectând E-mail, fie selectând unul sau mai mulți destinatari din lista de Conturi și apoi făcând clic pe @Send Email.

2. Faceți clic în câmpul Șablon pentru a selecta un șablon din meniul derulant.

3. Editați e-mailul, dacă este necesar.

   

   Notă

   Modificările pe care le faceți în e-mailul dvs. nu modifică șablonul selectat.

   

Publicați șabloane de e-mail pe marketplace

Puteți să vă publicați șablonul în marketplace dacă credeți că va fi de folos altor membri ai comunității.

Avertisment

Nu veți vedea Publicați pe marketplace cu excepția cazului în care v-ați înregistrat ca creator .

1. Accesați Șabloane > Șabloane firmedin bara de meniu din stânga și selectațiE-mail. 

2. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de chat și selectați Publicați pe marketplace.

3. Urmați pașii indicați în articolul Creators hub .

Șabloane de e-mail duplicate

Pentru a crea șabloane noi de e-mail pe baza celor existente:

1. Accesați Șabloane > Șabloane firme > E-mailuri.

2. Faceți clic pe cele trei puncte de lângă e-mailul pe care doriți să îl copiați.

3. Selectați Duplicat.

Copia șablonului va fi salvată cu sufixul corespunzător (de exemplu, E-mail (2)).

Ștergeți șabloanele de e-mail

Pentru a șterge un șablon de e-mail:

1. Accesați Șabloane > Șabloane firme > E-mailuri.

2. Faceți clic pe cele trei puncte aflate lângă e-mailul pe care doriți să îl ștergeți.

3. Selectați Ștergere și confirmați acțiunea.

Share

Link copiat