Gestionați documentele

Aici găsiți tot ce trebuie să știți despre gestionarea documentelor clienților dvs. Vă arătăm cum să previzualizați, descărcați, filtrați, imprimați și multe altele. Știați că puteți edita un PDF în aplicație, apoi să îl conectați la o lucrare ? Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre lucrul cu documente. 

Previzualizare documente

TaxDome vă permite să previzualizați fișiere PDF, fișiere Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) și fișiere imagine populare (JPG, JPEG, PNG, GIF). Faceți clic pe numele documentului pentru a deschide vizualizatorul de documente. Veți vedea următoarele opțiuni:

a. Înapoi: Revine la folderul de documente.

b. Detalii document: Afișează numele fișierului, data încărcării și descrierea.

c. Editați detaliile documentului: actualizați numele fișierului, descrierea, etichetele sau blocați documentul la o factură .

d. Etichete: Afișează etichetele aplicate documentului (dacă există).

e. Solicitare respingere: Vizualizați motivele și data sau ora respingerii documentului sau a anulării unei semnături.

f. Solicitare semnătură: Trimiteți un cerere de semnătură electronică . Disponibil numai cu Clientul poate vizualiza nivel de permisiune.

g. Solicitare / retrimitere aprobare: Trimiteți sau retrimiteți un cerere de aprobare . Disponibil numai cu Clientul poate vizualiza nivel de permisiune.

h. Mutare: Mutați documentul între folderele clientului sau conturile clientului.

i. Sigiliu: Păstrează documentul în locația sa, dar împiedică clientul să îl șteargă, să îl editeze sau să îl mute într-un alt folder.

j. Descărcare: Descărcați o copie a documentului pe dispozitiv.

k. Imprimare: Imprimați documentul.

l. Meniul cu trei puncte:accesați acțiuni suplimentare pentru documente, cum ar fi trimiterea linkului documentului , duplicarea, conectarea sarcinilor , vizualizarea istoricului de audit sau ștergerea.

m. Vizualizare ecran complet: Deschideți documentul în modul ecran complet. Faceți clic din nou pe pictogramă sau apăsați tasta Esc pentru a ieși din modul ecran complet. Vizualizatorul de documente reține alegerea dvs. pentru toate documentele pe care le deschideți ulterior.

Imprimarea documentelor

Puteți accesa opțiunea de imprimare chiar din vizualizatorul de documente. Pentru a imprima PDF-uri și imagini (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP etc.), deschideți documentul și faceți clic pe butonul de imprimare din partea dreaptă sus a vizualizatorului.

Descărcați documentele

Pentru a descărca documente sau foldere, individual sau în bloc:

• Descărcați un singur document: Deschideți documentul și faceți clic pe butonul de descărcare din partea dreaptă sus a vizualizatorului.

• Descărcați documente și foldere în bloc: Selectați documentele sau folderele pe care doriți să le descărcați din listă, apoi faceți clic pe Descărcare în bara de meniu.

  

Documente duplicate

Este posibil să doriți să creați o copie a documentului pentru a face modificări, păstrând în același timp documentul original sau pentru a transfera copia într-un alt cont de client. Pentru a crea o copie a documentului, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta documentului și selectați Duplicare . Copia documentului va fi salvată cu un sufix (de exemplu, f1040 (2)).

Corelarea documentelor cu locurile de muncă

Această secțiune a fost mutată aici .

Modificarea proprietăților/tagurilor documentului

Proprietățile documentelor pot fi modificate de proprietarul firmei, administratorul sau orice membru al echipei care are drepturi de acces pentru gestionarea documentelor .

Pentru a edita numele, descrierea sau etichetele unui document, deschideți documentul și faceți clic pe butonul cu pictograma i din colțul stânga sus al vizualizatorului. 

De asemenea, puteți accesa proprietățile documentului din lista de documente făcând clic pe cele trei puncte din dreapta documentului și selectând Editați informațiile . 

Documentele cu Nivelul de permisiunede vizualizare al clientului poate fi, de asemenea, blocat pentru o factură neplătită .

Rețineți că în meniul derulantEtichete, etichetele utilizate de AI sunt marcate cu o pictogramă.

Filtrați documentele

Filtrele vă ajută să restrângeți lista de documente la cele care corespund anumitor criterii. Puteți filtra o listă de documente:

• în filaDocumentedin subfila Documente (selectați mai întâi clientul)

• în filaDocumente, în subfila Recent (pentru mai multe detalii, accesați aici )

• în contul clientului, în fila Documente

Pentru a filtra o listă de documente, faceți clicpe Filtru în colțul din dreapta sus, selectați unul sau mai multe filtre, apoi faceți clic pe Aplicare. Salvați combinațiile de filtre ca șabloane pentru utilizare ulterioară. Pentru mai multe detalii despre utilizarea filtrelor, accesați aici .

Modalități de filtrare a documentelor:

• Cont: Vedeți doar documentele aparținând anumitor conturi.

• Încărcat de: Selectați Toate, Client, Firmă sau Eu pentru a vedea numai documentele încărcate de clientul dvs., membrii echipei, dvs. sau toată lumea.

• Ultima acțiune: Vedeți numai documentele care au fost supuse unei acțiuni în ultimul număr de zile.

• Tipuri de fișiere: Selectați toate, PDF, Word, Excel sau Imagini.

• Semnături ( alegeți una):

  • Toate afișează toate documentele care așteaptă semnarea.

  • Semnat afișează toate documentele semnate de toți utilizatorii contului.

  • Semnat parțial afișează toate documentele semnate de cel puțin un utilizator al contului.

  • Semnătură în așteptare afișează toate documentele cărora le lipsește semnătura a cel puțin unui utilizator al contului.

  • „Pregătit pentru semnătură” afișează toate documentele gata de semnătură care nu au fost încă trimise.

  • Opțiunea „Dezabonare” afișează toate documentele pe care toți utilizatorii contului au refuzat să le semneze.

  • KBA în așteptare afișează toate documentele cu KBA care au cel puțin un utilizator de cont care trebuie să semneze.

  • KBA (KBA eșuat) afișează toate documentele care au cel puțin un utilizator de cont care a eșuat la KBA utilizatori care au refuzat să semneze.

  • Documentele anulate sunt documente care au fost semnate offline și anulate de proprietarul firmei sau de un membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor.

  • Kind Electronic arată documentele semnate cu ajutorul semnăturii electronice simple.

  • TipulAdES afișează documentele semnate utilizând semnăturile electronice calificate și avansate (AdES .

• Aprobări ( alegeți una):

  • Toate afișează toate documentele cu aprobările solicitate.

  • Plăți în așteptare afișează toate documentele blocate care așteaptă plata.

  • „În așteptarea aprobării” afișează toate documentele care așteaptă aprobarea clientului.

  • Aprobat afișează toate documentele aprobate de client.

  • „Respins” afișează toate documentele respinse de client.

• Etichete : Selectați una sau mai multe etichete atribuite documentelor. 

Sortarea documentelor

Sortarea este un instrument util pentru a găsi documente. De asemenea, puteți sorta o listă după ce i-ați aplicat filtre. Sortarea unei liste după nume o pune în ordine alfabetică descrescătoare sau crescătoare; sortarea după dată o pune în ordine cronologică descrescătoare sau crescătoare.

Faceți clic pe săgeata sus-jos din dreapta numelui antetului pentru a sorta lista de sub el.