Mutați automat lucrarea atunci când documentul este aprobat

Poți seta ca lucrările tale să treacă automat la următoarea etapă a fluxului de lucru odată ce documentul este aprobat de client. Pentru a face magia automatizării să se întâmple, activează funcția Mutare automată , apoi conectează documentul la un proiect. Aceeași logică funcționează dacă soliciți o semnătură electronică și conectezi documentul în așteptarea plății. 

Pasul 1. Configurați etapa de aprobare și activați autoprogramarea

Un proces perfect automatizat începe întotdeauna cu selectarea locului potrivit pentru acesta în flux de lucru dvs. flux de lucru. Puteți face acest lucru în doi pași:

1. Adăugați o etapă pentru documentele în așteptare de aprobare în fluxul dvs. de lucru. Nu este necesar să creați o automatizare de data aceasta , deși puteți include un șablon de sarcină pentru membrul echipei desemnat, solicitându-i să ceară aprobarea.

2. Asigurați-vă că opțiunea Automove Jobs pentru etapă este activată. Pentru ca aceasta să funcționeze cu documentul asociat în așteptare pentru aprobare, nu este necesar să adăugați automatizări (deși puteți face acest lucru).

Pasul 2. Solicitați aprobarea și conectați documentul la locul de muncă

Este important nu doar să obțineți aprobarea, ci și să o legați de job, deoarece aceasta este singura modalitate prin care vă puteți asigura că jobul va trece la etapa următoare odată ce documentul este aprobat. Puteți face acest lucru în două moduri:

• Din portalul web

• Din aplicația Windows

Din portalul web

Încărcați documentul pe care l-ați pregătit într-un folder cu accesvizualizare pentru client. După ce faceți clicpe Următorul la începutul încărcării, activați opțiuneaSolicitați aprobarea clientului și faceți clic pe butonul+ Conectați joburi, apoi selectați un job și faceți clic pe Conectare. Aici găsiți mai multe informații despre conectarea documentelor .

De asemenea, puteți solicita o aprobare în timp ce vizualizați un document care a fost deja încărcat . Și puteți configuramementouri.

Din aplicația Windows

Când încărcați un document prin intermediul aplicației desktop , activați comutatorulLink to job(Conectare la sarcină), apoi selectați sarcina din listă. 

Notă

Dacă documentul nu a fost aprobat, dar mutați manual lucrarea într-o altă etapă, vi se va solicita să decideți ce să faceți în acest sens. (Iată mai multe informații despre cum să gestionați elementele neterminate la mutarea lucrărilor.)

Share

Link copiat