Solicitați e-feedback (aprobare/neaprobare) de la clienți

Asigurați-vă că clienții sunt mulțumiți și că nu v-a scăpat nimic, solicitând aprobarea documentelor pe care le-ați pregătit. Acest lucru vă permite nu numai să vă asigurați că clienții sunt mulțumiți de munca dvs., ci și să verificați dacă ați obținut totul corect.

Atunci când un client nu este mulțumit, acesta este rugat să explice de ce, astfel încât să știți imediat ce trebuie să rezolvați.

Cerere de aprobări

Doriți să obțineți aprobarea clientului pentru un serviciu pe care l-ați prestat?

Web Desktop

Asigurați-vă că documentul este stocat într-un folder cu Clientul poate vizualiza accesul, apoi urmați acești pași:

1. Deschideți documentul și faceți clic pe butonul de verificare a aprobării din partea de sus a vizualizatorului de documente. De asemenea, puteți solicita aprobarea clientului în timp ce încărcați documente sau făcând clic pe cele trei puncte din dreapta documentului din listă și selectând Solicitare aprobare.

2. Introduceți mesajul pentru client (opțional).

3. Configurați mementouri (opțional), apoi trimiteți solicitarea. 

Solicitați aprobări din aplicația TaxDome pentru desktop TaxDome pe măsură ce încărcați documentele și formularele pregătite.

Pentru a solicita aprobarea documentelor și formularelor pregătite:

1. Încărcați documentul pe TaxDome Aplicația Windows făcând clic pe Nou > Încărcare fișier . 

2. Selectați contul de client pentru care este documentul. 

3. Selectați un folder cu Clientul poate vizualiza accesul(aflați mai multe despre acces ) în care doriți să încărcați documentul, apoi activați opțiuneaSolicitați aprobarea clientului.

   4. Faceți clic pe Încărcați fișiere .

   

Reamintiți clienților despre aprobările în curs

Ori de câte ori trimiteți documente care trebuie aprobate de clienți, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii conectați la cont – cu opțiunea Notificare activată – primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate verificând coloana Notificare din lista de conturi.   

Dacă destinatarilor le ia prea mult timp să aprobe un document, aveți două opțiuni:

• Reexpediați manual o notificare.

• Configurați mementouri automate .

Trimiteți manual noi memento-uri

Pentru a trimite manual un memento clientului pentru a aproba un document, urmați acești pași:

1. Deschideți documentul, apoi faceți clic pe butonul de bifare pentru aprobare din partea de sus a vizualizatorului de documente. De asemenea, puteți retrimite aprobarea clientului făcând clic pe cele trei puncte din dreapta documentului și selectândRetrimiteți cererea de aprobare.

2. Introduceți mesajul pentru client (opțional).

3. Configurați mementouri (opțional), apoi retrimiteți solicitarea. 

   

Iată ce se întâmplă:

• Un mesaj de e-mail suplimentar este trimis clientului.
• O notificare din portal se mută în partea de sus a listei de sarcini ale clientului.

Reamintiri automate

Activați mementourile la trimiterea sau retrimiterea unei solicitări de aprobare a clientului. Când mementourile sunt activate, clientului i se trimite un e-mail suplimentar atunci când acesta nu aprobă documentul într-un anumit număr de zile. După ce activați mementourile , puteți configura următoarele setări:  

• Zile până la următoarea reamintire: Reamintiți clientul după x zile de inactivitate. În mod implicit, o reamintire este trimisă la trei zile după încărcarea documentului.

• Număr de mementouri: Trimiteți până la x număr de mementouri. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de memento.

  

Mementourile se opresc când…

• ...clientul nu a aprobat documentul, dar numărul setat de mementouri a fost trimis.
• ...clientul a aprobat documentul.

Vedere client

Dacă notificările pentru client sunt activate, acesta este informat cu privire la primirea unei solicitări de aprobare a unui document. Clienții dvs. pot vedea și deschide astfel de solicitări în diferite moduri:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din secțiunea În așteptare de acțiune sau pe link-ul din pagina Documente. 

• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Revizuiți documentele din e-mail. 

  

Apoi, clienții vor interacționa cu formularul dvs. de feedback: vor aproba sau dezaproba. 

Pentru a vedea aprobarea trimisă din perspectiva clientului, accesați vizualizarea numai pentru citire .  

Cum pot ști dacă un client a aprobat sau respins un document?

După ce un client a aprobat sau a respins un document, acesta se mută în partea de sus a listei Recente de pe pagina Documente . 

Dacă ați activat caseta de selectare Aprobări din secțiunea Preferințe de notificare din setările contului, veți primi și un e-mail și o notificare în Inbox+ . 

Faceți clic pe numele documentului sau pe Accesați ... pentru a-l vizualiza.

Starea documentelor este afișată în filaDocumente. Pentru mai multe informații despre starea documentelor, accesați aici .

Pista de audit a documentului arată dacă clientul a aprobat sau a respins un document.

Sfat

Puteți urmări cu ușurință documentul și starea acestuia în flux de lucru -l cu o sarcină. Când este gata, sarcina poate fi mutat automat la următoarea etapă a procesului odată ce clientul aprobă un document.

Gestionarea aprobărilor

1. Există câteva modalități de a localiza documentele care așteaptă aprobarea. Alegeți-o pe cea care vi se potrivește cel mai bine:

• Mergeți la Documente pentru a vedea toate documentele cu care s-a lucrat activ (încărcate, editate, trimise, blocate într-o factură etc.) în ultimele 30 de zile, 

• Mergeți la Documente, apoi la Documente, apoi selectați clientul pentru a vedea documentele pentru un client.

• Accesați fila Documente din contul clientului. 

2. Doriți să restrângeți lista documentelor care așteaptă aprobarea? Faceți clic pe Filtru în colțul din dreapta sus și selectați unul sau mai multe filtre din secțiunea Aprobări pentru a restrânge rezultatele căutării. 

   

• Toate: toate documentele așteaptă aprobarea

• Plată în așteptare: toate documentele sunt blocate la facturi și așteaptă plata

• În așteptarea aprobării: toate documentele așteaptă aprobarea clientului

• Aprobat: toate documentele sunt aprobate de client

• Respins: toate documentele respinse de client

3. Faceți clic pe Aplicare pentru a filtra lista.

Pentru a vedea toate documentele care așteaptă aprobarea pentru un client, accesați contul, deschideți Documente , apoi deschideți subfila Aprobări .

Veți vedea următoarele informații:

• Numele documentului: numele documentului împreună cu o pictogramă care arată tipul fișierului.

• Data solicitării: data la care a fost solicitată aprobarea clientului

• Încărcat de: numele membrului echipei care a încărcat documentul

• Descriere: o descriere a documentului, dacă a fost adăugată una la încărcarea documentului (opțional)

• Stare: starea documentului. Aflați mai multe despre starea documentelor aici .

• Respins: data la care documentul a fost respins, dacă a fost

Anularea cererii de aprobare

Dacă documentul necesită modificări, a fost trimis din greșeală sau nu mai este relevant, puteți anula solicitarea de aprobare. Pentru a face acest lucru, deschideți documentul în așteptarea aprobării, faceți clic pe cele trei puncte din partea dreaptă sus a vizualizatorului de documente și selectați Anulați solicitarea de aprobare .

De asemenea, puteți accesa butonul cu același nume făcând clic pe cele trei puncte din dreapta documentului.

Găsiți toate conturile cu documente în așteptarea aprobării

Puteți filtra cu ușurință lista de conturi de clienți pentru a vedea care dintre aceștia au documente în așteptare de aprobare.

1. Mergeți la Clienți, apoi faceți clic pe Filtru.

2. Selectați Aprobări în meniul derulant și bifați Aprobare în așteptare.

   

De asemenea, puteți utiliza filtrul din paginaDocumente, în filaRecent.

Aflați de ce clienții au respins documentele

Dacă un client nu este pe deplin mulțumit de un document pe care l-ați pregătit, TaxDome îi solicită să explice de ce. Pentru a vizualiza feedback-ul unui client, deschideți documentul, faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus și selectați Afișați mai multe informații (butonul nu este disponibil dacă documentul a fost acceptat). În dreapta documentului, veți găsi lista Motivelor de dezaprobare împreună cu comentariile clientului.

Share

Link copiat