CRM (De bază): profiluri de cont client

TaxDome vă permite să păstrați fără efort informațiile personale ale clienților dumneavoastră. La o privire rapidă, puteți vedea tot ce trebuie să știți despre contul unui client pe o singură pagină, bine organizată. În plus, puteți edita cu ușurință informațiile personale ale clientului dvs.

Accesați informațiile despre cont

Accesul la profilul unui client este disponibil proprietarului firmei, administratorului și oricărui angajat desemnat să lucreze la contul respectivului client sau căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile.

Pentru a accesa profilul unui client, faceți clic pe pictograma de căutare din partea superioară a barei laterale din stânga, apoi introduceți numele clientului sau o parte din e-mailul acestuia în câmpul de căutare.

De asemenea, puteți accesa un cont navigând către Clienți din bara laterală din stânga și apoi făcând clic pe numele clientului din listă.

Veți ști întotdeauna în al cărui profil de client vă aflați, deoarece veți vedea numele contului în partea stângă a barei de meniu.

În fila Prezentare generală , veți găsi tot ce trebuie să știți despre contul clientului pe o singură pagină, cu informații organizate pe categorii.

Aici, veți putea vedea toate acestea (cu opțiunea de a vizualiza totul pentru a vedea și mai multe în fiecare secțiune):

• Documente: Cele mai recente cinci documente încărcate de clientul dvs. sau partajate cu acesta. Toate documentele nevăzute primesc automat o etichetă Nou , astfel încât să puteți vedea întotdeauna care dintre ele nu au fost încă vizualizate de dvs. sau de un membru al firmei.
• Sarcini: Ultimele cinci sarcini care sunt planificate și/sau în curs de desfășurare pentru client.
• Email: Cele mai recente cinci e-mailuri ale clientului și starea lor.
• Locuri de muncă: Locurile de muncă actuale pentru cont, conductele în care se află locurile de muncă ale clientului și stadiile în care se află acestea.
• Conversații: Cele mai recente mesaje trimise clientului și cine a răspuns și când.
• Facturi neplătite: Facturile neplătite și parțial plătite ale clientului și dacă acestea pot fi plătite cu creditul existent.
• Aprobări: Cele mai recente documente care necesită aprobarea și semnătura clientului.
• Semnături: Documentele trimise clientului pentru a fi semnate și cele care mai trebuie semnate.
• Organizatori: Ultimii cinci organizatori trimiși clientului și starea acestora.
• Activitatea de conectare: Ultima dată când clientul s-a conectat.
• Note: Ultimele cinci note salvate pentru client.
• Urmărirea timpului: Ultimele cinci înregistrări de timp introduse pentru client.
• Propuneri și scrisori de angajament: Ultimele cinci propuneri sau scrisori de angajament trimise clientului.

Detalii despre cont și contacte 

Fiecare cont de client de pe TaxDome ar trebui să fie legat de unul sau mai multe contacte. Unele informații pentru un cont de client se referă la contul în sine, în timp ce alte informații se referă la contactele acestuia. 

În fila Informații din profilul clientului, puteți accesa și edita atât informațiile despre cont, cât și contactele legate de acesta.

• Secțiunea Detalii cont
• Secțiunea Contacte

Secțiunea Detalii cont

Secțiunea Detalii cont este locul în care puteți revizui și edita datele contului: numele contului, tipul, fotografia, etichetele aplicate, membrii echipei responsabili pentru acest cont etc. 

Mai jos, vedeți descrieri detaliate pentru fiecare câmp:

a. Informații privind contul principal:

• Numele contului: Conturile sunt entitățile pentru care lucrați și pe care le facturați. Acestea pot fi configurate manual sau generate automat. 
• Fotografia profilului contului: Fotografia încărcată în profil de către client sau firmă.
• Tip de cont: Există trei tipuri de conturi pe TaxDome - Persoană fizică, Societate și Altele. Dacă clientul dvs. este o firmă, selectați Societate. Dacă este o persoană sau o familie, puteți selecta Individual. 

b. Etichete: Utilizate pentru a clasifica conturile.

c. Membrii echipei: Angajații dvs. care au acces la contul clientului. De asemenea, puteți afla ce membri ai echipei au avut acces în trecut făcând clic pe link-ul Istoric modificări . 

d. Câmpuri personalizate ale contului: Dacă ați creat și completat câmpuri personalizate pentru cont, acestea sunt afișate aici.

e. QuickBooks conexiune: QuickBooks starea de sincronizare a contului. În mod implicit, sunt sincronizate numai conturile cu facturi sau plăți. 

f. Aplicație mobilă client: Afișează dacă vreun contact asociat contului a descărcat aplicația mobilă și s-a conectat. 

g. Conturi conexe: Aici, puteți găsi toate conturile cu contacte comune. 

Secțiunea Contacte

În secțiunea Contacte , puteți examina și edita datele privind contactele (e-mailurile) legate de contul curent: gestionați accesul la portal, notificările, sincronizarea e-mailurilor și setările semnăturii. De asemenea, puteți dezlega și lega contacte. Pentru a edita adresa de e-mail a contactului sau orice alte date, faceți clic pe numele contactului din listă.

a. Informații de contact principale:

• Contact legat: Numele tuturor contactelor sunt afișate în ordine alfabetică. În exemplu, Charles Burnes și Lisa Burns sunt contacte legate de cont. Puteți dezlega contactul de la cont făcând clic pe meniul cu trei puncte din dreapta liniei numelui contactului. 
• Descrierea contactului legat: Informații scurte pe care doriți să le adăugați despre contact. Puteți edita descrierea făcând clic pe meniul cu trei puncte din dreapta liniei numelui contactului sau puteți lăsa descrierea goală. Aceasta este valabilă numai pentru contul curent, deci dacă un contact este legat de mai multe conturi, descrierile ar putea fi diferite pentru fiecare cont (de exemplu, contact principal pentru contul de familie și CEO pentru contul de afaceri).

b. E-mail: Această adresă de e-mail este specificată ca fiind cea principală în timpul creării contactului. Aceasta este afișată prima.

c. (Opțional) E-mail suplimentar: Alte adrese de e-mail pentru contact pot fi adăugate ca un câmp personalizat de contact. Toate e-mailurile din câmpurile personalizate sunt afișate aici. 

d. Comutatoare de contact (Conectare, Notificare, Sincronizare prin e-mail): Comutatoarele de contact gestionează accesul la portal, notificările și setările de sincronizare prin e-mail ale contactului:

• Conectare: Puteți oferi acces la portal fiecărei adrese de e-mail adăugate la un contact. Dacă utilizatorul a fost deja invitat să utilizeze portalul pentru clienți, dar nu a acceptat invitația, i-o puteți trimite din nou folosind instrucțiunile de mai jos.
• Notificare: Pentru fiecare adresă de e-mail adăugată la un contact, puteți decide dacă acesta va primi notificări cu privire la evenimentele din sistem (de exemplu, un mesaj nou sau un organizator trimis). Puteți modifica tipurile de notificare pentru fiecare adresă de e-mail utilizând instrucțiunile de mai jos.
• Email sync: Pentru fiecare adresă de e-mail adăugată la un contact, puteți decide dacă doriți să primiți e-mailuri și să răspundeți la ele de pe TaxDome.

e. Prioritatea semnatarului: Această opțiune este utilizată cu modelele de semnături. Aceasta determină ordinea implicită a semnatarilor. 

f. Adaugă contact: Această opțiune poate fi utilizată pentru a adăuga contactele existente la cont sau pentru a crea unul nou. 

Unele dintre informațiile pentru un cont de client se referă la contul în sine, în timp ce alte informații se referă la contactele acestuia:

• Numele contului clientului (de exemplu, numele afacerii, organizației sau persoanei) și fotografiile sunt stocate în contul acestuia.
• Detaliile personale ale unui client - cum ar fi adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa stradală - sunt stocate în contactul acestuia. Pentru a modifica aceste informații, trebuie să editați contactul.
• Există obicei CRM câmpuri din conturi diferite de cele personalizate CRM câmpuri din persoanele de contact. De exemplu, dacă lucrați cu organizații diferite, vă recomandăm să stocați adrese și alte detalii despre acestea în contul lor.

Acțiuni e-mail de contact

Unele acțiuni importante pentru contacte sunt disponibile pentru adresa de e-mail principală sau suplimentară. Le puteți accesa din liniile de e-mail făcând clic pe meniul cu trei puncte:

a. Trimiteți invitație: Dacă utilizatorul a fost deja invitat să utilizeze portalul pentru clienți, dar nu a acceptat invitația, o puteți trimite din nou făcând clic pe acest link. 

b. Preferințe de notificare: Pentru fiecare utilizator pentru care comutatorul Notificare este activat, puteți decide ce notificări va primi făcând clic pe acest link.

c. Dezactivați autoritatea de semnare: Această opțiune este utilizată atunci când trimiteți propuneri și facturi recurente clienților dvs. În mod implicit, propunerea este considerată semnată atunci când toate contactele cu acces la autentificare o semnează. Autoritatea de semnare activată permite, de asemenea, semnarea facturilor recurente. Cu toate acestea, puteți dezactiva autoritatea de semnare pentru orice adresă de e-mail.

Editarea detaliilor contului 

Un proprietar al firmei, un administrator sau orice angajat căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru gestionarea conturilor poate edita detaliile unui cont. 

Pentru a face acest lucru, navigați la fila Informații din profilul clientului, apoi faceți clic pe Editare în partea dreaptă a Detaliilor contului. 

De aici puteți:

• Modificați tipul de cont.
• Modificați numele contului.
• Atribuiți/ștergeți etichete pentru cont.
• Adăugați/eliminați membrii echipei care au acces la cont.
• Editați adresa companiei.
• Completați câmpurile personalizate ale contului.
• Editarea contactelor asociate unui cont: conectați și deconectați contactele, adăugați altele noi, editați detaliile contactelor, modificați accesul la portal, notificările și opțiunile de sincronizare pentru e-mailurile contactelor.