Solicitare depozit din propunere

Puteți solicita un avans din propunere pentru a încasa o parte din plată în avans. Acest lucru vă ajută atunci când trebuie să vă asigurați angajamentul înainte de a începe proiectele, să acoperiți costurile inițiale sau să reduceți riscul financiar cu clienții noi.

Depozitele pe scurt

Avansul este o plată în avans pe care clientul o efectuează la semnarea ofertei. Oferta nu poate fi semnată până când nu se achită avansul. Odată achitat, avansul se înregistrează în soldul creditor al clientului — nu este vorba de o factură sau un document separat, ci de o sumă depusă în cont care poate fi utilizată pentru achitarea facturilor viitoare.

Exemplu

Într-o ofertă, solicitați un avans de 300 $ pentru servicii de contabilitate. După ce clientul achită avansul și semnează oferta, începeți lucrul. După finalizarea lucrărilor, se emite o factură de 1.000 $ (fie manual, fie automat) și se aplică un avans de 300 $ din soldul creditor al clientului. Drept urmare, după finalizarea lucrărilor, clientul va trebui să plătească doar 700 $, în timp ce factura va indica costul total al serviciului.

Atunci când întocmiți o ofertă cu avans, decideți și ce se întâmplă cu restul sumei. Există două scenarii.

Doar avans — restul se facturează ulterior

1. Clientul semnează oferta și achită avansul. Suma este înregistrată în soldul său creditor, iar oferta este marcată ca fiind semnată, fără a se atașa nicio factură.
2. Când ești gata să emiți factura, creezi factura pe baza ofertei semnate și, dacă este necesar, modifici suma finală.
3. Aplicați creditul din avans, astfel încât clientul să mai aibă de achitat doar soldul rămas.

Folosiți această opțiune atunci când suma finală sau data facturării nu sunt stabilite la semnarea contractului — de exemplu, în cazul unui contract de consultanță facturat pe baza orelor efectiv prestate sau al unui proiect în care factura finală se emite după livrare.

Plată în avans cu factură programată

1. Clientul semnează oferta, achită avansul și își salvează datele de plată. Avansul este înregistrat în soldul creditor.
2. La data stabilită în propunere, factura se emite automat.
3. Dacă opțiunea de plată automată a facturilor este activată, avansul este utilizat mai întâi, iar suma rămasă este debitată prin metoda de plată salvată. Dacă această opțiune este dezactivată, clientul plătește factura manual, iar avansul este aplicat în mod implicit la finalizarea comenzii.

Folosiți această opțiune atunci când cunoașteți dinainte atât suma facturată, cât și data — de exemplu, încasăm 30% la semnarea contractului și facturăm restul la o dată specifică, odată ce livrarea a fost finalizată.

Configurarea depozitelor

Notă

Înainte de a solicita un avans, activează opțiunea de acceptare a plăților în avans și a avansurilor din setările de plată — o configurare inițială efectuată de proprietarul firmei sau de administrator.

Puteți configura avansurile fie atunci când lucrați la șablonul de oferte, fie când pregătiți o ofertă pentru clientul dumneavoastră. Pentru aceasta:

1. Accesați etapa Servicii din propunerea sau șablonul dvs.

2. Selectați fie pachete pe niveluri, fie servicii listate.

3. În secțiunea Plată:

   • Pentru cerința privind garanția, selectați Da – percepeți garanție.
   • Pentru Emiteți factura pentru sold, alegeți cum doriți să gestionați soldul:
     • Nu – nu emiteți factura – încasați doar avansul. Veți crea factura mai târziu pe baza ofertei semnate.
     • Da – emiteți factura — încasați avansul și programați emiterea facturii pentru soldul rămas.

4. Adăugați serviciile ca articole individuale.
5. În partea de jos a paginii, selectați tipul depozitului și introduceți suma acestuia.

6. Dacă ați selectat Da – Emiteți factura, configurați detaliile facturii.

Notă

Atunci când un avans este asociat unei facturi, opțiunea „Emitere factură ” este blocată la „Data specifică”. Opțiunea „La acceptare ” nu este disponibilă, deoarece avansul reprezintă suma încasată la semnare.

7. Continuați să configurați propunerea. Pentru mai multe detalii, consultați modul de creare a propunerilor .

Cum se înregistrează avansul pe factură

Avansul este întotdeauna creditat în contul clientului la momentul semnării. Modul în care acesta este dedus din factură depinde de scenariul pe care l-ați ales.

Când facturați ulterior (doar avans)

După semnarea ofertei, accesați secțiunea Facturare > Oferte și comenzi de cumpărare și faceți clic pe „Creează factură” lângă oferta semnată. În timpul întocmirii facturii, aplicați soldul creditor — avansul acoperă factură parțial sau integral, iar clientul plătește doar diferența.

Atunci când factura este programată în cadrul ofertei

La data stabilită în ofertă, factura se emite automat. Apoi, solicitarea de credit depinde de opțiunea „Plată automată a facturii ” din etapa „Trimitere” a ofertei:

• La — creditul din avans se aplică automat, iar suma rămasă se debitează din metoda de plată pe care clientul a înregistrat-o la semnare
• Dezactivat — factura este emisă, dar nu a fost încă încasată. Atunci când clientul o achită manual prin portalul său, opțiunea „Aplică creditele ” este activată în mod implicit, astfel încât avansul se aplică automat, cu excepția cazului în care clientul o dezactivează

Atunci când oferta include facturi multiple sau recurente

Atunci când o ofertă include mai multe facturi (unice, recurente sau ambele), avansul apare în rezumatul fiecărei facturi. În cazul unei facturi recurente, avansul procentual se calculează pe baza totalului tuturor plăților recurente, nu pe baza unei singure perioade. Aceeași regulă de plată automată a facturilor determină dacă avansul se aplică automat fiecărei facturi la emiterea acesteia.

Share

Link copiat