Actualizați automat datele de angajare
Lăsați sistemele să lucreze în locul dvs.: automatizați actualizarea câmpurilor „data primirii” și „termenul limită intern” pe măsură ce sarcinile avansează în flux de lucru dvs flux de lucru. Astfel, echipa dvs. va avea întotdeauna o evidență precisă a momentului în care au sosit documentele și a termenelor interne de finalizare, fără a mai fi nevoie de actualizări manuale.
Pasul 1. Definiți când trebuie actualizate datele
Înainte de a adăuga automatizarea, decideți când trebuie actualizat automat fiecare câmp de dată din sarcini și ce valoare trebuie să aibă.
De exemplu, atunci când un client își finalizează organizatorul, poți seta automat data de primire ca fiind ziua de azi. De asemenea, poți seta actualizări în lanț ale datelor: atunci când data de primire este setată la ziua de azi, poți seta automat data termenului limită intern la 14 zile mai târziu. Această consecvență te ajută să îți organizezi munca după principiul FIFO (primul intrat, primul ieșit), deoarece fiecare sarcină are o marcă temporală clară a datei de primire.
Pasul 2. Configurarea automatizării privind datele sarcinilor de actualizare
Pentru a vă asigura că câmpurile de date sunt menținute automat pe măsură ce sarcinile avansează în flux de lucru, urmați acești pași:
- Selectați etapa din fluxul dvs. în care trebuie actualizată data, apoi adăugați automatizarea „Actualizare date sarcini ”.
- În timpul creării automatizării, selectați câmpul de dată pe care doriți să îl actualizați și modul în care acesta trebuie calculat.
Odată ce o sarcină intră în etapă, câmpurile de date sunt actualizate automat în funcție de configurația dvs.
Notă
Pentru Actualizați datele posturilor automatizare, nu contează dacă Automove locuri de muncă comutatorul pentru etapă este activat. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită acțiuni din partea clientului sau a firmei pentru a fi finalizată.Opțiuni de configurare
Automatizarea poate fi configurată în diferite moduri:
a. Selectați tipul de dată: Alegeți câmpul pe care automatizarea îl va actualiza:
- Data primirii: înregistrează data la care au fost primite documentele.
- Data-limită internă: stabilește obiectivele interne de finalizare.
b. Setați data folosind opțiunile:
- Data la care sarcina a intrat în această etapă: Setează data de astăzi ca dată la care sarcina ajunge în această etapă.
- Altă dată de referință: Calculează data pe baza unui alt câmp de dată.
c. Opțiuni privind data de referință (atunci când se utilizează „Altă dată de referință”):
- Data la care sarcina a intrat în etapă: Se utilizează data de astăzi ca dată de referință.
- Data înregistrării: utilizează data înregistrării sarcinii ca dată de referință.
- Data limită internă: utilizează data limită internă a sarcinii ca dată de referință.
- Data de începere: Utilizează data de începere a sarcinii ca dată de referință.
- Data de scadență: Utilizează data de scadență a sarcinii ca dată de referință.
d. Zile de adăugat: Specificați câte zile trebuie adăugate la data de referință (maximum 999 de zile).
Considerații importante
-
Automatizări eșuate: Dacă câmpul „Data de referință” este gol, automatizarea va eșua și veți primi o notificare în Inbox+ . De exemplu, dacă configurați o automatizare pentru a calcula „Data de începere + 10 zile”, dar sarcina nu are o dată de începere, automatizarea nu se va executa.
-
Automatizări multiple: Trebuie să creați automatizări separate pentru fiecare câmp de dată pe care doriți să îl actualizați. Puteți avea mai multe automatizări de tip „Actualizare date de sarcină ” în aceeași etapă.
-
Adăugați condiții: Utilizați condițiile pentru a aplica automatizările numai anumitor tipuri de clienți, dimensiuni de conturi sau alte criterii.
Exemple de automatizare a actualizării datelor de angajare
Exemplul 1: Marcați data de admitere când clientul termină organizatorul
- Etapa: „Organizator finalizat”
- Data actualizării: Data admiterii
- Setați data folosind: Data la care sarcina a intrat în etapă
- Rezultat: Data de primire este setată la ziua de azi atunci când sarcinile intră în această etapă.
Exemplul 2: Stabiliți termenul limită intern pe baza datei de primire
- Etapa: „Organizator finalizat”
- Data actualizării: Termenul limită intern
- Setați data folosind: Altă dată de referință
- Data de referință: Data admiterii
- Zile de adăugat: 14
- Rezultat: Termenul limită intern este stabilit la 14 zile de la data înregistrării.
Exemplul 3: Stabilirea unui termen limită intern după data de începere
- Etapa: „Lucrare în curs”
- Data actualizării: Termenul limită intern
- Setați data folosind: Altă dată de referință
- Data de referință: Data de începere
- Zile de adăugat: 30
- Rezultat: Termenul limită intern este stabilit la 30 de zile după data de începere a sarcinii.
Cine poate face acest lucru?
Proprietarul firmei și administratorii pot configura automatizări de date fără drepturi de acces suplimentare.
Membrii echipei vor avea nevoie de următoarele drepturi de acces:
- Gestionați drepturile de acces la conducte pentru a adăuga automatizări la conductele la care au acces.
- Acces la pipeline-ul specific unde doresc să adauge automatizarea (trebuie să fie listat în câmpul Disponibil pentru al pipeline-ului).
A fost util acest articol?
Share
Share
Salvați