CRM (de bază): Profiluri de cont de client

TaxDome vă permite să păstrați fără efort informațiile personale ale clienților dumneavoastră. Dintr-o privire rapidă, puteți vedea tot ce trebuie să știți despre contul unui client pe o singură pagină bine organizată. În plus, puteți edita cu ușurință informațiile personale ale clientului dvs.

Acoperit aici:

• Accesarea informațiilor despre cont
• Detalii despre cont și contacte
• Editarea detaliilor contului
• Cum se resetează parola clientului

Accesarea informațiilor despre cont

Accesul la profilul unui client este disponibil proprietarului firmei, administratorului și oricărui angajat desemnat să lucreze la contul respectivului client sau căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile.

Pentru a accesa profilul unui client, faceți clic pe pictograma de căutare din partea superioară a barei laterale din stânga, apoi introduceți numele clientului sau o parte din e-mailul acestuia în câmpul de căutare.

De asemenea, puteți accesa un cont navigând către Clienți din bara laterală din stânga și apoi făcând clic pe numele clientului din listă.

Veți ști întotdeauna în profilul cărui client vă aflați, deoarece veți vedea fotografia și numele contului în partea stângă a barei de meniu.

În fila Prezentare generală , veți găsi tot ce trebuie să știți despre contul de client pe o singură pagină, cu informații organizate pe categorii.

Aici veți putea vedea toate aceste informații (cu opțiunea Vizualizați totul pentru a vedea și mai multe în fiecare secțiune):

• Documente: ultimele cinci documente încărcate de client. Toate documentele nevăzute primesc automat o etichetă New , astfel încât să puteți vedea în permanență care sunt cele pe care dumneavoastră sau un membru al firmei nu le-ați vizualizat încă.
• Sarcini: ultimele cinci sarcini care sunt planificate și/sau în curs de desfășurare pentru client.
• Email: cele mai recente cinci emailuri ale clientului și starea lor
• Locuri de muncă: locurile de muncă curente pentru cont, canalele în care se află locurile de muncă ale clientului și în ce stadii se află acestea.
• Chats: cele mai recente mesaje trimise către client și cine a răspuns și când.
• Facturi neplătite: facturile neplătite ale clientului și dacă acestea pot fi plătite cu creditul existent.
• Aprobări: cele mai recente documente care necesită aprobarea și semnarea clientului
• Semnături: documentele trimise la client pentru a fi semnate și cele care mai trebuie semnate.
• Organizatori: ultimele cinci organizatori trimise clientului și statutul acestora
• Activitate de conectare: când clientul s-a conectat ultima dată
• Note: ultimele cinci note salvate pentru client
• Urmărirea timpului: ultimele cinci înregistrări de timp introduse pentru client
• Propuneri și scrisori de angajament: ultimele cinci propuneri sau scrisori de angajament trimise clientului

Detalii despre cont și contacte 

Fiecare cont de client de pe TaxDome ar trebui să fie legat de una sau mai multe persoane de contact. Unele dintre informațiile referitoare la un cont de client se referă la contul în sine, în timp ce alte informații se referă la contactele sale. 

În fila Info din profilul clientului, puteți accesa și edita atât informațiile despre cont, cât și pe cele despre contactele legate de acesta.

• Secțiunea Detalii cont
• Secțiunea Contacte

Secțiunea Detalii cont

Secțiunea Detalii cont este cea în care puteți revizui și edita datele contului: numele contului, tipul, fotografia, etichetele aplicate, membrii echipei care lucrează la acest cont etc. 

Mai jos găsiți descrieri detaliate pentru fiecare câmp numerotat:

1. Numele contului. Conturile sunt entitățile pentru care lucrați și pe care le facturați. Acestea pot fi configurate manual sau generate automat. (Mai multe despre numele conturilor).

2. Fotografia de profil a contului. Fotografia încărcată în profil, fie de către client, fie de către firmă.

3. Tipul de cont. Există trei tipuri de conturi pe TaxDome: Individual, Company și Other. Dacă clientul dvs. este o firmă, selectați Company (Companie). Dacă este o persoană sau o familie, puteți selecta Individual. Aflați mai multe despre tipurile de cont.

4. Tags. Utilizate pentru a clasifica conturile. (Mai multe despre etichete.)

5. Membrii echipei. Personalul dumneavoastră care are acces la contul clientului. (Mai multe despre accesul la cont).

6. Câmpuri personalizate pentru cont. Dacă ați creat și completat câmpuri personalizate pentru cont, acestea sunt afișate aici. De asemenea, puteți verifica istoricul modificărilor făcând clic pe linkul corespunzător. (Mai multe despre obicei CRM câmpuri.)

7. Conturi conexe. Aici puteți găsi toate conturile cu contacte comune. Mai multe despre conturile conexe.

8. Conexiunea QuickBooks. Starea de sincronizare QuickBooks a contului. În mod implicit, sunt sincronizate numai conturile cu facturi sau plăți. (Mai multe despre opțiunile de sincronizare a conturilor).

Secțiunea Contacte

În secțiunea Contacte puteți examina și edita datele despre contactele (e-mailuri) legate de contul curent: gestionați accesul la portal, notificările, sincronizarea e-mailurilor, setările de semnătură. Puteți, de asemenea, să dezlipiți și să legați contactele. Pentru a edita adresa de e-mail a contactului sau orice alte date, faceți clic pe numele contactului din listă.

Mai jos, vedeți descrierile pentru fiecare câmp numerotat:

1. Contact legat. Numele tuturor contactelor sunt afișate în ordine alfabetică.

2. Descrierea contactului legat. Descrierea poate fi introdusă făcând clic pe linkul 3. Edit description (Editare descriere). Este valabilă numai pentru contul curent, astfel încât, dacă o persoană de contact este legată la mai multe conturi, descrierile ar putea fi diferite pentru fiecare cont (de exemplu, persoană de contact principală pentru contul de familie și director executiv pentru contul de afaceri).

4. Adresa de e-mail suplimentară. Alte adrese de e-mail pentru persoana de contact pot fi adăugate ca un câmp personalizat pentru contact. Toate câmpurile de e-mail ale contactului sunt afișate aici. 

5. LOGIN. Puteți acorda acces la portal pentru fiecare adresă de e-mail adăugată la un contact. În cazul în care utilizatorul a fost deja invitat să utilizeze portalul clienților, dar nu a acceptat invitația, o puteți trimite din nou făcând clic pe link-ul 9. Trimite invitație .

6. NOTIFICARE. Pentru fiecare adresă de e-mail adăugată la un contact, puteți decide dacă va primi notificări privind evenimentele din sistem (de exemplu, un mesaj nou sau un organizator trimis). Pentru fiecare e-mail, puteți modifica tipurile de notificare făcând clic pe 10. Linkul Notification Preferences (Preferințe de notificare ).

7. SIMULARE EMAIL. Pentru fiecare adresă de e-mail adăugată la un contact, puteți decide dacă doriți să primiți e-mailuri și să răspundeți la acestea de pe TaxDome.

8. Prioritatea semnatarului. Această opțiune se utilizează cu șabloanele de semnătură. Ea determină ordinea implicită a semnatarilor. Cum se configurează prioritatea semnatarilor. 

11. Dezactivați autoritatea semnatarului. Această opțiune se utilizează la trimiterea propunerilor și a facturilor recurente către clienții dumneavoastră. În mod implicit, propunerea este considerată ca fiind semnată atunci când toate persoanele de contact cu acces de conectare o semnează. Activarea autorității de semnare permite, de asemenea, semnarea facturilor recurente. Cu toate acestea, puteți dezactiva autoritatea de semnatar pentru orice adresă de e-mail.

12. Dezlegare. Dacă nu doriți ca persoana de contact să fie legată de cont, puteți să o decuplați. Rețineți că fiecare cont ar trebui să aibă cel puțin un contact legat, astfel încât nu veți putea să îl decuplați pe ultimul.

Unele informații pentru un cont de client se referă la contul în sine, în timp ce alte informații se referă la contactele acestuia:

• Numele contului de client (de exemplu, numele afacerii, organizației sau persoanei fizice), fotografiile sunt stocate în contul lor.
• Detaliile personale ale unui client - cum ar fi adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa de stradă - sunt stocate în contactul acestuia. Pentru a modifica aceste informații, trebuie să editați contactul.
• Pentru fiecare adresă de e-mail adăugată la un contact, puteți oferi persoanei căreia îi aparține e-mailul acces la portal, puteți activa sincronizarea e-mailurilor și îi puteți înscrie pentru notificări. Mai multe despre activarea comutatoarelor.
• Există obicei CRM câmpuri din conturi diferite de cele personalizate CRM câmpuri din persoanele de contact. De exemplu, dacă lucrați cu organizații diferite, vă recomandăm să stocați adrese și alte detalii despre acestea în contul lor.

Editarea detaliilor contului 

Un proprietar de firmă, un administrator sau orice angajat căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru a gestiona conturile poate edita detaliile unui cont. 

Pentru a face acest lucru, navigați la fila Info din profilul clientului, apoi faceți clic pe Editare în dreapta de la Detalii cont. 

De aici puteți:

• Modificați tipul de cont
• Modificați numele contului
• Atribuiți/eliminați etichete pentru cont
• Adăugați/eliminați membrii echipei care au acces la cont
• Editați adresa companiei
• Completați câmpurile personalizate ale contului
• Editați contactele asociate unui cont: conectați și deconectați contactele, adăugați contacte noi, editați detaliile de contact, modificați accesul la portal, notificările și opțiunile de sincronizare pentru e-mailurile de contact.