Actualizați automat datele de angajare

Lăsați conductele să lucreze pentru dvs.: automatizați actualizarea câmpurilor Data primirii și Termenul limită intern atunci când sarcinile trec prin flux de lucru dvs. flux de lucru. În acest fel, echipa dvs. va avea întotdeauna o urmărire precisă a momentului în care au sosit documentele și a obiectivelor interne de finalizare, fără actualizări manuale.

În acest articol, veți afla cum să configurați această automatizare în etapele procesului , dar această abordare se aplică și configurării acestei automatizări în stările personalizate ale sarcinilor .

Pasul 1. Definiți când trebuie actualizate datele

Înainte de a adăuga automatizarea, decideți când trebuie actualizat automat fiecare câmp de dată din sarcini și ce valoare trebuie să aibă.

De exemplu, când un client își termină agenda, poți marca automat data de primire ca fiind ziua de azi. Poți, de asemenea, să lansezi actualizări în lanț ale datei: când data de primire este setată ca fiind ziua de azi, setează automat termenul limită intern la 14 zile mai târziu. Această consecvență te ajută să organizezi munca după principiul FIFO (primul intrat, primul ieșit), deoarece fiecare sarcină are o marcă temporală clară de primire.

Pasul 2. Configurați automatizarea datelor pentru sarcinile de actualizare

Pentru a vă asigura că câmpurile de date sunt menținute automat pe măsură ce sarcinile avansează în flux de lucru, urmați acești pași:

1. Selectați etapa din fluxul dvs. în care data trebuie actualizată, apoi adăugați automatizarea Actualizare date sarcină.

2. În timpul creării automatizării, selectați câmpul de dată pe care doriți să îl actualizați și modul în care acesta trebuie calculat.

Odată ce o sarcină intră în etapă, câmpurile de date sunt actualizate automat în funcție de configurația dvs.

Notă

Pentru Actualizare date de angajare automatizare, nu contează dacă Automove locuri de muncă comutatorul pentru etapă este activat. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită acțiuni din partea clientului sau a firmei pentru a fi finalizată.

Opțiuni de configurare

Automatizarea poate fi configurată în diferite moduri:

a. Selectați tipul de dată: Alegeți câmpul pe care automatizarea îl va actualiza:

• Data primirii: Urmărește data la care au fost primite documentele
• Termen intern: stabilește obiective interne de finalizare

b. Setare dată Utilizarea opțiunilor:

• Data intrării în etapă: Setează data la ziua de azi când sarcina ajunge în această etapă
• Altă dată de referință: calculează data pe baza unui alt câmp de dată

c. Opțiuni privind data de referință (atunci când se utilizează „Altă dată de referință”):

• Data intrării în funcție: utilizează ziua de azi ca dată de referință
• Data preluării: utilizează data preluării sarcinii ca dată de referință
• Termen limită intern: utilizează termenul limită intern al sarcinii ca dată de bază
• Data de începere: utilizează data de începere a lucrării ca dată de bază
• Data scadentă: utilizează data scadentă a sarcinii ca dată de bază

d. Zile de adăugat: Specificați câte zile doriți să adăugați sau să scădeți din data de referință (maximum 999 zile).

Considerații importante

• Automatizări eșuate: dacă câmpul datei de referință este gol, automatizarea va eșua și veți primi o notificare în Inbox+ . De exemplu, dacă configurați o automatizare pentru a calcula „Data de începere + 10 zile”, dar sarcina nu are o dată de începere, automatizarea nu va rula.

• Automatizări multiple: trebuie să creați automatizări separate pentru fiecare câmp de dată pe care doriți să îl actualizați. Puteți avea mai multe automatizări pentru actualizarea datelor în aceeași etapă.

• Adăugați condiții: Utilizați condițiile pentru a aplica automatizările numai anumitor tipuri de clienți, dimensiuni de conturi sau alte criterii.

Exemple de automatizare a actualizării datelor de angajare

Exemplul 1: Marcați data de admitere când clientul termină organizatorul

• Etapa: „Organizator finalizat”
• Tipul datei: Data admiterii
• Setați data utilizând: Data introducerii jobului în etapă
• Rezultat: Data preluării este setată la ziua de azi când lucrările intră în această etapă.

Exemplul 2: Stabiliți termenul limită intern pe baza datei de primire

• Etapa: „Organizator finalizat”
• Tipul datei: Termen intern
• Setare dată utilizând: altă dată de referință
• Data de referință: Data admiterii
• Zile de adăugat: 14
• Rezultat: Termenul limită intern este stabilit la 14 zile după data primirii.

Exemplul 3: Stabiliți termenul limită intern înainte de data scadentă

• Etapa: „Lucrare în curs”
• Tipul datei: Termen intern
• Setare dată utilizând: altă dată de referință
• Data de referință: Data scadenței
• Zile de adăugat: -5
• Rezultat: Termenul limită intern este stabilit la 5 zile înainte de data de finalizare a lucrării.

Cine poate face acest lucru?

Proprietarul firmei și administratorii pot configura automatizări de date fără drepturi de acces suplimentare.

Membrii echipei vor avea nevoie de următoarele drepturi de acces:

• Gestionați drepturile de acces la conducte pentru a adăuga automatizări la conductele la care au acces.
• Acces la pipeline-ul specific unde doresc să adauge automatizarea (trebuie să fie listat în câmpul Disponibil pentru al pipeline-ului).

Share

Link copiat