Create and apply chat templates

Chat templates are useful for communications you regularly send to clients . They are also used in pipelines as automations to send automatic notifications to clients. They keep you from having to write the same messages from scratch repeatedly. So you have them ready whenever you need.

Creați șabloane de chat

A chat template can be created by a firm owner, an admin or any employee with access rights to manage templates .

To create a chat template, go to Templates > Firm templates > Chats, then click Create template.

Sau accesați această pagină adăugând automatizarea Trimite mesaj în timp ce editați o pipeline, apoi făcând clic pe butonul Șablon nou .

Chat template screen overview

Mai jos, explicăm secțiunile numerotate din fereastra Creare șablon mesaj unde creați șabloane de mesaje:

a. Name: Enter a name for the template—what you will see when you select the template.

b. From: Select the team member on whose behalf the message will be sent. This is the name the recipient will see as the sender, no matter who has moved the job to the next stage.

A team member can be selected here if they are assigned to the account or have access rights to view all accounts .

c. Subiect: Introduceți un subiect; acesta va apărea ca nume al comunicării în lista de mesaje a destinatarului.

d. Add shortcode: To individualize the message, apply shortcodes (dynamic data) to include, for example, the recipient’s name, the account name or the date. Shortcodes are available for both the message title and body. Here’s more on using shortcodes in TaxDome .

e. Body: Compose the message using formatting, emojis, links, and videos .

f. Send reminders to clients: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don’t have their tasks completed. Learn more about reminders in chats .

g. Attach a document: You can attach files to a chat template by either dragging and dropping the document or clicking Browse files to upload it. The attached document will automatically be included in every chat message where you apply this template.

h. Client tasks: Add client tasks. Tasks are displayed as a to-do list with checkboxes. Click Add task to add more to-do items. Once a task is completed, either you or the client can check it off. Here’s more about managing client tasks .

Click Save & exit to save the template and go back to the templates list; Save to keep your changes and continue editing the template, or Cancel to exit without saving.

Adăugați șabloane de chat implicite din biblioteca noastră

Vă oferim modele de modele de chat pe care le puteți edita cu ușurință. Pentru a adăuga un șablon de chat din biblioteca noastră:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, selectați fila Chat-uri , apoi faceți clic pe Copiere din bibliotecă .

2. Faceți clic pe pictograma de copiere din extrema dreaptă a șablonului pe care doriți să îl adăugați. Editați șablonul făcând clic pe numele său.

   

Editarea șabloanelor de chat

Pentru a face modificări la un șablon de chat, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din meniul lateral, selectați Chat-uri , apoi faceți clic pe numele șablonului de chat.

2. Efectuați modificări la șablonul de chat, apoi faceți clic pe Salvați și ieșiți .

Apply chat template

Once you’ve made a chat template, use it to speed up sending any new message or for sending automatic messages within the pipelines . Here’s how:

1. Choose the option to create a new chat thread:

• Faceți clic pe Nou, apoi selectați Chat.

• Click New chat in the Communication section.

• Select one or more recipients in your Accounts list, click More actions and select Send message in the drop-down menu.

2. Click on the Templates field, then select the template from the drop-down menu.

3. Editează textul existent sau compune ceva nou, apoi configurează opțiunile mesajului.

Notă

Modificările pe care le faceți la mesaj nu alterează șablonul selectat.

Publish chat templates to the marketplace

Puteți să vă publicați șablonul în marketplace dacă credeți că va fi de folos altor membri ai comunității.

Avertisment

You will not see Publish to marketplace unless you have registered as a creator .

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga și selectați Chat-uri . 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Publish to marketplace.

3. Complete the steps as instructed in the Creators hub article.

Șabloane de chat duplicate

Pentru a crea noi șabloane de chat pe baza celor existente:

1. Go to  Templates > Firm templates from the left menu bar and select Chats. 

2. Click the three dots to the far right of the chat template’s name and select Duplicate. When creating a duplicate, the chat template will be added with the same name as the original, followed by a sequential number in parentheses. For example: In review (original), In review (2) (the duplicate).

Ștergeți șabloanele de chat

Pentru a elimina complet un șablon de chat:

1. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din meniul lateral și selectați Chat-uri .

2. Click the three dots at the far right of the chat template’s name and select Delete. 

3. Confirmați acțiunea.

   

Share

Link copiat