Utilizați rolurile de cont în flux de lucru

Simplificați flux de lucru alocarea sarcinilor și a joburilor pe baza rolurilor contului, în loc de membri specifici ai echipei. Acest ghid vă va ghida prin automatizarea sarcinilor și alocarea joburilor. 

Înainte de a începe

Cu rolurile de cont, puteți atribui sarcini și activități nu unui anumit membru al echipei, ci rolului de cont, cum ar fi preparator fiscal, consultant, contabil, manager de cont, revizor și așa mai departe. În acest fel, atunci când sarcina/job-ul este creat automat, destinatarul va fi stabilit pe baza selecției rolului de cont pentru contul de client specific.

Pentru a începe să utilizați rolurile contului în flux de lucru dvs. flux de lucru, trebuie să le creați și să alocați membrilor echipei roluri.

Odată ce acești pași sunt finalizați, puteți utiliza rolurile contului în flux de lucru dvs. flux de lucru. 

Utilizarea rolurilor de cont în sarcini/joburi

Dacă creați sarcini sau joburi manual sau în bloc, le puteți atribui cu ușurință automat pe baza rolurilor în contul clienților dvs.

Acest proces este similar atât pentru sarcini, cât și pentru locuri de muncă:

1. Începeți crearea sarcinii sau a jobului.

2. În secțiunea Desemnați din bara laterală, selectați Roluri .

3. Alegeți unul sau mai multe roluri din meniul derulant Roluri atribuite .

4. Finalizează-ți sarcina sau crearea unui job.

Sarcina/job-ul va fi atribuit unei persoane indicate ca destinatar pentru clientul pentru care a fost creat. 

Atribuirea automată a sarcinilor în funcție de roluri

Puteți atribui sarcini create automat diferiților membri ai echipei pe baza rolurilor, urmând acești pași:

• Pasul 1. Adăugați rolul contului la șablonul sarcinii

• Pasul 2. Configurați automatizarea creării sarcinilor

Pasul 1. Adăugați rolul contului la șablonul sarcinii

În primul rând, trebuie să configurați un șablon de sarcini:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă și comutați la fila Sarcini . 

2. Faceți clic pe Creare șablon sau selectați un șablon existent pentru a-l ajusta.

3. În secțiunea Delegat , selectați Roluri . 

4. Adăugați rolul dorit în câmpul Roluri atribuite , apoi salvați șablonul.

   

Pasul 2. Configurați automatizarea creării sarcinilor

Acum, puteți utiliza șablonul de sarcini pe care l-ați creat în automatizările pipeline :

1. Deschideți conducta pe care doriți să o editați și selectați o etapă în care doriți să adăugați automatizare.
2. Adăugați automatizarea Creează activitate și selectați șablonul pe care l-ați configurat în pasul anterior.

Atunci când lucrările intră în această etapă, sarcinile sunt atribuite automat pe baza rolurilor din contul clientului.   

Atribuirea automată a sarcinilor în funcție de rol

Puteți crea automat sarcini prin intermediul repetării sarcinilor atribuite diferiților membri ai echipei în funcție de rolurile lor. Urmați acești pași:

• Pasul 1. Adăugați rolul contului la șablonul postului

• Pasul 2. Configurați recurența sarcinilor

Pasul 1. Adăugați rolul contului la șablonul postului

În primul rând, trebuie să configurați un șablon de muncă:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă și comutați la fila Locuri de muncă . 

2. Faceți clic pe Creare șablon sau selectați un șablon existent pentru a-l ajusta.

3. În secțiunea Delegat , selectați Roluri . 

4. În câmpul Roluri atribuite , adăugați rolul dorit, apoi salvați șablonul.

   

Pasul 2. Configurați recurența sarcinilor

Acum, puteți utiliza șablonul de sarcină pe care l-ați creat în repetări de sarcini :

1. Deschideți recurența jobului pe care doriți să o editați sau creați una nouă.
2. În câmpul Șablon de job , selectați șablonul pe care l-ați configurat în pasul anterior, apoi salvați-l.

Atunci când sunt create sarcini noi din această recurență, atribuitorii sarcinilor sunt atribuiți automat pe baza rolurilor contului.

Utilizați rolurile ca expeditori în comunicații

Puteți configura automatizări de e-mail și chat pentru a trimite mesaje de la membrii echipei în funcție de rolurile atribuite acestora pentru conturile clienților. Acest lucru asigură că comunicările provin de la membrul echipei corespunzător care se ocupă de acel aspect al activității clientului.

De exemplu:

• Actualizările privind pregătirea declarațiilor fiscale pot fi trimise de către orice persoană care deține rolul de „Preparator fiscal”.
• Mesajele contabile pot fi trimise din „Contabil”.
• Comunicările generale privind contul pot fi trimise din „Managerul contului”.

Când configurați automatizările Trimite e-mail sau Trimite mesaj în șabloanele dvs. de e-mail și chat:

1. Activați Personalizare, apoi selectați Rol în câmpul Expeditor.

2. Alegeți rolul (de exemplu, preparator fiscal, manager de cont, contabil, revizor).

3. Când automatizarea se declanșează, mesajul va fi trimis de către persoana desemnată pentru rolul respectiv în contul clientului.

Notă

Dacă niciun membru al echipei nu este atribuit rolului selectat pentru un cont de client, mesajul va fi trimis de la expeditorul implicit specificat în șablon. Pentru automatizările de e-mail, membrul echipei atribuit rolului trebuie să aibă contul de e-mail sincronizat cu TaxDome.

Cine poate face acest lucru?

Proprietarii și administratorii firmelor pot crea sarcini și activități, pot crea șabloane și pot configura automatizări și recurențe ale activităților fără drepturi de acces suplimentare.

Membrii echipei vor avea nevoie de următoarele drepturi de acces :

• Utilizarea rolurilor de cont cu sarcini:

  • Să fie atribuit contului de client sau să aibă dreptul de acces Vizualizare toate conturile pentru a crea sarcini.

  • Dreptul de acces la gestionarea șabloanelor pentru a crea sau edita șabloane de sarcini.

  • Gestionați drepturile de acces la pipeline-uri pentru a adăuga automatizări la pipeline-urile la care au acces .

• Utilizarea rolurilor de cont cu joburi:

  • Să fiți atribuit contului clientului sau să aveți dreptul de acces la vizualizarea tuturor conturilor pentru a crea locuri de muncă.

  • Dreptul de acces la gestionarea șabloanelor pentru a crea sau edita șabloane de sarcini.

  • Gestionați dreptul de acces la recurența sarcinilor pentru a configura recurențele sarcinilor.

  

Share

Link copiat