Explicații despre conductele de transport

Diagramele de flux reprezintă o reprezentare vizuală, structurată pe etape, a activității pe care firma dumneavoastră o desfășoară pentru clienți — de la început până la final. Acestea vă permit să urmăriți dintr-o privire fiecare proiect al unui client, să distribuiți sarcinile între membrii echipei și să automatizați etapele repetitive, astfel încât nimic să nu fie omis.

Prezentare generală a conductelor

Un flux de lucru este un model reutilizabil, structurat pe etape, pentru un serviciu oferit de firma dumneavoastră — întocmirea declarațiilor fiscale, contabilitatea lunară, gestionarea salariilor, integrarea noilor angajați. Fiecare flux de lucru este alcătuit din etape ordonate; fiecare colaborare cu un client parcurge acest flux sub forma unui proiect; iar fiecare etapă poate declanșa procese automatizate care trimit e-mailuri, creează sarcini, emit facturi, trimit agende și multe altele.

Iată ce poți face cu fluxurile de date:

• Creați un flux de lucru structurat pe etape — definiți etapele pe care le parcurge fiecare colaborare cu un client, cu limite de timp opționale pentru fiecare etapă, pentru a semnaliza lucrările restante.
• Automatizați procesele în fiecare etapă — generați automat e-mailuri, sarcini, facturi, agende, oferte și multe altele atunci când o comandă intră într-o anumită etapă. Aflați cum funcționează automatizările .
• Avansarea automată a sarcinilor — Mută automat o sarcină la etapa următoare atunci când toate acțiunile asociate acesteia sunt finalizate.
• Segmentare în funcție de tipul de client — executați anumite etape sau automatizări doar pentru anumiți clienți, pe baza etichetelor asociate conturilor.
• Programați activitățile recurente — pentru contabilitatea lunară sau raportările trimestriale, configurați repetarea sarcinilor astfel încât acestea să fie create la intervale regulate.
• Urmăriți excepțiile folosind stările sarcinilor — fiecare sarcină are, în mod implicit, starea Activă, Finalizată sau Arhivată; creați stări personalizate, cum ar fi În așteptare, fără a adăuga etape.

Conducte vs. posturi vs. sarcini

Aceste trei termeni sunt adesea confundați:

• Fluxul de lucru — șablonul: etapele ordonate, automatizările asociate fiecărei etape și regulile (recurente, logica condițională, limitele de timp) care guvernează modul în care se desfășoară activitatea. Un flux de lucru este creat o singură dată și este reutilizat pentru toți clienții.
• Sarcină — o operațiune care parcurge un flux de lucru pentru un singur cont de client. Un singur flux de lucru poate conține simultan sute de sarcini aflate în diferite etape.
• Sarcină — o activitate specifică din cadrul unui proiect, atribuită unui membru al echipei.

Pentru un vocabular mai avansat, consultați secțiunea „Etape, funcții și sarcini explicate”.

Cum funcționează conductele

Un pipeline devine util din momentul în care începi să procesezi sarcini prin intermediul său. La nivel general, fluxul este următorul:

1. Creați un flux de lucru, fie de la zero, fie pe baza unui Marketplace , și adaptați etapele și automatizările acestuia la procesele firmei dumneavoastră.
2. Adăugați o sarcină pentru contul unui client — manual, în bloc sau automat, prin intermediul unui program de repetare.
3. Când un proiect intră într-o etapă, toate automatizările asociate acelei etape se execută în ordine — de exemplu, se trimite o scrisoare de angajament, se creează o sarcină pentru persoana responsabilă și se adaugă în coada de așteptare un e-mail de urmărire.
4. Sarcina trece la etapa următoare fie manual, atunci când echipa ta face clic pe butonul corespunzător, fie automat prin intermediul funcției „Automove”, odată ce toate acțiunile din etapa respectivă au fost finalizate.
5. Când sarcina ajunge în etapa finală și lucrarea este finalizată, aceasta este marcată ca „Finalizată” și poate fi arhivată pentru a menține vizualizarea Kanban ordonată, păstrând în același timp istoricul complet.

Acces și permisiuni

În mod implicit, proprietarul firmei și administratorii pot vizualiza și gestiona toate procesele din cadrul firmei.

Ceilalți membri ai echipei au nevoie de două lucruri:

• Gestionarea Dreptul de gestionare a canalelor , care le permite să creeze și să editeze pipeline-uri.
• Pentru a fi adăugat la lista „Disponibil pentru” din setările fluxului de lucru, care controlează vizibilitatea pentru fiecare membru al echipei.

Vizibilitatea sarcinilor în cadrul unui flux de lucru este reglementată separat de accesul la conturi și de persoanele cărora le sunt atribuite sarcinile — un membru al echipei poate vedea un flux de lucru, dar numai sarcinile asociate conturilor la care are acces.

Notă

Acordarea Gestionați conductele acordă, de asemenea, drepturi de editare pentru fiecare pipeline la care membrul echipei are acces. Utilizați Disponibil pentru lista pentru a identifica conductele la care se aplică.

Automatizați procesele cu ajutorul fluxurilor de lucru

Fluxurile de lucru reprezintă principalul loc în care se desfășoară automatizarea la nivel de firmă. În loc să trimiteți manual aceleași e-mailuri, să creați aceleași sarcini și să generați manual aceleași organizatoare pentru fiecare client, atașați aceste acțiuni la o etapă o singură dată, iar ele se execută de fiecare dată când o sarcină intră în acea etapă.

Scenarii obișnuite de automatizare:

• Înregistrarea clienților — atunci când un proiect al unui client nou intră în prima etapă, trimiteți automat o scrisoare de angajament, creați un dosar de înregistrare și anunțați managerul de cont.
• Colectarea documentelor — atunci când o sarcină ajunge în etapa „În așteptarea documentelor”, trimiteți un organizator și programați mementouri automate până când clientul răspunde.
• Facturare și plată — emiteți o factură la finalizarea lucrării și folosiți Automove pentru a avansa comanda odată ce clientul efectuează plata.
• Servicii recurente — fie că este vorba de contabilitate lunară sau de depuneri trimestriale, funcția de recurență a sarcinilor creează automat sarcina, iar automatizările se ocupă de restul.

Vedere client

Clienții nu văd niciodată fluxul de lucru, etapele sau sarcinile — acestea sunt vizibile doar în interfața administrativă. Ei văd doar ceea ce generează automatizările: notificări, organizatoare, oferte, facturi, documente și solicitări de semnături electronice. Stadiul de execuție al sarcinilor rămâne vizibil doar pentru dumneavoastră, cu excepția cazului în care alegeți să îl afișați.

Dacă doriți ca clienții să poată urmări stadiul lucrărilor lor, atribuiți comenzii o stare vizibilă pentru clienți . Această stare apare în portalul pentru clienți și poate fi actualizată manual, în bloc sau automat prin intermediul automatizărilor din fluxul de lucru.

Share

Link copiat