Servicii și plăți în propuneri: ghid de configurare

Atunci când creați propuneri, aveți la dispoziție opțiuni extinse de personalizare pentru a le adapta nevoilor dumneavoastră. În acest ghid, vă vom explica opțiunile de configurare disponibile și modul în care le puteți seta.

Procesul de configurare se concentrează pe două decizii cheie: modul de prezentare a serviciilor clienților și politica de plată care trebuie aplicată.

Notă

Configurarea serviciilor, plăților și pachetelor în oferte este posibilă fie când sunteți lucrul la șablonul propunerilor sau pregătirea unei propuneri pentru clientul dumneavoastră, așa că vă rugăm să vă asigurați că sunteți pe Servicii etapa de creare a propunerii/șablonului.

Pasul 1. Alegeți modul în care doriți să vă prezentați serviciile

Modul în care vă prezentați serviciile poate influența modul în care clienții iau decizii. Puteți oferi pachete diferențiate care ghidează clienții către diferite niveluri de servicii sau puteți prezenta o singură listă de servicii.

• Pachetele pe niveluri funcționează bine atunci când doriți să oferiți diferite niveluri de servicii sau să ajutați clienții să aleagă între mai multe opțiuni. Această abordare este utilizată în mod obișnuit pentru diferențierea nivelului de servicii (niveluri de bază, standard și premium) sau pentru pachete bazate pe domeniu (structurarea nivelurilor în funcție de amploarea serviciilor incluse).

• Lista serviciilor funcționează cel mai bine atunci când domeniul de aplicare este deja convenit sau pentru proiecte unice cu rezultate clare.

Pasul 2. Alegeți politica de plată și completați detaliile

După ce ați decis cum să vă prezentați serviciile, alegeți metoda de plată. TaxDome trei opțiuni bazate pe cazuri de utilizare obișnuite și necesități de facturare:

• Trimiteți doar lista de prețuri
• Emiterea unei facturi împreună cu propunerea
• Solicitați un avans în cadrul propunerii

După ce ați terminat configurarea etapei Servicii, puteți continua pregătirea propunerii. Aflați mai multe în articolul dedicat .

Trimiteți o ofertă numai cu lista de prețuri

Dacă nu doriți să încasați plata de la client imediat în cadrul propunerii, puteți trimite doar o listă de prețuri. Aceasta funcționează atât pentru pachetele diferențiate, cât și pentru propunerile cu preț fix. Această opțiune este ideală pentru scrisorile de angajament cu clienți potențiali noi, în care doriți să prezentați domeniul de aplicare și prețurile, dar veți factura ulterior pe baza lucrărilor efectiv realizate.

Cum se configurează

1. Accesați etapa Servicii din propunerea sau șablonul dvs.
2. Selectați fie Pachete pe niveluri fie Lista serviciilor . Dacă utilizați pachete pe niveluri, adăugați până la 3 pachete .
3. În secțiunea Plată, alegeți o strategie de plată:

• Pentru cerința de depozit: selectați Nu – nu colectați depozitul.
• Pentru Emiterea facturii pentru sold: selectați Nu – nu emiteți factura.

4. Adăugați articole și verificați rezumatul.
5. Faceți clic pe Salvare (atunci când configurați un pachet) sau pur și simplu treceți la pasul următor dacă există o singură listă de servicii.

Includeți factura în propuneri

Includerea facturilor în oferte vă ajută să vă organizați facturarea, conectând plățile direct la serviciile acceptate de clienți. Puteți încasa plata imediat după semnarea ofertei sau puteți emite o factură pentru plată ulterioară. Scenariile obișnuite includ:

• Servicii pe bază de abonament: Includeți facturi recurente cu plată automată pentru contabilitate lunară sau conformitate continuă.
• Prețuri reduse: Adăugați o reducere la o factură unică cu plată manuală pentru ofertele de fidelitate.
• Proiecte bazate pe etape: Emiteți mai multe facturi unice în diferite etape.
• Lucrări pe oră sau cu scop variabil: Utilizați factura unică cu plată manuală pentru angajamentele cu plată pe măsură ce se efectuează lucrările.

Cum se configurează

1. Accesați etapa Servicii din propunerea sau șablonul dvs.
2. Selectați fie Pachete pe niveluri fie Lista serviciilor . Dacă utilizați pachete pe niveluri, adăugați până la 3 pachete .
3. În secțiunea Plată, alegeți o strategie de plată:

• Pentru cerința de depozit: selectați Nu – nu colectați depozitul.
• Pentru Emiterea facturii pentru sold: selectați Da – emiteți factura.

4. Configurați cerințele pentru facturi .
5. Adăugați articole .
6. Faceți clic pe Salvare (atunci când configurați un pachet) sau pur și simplu treceți la pasul următor dacă există o singură listă de servicii.

7. Accesați etapa Trimitere pentru a activa opțiunea de plată automată . Când această opțiune este activată, clienții furnizează detaliile de plată o singură dată, iar facturile sunt debitate automat, fără a fi necesară o autorizare suplimentară.

Solicitați depozitul în avans

Puteți încasa un avans atunci când clientul semnează propunerea. Astfel, aveți siguranța că veți primi plata înainte de a începe lucrul la declarațiile fiscale, audituri sau proiecte de consultanță.

Cum se configurează

1. Accesați etapa Servicii din propunerea sau șablonul dvs.
2. Selectați fie Pachete pe niveluri fie Lista serviciilor . Dacă utilizați pachete pe niveluri, adăugați până la 3 pachete .
3. În secțiunea Plată, alegeți o strategie de plată:

• Pentru cerința de depozit: selectați Da – colectați depozitul.
• Pentru Emiterea facturii pentru sold: selectați Nu – nu emiteți factura.

4. Adăugați articole .

5. Configurați un depozit .

6. Faceți clic pe Salvare (atunci când configurați un pachet) sau pur și simplu treceți la pasul următor dacă există o singură listă de servicii.

Ecranul Servicii: prezentare generală

Mai jos sunt prezentate câmpurile și opțiunile cheie disponibile la configurarea etapei Servicii din propunerea dvs.

Detalii pachet

După ce ați ales opțiunea Pachete pe niveluri în etapa Servicii a creării propunerii/șablonului, va trebui să adăugați pachete. Faceți clic pe Configurare pachet.

Aici, veți putea adăuga toate informațiile despre un pachet:

Detalii pachet

a) Numele pachetului: De exemplu, Basic, Gold, Ultimate etc.

b) Descriere: Un scurt rezumat despre pachet. Puteți include informații despre când acest pachet ar fi alegerea potrivită și în ce situații ar putea fi util.

Prezentare pentru clienți

c) Argumente de vânzare: adăugați până la 20 de argumente de vânzare pentru a vă prezenta serviciile. Le puteți copia din serviciile adăugate sau puteți face clic pe Adăugați rând pentru a le adăuga manual.

d) Pachetul evidențiat: activează comutatorul pentru a atrage atenția asupra ofertei pe care dorești să o vinzi mai des. Poți adăuga și o etichetă.

e) Actualizați etichetele contului: activați comutatorul pentru a atribui sau elimina automat etichetele contului după ce clientul semnează propunerea.

În dreapta, puteți vedea o previzualizare a modului în care pachetul va fi prezentat clientului.

Adăugați mai multe pachete

Ar trebui să adăugați cel puțin două pachete. Adăugarea unui singur pachet funcționează ca o propunere cu preț fix. Puteți crea toate pachetele de la zero sau puteți duplica cele existente și edita copia. Pentru a adăuga un pachet nou, faceți clic pe Adăugați un alt pachet și alegeți una dintre opțiuni.

După ce ați adăugat două sau mai multe pachete, le puteți reordona prin glisare și fixare.

Factura

Aici, veți putea adăuga toate informațiile referitoare la o factură:

a) Tipul facturii: Selectați dacă doriți să se creeze o factură unică sau periodică pentru această ofertă. Nu uitați că toate facturile periodice trebuie semnate. Asta înseamnă că, după ce clienții dvs. semnează oferta, trebuie să semneze și factura periodică .

b) Șablon factură: Selectați unul dintre șabloanele de factură unică sau periodică din meniul derulant.

c) Membru al echipei: Selectați un membru al echipei responsabil pentru client.

d) Emiterea facturii: Selectați momentul emiterii facturii, fie la acceptarea propunerii, fie la o dată specifică. Comportamentul facturii depinde de faptul dacă este recurentă sau unică și de setarea de emitere aleasă:

Pentru facturile recurente:

• La acceptare: Prima factură utilizează data semnării propunerii ca dată de înregistrare; facturile viitoare urmează programul de repetare stabilit.
• Data specifică: Prima factură utilizează data specificată; facturile ulterioare respectă programul de repetare.

Pentru facturi unice:

• La acceptare: Creat imediat după semnarea propunerii.
• Data specifică: Creată la data specificată; dacă data a trecut deja, factura este creată imediat.

e) Descriere: Adăugați o descriere care să prezinte conținutul facturii (opțional).

f) Notă pentru client: adăugați un mesaj pe factură și personalizați-l folosind shortcodes . Această notă va fi afișată în portalul clientului și în PDF .

Puteți adăuga mai multe facturi, dacă este necesar, făcând clic pe Adăugați încă o factură.

Posturi și rezumat

Serviciile sunt elementele de lucru individuale sau ofertele pe care le furnizați clienților și care trebuie detaliate și prețuite în oferte și facturi.

a) Elemente de linie: detaliați serviciile prestate. Faceți clic pe Element de linie și creați un serviciu nou sau selectați unul existent. Puteți adăuga câte elemente de linie doriți. Iată mai multe detalii despre câmpurile elementelor de linie:

• Descriere: Dacă este necesar, adăugați descrierea serviciului. Dacă descrierea este prea lungă, o puteți împărți în paragrafe apăsând Enter.

• Impozit:Bifați caseta dacă trebuie să includeți ratele de impozitare .  

• Tarif: Specificați tariful sau rata aplicabilă serviciilor specificate în factură. Dacă îl modificați în propunere, acesta va rămâne același pentru serviciul în sine.

• Cantitate: Modificați dacă numărul de servicii pe care le furnizați depășește unu (valoarea implicită).

• Sumă: Valoarea este specificată automat prin înmulțirea tarifului cu cantitatea. Nu este nevoie să modificați valoarea implicită dacă includeți un singur serviciu.

b) Reducere: Faceți clic peReducerepentru a configura prețul redus pentru serviciu .

c) Setări: Configurați coloanele care vor fi afișate în elementele de linie.

d) Rezumat:

• Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare.
• Rata de impozitare: Odată ce caseta de selectare Impozit este bifată pentru serviciu, rata de impozitare va fi adăugată automat la rezumat pe baza ratei de impozitare implicite .
• Total impozite: suma impozitelor pentru serviciile furnizate.
• Total: suma subtotalului și a totalului taxelor.

Depozit

În secțiunea rezumat, puteți completa detaliile depozitului:

• Tipul depozitului: Selectați Fixat (introduceți o sumă specifică) sau Procent (introduceți un procent din total)
  • Suma: Specificați suma sau procentul depozitului:
    • Depozit fix: Introduceți orice sumă. Dacă nu cunoașteți încă valoarea finală, puteți solicita un depozit cu preț fix care depășește suma parțială.
    • Procentul depozitului: Introduceți 1–100% (nu poate fi 0%)

Soldul reprezintă suma datorată după aplicarea avansului. Puteți emite o factură finală pentru acest sold odată ce lucrarea este finalizată, iar avansul se aplică automat ca credit.

• Când Subtotal = 0 $, linia Sold este ascunsă atât pentru firmă, cât și pentru client.
• Când depozitul depășește subtotalul (sold negativ), acesta se afișează numai în vizualizarea firmei.
• Soldul negativ nu este niciodată afișat clienților și în fișierele PDF.

Share

Link copiat