Setări (de bază): E-mailuri generate de sistem pentru clienți
În funcție de destinatar, există mai multe tipuri de e-mailuri generate de sistem pe TaxDome. Aici, aflați cum să vă ocupați de e-mailurile generate de sistem către clienți.
De asemenea, puteți afla mai multe despre e-mailurile generate de sistem pentru membrii echipei și proprietarul firmei.
E-mailuri generate de sistem către clienți, explicate
E-mailurile generate de sistem către clienți sunt e-mailuri automate care sunt trimise în două cazuri:
- Firma dvs. solicită acțiuni din partea clienților. De exemplu, puteți solicita clienților să plătească factura, să aprobe documentul, să îl semneze electronic etc., prin crearea entităților corespunzătoare în portalul TaxDome . Clienții dvs. vor primi automat e-mailuri din partea firmei dvs.
- Setați memento-uri cu privire la acțiunile în curs. Dacă clienții dvs. nu finalizează anumite acțiuni la timp, aceștia vor primi notificări prin e-mail în acest sens.
E-mailurile către clienți generate de sistem au câteva aspecte importante de știut:
Expeditor (de la)
Numele firmei dvs. va apărea ca expeditor în inbox-ul destinatarului, în timp ce adresa de e-mail va fi taxdome Nu putem înlocui adresa de e-mail a expeditorului cu a dvs., deoarece acest lucru încalcă politicile furnizorilor de e-mail precum Gmail, iCloud și alții.
Beneficiari (către)
E-mailurile automate sunt bazate pe conturi. Cu toate acestea, deoarece în cadrul conturilor aveți întotdeauna unul sau mai multe contacte legate, sistemul trimite e-mailuri la adresele de e-mail ale acestor contacte. Puteți decide dacă fiecare contact va primi e-mailuri automate sau nu, prin activarea comutatorului Notificare.
Verificați dacă notificările sunt activate pentru cel puțin un contact al contului în coloana Notificare din lista Clienți > Conturi.
Notă! Dacă un contact este conectat la mai multe conturi, numele contului apare lângă numele firmei dvs. în e-mail.
Aspect
Personalizați e-mailurile către clienți
Puteți schimba aspectul e-mailurilor generate de sistem după bunul dvs. plac. Iată cum:
1. Navigați la Setări > Setări firmă.
2. Derulați în jos și activați/dezactivați opțiunile din secțiunea E-mailuri generate de sistem :
a. Ascundeți sau afișați adresa și numărul de telefon ale firmei dumneavoastră. Puteți seta informațiile pe aceeași pagină, în secțiunea Date de contact.
b. Ascundeți sau afișați legăturile cu rețelele dvs. sociale. Le puteți seta în secțiunea Linkuri către rețelele sociale.
c. Ascundeți sau afișați logo-ul firmei dvs. în partea de sus. O puteți încărca în secțiunea Încărcare logo )
d. Ascundeți sau afișați contextul mesajului în e-mail. Puteți decide dacă clienții vor vedea contextul cererilor și mesajelor care le sunt trimise (împreună cu sarcinile adăugate ale clienților) chiar în e-mail.
Acesta este modul în care notificarea prin e-mail cu contextul mesajului apare pentru client:
Notă! Numai proprietarii sau administratorii firmei pot modifica aceste setări. Modificarea acestor setări se va reflecta pe pagina Flux de activitate.
Gestionați răspuns la și BCC
Puteți seta o adresă de e-mail la care vor fi trimise răspunsurile clienților și puteți decide dacă doriți să primiți copii ale tuturor e-mailurilor generate de sistem trimise clienților. Iată cum:
2. În secțiunea Date de contact , configurați opțiunile necesare:
a. Adresa implicită de răspuns pentru e-mailurile sistemului: În mod implicit, răspunsurile clienților ajung la adresa de e-mail a proprietarului firmei, dar puteți seta o altă adresă pentru a le primi.
b. Primiți copii (BCC) ale e-mailurilor de sistem trimise clienților: Activați comutatorul și specificați adresa de e-mail pentru a primi copii ale tuturor e-mailurilor trimise clienților dvs.
3. Faceți clic pe Salvare.
