CRM (de bază): Acces la portal, notificări, sincronizare e-mail

Indiferent dacă pregătiți declarații fiscale pentru o persoană fizică, o familie sau o afacere, fiecare entitate are nevoie de un cont propriu. Cu toate acestea, persoane diferite (gândiți-vă: membri ai familiei sau parteneri de afaceri) pot avea setări diferite în cadrul contului. Aflați mai multe despre configurarea accesului de autentificare pentru clienții dvs., notificări și e-mailuri.

Acoperit aici:

• Cum să adăugați mai multe adrese de e-mail
• Comutatorul LOGIN, explicat
• Comutatorul EMAIL SYNC, explicat
• Comutatorul NOTIFY, explicat
• Notificări și e-mailuri pentru clienții care așteaptă activarea
• Eliminarea accesului utilizatorului la un cont
• Modificarea unei adrese de e-mail
• Trecerea la un alt cont pe portalul clienților

Cum să adăugați mai multe adrese de e-mail

Deoarece un contact este o persoană, este normal ca un contact să aibă mai multe adrese de e-mail (personale, de serviciu etc.). În mod implicit, fiecare contact are un singur câmp de adresă de e-mail, dar puteți crea manual câmpuri suplimentare CRM sau puteți adăuga câmpuri în timp ce creați noi contacte manual sau le importați.

Un proprietar de firmă, un administrator sau orice angajat cu drepturi de acces pentru a gestiona conturile poate adăuga utilizatori (adrese de e-mail) suplimentari la un cont.

În profilul contului, deschideți fila Info, apoi consultați secțiunea Contacte. Aici, veți vedea toate adresele de e-mail ale contactelor legate de cont. Dacă doriți să adăugați adrese de e-mail care nu sunt listate, fie adăugați un alt contact legat fie adăugați o altă adresă de e-mail la contactul care este deja legat.

Urmați acești pași:

1. Creați câmpuri de e-mail personalizate CRM pentru a stoca adresele de e-mail suplimentare.
2. Actualizați contactul existent pentru a include o adresă de e-mail suplimentară.
3. Activați comutatoarele LOGIN, NOTIFY și/sau EMAIL SYNC pentru adresa de e-mail, dacă este necesar (a se vedea mai multe despre comutatoare mai jos).

Notă! Dacă modificați adresa de e-mail înainte ca persoana invitată să facă clic pe link-ul de invitație, aceasta va fi dezactivată din motive de securitate. Un nou e-mail de invitație va fi trimis la adresa de e-mail actualizată. 

Comutatorul LOGIN, explicat

Atunci când indicați o adresă de e-mail în cadrul unui contact, puteți activa LOGIN pentru a oferi acces la portal persoanei căreia îi aparține această adresă de e-mail.

Ce face acest lucru:

• Utilizatorul primește o invitație la portalul clienților TaxDome pentru a-și putea accesa contul.
• Toate persoanele de contact legate de un cont cu LOGIN activat lângă adresa de e-mail se pot autentifica.

După ce ați adăugat accesul la portal la adresa de e-mail a unui contact, vi se solicită să trimiteți o invitație prin e-mail către acel utilizator. Când faceți clic pe Send (Trimitere), TaxDome trimite persoanei respective o cerere de activare prin e-mail. Pentru a activa contul, persoana acceptă cererea și creează o parolă. Noul utilizator este apoi conectat automat la cont. Fiecare utilizator are propriile credențiale de conectare la un cont.

Comutatorul EMAIL SYNC, explicat

Atunci când adăugați un utilizator la un cont, puteți activa, de asemenea, funcția EMAIL SYNC pentru adresa de e-mail a acestuia.

Ce face acest lucru:

• Veți vedea toate e-mailurile primite de la această adresă în Inbox+ secțiunea și în fila Email din profilul contului și veți putea răspunde de pe TaxDome.
• Tot istoricul dintre e-mailurile sincronizate și e-mailurile contactului se va completa automat pe TaxDome.
• Dacă opțiunea Salvare automată a atașamentelor este activată, toate e-mailurile viitoare cu atașamente vor salva automat documentele în secțiunea Documente ale clientului din cont.

Sfat! Activați funcția EMAIL SYNC pentru viitorii clienți care nu au încă acces la portal ( LOGIN-ul lor nu a fost încă activat), astfel încât să puteți primi e-mailuri și de la ei.

ComutatorulNOTIFY, explicat

Atunci când opțiunea NOTIFICARE este activată pentru o adresă de e-mail din secțiunea Contacte , persoana căreia îi aparține e-mailul primește notificări de sistem (fie toate, fie cele selectate). Puteți activa NOTIFY atunci când adăugați acces la portal sau o nouă adresă de e-mail la un cont - sau oricând doriți.

Sfat! Puteți primi copii ale tuturor e-mailurilor TaxDome trimise clienților. Iată cum puteți configura primirea notificărilor sistemului pe care TaxDome le trimite clienților.

Decideți ce notificări ar trebui să primească utilizatorul făcând clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a adresei de e-mail, apoi selectând Notification Preferences (Preferințe de notificare).

Ce înseamnă comutatoarele:

Documente: Încărcare fișiere

• Notificări despre noile documente încărcate de firmă

Documente: Cereri de semnături

• Cereri de documente în curs de semnare
• Memento-uri privind documentele în curs de semnare

Documente: Aprobări

• Cereri de documente în curs de aprobare
• Memento-uri privind documentele în curs de aprobare

Discuții și sarcini pentru clienți

• Notificări privind mesajele noi, inclusiv sarcinile clienților
• Notificări despre răspunsurile noi în discuțiile de chat

Propuneri

• Cerere de noi propuneri
• Reamintiri privind propunerile în curs de examinare

Organizatori

• Solicitări de noi organizatori
• Amintiri despre organizatorii în așteptare

Facturi și plăți

• Cereri de noi facturi
• Memento despre facturile în curs de plată
• Confirmări pentru plata facturilor
• Notificări privind restituirile emise

Notificări și e-mailuri pentru clienții care așteaptă activarea

Dacă ați activat LOGIN, NOTIFICARE și SIMULARE EMAIL pentru un contact legat de un cont, dar acesta nu și-a activat încă contul, va primi în continuare notificări de e-mail și de sistem TaxDome :

• Toate e-mailurile obișnuite pe care le trimiteți de pe TaxDome vor ajunge la destinatar, indiferent dacă contul acestuia este activat sau nu. De asemenea, puteți primi Inbox+ notificări cu privire la noile e-mailuri de la acel contact legat de cont (configurați acest lucru în setările denotificare ).
• Toate notificările sistemului vor fi trimise la adresa de e-mail a persoanei de contact și vor include bannerul de activare a contului în partea de sus a e-mailului până când aceasta își va activa contul.

Puteți retrimite oricând o invitație.

Eliminarea accesului utilizatorului la un cont

Dacă cineva nu mai dorește să aibă acces la un cont, dați-i drumul și eliminați-l. În fila Info (Informații ) din profilul contului, dezactivați LOGIN (Conectare ) în dreapta adresei de e-mail a utilizatorului. Contul va rămâne intact; cu toate acestea, utilizatorul nu va mai putea să-l acceseze.

Modificarea unei adrese de e-mail

Atunci când adresa de e-mail a unui client se schimbă, adăugați noua adresă de e-mail ca și cum ar fi un utilizator suplimentar.

Atenție! Aveți grijă să nu eliminați imediat adresa de e-mail depășită.

În schimb, urmați acești pași:

1. Actualizați contactul clientului pentru a include noua adresă de e-mail în locul celei vechi.

2. Activați comutatorul LOGIN și așteptați ca utilizatorul să accepte invitația trimisă la noua adresă de e-mail, astfel încât să nu piardă accesul la contul său. 

3. După ce clientul a acceptat invitația, ștergeți adresa de e-mail anterioară a acestuia din secțiunea Unlinked Emails (E-mailuri nelegate ), dezactivând LOGIN .

Trecerea la un alt cont pe portalul clienților

Atunci când se conectează, utilizatorii care au acces la mai multe conturi vor vedea în partea de sus a ecranului o fereastră pop-up pentru selectarea contului dorit și o notificare cu contul cu care s-au conectat. Notificarea din partea de sus poate fi închisă până la următoarea autentificare, făcând clic pe X în extrema dreaptă a acesteia.

Aceștia pot accesa fereastra pop-up oricând mai târziu, făcând clic pe link-ul Switch account (Schimbă contul ) din partea de jos a barei laterale albastre sau din dreapta notificării din partea de sus.