Utilizați rolurile de cont în flux de lucru

Rolurile de cont vă permit să atribuiți sarcini, proiecte și comunicări unor roluri, în loc să le atribuiți unor membri specifici ai echipei. Odată ce ați configurat rolurile, folosiți acest ghid pentru a le aplica la crearea sarcinilor și a proiectelor, la automatizările din fluxul de lucru, la repetarea proiectelor și la automatizările de comunicare.

Notă

Proprietarii și administratorii firmei pot efectua toate acțiunile descrise în acest articol fără drepturi de acces suplimentare. Membrii echipei au nevoie de drepturi de acces specifice .

Înainte de a începe

Cu ajutorul rolurilor de cont, puteți atribui sarcini și activități nu unui membru specific al echipei, ci rolului de cont, cum ar fi specialist în declarații fiscale, consultant, contabil, manager de cont, revizor și așa mai departe. Astfel, atunci când sarcina sau activitatea este creată automat, persoana desemnată va fi stabilită în funcție de rolul de cont selectat pentru contul specific al clientului.

1. Pentru a începe să utilizați rolurile de cont în flux de lucru dvs. flux de lucru, trebuie să le creați și să alocați membrii echipei la roluri.

2. Pentru a utiliza rolurile de cont în flux de lucru, rețineți următoarele informații privind accesul și permisiunile:

Proprietarii și administratorii firmelor pot crea sarcini și activități, pot crea șabloane și pot configura automatizări și recurențe ale activităților fără drepturi de acces suplimentare.

Membrii echipei vor avea nevoie de următoarele drepturi de acces :

• Utilizarea rolurilor de cont cu sarcini:

  • Să fie atribuit contului de client sau să aibă dreptul de acces Vizualizare toate conturile pentru a crea sarcini.

  • Dreptul de acces la gestionarea șabloanelor pentru a crea sau edita șabloane de sarcini.

  • Gestionați drepturile de acces la pipeline-uri pentru a adăuga automatizări la pipeline-urile la care au acces .

• Utilizarea rolurilor de cont cu joburi:

  • Să fiți atribuit contului clientului sau să aveți dreptul de acces la vizualizarea tuturor conturilor pentru a crea locuri de muncă.

  • Dreptul de acces la gestionarea șabloanelor pentru a crea sau edita șabloane de sarcini.

  • Gestionați dreptul de acces la recurența sarcinilor pentru a configura recurențele sarcinilor.

    

Utilizați rolurile contului în sarcini și proiecte

Dacă creați sarcini sau joburi manual sau în bloc, le puteți atribui cu ușurință automat pe baza rolurilor în contul clienților dvs.

Acest proces este similar atât pentru sarcini, cât și pentru locuri de muncă:

1. Începeți crearea sarcinii sau a jobului.

2. În secțiunea Desemnați din bara laterală, selectați Roluri .

3. Alegeți unul sau mai multe roluri din meniul derulant Roluri atribuite .

4. Finalizează-ți sarcina sau crearea unui job.

Sarcina sau activitatea va fi atribuită unei persoane desemnate ca responsabil din partea clientului pentru care a fost creată.

Atribuirea automată a sarcinilor în funcție de roluri

Puteți atribui sarcini create automat diferiților membri ai echipei pe baza rolurilor, urmând acești pași:

• Pasul 1. Adăugați rolul contului la șablonul sarcinii

• Pasul 2. Configurați automatizarea creării sarcinilor

Pasul 1. Adăugați rolul contului la șablonul sarcinii

În primul rând, trebuie să configurați un șablon de sarcini:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă și comutați la fila Sarcini .

2. Faceți clic pe Creare șablon sau selectați un șablon existent pentru a-l ajusta.

3. În secțiunea Delegat , selectați Roluri .

4. Adăugați rolul dorit în câmpul Roluri atribuite , apoi salvați șablonul.

   

Pasul 2. Configurați automatizarea creării sarcinilor

Acum, puteți utiliza șablonul de sarcini pe care l-ați creat în automatizările pipeline :

1. Deschideți conducta pe care doriți să o editați și selectați o etapă în care doriți să adăugați automatizare.
2. Adăugați automatizarea Creează activitate și selectați șablonul pe care l-ați configurat în pasul anterior.

Atunci când lucrările intră în această etapă, sarcinile sunt atribuite automat pe baza rolurilor din contul clientului.

Atribuirea automată a sarcinilor în funcție de rol

Puteți configura crearea automată a sarcinilor prin intermediul recurentelor de sarcini, care să fie alocate diferiților membri ai echipei în funcție de rolurile acestora. Urmați pașii de mai jos:

• Pasul 1. Adăugați rolul contului la șablonul postului

• Pasul 2. Configurați recurența sarcinilor

Pasul 1. Adăugați rolul contului la șablonul postului

În primul rând, trebuie să configurați un șablon de muncă:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă și comutați la fila Locuri de muncă .

2. Faceți clic pe Creare șablon sau selectați un șablon existent pentru a-l ajusta.

3. În secțiunea Delegat , selectați Roluri .

4. În câmpul „Roluri atribuite ”, adăugați rolul dorit, apoi salvați șablonul.

   

Pasul 2. Configurați recurența sarcinilor

Acum, puteți utiliza șablonul de sarcină pe care l-ați creat în repetări de sarcini :

1. Deschideți recurența jobului pe care doriți să o editați sau creați una nouă.
2. În câmpul Șablon de job , selectați șablonul pe care l-ați configurat în pasul anterior, apoi salvați-l.

Atunci când sunt create sarcini noi din această recurență, atribuitorii sarcinilor sunt atribuiți automat pe baza rolurilor contului.

Utilizați rolurile ca expeditori în comunicații

Puteți configura automatizări de e-mail și chat pentru a trimite mesaje de la membrii echipei în funcție de rolurile atribuite acestora pentru conturile clienților. Acest lucru asigură că comunicările provin de la membrul echipei corespunzător care se ocupă de acel aspect al activității clientului.

De exemplu:

• Actualizările privind pregătirea declarațiilor fiscale pot fi trimise de către orice persoană care deține rolul de „Preparator fiscal”.
• Mesajele contabile pot fi trimise din „Contabil”.
• Comunicările generale privind contul pot fi trimise din „Managerul contului”.

Când configurați automatizările Trimite e-mail sau Trimite mesaj în șabloanele dvs. de e-mail și chat:

1. Activați Personalizare, apoi selectați Rol în câmpul Expeditor.

2. Alegeți rolul (de exemplu, preparator fiscal, manager de cont, contabil, revizor).

3. Când automatizarea se declanșează, mesajul va fi trimis de către persoana desemnată pentru rolul respectiv în contul clientului.

Notă

Dacă niciun membru al echipei nu este atribuit rolului selectat pentru un cont de client, mesajul va fi trimis de la expeditorul implicit specificat în șablon. Pentru automatizările de e-mail, membrul echipei atribuit rolului trebuie să aibă contul de e-mail sincronizat cu TaxDome.

Share

Link copiat