Actualizarea automată a etichetelor de cont

Let your pipelines do the work for you: automate applying and removing account tags at any pipeline stage. For example, your leads will automatically get the New client tag instead of the Leads tag after they make a prepayment. 

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Pasul 1. Creați etichete

Before adding the automation , you have to decide which tag must be applied or removed automatically. Use the following questions for reference: 

• Which client group would you like to see by filtering the account list? Returning clients, Tax clients, etc.

• Which client group requires a different process with specific automations? E.g. Weekly, Monthly, Quaterly.

• For which client group do my team members need a specific set of tasks to proceed with the provided services? E.g. QBO Clients

• Și așa mai departe

Make sure you’ve created tags for particular groups of clients.

Pasul 2. Adăugați automatizarea de actualizare a etichetelor de cont în pipeline

Notă

Adăugarea automatizării Actualizare etichete cont va bloca etapa pentru mutarea manuală a joburilor pentru membrii echipei fără dreptul de acces Gestionare etichete.

Pentru a aplica sau elimina automat etichetele pe care le-ați creat, urmați acești pași:

1. Select the stage on your pipeline, when tags must be applied or removed, then add the Update account tags automation. While adding, select tags you want to be automatically added or removed to the client account at this stage.

2. Odată ce jobul intră în fază, etichetele sunt aplicate și eliminate în consecință. 

Notă

Pentru automatizarea Actualizare etichete cont, nu contează dacă este activată opțiunea de mutare automată a joburilor pentru etapă. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită acțiuni nici din partea clientului, nici a firmei pentru a fi finalizată. De asemenea, niciun element nu este legat de job atunci când automatizarea este declanșată.

Această automatizare poate fi adăugată în diferite moduri:

• Ștergerea etichetelor de cont existente este activată și câmpul Adăugare etichete cont este gol: Când un job intră în această etapă, toate etichetele aplicate sunt eliminate din cont.

• Ștergerea etichetelor de cont existente este activată și câmpul Adăugare etichete cont este completat: Când un job intră în această etapă, toate etichetele aplicate sunt eliminate din cont, iar etichetele selectate în câmpul Adăugare etichete cont sunt aplicate contului.

• Ștergerea etichetelor de cont existente este dezactivată și câmpul Adăugare etichete cont este completat: Când un job intră în această etapă, toate etichetele aplicate rămân atribuite contului, iar etichetele listate în câmpul Adăugare etichete cont sunt aplicate contului.

• Ștergerea etichetelor de cont existente este dezactivată și câmpul Eliminare etichete cont este completat: Când un job intră în etapă, etichetele listate în câmpul Eliminare etichete cont sunt eliminate din cont.

• Câmpul Adăugare etichete cont și câmpul Eliminare etichete cont completate: Când un job intră în etapă, etichetele listate în câmpul Adăugare etichete cont sunt aplicate contului, iar etichetele listate în câmpul Eliminare etichete cont sunt eliminate din cont.

Avertisment

Încercați să utilizați această funcție împreună cu etape condiționale și automatizări, astfel încât următoarele evenimente din fluxul dvs. de lucru să fie declanșate pentru conturile cărora le sunt aplicate automat etichetele.

Pasul 3. Rețineți ordinea automatizărilor

Când construiți conducte complexe folosind automatizarea etichetelor de cont de actualizare și etapele și automatizările condiționate, fiți conștienți de ordinea automatizărilor. Luați în considerare faptul că automatizările sunt declanșate una câte una, de la prima la ultima. 

Comparați cele două imagini de mai jos pentru o mai bună înțelegere. 

• În exemplul din stânga, se va crea o sarcină pentru toate conturile care au o etichetă Ext Needed , apoi eticheta Ext Needed pentru conturi va fi eliminată și se va aplica Ext Filed .

• În exemplul din dreapta, eticheta „Ext Needed” pentru conturi va fi eliminată și se va aplica „Ext Filed” , iar din moment ce nu mai există conturi cu eticheta „Ext Needed” , sarcina nu va fi creată.

Pentru a schimba ordinea automatizărilor, faceți clic pe orice automatizare din cadrul scenei, treceți cu mouse-ul peste pictograma Mutare , apoi trageți-o și plasați-o. 

Schimbarea etichetelor la mutarea sau adăugarea de locuri de muncă

Opțiunile pe care le alegeți în setările conductei sunt cele implicite. Cu toate acestea, puteți decide oricând ce etichete vor fi aplicate sau eliminate atunci când vă mutați manual lucrările sau când le adăugați la pipeline.

Dacă există o automatizare Actualizare etichete cont creată în cadrul unei etape selectate în care mutați joburi, aceasta este afișată într-o fereastră pop-up. Aveți următoarele opțiuni:

• Dacă doriți ca automatizarea să fie declanșată cu setările implicite, lăsați-o așa cum este
• Dacă nu doriți ca automatizarea să fie declanșată, debifați caseta de selectare 
• Dacă doriți să modificați setările pentru etichete, adăugați sau eliminați cele de care aveți nevoie
• Dacă doriți să ștergeți toate etichetele existente pentru cont(uri), activați opțiunea Ștergeți etichetele contului.

Also, you can see applied tags from the kanban view, as well as add or remove tags by editing a job card on the spot.

Share

Link copiat