CRM (de bază): Adăugați conturi de clienți
Adăugați-vă clienții la TaxDome , unul câte unul sau în bloc. De asemenea, clienții se pot înregistra singuri, accesând portalul TaxDome .
Acoperit aici:
- Crearea conturilor de client
- Conectarea contactelor în timpul adăugării conturilor
- Adăugarea accesului la portal la conturi
- Cum să dezactivați linkul de înscriere la portalul dvs.
- Vizualizarea activărilor în așteptare și retrimiterea invitațiilor
- Cum știu când se înregistrează noi clienți pe TaxDome?
Webinar - TaxDome 101: Începeți cu TaxDome! Luni, 1 pm EST. Înregistrează-te aici
Crearea conturilor de client
Conturile de client pot fi create în două moduri:
Crearea contului de client în portalul TaxDome
Un proprietar de firmă, un administrator sau orice angajat cu drepturi de acces pentru gestionarea conturilor poate crea un nou cont de client.
Urmați acești pași:
1. Faceți clic pe butonul New (Nou ) din stânga sus, apoi selectați Account (Cont ) din meniul glisant. Puteți face clic pe New (Nou ) și pe pagina Accounts (Conturi ).
2. Selectați tipul de cont, persoană fizică sau companie, apoi faceți clic pe Continuare.
3. În fila Contacts (Contacte ), fie legați contactul existent, fie creați unul nou: introduceți numele și prenumele persoanei asociate unui cont, apoi adăugați adresa de e-mail a acesteia.
4. Faceți clic pe Create (Creare). Și asta este tot!
Atenție! Pentru numele și prenumele, evitați să folosiți caractere speciale care nu pot fi utilizate în numele de directoare din Windows. De exemplu, evitați utilizarea semnelor de punctuație sau a caracterelor speciale, cum ar fi două puncte (:), ghilimele duble ("), bară oblică (/), bară inversă (\), bară verticală sau țeavă(|), semn de întrebare sau asterisc (*). În acest caz, nu veți putea accesa fișierele dvs. prin intermediul unității TaxDome .
Mai jos, aflați mai multe despre elementele numerotate din fereastra Cont nou:
Pasul 1. Informații despre cont
Contul este o entitate cu care interacționați. Selectați tipul acestuia și câteva setări pentru noul dvs. cont.
1. Tipul de client: Dacă clientul dvs. este o firmă, selectați Companie. Dacă este o persoană sau o familie, selectați Individual.
2. Numele contului: Acest nume va fi afișat pe pagina Clienți. Dacă lăsați câmpul gol, acesta va fi generat din prenumele și numele de familie ale persoanei de contact (sau din numele companiei în cazul creării unui cont de companie).
3. Company name: Acest câmp este afișat numai atunci când selectați Company type. Acesta va fi utilizat ca nume de cont în mod implicit.
4.Tags: Atribuiți etichete pentru a clasifica conturile. Iată mai multe informații despre etichete.
5. Membrii echipei: Oferiți unuia sau mai multor membri ai echipei acces la un cont, selectându-i din lista derulantă Team members. Aceștia vor primi apoi o notificare. În mod implicit, accesul la un cont este acordat utilizatorului care creează contul și tuturor angajaților cu acces implicit la cont.
6. Șablon de dosar: Aplicați un șablon de dosar care conține dosare și subdosare personalizate. Dacă lăsați acest câmp gol, se creează o structură de dosare predefinită cu dosarul de nivel superior Documente încărcate de client. Citiți mai multe despre șabloanele de dosare.
7. Câmpuri personalizate: dacă ați creat câmpuri personalizate pentru conturile dvs., acestea sunt afișate aici. Aici puteți afla despre adăugarea propriului dvs. obicei CRM câmpuri.
Pasul 2. Contacte
Persoanele reale (aka clienții) care au conturi pe TaxDome sunt întotdeauna identificate prin contacte: adică un nume, un prenume și o adresă de e-mail. Trebuie să adăugați cel puțin un contact la contul dumneavoastră - fie creați unul nou, fie conectați-l pe cel existent.
1. Conectați contactul existent: Dacă doriți să legați un cont de un contact care a fost deja adăugat, faceți clic pe acest link, începeți să introduceți numele contactului, apoi faceți clic pe Add (Adăugare). În caz contrar, completați câmpurile de mai jos pentru a adăuga un nou contact.
2. Informații de contact: Introducerea informațiilor personale ale clienților vă asigură că veți avea la îndemână informațiile lor, cum ar fi numărul de telefon sau adresa. Pentru persoanele fizice, numele și prenumele introduse aici vor fi folosite ca nume de cont, folosind formatul implicit al numelui.
3. Câmpuri personalizate: Dacă ați creat câmpuri personalizate pentru contactele dvs., acestea sunt afișate aici. Aflați cum să adăugați obicei CRM câmpuri.
4. Email: Un client nu va putea accesa portalul decât dacă informațiile de contact includ adresa de e-mail.
5. Controlați accesul la cont pentru fiecare persoană de contact cu ajutorul butoanelor:
- LOGIN: Atunci când este activat, persoana de contact poate accesa portalul clienților TaxDome pentru a intra în cont. Puteți activa LOGIN, dar puteți alege să invitați clienții mai târziu (a se vedea secțiunea de mai jos privind adăugarea accesului la portal).
- NOTIFICARE: Atunci când este activată, persoana de contact primește toate notificările sistemului (de exemplu, mesaje, facturi, organizatori etc.), toate e-mailurile și e-mailurile în masă trimise către cont de pe TaxDome, precum și toate e-mailurile trimise către cont prin intermediul automatizării conductelor.
- EMAIL SYNC: Când este activată, toate e-mailurile primite de la persoana de contact vor fi afișate în Inbox+ precum și în fila Email a contului, iar dumneavoastră veți putea răspunde contactului de pe TaxDome. Tot istoricul dintre adresele de e-mail sincronizate și adresa de e-mail a contactului se va completa automat pe TaxDome și poate fi accesat în fila Email a contului.
6. Tags: Atribuiți etichete pentru a clasifica contactele. Iată mai multe informații despre etichete.
7. Numere de telefon: Puteți adăuga toate numerele de telefon în acest bloc. Butonul radio de lângă fiecare număr de telefon vă permite să selectați numărul de telefon principal care va fi utilizat pentru SMS.
8. Adresa: Adăugați adresa completă a persoanei de contact pentru a vă asigura că aceasta este organizată și ușor de găsit.
9. Adăugați un nou contact: Creați mai multe contacte pentru acest cont.
10. Creați: Faceți clic pe butonul pentru a crea un cont pe TaxDome.
Adăugarea accesului la portal la conturi
Dacă ați activat comutatorul LOGIN pentru adresa de e-mail a contactului în timpul creării contului, vi se va solicita să îl invitați folosind portalul clienților.
Pentru a adăuga un mesaj personalizat la invitație, tastați în câmpul Mesaj personal , apoi faceți clic pe Trimitere.
De asemenea, puteți activa accesul la portal, dar puteți alege să nu trimiteți o invitație imediat, făcând clic pe Salt; în acest fel, puteți lucra la cont - încărcați documente, adăugați conducte, creați sarcini și așa mai departe - înainte ca persoana de contact să viziteze portalul.
Dacă nu ați adăugat accesul la portal la conturi în timpul creării acestora, puteți face acest lucru în orice moment:
1. Navigați la fila Info din profilul clientului (disponibilă după ce ați creat un cont).
2. Dacă ați asociat deja contul cu una sau mai multe persoane de contact, le veți vedea în secțiunea Contacte . Activați comutatorul LOGIN din dreptul fiecărui contact căruia doriți să îi acordați acces la portal.
3. Pentru a adăuga un mesaj personalizat la invitație, tastați în câmpul Personalized message (Mesaj personalizat ) din fereastra pop-up, apoi faceți clic pe Send (Trimitere).
Notă! Dacă o persoană de contact este legată de mai multe conturi, va trebui să acordați acces la portal pentru fiecare dintre aceste conturi. Astfel, aceștia vor putea trece de la un cont la altul după ce se conectează.
Odată ce un client primește o invitație prin e-mail la portalul TaxDome , acesta va trebui să își activeze contul. Clientul face clic pe linkul din e-mail, apoi creează o parolă. Puteți vedea ce clienți nu și-au activat încă conturile și îi puteți invita din nou, navigând la Clients > Accounts (Clienți > Conturi ) din bara de meniu din stânga, apoi selectând fila Pending activation (Activare în așteptare ).
Cum să dezactivați linkul de înscriere la portalul dvs.
Mergeți aici.
Cum știu când se înregistrează noi clienți pe TaxDome?
Odată ce un client își creează un cont TaxDome , toți membrii echipei alocate primesc o notificare în contul lor. Inbox+ și un e-mail. Faceți clic pe link-ul Go to... pentru a examina profilul noului client.
