Documente (de bază): Cerere de feedback electronic (aprobare/neaprobare) de la clienți

Asigurați-vă că clienții sunt mulțumiți și că nu v-a scăpat nimic, solicitând aprobarea documentelor pe care le-ați pregătit. Acest lucru vă permite nu numai să vă asigurați că clienții sunt mulțumiți de munca dvs., ci și să verificați dacă ați obținut totul corect.

Atunci când un client nu este mulțumit, acesta este rugat să explice de ce, astfel încât să știți imediat ce trebuie să rezolvați.

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Acoperit aici:

Cum să solicitați aprobări

Vreți să obțineți acordul unui client pentru un serviciu pe care l-ați efectuat? Comutați pe Solicitați aprobarea clientului atunci când încărcați documente într-un dosar cu Clientul poate vizualiza acces sau în timp ce editați un document deja încărcat. Apoi setați Reamintiri dacă le vrei și pe acelea. 

Reamintirea clienților despre aprobările în așteptare

Clienții dvs. primesc o notificare prin e-mail atunci când le trimiteți un document care trebuie aprobat. Decideți dacă doriți ca aceștia să primească și memento-uri atunci când durează prea mult.

Dacă doriți un memento pentru a ieși, fie...

Trimiterea manuală a unui nou memento 

Pentru a trimite manual un memento clientului pentru a aproba un document, urmați acești pași:

  1. Accesați contul clientului, selectați fila Docs (Documente ), deschideți subfila Approvals (Aprobări ), apoi faceți clic pe Request Approval for Pending (Solicită aprobare pentru în așteptare).
  2. Revizuiți și editați mesajul pentru client (opțional), apoi faceți clic pe butonul Send Request .

Iată ce se întâmplă:

  • Un mesaj de e-mail suplimentar este trimis clientului.
  • O notificare a portalului se mută în partea de sus a listei de sarcini a clientului.

Reamintiri automate

Activați Reminderi atunci când încărcați documente pe care doriți să le aprobe clienții. De asemenea, puteți activa această funcție în orice moment, făcând clic pe cele trei puncte din dreapta extremă a numelui documentului și selectând Editare. Atunci când funcția Reminders este activată, clientul primește un e-mail suplimentar atunci când nu aprobă documentul într-un anumit număr de zile. După ce activați Reminders, puteți face câteva selecții.  

  • Zile până la următorul memento: Reamintiți clientului după x zile de inactivitate. În mod implicit, se trimite o atenționare la trei zile după ce documentul a fost încărcat.

  • Numărul de reamintiri: Trimiteți până la un număr x de memento-uri. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de atenționare.

Reamintirile se opresc când...

  • ...clientul nu a aprobat documentul, dar a fost trimis numărul stabilit de memento-uri.
  • ...clientul a aprobat documentul.

Cum arată aprobările din partea clientului

Odată ce ați trimis documentele care necesită aprobare, clientul primește o notificare pe tabloul de bord și un mesaj pe e-mail.

Pe portalul clienților, aceștia vor vedea toate documentele care așteaptă aprobarea lor în fereastra pop-up " În așteptare de acțiune " de pe paginaDocumente . Mai jos, vă prezentăm modul în care clientul vă aprobă munca:

Vreți să vedeți TaxDome din partea unui client? Vedeți o vizualizare doar pentru citire a portalului lor.

Legarea documentelor în așteptare de aprobare la lucrări și utilizarea Automove

Conectați documentele în curs de aprobare la locurile de muncă, astfel încât acestea să fie imediat disponibile în fluxurile dumneavoastră. În plus, activați Automove Locuri de muncă  . În acest fel, odată ce clientul aprobă un document, lucrarea trece automat la următoarea etapă în cadrul procesului.

Iată cum funcționează:

1. Accesați setările pipeline-ului, adăugați etapa pentru documentul în așteptarea aprobării, apoi activațiAutomove Jobs. Nu este necesar să adăugați automatizări.

2. Mergeți la pipeline, asigurați-vă că lucrarea se află în stadiul corect, apoi asociați documentul în așteptare de aprobare: Faceți clic pe caseta de lucru, faceți clic pe + Link (Legătură) în partea de sus, selectați Documents (Documente), faceți clic pe folder și alegeți fișierul (fișierele), apoi faceți clic pe Link (Legătură).

Asta e! Odată ce clientul aprobă documentul, lucrarea trece automat la următoarea etapă din procesul de lucru. Iar dacă mutați manual lucrarea, puteți decide ce să faceți cu documentul legat.

Să știm când un client a aprobat sau nu un document?

Odată ce un client a aprobat sau dezaprobat un document, acesta se mută în partea de sus a listei Recent de pe pagina Documente . 

Dacă ați activat caseta de selectare Aprobări din secțiunea Preferințe de notificare din Setări, veți primi, de asemenea, un e-mail și o notificare în pagina dvs. Inbox+. 

Faceți clic pe numele documentului sau pe Go to... pentru a-l vizualiza.

Documents' statuses are displayed in the  Documents tab. For more on statuses, go here.

Pista de audit a documentului arată dacă clientul a aprobat sau nu un document.

Gestionarea aprobărilor

1. Există câteva modalități de a localiza documentele în așteptarea aprobării. Alegeți-o pe cea care funcționează cel mai bine pentru dumneavoastră:

  • Mergeți la Documente pentru a vedea toate documentele cu care s-a lucrat activ (încărcate, editate, trimise, blocate într-o factură etc.) în ultimele 30 de zile, 
  • Mergeți la Documente, apoi la Documente, apoi selectați clientul pentru a vedea documentele pentru un client.
  • Accesați fila Docs din contul clientului. 

2. Doriți să restrângeți lista de documente care așteaptă aprobare? Faceți clic peFilter (Filtru ) în colțul din dreapta sus și selectați unul sau mai multe filtre în secțiunea Approvals (Aprobări ) pentru a restrânge rezultatele căutării dvs. 

  • Toate: toate documentele în așteptarea aprobării
  • În așteptare de plată: toate documentele blocate la facturi și în așteptare de plată
  • Pending Approval: toate documentele care așteaptă aprobarea clientului
  • Aprobat: toate documentele aprobate de către client
  • Respins: toate documentele respinse de către client

3. Faceți clic pe Apply pentru a filtra lista.

Pentru a vedea toate documentele în așteptare de aprobare pentru un client, accesați contul, deschideți Documente, apoi deschideți subfișa Aprobări .

Veți vedea următoarele informații:

  • Numele documentului: numele documentului împreună cu o pictogramă care indică tipul de fișier.
  • Data solicitării: data la care a fost solicitată aprobarea clientului
  • Încărcat de: numele membrului echipei care a încărcat documentul
  • Descriere: o descriere a documentului, dacă a fost adăugată atunci când documentul a fost încărcat (opțional).
  • Status: statutul documentului. Aflați mai multe despre statusurile documentelor aici.
  • Respins: data la care documentul a fost respins, dacă a fost

Găsirea tuturor conturilor cu documente în așteptare de aprobare

Puteți filtra cu ușurință lista de conturi de clienți pentru a vedea care dintre aceștia au documente în așteptare de aprobare.

  1. Mergeți la Clienți, apoi faceți clic pe Filtru.
  2. Selectați Aprobări în meniul derulant și bifați Aprobare în așteptare.

De asemenea, puteți adăuga filtrul pe pagina Documente din fila Recent .

Aflarea motivului pentru care un client a respins un document

Dacă un client nu este pe deplin mulțumit de un document pe care l-ați pregătit, TaxDome îl invită să explice de ce. Pentru a vizualiza feedback-ul unui client, deschideți documentul, faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus și selectați Show more info (butonul nu este disponibil dacă documentul a fost acceptat). În partea dreaptă a documentului, veți găsi lista Motive de dezaprobare cu comentariile clientului.

Faceți clic pe Back (Înapoi) pentru a reveni la lista de documente.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Mai aveți nevoie de ajutor? Contactați-ne Contactați-ne

Articole conexe