E-mail (de bază): Creați și aplicați șabloane

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Șabloanele de e-mail sunt mesaje pe care le trimiteți frecvent clienților și care nu necesită decât o modificare mică sau deloc, în afară de numele destinatarului. Acestea pot fi utilizate atunci când trimiteți e-mailuri clienților dvs. manual sau în masă. Sau pot fi adăugate ca automatizări, astfel încât să fie trimise automat către client atunci când o lucrare trece într-o nouă etapă în cadrul unui pipeline. Având la îndemână șabloane de e-mail, economisiți timp. Ele nu sunt utile doar pentru dvs. ci și pentru întreaga echipă.

Acoperit aici:

Crearea șabloanelor de e-mail

Un șablon de e-mail poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea șabloanelor.

Pentru a crea un șablon de e-mail, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, deschideți fila E-mailuri , apoi faceți clic pe Creare șablon.

Sau accesați această pagină adăugând automatizareaTrimitere e-mail în timp ce editați o conductă, apoi faceți clic pe Șablon nou.

Mai jos, aflați ce trebuie să faceți în secțiunile numerotate ale ferestrei Create Email Template (Creați un șablon de e-mail ):

1. Numele șablonului: Introduceți un nume pentru șablon - ceea ce veți vedea atunci când îl selectați.

2. Mod: Decideți dacă doriți să utilizați contactul shortcodes (date dinamice) în șablonul dumneavoastră. Atunci când contactul shortcodes este selectat modul contact, puteți aplica atât numele contului, cât și numele contactului shortcodes. Pentru mai multe informații despre modurile shortcode, accesați aici.

3. De la: Selectați numele membrului echipei în numele căruia trebuie trimis e-mailul. Acesta este ceea ce vede destinatarul în câmpul De la, indiferent cine a mutat lucrarea în etapa următoare.

bacșiș

Notă: Pentru a putea selecta pe cineva, membrii echipei trebuie să își fi sincronizat e-mailul și să aibă Permiteți altora să trimită din e-mailul meu să fie activată în setările contului lor TaxDome .

4. Subiect e-mail: Scrieți o linie de subiect.

5. Adăugați codul scurt: Pentru a individualiza e-mailul, aplicați shortcodes pentru a include date dinamice, cum ar fi numele persoanei asociate cu contul sau data. În cazul în care contactul shortcodes este selectat modul contact, puteți utiliza datele de contact. Shortcodes sunt disponibile atât pentru linia de subiect, cât și pentru corpul e-mailului. Aflați mai multe despre shortcodes aici.

6. Corp: Compuneți e-mailul, folosind formatare, emoticoane, puncte și multe altele, 

  • WYSIWYG: vă permite să utilizați diferite formate și să adăugați linkuri.
  • HTML: Aceasta vă permite să introduceți cod HTML personalizat care conține imagini, linkuri și așa mai departe. Rețineți că tabelele nu sunt acceptate deocamdată.
bacșiș

Sfat: Folosiți instrumentul gratuit WORDHTML pentru a crea și a obține HTML, apoi lipiți-l în e-mailul TaxDome , activând HTML.

7. Save& Exit, Save și Cancel: Faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire ) pentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane, pe Save (Salvare ) pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sau pe Cancel (Anulare ) pentru a ieși fără a salva.

8. Trageți și plasați fișierul aici sau Răsfoiți fișierele: Adăugați atașamente la șablon.

Adăugarea de atașamente la șabloanele de e-mail

nota

Notă! Dimensiunea maximă a tuturor fișierelor atașate la un șablon este de 20 MB. Tipuri de fișiere acceptate: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Puteți adăuga atașamente la șabloanele de e-mail de pe computer. Utilizați una dintre opțiunile disponibile în timp ce creați sau editați un șablon de e-mail:

  • Trageți și plasați un singur fișier în zona desemnată.
  • Faceți clic pe Browse Files (Răsfoiește fișierele ) și selectați unul sau mai multe fișiere în exploratorul de fișiere.

bacșiș

Notă: Dacă trimiteți un mesaj care conține un fișier de pe TaxDome către un destinatar care nu este utilizator TaxDome , acesta nu va avea nevoie de o autentificare pentru a-l accesa. Pentru a păstra fișierul în siguranță, dați linkului o dată de expirare. Aflați mai multe despre securitatea atașamentelor din e-mail.

Adăugarea de imagini în șabloanele de e-mail

atenție

Imaginea trebuie să fie găzduită de o terță parte sau adăugată ca atașament. Videoclipurile pot fi adăugate în e-mailuri doar ca atașamente și nu pot fi încorporate în șabloane.

Există trei moduri de a adăuga imagini în șabloanele de e-mail:

Adăugarea unei imagini prin copierea acesteia de pe o pagină web

1. Încărcați imaginea pe computerul dumneavoastră sau pe un site de găzduire a imaginilor, cum ar fi imgbb.com.

2. Faceți clic dreapta pe imaginea încărcată în browser, apoi selectați Copiere imagine.

3. Mergeți la ecranul de creare a șablonului de e-mail, asigurați-vă că este selectat WYSIWYG, apoi lipiți imaginea în șablon.

Adăugarea unei imagini prin inserarea unui cod HTML

1. Încărcați imaginea pe un site de găzduire a imaginilor, cum ar fi imgbb.com.

2. Copiați codul HTML pentru imagine.

3. Mergeți la pagina de creare a șablonului de e-mail, asigurați-vă că este selectat HTML și lipiți codul în șablon.

4. Find the <img src="https://**********************> code block and add data-signed-id=" " to the end of the block as you can see in the example screen below. Otherwise, the image may be displayed incorrectly in emails you send.

Puteți previzualiza imaginea selectând WYSIWYG.

Odată ce șablonul este selectat, codul se transformă în imagine.

Adăugarea de șabloane de e-mail din Marketplace

Puteți descărca șabloane de e-mail gata făcute cu cele mai bune practici. Pentru a adăuga un șablon de e-mail de pe Marketplace:

1. Mergeți la Templates > Marketplace din bara laterală din stânga și deschideți fila Emails.

2. Faceți clic pe Get free (Obține gratuit ) pe șablonul pe care doriți să îl adăugați sau faceți clic pe prețul acestuia și continuați cu plata dacă este un șablon plătit.

3. Mergeți la pagina Șabloane > Șabloane firmă, deschideți fila Emailuri și faceți clic pe numele șablonului de e-mail pentru a-l edita. În majoritatea cazurilor, va trebui să personalizați șablonul descărcat.

4. Atunci când adăugați un șablon de pe Marketplace, câmpul From (De la ) afișează numele dvs. Destinatarul va vedea numele dvs. acolo, indiferent cine mută lucrarea în etapa următoare. Cu toate acestea, puteți edita numele dacă este necesar, apoi faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire).

Aplicarea șabloanelor de e-mail

După ce ați creat un șablon, utilizați-l pentru a accelera procesul de redactare a noilor e-mailuri. Iată cum:

1. Creați un e-mail nou, fie făcând clic pe butonul New (Nou ) din stânga sus și selectând Email ( E-mail ), fie selectând unul sau mai mulți destinatari din lista de conturi și apoi făcând clic pe @Send Email (Trimite e-mail).

2. Faceți clic în câmpul Template (Șablon ) pentru a selecta un șablon din meniul derulant.

3. Editați e-mailul sau compuneți unul nou, apoi continuați prin selectarea setărilor pentru e-mail.

bacșiș

Notă: Modificările pe care le faceți la e-mailul dvs. nu modifică șablonul selectat.

Editarea șabloanelor de e-mail

Pentru a face modificări la un șablon de e-mail, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane >Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, deschideți fila Emailuri , apoi faceți clic pe numele șablonului de e-mail din listă.

2. Efectuați modificări la șablonul de e-mail, apoi faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire).

Duplicarea șabloanelor de e-mail

Creați noi șabloane de e-mail pe baza celor existente: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de e-mail, apoi selectați Duplicare. Copia șablonului va fi salvată cu sufixul corespunzător (de exemplu, Email (2)).

Ștergerea șabloanelor de e-mail

Pentru a elimina un șablon de e-mail, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi deschideți fila E-mailuri . Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de e-mail, faceți clic pe Delete ( Ștergere), apoi confirmați făcând clic pe Delete ( Ștergere ) în fereastra pop-up Delete Confirmation (Confirmare ștergere ).

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Articole conexe