Docs (de bază): Previzualizare, editare, descărcare, imprimare și filtrare

Aici, găsiți tot ce trebuie să știți despre gestionarea documentelor clienților dvs. Vă arătăm cum să previzualizați, să descărcați, să filtrați, să imprimați și multe altele. Știați că puteți, de asemenea, să editați un PDF chiar pe loc, apoi să îl legați de o lucrare? Continuați să citiți pentru a afla mai multe despre lucrul cu documentele.

Previzualizare documente

TaxDome vă permite să previzualizați PDF-uri, fișiere Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) și fișierele de imagine populare (JPG, JPEG, PNG, GIF).

Faceți clic pe numele documentului pentru a deschide vizualizatorul de documente. Veți vedea următoarele opțiuni:

a. Înapoi: Revine la folderul de documente.

b. Detalii document: Afișează numele fișierului, data încărcării și descrierea.

c. Editați detaliile documentului: Actualizați numele fișierului, descrierea, etichetele sau blocați documentul la o factură.

d. Etichete: Afișează etichetele aplicate documentului (dacă există)

e. Cerere de respingere: Vizualizați motivele și data sau ora respingerii unui document sau a unei semnături anulate.

f. Cerere de semnătură: Trimiteți o cerere de semnătură electronică. Disponibil numai în dosarele cu acces de vizualizare din partea clientului.

g. Solicitați / retrimiteți aprobarea: Trimiteți sau retrimiteți o cerere de aprobare. Disponibil numai în dosarele cu acces de vizualizare din partea clientului.

h. Mutare: Mutați documentul între dosarele clienților sau conturile clienților.

i. Sigilare: Păstrează documentul în locația sa, dar împiedică clientul să îl șteargă, să îl editeze sau să îl mute în alt dosar.

j. Descărcare: Descărcați o copie a copiei documentului pe dispozitivul dvs.

k. Imprimă: Imprimați documentul.

l. Meniul cu trei puncte: Accesați acțiuni suplimentare ale documentului, cum ar fi trimiterea linkului către document, duplicarea, asocierea lucrărilor, vizualizarea pistei de audit sau ștergerea.

m. Vizualizare pe tot ecranul: Deschideți documentul în modul ecran complet. Faceți clic din nou pe pictogramă sau apăsați tasta Esc pentru a ieși din ecranul complet. Vizualizatorul de documente reține alegerea dvs. pentru toate documentele ulterioare pe care le deschideți.

Imprimarea documentelor

Puteți accesa opțiunea de imprimare chiar din vizualizatorul de documente. Pentru a imprima PDF-uri și imagini (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP etc.), deschideți documentul și faceți clic pe butonul de imprimare din partea dreaptă sus a vizualizatorului.

Descărcați documentele

Pentru a descărca documente sau foldere, individual sau în bloc:

Descărcați un singur document: Deschideți documentul și faceți clic pe butonul de descărcare din partea dreaptă sus a vizualizatorului.
Descărcați documente și foldere în bloc: Selectați documentele sau folderele pe care doriți să le descărcați din listă, apoi faceți clic pe Descărcare în bara de meniu.

Documente duplicate

Este posibil să doriți să creați o copie a documentului pentru a efectua modificări păstrând documentul original sau pentru a transfera copia în contul altui client.

Pentru a crea o copie a documentului, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta documentului și selectați Duplicate. Copia documentului va fi salvată cu un sufix [de exemplu, f1040 (2)].

Corelarea documentelor cu locurile de muncă

Această secțiune a fost mutată aici.

Modificarea proprietăților/tagurilor documentului

Proprietățile documentelor pot fi modificate de către un proprietar al firmei, un administrator sau orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor.

Pentru a edita numele, descrierea sau etichetele unui document, deschideți documentul și faceți clic pe butonul cu pictograma i din stânga sus a vizualizatorului.

De asemenea, puteți accesa proprietățile documentului din lista de documente făcând clic pe cele trei puncte din dreapta documentului și selectând Editare informații.

Cu documente în dosare de nivel superior cu Clientul poate vizualiza acces, puteți, de asemenea Blocați acest document la o factură neplătită.

Rețineți că în meniul derulant Etichete , etichetele utilizate de AI sunt marcate cu o pictogramă.

Filtrați documentele

Filtrele vă ajută să reduceți lista de documente la cele care corespund unor criterii specifice. Puteți filtra o listă de documente...

...în interiorul filei Documente, în subfila Docs (selectați mai întâi clientul)
...în fila Documente, în subfila Recent (pentru mai multe detalii, accesați aici)
...în interiorul contului de client, în fila Docs

Pentru a filtra o listă de documente, faceți clic pe Filtru în colțul din dreapta sus, selectați unul sau mai multe filtre, apoi faceți clic pe Aplicare.

Salvați combinațiile de filtre ca șabloane pentru utilizare ulterioară. Pentru mai multe detalii despre utilizarea filtrelor, accesați aici.

Modalități de filtrare a documentelor:

Cont: Vedeți numai documentele care aparțin unor conturi specifice.
Încărcat de: Selectați Client, Firmă, Eu sau Toți pentru a vedea numai documentele încărcate de clientul dumneavoastră, de membrii echipei, de dumneavoastră sau de toată lumea.
Ultima acțiune: Vedeți numai documentele care au fost supuse unei acțiuni în ultimul număr de zile.
Tipuri de fișiere: Selectați PDF, Word, Excel, Imagini sau Toate.
Semnături (alegeți una):

Toate arată toate documentele în așteptarea semnării.
Semnat afișează toate documentele semnate de toți utilizatorii contului.
Semnat parțial afișează toate documentele semnate de cel puțin un utilizator al contului.
Pending Signature (Semnătură în așteptare ) afișează toate documentele pentru care lipsește semnătura a cel puțin unui utilizator al contului.
Pregătit pentru semnare afișează toate documentele pregătite pentru semnare care nu au fost încă trimise.
Opted Out arată toate documentele pe care toți utilizatorii contului au refuzat să le semneze.
Pending KBA arată toate documentele cu KBA care au cel puțin un utilizator de cont care trebuie să semneze.
KBA Eșuat arată toate documentele care au cel puțin un utilizator de cont care a eșuat la KBA și/sau utilizatori care au refuzat să semneze.
Signature Voided (Semnătură anulată ) afișează toate documentele care au fost semnate offline și anulate de firma dumneavoastră.

Aprobări (alegeți unul):
- All arată toate documentele cu aprobările solicitate.
- Plată în așteptare afișează toate documentele blocate care așteaptă plata.
- Aprobare în așteptare afișează toate documentele care așteaptă aprobarea clientului.
- Aprobat afișează toate documentele aprobate de client.
- Respins arată toate documentele aprobate de client .
Etichete: Selectați una sau mai multe etichete atribuite documentelor.

Sortarea documentelor

Sortarea este un instrument util pentru a găsi documente. De asemenea, puteți sorta o listă după ce i-ați aplicat filtre. Sortarea unei liste după nume o pune în ordine alfabetică descrescătoare sau crescătoare; sortarea după dată o pune în ordine cronologică descrescătoare sau crescătoare.

Faceți clic pe săgeata sus-jos din dreapta numelui antetului pentru a sorta lista de sub el.