Atribuiți etichete pe baza pachetului de propuneri

Puteți automatiza fluxurile de lucru în funcție de nivelul de servicii ales de clienții dvs. în propuneri. Iată cum.

Atribuirea etichetelor în pachetele de propuneri, explicată

Funcția „Actualizare etichete cont” vă permite să configurați etichete pentru fiecare pachet din propunerile dvs. Când un client selectează un pachet și semnează propunerea, etichetele configurate sunt aplicate automat contului său sau eliminate din acesta. Acest lucru vă ajută să clasificați imediat clienții în funcție de nivelul de servicii selectat și să configurați automatizările corespunzătoare în fluxul dvs. de lucru.

Exemple de cazuri de utilizare:

• Diferențierea nivelurilor de servicii: O firmă de contabilitate oferă pachete Essential, Growth și Premium. Când un client selectează pachetul Growth, eticheta „Growth” este aplicată automat, declanșând un flux de lucru atribuie un manager de cont dedicat și trimite șabloane de raportare lunară.

• Schimbarea nivelurilor de servicii: O firmă de consultanță fiscală oferă pachete de servicii de bază și complete. Atunci când un client trece de la pachetul de bază la cel complet, propunerea este configurată astfel încât să elimine eticheta „de bază” și să adauge eticheta „complet”, asigurându-se că clientul beneficiază de nivelul adecvat de comunicare și solicitări de documente.

• Abordarea „tabula rasa”: O firmă de contabilitate dorește să se asigure că clienții au doar etichete legate de nivelul actual al serviciilor. Aceasta configurează pachetele astfel încât să șteargă mai întâi toate etichetele existente, apoi aplică doar eticheta corespunzătoare pachetului nou selectat, împiedicând acumularea etichetelor din angajamentele anterioare.

Pasul 1. Creați etichete

Înainte de a utiliza funcția Actualizare etichete cont în pachetele de propuneri, trebuie să decideți ce etichetă trebuie aplicată sau eliminată automat. Utilizați următoarele întrebări ca referință: 

• Ce grup de clienți doriți să vedeți prin filtrarea listei de conturi? Clienți recurenți, clienți fiscali etc.
• Pentru ce grup de clienți membrii echipei mele au nevoie de un set specific de sarcini pentru a continua cu serviciile furnizate? De exemplu,clienții QBO.
• Și așa mai departe

Asigurați-vă că ați creat etichete pentru anumite grupuri de clienți.

Pasul 2. Configurați etichetele în pachetul de propuneri

Puteți configura atribuirea automată a etichetelor pe baza pachetelor de propuneri fie atunci când lucrați cu un șablon, fie atunci când creați o propunere manual:

1. Deschideți șablonul propunerii sau creați o propunere nouă.

2. În secțiunea Servicii, faceți clic pe Editare pentru a deschide fișa pachetului.

3. Activați opțiunea Actualizați etichetele contului, apoi selectați acțiunea pe care doriți să o efectuați.

Această setare poate fi utilizată în diverse moduri:

• Ștergeți etichetele existente ale contului activate și câmpul Adăugare etichete cont gol: Când clientul selectează pachetul, sarcina intră în această etapă, toate etichetele aplicate sunt eliminate din cont.

• Ștergeți etichetele existente activate și completați câmpul Adăugați etichete cont: Când clientul selectează pachetul, toate etichetele aplicate sunt eliminate din cont, iar etichetele selectate în câmpul Adăugați etichete cont sunt aplicate contului.

• Ștergeți etichetele existente ale contului dezactivate și completați câmpul Adăugați etichete contului: Când clientul selectează pachetul, toate etichetele aplicate rămân atribuite contului, iar etichetele listate în câmpul Adăugați etichete contului sunt aplicate contului.

• Ștergeți etichetele existente ale contului dezactivate și completați câmpul „Eliminare etichete cont ”: Când clientul selectează pachetul, etichetele listate în câmpul „Eliminare etichete cont ” sunt eliminate din cont.

• Câmpul Adăugare etichete cont și câmpul Eliminare etichete cont completate: Când clientul selectează pachetul, etichetele listate în câmpul Adăugare etichete cont sunt aplicate contului, iar etichetele listate în câmpul Eliminare etichete cont sunt eliminate din cont.

4. Salvați șablonul sau trimiteți propunerea. Odată ce clientul semnează, etichetele vor fi actualizate în consecință.

Utilizați pachete cu etichete în conducte

Odată ce etichetele sunt aplicate automat pe baza pachetului de propuneri selectat, le puteți utiliza pentru a declanșa automatizări condiționale în fluxurile dvs. de lucru. Acest lucru vă permite să creați fluxuri de lucru diferite pentru diferite niveluri de servicii, fără intervenție manuală.

Cazuri de utilizare frecvente:

• Configurați secvențe de comunicare specifice fiecărui nivel
• Alocați membri specifici ai echipei conturilor cu anumite etichete
• Creați organizatori specifici serviciului sau solicitări de documente

Exemplu de scenariu:

1. O firmă creează o ofertă cu două pachete: Essential și Growth. Fiecare pachet este configurat pentru a adăuga eticheta corespunzătoare.
2. Când un client semnează propunerea și selectează pachetul Growth, eticheta Growth este aplicată automat contului său.
3. Aceasta declanșează o automatizare condiționată care trimite un e-mail de bun venit cu instrucțiuni specifice clienților din categoria Growth, inclusiv detalii despre revizuirile financiare lunare și documentele suplimentare pe care trebuie să le furnizeze.

Configurați automatizări condiționale pe baza etichetelor pachetelor

Pentru a declanșa automatizări condiționale pe baza pachetului selectat de client:

1. Configurați etapa de propunere:

• Asigurați-vă opțiunea „Mutare automată a lucrărilor” este activată pentru etapa în care trimiteți propunerea.
• Selectați șablonul de propunere care include pachete cu etichete de cont de actualizare configurate.

2. Configurați automatizări condiționale în etapa următoare:

• Adăugați o automatizare ( de exemplu, Trimiteți e-mail, Creați organizator, Actualizați persoana responsabilă de sarcină).
• Faceți clic pe Adăugați condiții și selectați eticheta contului pe care ați configurat-o în pachetul de propuneri (de exemplu, Esențial sau Creștere).
• Adăugați mai multe automatizări condiționale pentru fiecare etichetă pe care doriți să o utilizați.
• Configurați restul setărilor de automatizare și faceți clic pe Salvare.

Odată ce clientul semnează propunerea, se aplică eticheta corespunzătoare, sarcina trece automat la etapa următoare și se declanșează automatizarea condițională corespunzătoare.

Considerații privind comanda și sincronizarea automatizării

Când utilizați etichete din pachetele de propuneri în automatizările dvs., rețineți următoarele:

• Etichetele sunt atribuite numai după ce clientul semnează propunerea. Nu utilizați automatizări condiționale bazate pe etichete aplicate automat în aceeași etapă în care este trimisă propunerea. Configurați automatizările bazate pe etichete într-o etapă ulterioară.

• Ștergerea unei propuneri semnate nu elimină etichetele. Dacă o propunere semnată este ștersă, etichetele care au fost aplicate automat rămân în cont și trebuie eliminate manual .

• Automatizarea actualizării etichetelor contului se execută mai întâi. Dacă aveți atât Actualizarea etichetelor contului și Trimite propunere în aceeași etapă, automatizarea Actualizează etichetele contului se declanșează automat prima.