Gestionați documentele

Here, find everything you need to know about managing your clients’ documents. We show you how to preview, download, filter, print—and more. Did you know you can also edit a PDF right in place, then link it to a job ? Read on to learn more about working with documents. 

Previzualizare documente

TaxDome vă permite să previzualizați fișiere PDF, fișiere Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) și fișiere imagine populare (JPG, JPEG, PNG, GIF). Faceți clic pe numele documentului pentru a deschide vizualizatorul de documente. Veți vedea următoarele opțiuni:

a. Înapoi: Revine la folderul de documente.

b. Detalii document: Afișează numele fișierului, data încărcării și descrierea.

c. Edit document details: Update file name, description, tags or lock the document to an invoice .

d. Tags: Shows tags applied to the document (if any)

e. Solicitare respingere: Vizualizați motivele și data sau ora respingerii documentului sau a anulării unei semnături.

f. Request signature: Send an e-signature request . Available only with Clientul poate vizualiza nivel de permisiune.

g. Request / resend approval: Send or resend an approval request . Available only with Clientul poate vizualiza nivel de permisiune.

h. Move: Move the document between client folders or client accounts.

i. Seal: Keeps the document in its location but prevents the client from deleting, editing or moving it to another folder.

j. Descărcare: Descărcați o copie a documentului pe dispozitiv.

k. Imprimare: Imprimați documentul.

l. Three dots menu: Access additional document actions, such as sending the document link , duplicating, linking jobs , viewing the audit trail or deleting.

m. Vizualizare ecran complet: Deschideți documentul în modul ecran complet. Faceți clic din nou pe pictogramă sau apăsați tasta Esc pentru a ieși din modul ecran complet. Vizualizatorul de documente reține alegerea dvs. pentru toate documentele pe care le deschideți ulterior.

Imprimarea documentelor

Puteți accesa opțiunea de imprimare chiar din vizualizatorul de documente. Pentru a imprima PDF-uri și imagini (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP etc.), deschideți documentul și faceți clic pe butonul de imprimare din partea dreaptă sus a vizualizatorului.

Descărcați documentele

Pentru a descărca documente sau foldere, individual sau în bloc:

• Descărcați un singur document: Deschideți documentul și faceți clic pe butonul de descărcare din partea dreaptă sus a vizualizatorului.

• Descărcați documente și foldere în bloc: Selectați documentele sau folderele pe care doriți să le descărcați din listă, apoi faceți clic pe Descărcare în bara de meniu.

  

Documente duplicate

Este posibil să doriți să creați o copie a documentului pentru a face modificări, păstrând în același timp documentul original sau pentru a transfera copia într-un alt cont de client. Pentru a crea o copie a documentului, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta documentului și selectați Duplicare . Copia documentului va fi salvată cu un sufix (de exemplu, f1040 (2)).

Corelarea documentelor cu locurile de muncă

This section was moved here .

Modificarea proprietăților/tagurilor documentului

Document properties can be changed by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage documents .

Pentru a edita numele, descrierea sau etichetele unui document, deschideți documentul și faceți clic pe butonul cu pictograma i din colțul stânga sus al vizualizatorului. 

De asemenea, puteți accesa proprietățile documentului din lista de documente făcând clic pe cele trei puncte din dreapta documentului și selectând Editați informațiile . 

Documents with Client can view permission level can also be locked to an unpaid invoice .

Note that in the Tags dropdown, tags used by AI are marked with an icon.

Filtrați documentele

Filters help you narrow down a list of documents to ones that fit a specific criteria. You can filter a documents list:

• inside the Documents tab in the Docs subtab (select the client first)

• inside the Documents tab inside the Recent subtab (for more details, go here )

• inside the client account in the Docs tab

To filter a list of documents, click Filter in the top right corner, select one or more filters, then click Apply. Save your filter combinations as templates for future use. For more details about using filters, go here .

Modalități de filtrare a documentelor:

• Cont: Vedeți doar documentele aparținând anumitor conturi.

• Uploaded by: Select All, Client, Firm, or Me to see only documents uploaded by your client, team members, you or everyone.

• Ultima acțiune: Vedeți numai documentele care au fost supuse unei acțiuni în ultimul număr de zile.

• File Types: Select All, PDF, Word, Excel, or Images.

• Signatures (choose one):

  • Toate afișează toate documentele care așteaptă semnarea.

  • Semnat afișează toate documentele semnate de toți utilizatorii contului.

  • Semnat parțial afișează toate documentele semnate de cel puțin un utilizator al contului.

  • Semnătură în așteptare afișează toate documentele cărora le lipsește semnătura a cel puțin unui utilizator al contului.

  • „Pregătit pentru semnătură” afișează toate documentele gata de semnătură care nu au fost încă trimise.

  • Opțiunea „Dezabonare” afișează toate documentele pe care toți utilizatorii contului au refuzat să le semneze.

  • KBA în așteptare afișează toate documentele cu KBA care au cel puțin un utilizator de cont care trebuie să semneze.

  • KBA Failed shows all documents that have at least one account user who has failed the KBA and/or users who declined to sign.

  • Voided shows documents that were signed offline and voided by a firm owner or team member with access rights to manage documents.

  • Kind Electronic arată documentele semnate cu ajutorul semnăturii electronice simple.

  • Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures ( QES/AdES ).

• Approvals (choose one):

  • Toate afișează toate documentele cu aprobările solicitate.

  • Pending Payment shows all locked documents awaiting payment.

  • „În așteptarea aprobării” afișează toate documentele care așteaptă aprobarea clientului.

  • Aprobat afișează toate documentele aprobate de client.

  • Disapproved shows all client-disapproved documents.

• Tags : Select one or more tags assigned to documents. 

Sortarea documentelor

Sortarea este un instrument util pentru a găsi documente. De asemenea, puteți sorta o listă după ce i-ați aplicat filtre. Sortarea unei liste după nume o pune în ordine alfabetică descrescătoare sau crescătoare; sortarea după dată o pune în ordine cronologică descrescătoare sau crescătoare.

Faceți clic pe săgeata sus-jos din dreapta numelui antetului pentru a sorta lista de sub el.