Docs (de bază): Previzualizare, editare, descărcare, imprimare și filtrare

Aici, găsiți tot ce trebuie să știți despre gestionarea documentelor clienților dvs. Vă arătăm cum să previzualizați, să descărcați, să filtrați, să imprimați - și multe altele. Știați că puteți, de asemenea, să editați un PDF în cadrul unui cont, apoi să îl legați de o lucrare? Continuați să citiți pentru a afla mai multe despre lucrul cu documentele.

Previzualizare documente

TaxDome vă permite să previzualizați PDF-uri, fișiere Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) și fișierele de imagine populare (JPG, JPEG, PNG, GIF).

Faceți clic pe numele documentului pentru a-l previzualiza. În funcție de tipul de fișier, aveți diferite opțiuni de previzualizare.

Treceți la vizualizarea pe tot ecranul făcând clic pe pictograma de extindere din dreapta sus.

Faceți clic din nou pe pictograma de extindere sau pe butonul Esc pentru a reveni la modul de previzualizare. Sistemul memorează starea vizualizatorului de documente. Astfel, atunci când deschideți orice alt document, acesta este deschis fie în modul previzualizare, fie în modul ecran complet, în funcție de ultima dvs. alegere.

Rotiți în sensul acelor de ceasornic sau măriți și micșorați imaginea făcând clic pe pictogramele din partea de sus.

Faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus pentru a accesa meniul pop-up care vă permite să...

Faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus și selectați Show more info (Afișați mai multe informații ) pentru a vedea descrierea documentului sau motivele pentru care documentul nu a fost aprobat sau semnătura anulată (butonul nu este disponibil dacă nu există niciunul). Faceți clic pe X în dreapta sau selectați Hide more info (Ascundeți mai multe informații ) în meniul cu trei puncte pentru a închide informațiile suplimentare.

Dacă există două sau mai multe documente într-un dosar, puteți trece de la unul la altul cu ajutorul funcțiilor Precedent și Următor din dreapta sus. Faceți clic pe Close (Închidere ) în partea de jos pentru a reveni la lista de documente.

Puteți schimba orientarea documentului în modul previzualizare. Faceți clic pe Editor document, selectați paginile, apoi faceți clic pe Rotire stânga sau Rotire dreapta, apoi Salvați. Iată mai multe informații despre editorul nostru încorporat PDF .

Imprimarea documentelor

Puteți accesa opțiunea de imprimare fie din document, fie din vizualizatorul PDF . Pentru a imprima PDF-uri și imagini (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP etc.) dintr-un cont, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui documentului, apoi selectațiImprimare.

Descărcați documentele

Pentru a descărca documente, unul câte unul sau în bloc, urmați acești pași:

1. Selectați documentele sau dosarele pe care doriți să le descărcați, apoi faceți clic pe Descărcare în bara de meniu sau accesați Descărcare din vizualizatorul de documente făcând clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus al paginii.

2. Alegeți locul în care doriți să salvați fișierul. Faceți clic pe Save (Salvare).

3. Când se termină descărcarea, faceți clic pe numele de fișier al documentului descărcat pentru a-l deschide. În cazul în care sunt selectate mai multe documente sau dosare, documentele sunt împachetate într-un fișier zip. (Pentru mai multe detalii despre alegerea locului în care doriți ca fișierele să fie descărcate, accesați aici).

Notă: Descărcările de documente multiple sunt limitate la 250 Mbytes. Dacă dimensiunea totală a fișierelor selectate este mai mare, deselectați unele dintre documente sau dosare, apoi descărcați-le într-un lot separat.

Documente duplicate

Este posibil să doriți să creați o copie a documentului pentru a efectua modificări păstrând documentul original sau pentru a transfera copia în contul altui client.

Pentru a crea o copie a documentului, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta documentului și selectați Duplicate. Copia documentului va fi salvată cu un sufix [de exemplu, f1040 (2)].

Corelarea documentelor cu locurile de muncă

Această secțiune a fost mutată aici.

Modificarea proprietăților/tagurilor documentului

Proprietățile documentelor pot fi modificate de către un proprietar al firmei, un administrator sau orice membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor.

Pentru a edita numele, descrierea sau etichetele unui document, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui documentului, apoi selectați Editare informații.

Cu documente în dosare de nivel superior cu Clientul poate vizualiza acces, decideți dacă doriți să activați Solicitarea aprobării contului de client sau Blocați acest document la o factură neplătită.

Filtrați documentele

Filtrele vă ajută să reduceți lista de documente la cele care corespund unor criterii specifice. Puteți filtra o listă de documente...

...în interiorul filei Documente, în subfila Docs (selectați mai întâi clientul)
...în fila Documente, în subfila Recent (pentru mai multe detalii, accesați aici)
...în interiorul contului de client, în fila Docs

Pentru a filtra o listă de documente, faceți clic pe Filtru în colțul din dreapta sus, selectați unul sau mai multe filtre, apoi faceți clic pe Aplicare.

Salvați combinațiile de filtre ca șabloane pentru utilizare ulterioară. Pentru mai multe detalii despre utilizarea filtrelor, accesați aici.

Modalități de filtrare a documentelor:

Cont: Vedeți numai documentele care aparțin unor conturi specifice.
Încărcat de: Selectați Client, Firmă, Eu sau Toți pentru a vedea numai documentele încărcate de clientul dumneavoastră, de membrii echipei, de dumneavoastră sau de toată lumea.
Ultima acțiune: Vedeți numai documentele care au fost supuse unei acțiuni în ultimul număr de zile.
Tipuri de fișiere: Selectați PDF, Word, Excel, Imagini sau Toate.
Semnături (alegeți una):

Toate arată toate documentele în așteptarea semnării.
Semnat afișează toate documentele semnate de toți utilizatorii contului.
Semnat parțial afișează toate documentele semnate de cel puțin un utilizator al contului.
Pending Signature (Semnătură în așteptare ) afișează toate documentele pentru care lipsește semnătura a cel puțin unui utilizator al contului.
Pregătit pentru semnare afișează toate documentele pregătite pentru semnare care nu au fost încă trimise.
Opted Out arată toate documentele pe care toți utilizatorii contului au refuzat să le semneze.
Pending KBA arată toate documentele cu KBA care au cel puțin un utilizator de cont care trebuie să semneze.
KBA Eșuat arată toate documentele care au cel puțin un utilizator de cont care a eșuat la KBA și/sau utilizatori care au refuzat să semneze.
Signature Voided (Semnătură anulată ) afișează toate documentele care au fost semnate offline și anulate de firma dumneavoastră.

Aprobări (alegeți unul):
- All arată toate documentele cu aprobările solicitate.
- Plată în așteptare afișează toate documentele blocate care așteaptă plata.
- Aprobare în așteptare afișează toate documentele care așteaptă aprobarea clientului.
- Aprobat afișează toate documentele aprobate de client.
- Respins arată toate documentele aprobate de client .
Etichete: Selectați una sau mai multe etichete atribuite documentelor.

Sortarea documentelor

Sortarea este un instrument util pentru a găsi documente. De asemenea, puteți sorta o listă după ce i-ați aplicat filtre. Sortarea unei liste după nume o pune în ordine alfabetică descrescătoare sau crescătoare; sortarea după dată o pune în ordine cronologică descrescătoare sau crescătoare.

Faceți clic pe săgeata sus-jos din dreapta numelui antetului pentru a sorta lista de sub el.