E-mailuri generate de sistem pentru clienți

În funcție de destinatar, există mai multe tipuri de e-mailuri generate de sistem pe TaxDome. Aici, aflați cum să vă ocupați de e-mailurile generate de sistem către clienți.

De asemenea, puteți afla mai multe despre e-mailurile generate de sistem către membrii echipei și proprietarul firmei .

E-mailuri generate de sistem către clienți, explicate

E-mailurile generate de sistem către clienți sunt e-mailuri automate care sunt trimise în două cazuri:

• Firma dvs. solicită acțiuni din partea clienților. De exemplu, puteți solicita clienților să plătească factura, să aprobe documentul, să îl semneze electronic etc., creând entitățile corespunzătoare în TaxDome . Clienții dvs. vor primi e-mailuri automate de la firma dvs.

• Setați mementouri pentru acțiunile în așteptare . Dacă clienții dvs. nu finalizează unele acțiuni la timp, vor primi notificări prin e-mail în acest sens.   

Sfat

Dacă clienții nu primesc e-mailurile generate de sistem, rugați-i să adauge TaxDome la contacte. Puteți să le trimiteți acest ghid: Asigurați-vă că primiți e-mailuri de la firma dvs. de contabilitate .

E-mailurile către clienți generate de sistem au câteva aspecte importante de știut: 

• Expeditor (de la)

• Beneficiari (către)

• Aspect

Expeditor (de la)

Numele firmei dvs. va apărea ca expeditor în căsuța de e-mail a destinatarului, iar adresa de e-mail va fi [email protected] . Nu putem înlocui adresa de e-mail a expeditorului cu a dvs., deoarece acest lucru încalcă politicile furnizorilor de servicii de e-mail precum Gmail, iCloud și alții.

Destinatari (Către)

E-mailurile automate sunt bazate pe cont. Cu toate acestea, deoarece în conturi aveți întotdeauna unul sau mai multe contacte asociate, sistemul trimite e-mailuri la adresele de e-mail ale acestor contacte. Puteți decide dacă fiecare contact va primi e-mailuri automate sau nu, activând comutatorul Notificare . 

Verificați dacă notificările sunt activate pentru cel puțin un contact al contului în coloana Notificare din lista Clienți > Conturi . 

Notă

Dacă un contact este legat de mai multe conturi, numele contului apare lângă numele firmei dvs. în e-mail.

Aspect

TaxDome e-mailurile generate trimise clienților dvs. nu au TaxDome branding: 

a) Numele firmei dumneavoastră este afișat în partea de sus.

b) Linkul din buton duce la contul portalului clientului. 

c) Pictogramele de socializare fac trimitere la conturile dvs. de pe rețelele sociale. 

d) Detaliile firmei dumneavoastră (adresa, numărul de telefon și site-ul web) sunt afișate în subsol. 

Personalizați e-mailurile către clienți

Puteți schimba aspectul e-mailurilor generate de sistem după preferințe. Iată cum: 

1. Navigați la Setări > Setări firmă .

2. Derulați în jos și activați/dezactivați opțiunile din secțiunea E-mailuri generate de sistem :

   

   a) Afișarea datelor de contact ale firmei: Ascundeți sau afișați adresa și numărul de telefon al firmei dvs. Puteți seta aceste informații pe aceeași pagină, în secțiunea Date de contact .

   b) Afișare linkuri (site web și rețele sociale): Ascundeți sau afișați linkurile către site-ul dvs. web și rețelele sociale. Le puteți configura în secțiunea Linkuri către rețele sociale .

   c) Afișare logo firmă: Logo-ul este afișat în partea de sus a mesajului. Îl puteți încărca în secțiunea Încărcare logo .

   d) Afișează numele elementelor în notificările către clienți: Când această opțiune este activată, e-mailurile sistemului vor afișa numele chatului sau al solicitării, dar nu și textul mesajului.

   e) Afișează contextul mesajului în notificările clientului. Când este activată, e-mailurile trimise clientului vor afișa textul mesajului specific. Când opțiunea este dezactivată, clientul va vedea doar un mesaj generic „Aveți un mesaj nou”.

Așa apare notificarea prin e-mail pentru client: exemplul din stânga include conținutul mesajului, iar cel din dreapta afișează doar numele chatului.

Notă

Numai proprietarii sau administratorii firmei puteți modifica aceste setări. Modificarea acestor setări se va reflecta pe Flux de activitate pagina.

Setați o adresă de e-mail pentru răspunsurile clienților

În mod implicit, răspunsurile clienților la e-mailurile de sistem sunt trimise la adresa de e-mail a proprietarului firmei, dar puteți seta o altă adresă pentru a le primi. Iată cum:

1. AccesațiSetări > Setări firme.

2. În secțiunea Detalii de contact, configurați adresa de răspuns pentru e-mailurile de sistem.

3. Faceți clic pe Save (Salvare).

Vezi e-mailurile de sistem trimise clienților

Pentru a fi la curent cu mesajele pe care le primesc clienții dvs., puteți consulta lista mesajelor de sistem din secțiunea E-mailuri de sistem din profilul clientului. Pentru a avea acces complet la conținutul acestor e-mailuri, activați opțiunea de a primi copii în căsuța dvs. de e-mail:

1. AccesațiSetări > Setări firme.

2. În secțiunea Detalii de contact, activați opțiunea Primiți copii (BCC) ale e-mailurilor de sistem trimise clienților.

3. Specificați adresa de e-mail la care doriți să primiți copii ale e-mailurilor de sistem.

4. Faceți clic pe Save (Salvare).

Share

Link copiat