Conducte: Prezentare generală

Conductele sunt o parte esențială a fluxului dvs. de lucru. Acestea sunt o reprezentare vizuală a unui proces care duce un client de la punctul A (început) la punctul B (sfârșit) de-a lungul unei serii de etape definite. Le puteți utiliza pentru a gestiona diverse servicii, cum ar fi contabilitatea lunară, pregătirea impozitelor, salarizarea săptămânală și multe altele. 

În acest articol, veți afla pașii principali pentru a începe să lucrați cu conductele în TaxDome. 

Cartografierea proceselor dvs.

Deoarece conductele din TaxDome reprezintă procesele dvs., trebuie să le cartografiați înainte de a începe să utilizați conductele. Iată cum puteți realiza acest lucru.

În primul rând, determinați care sunt procesele și etapele implicate. Răspundeți la următoarele întrebări:

1. Care sunt intrările și ieșirile fiecărei etape?

2. Ce trebuie să faceți la fiecare etapă?

3. De unde știți că etapa este finalizată?

Vă recomandăm să vă cartografiați procesele în acest mod:

1. Începeți prin a identifica prima și ultima etapă a procesului dumneavoastră, care vor servi drept puncte finale ale acestuia. Aceste etape sunt esențiale deoarece oferă o înțelegere inițială a întregului proces.

De exemplu:

1. Trimiteți scrisoarea de angajament.

...

5. Trimiteți documentele pregătite. 

2. Adăugați etape la mijloc care duc clientul de la început până la sfârșit, pe baza activităților pe care le efectuați și a rezultatelor pe care le primiți.

De exemplu:

1. Trimiteți scrisoarea de angajament.

2. Colectați toate documentele necesare.

3. Pregătiți o declarație.

4. Revizuirea returnării

5. Trimiteți documentele pregătite. 

De asemenea:

• Pentru serviciile de contabilitate, ați putea avea etape de colectare a facturilor, de introducere a datelor în programul de contabilitate, de reconciliere a conturilor și de generare a rapoartelor. La TaxDome, acesta va arăta cam așa:

• Pentru salarizare, va trebui să primiți fișele de pontaj ale angajaților, să pregătiți salarizarea, să obțineți confirmarea, să procesați salarizarea și să încărcați toate documentele necesare. La TaxDome, va arăta cam așa:

Înțelegerea structurii conductei 

Conductele noastre sunt proiectate să arate ca un bord kanban. Funcția generală a unui pipeline este de a vă ajuta să urmăriți cu ușurință progresul unor lucrări similare pentru clienți diferiți, permițându-le în același timp să se deruleze fără probleme către finalizare.

Ce se întâmplă în interiorul unei conducte:   

1. Etapele sunt etapele unei proceduri generale de lucru. Odată ce toată activitatea implicată într-o etapă este finalizată, o lucrare trece la etapa următoare.
2. Lucrările, proiectele individuale pentru care un client vă plătește (cum ar fi o declarație fiscală sau un salariu pentru luna ianuarie), sunt introduse într-un pipeline special conceput pentru acestea. Fiecare lucrare asociată unui cont de client parcurge conducta de la prima la ultima etapă, sau finalizare. 
3. Automatizările, mecanismele care automatizează un pipeline, fac ca lucrurile să se întâmple independent. Odată declanșate, acestea creează sarcini pentru membrii echipei sau trimit organizatori și propuneri către clienți, de exemplu.

Puteți explora în continuare structura conductei.

Configurați conducta dvs.

Odată ce ați înțeles etapele procesului, sunteți gata să vă creați prima conductă. Deși ar putea fi realizată de la zero, cea mai rapidă modalitate este să o construiți pe baza unui șablon gata făcut. Puteți obține gratuit mai multe din Marketplace.

Odată ce ați făcut-o, le puteți ajusta pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră. Acestea includ: 

• Adăugați/modificați etapele: Etapele pe care le-ați identificat în procesul dvs. corespund etapelor din pipeline, deci nu ezitați să adăugați unele sau să le redenumiți pe cele pe care le aveți în șablonul descărcat.
• Revizuiți automatizările și șabloanele utilizate. Fiecare etapă a conductei dvs. poate include una sau mai multe acțiuni automate efectuate la momentul necesar. Atunci când copiați șablonul de pipeline, primiți toate șabloanele utilizate în automatizări, cum ar fi e-mailuri, propuneri, organizatori și multe altele. Nu vă grăbiți să le analizați și să le modificați. 

• Reglați setările conductei: În setările conductei, puteți decide pentru ce membri ai echipei va fi disponibilă această conductă, puteți ajusta vizualizarea kanban după bunul plac și puteți accelera crearea ulterioară a sarcinilor prin selectarea unui șablon de sarcină implicit.

Adaugă locuri de muncă

Odată ce conducta dvs. este configurată, puteți începe să adăugați lucrări la aceasta. O lucrare în pipeline este un proiect pe care îl realizați pentru clientul dvs. Așadar, conducta dvs. va începe cu adevărat să funcționeze pentru dvs. numai atunci când adăugați o lucrare. 

Lucrările pot conține toate informațiile necesare pentru furnizarea unui serviciu, cum ar fi documente legate, sarcini pentru diferiți membri ai echipei, organizatori completați și multe altele. 

Pentru a automatiza lucrul cu locurile de muncă și a petrece mai puțin timp creându-le, puteți: 

• Utilizați șabloane de sarcini pentru a precompleta date generale, cum ar fi numele serviciului, descrierea sau data scadenței.
• Configurați recurența lucrărilor pentru a crea automat lucrări pentru servicii recurente. 

Mutarea și finalizarea lucrărilor

Atunci când terminați etapa la care lucrați, puteți muta lucrarea la etapa următoare. Acest lucru se poate face manual sau automat. O mutare automată are loc atunci când toate elementele în așteptare pentru o etapă sunt finalizate. De exemplu, dacă clientul plătește o factură, lucrarea poate fi mutată automat la următoarea etapă de pregătire a documentelor.

Atunci când lucrarea trece în etapa următoare, pot avea loc alte acțiuni automate, cum ar fi crearea de sarcini pentru membrii echipei, notificarea clientului cu privire la progresul lucrării, trimiterea unei facturi și multe altele. 

Odată ce lucrarea dvs. ajunge în etapa finală și totul este gata, o puteți arhiva astfel încât să dispară din vizualizarea kanban, dar să poată fi accesată oricând.