Profilurile conturilor clienților

Tabla de conținut

Accesați informațiile despre cont
Account info & contacts
Edit account info

TaxDome vă permite să păstrați fără efort informațiile personale ale clienților dumneavoastră. La o privire rapidă, puteți vedea tot ce trebuie să știți despre contul unui client pe o singură pagină, bine organizată. În plus, puteți edita cu ușurință informațiile personale ale clientului dvs.

Accesați informațiile despre cont

Access to a client’s profile is available to firm owner, admin, and any employee assigned to work on that client’s account or who has been given access rights to view all accounts .

Pentru a accesa profilul unui client, faceți clic pe pictograma de căutare din partea superioară a barei laterale din stânga, apoi introduceți numele clientului sau o parte din e-mailul acestuia în câmpul de căutare.

De asemenea, puteți accesa un cont navigând la Clienți din bara laterală stângă și apoi făcând clic pe numele clientului din listă.

Veți ști întotdeauna în al cărui profil de client vă aflați, deoarece veți vedea numele contului în partea stângă a barei de meniu.

În fila Prezentare generală , veți găsi tot ce trebuie să știți despre contul clientului pe o singură pagină, cu informații organizate pe categorii.

Aici veți putea vedea toate acestea (cu opțiunea de a vizualiza tot pentru a vedea și mai multe în fiecare secțiune):

Documente: Cinci dintre cele mai recente documente încărcate de clientul dvs. sau partajate cu acesta. Toate documentele nevăzute primesc automat o etichetă nouă , astfel încât să puteți vedea întotdeauna pe care dvs. sau un membru al firmei nu le-ați vizualizat încă.
Sarcini: Cele mai recente cinci sarcini planificate și/sau în curs de desfășurare pentru client.
Email: Cele mai recente cinci e-mailuri ale clientului și starea lor.
Joburi: Joburile curente pentru cont, fluxurile de lucru în care se află joburile clientului și etapele în care se află.
Chat-uri: Cele mai recente mesaje trimise clientului, cine și când a răspuns.
Facturi neplătite: Facturile neplătite și parțial plătite ale clientului și dacă acestea pot fi plătite cu creditul existent.
Aprobări: Cele mai recente documente care necesită aprobarea și semnătura clientului.
Semnături: Documentele trimise clientului pentru a fi semnate și cele care necesită încă semnare.
Organizatori: Cele mai recente cinci organizatori trimiși clientului și starea acestora.
Activitate de conectare: Când s-a conectat clientul ultima dată.
Note: Cinci dintre cele mai recente note salvate pentru client.
Urmărirea timpului: Cele mai recente cinci intrări de timp introduse pentru client.
Propuneri și scrisori de angajament: Cinci ultime propuneri sau scrisori de angajament trimise clientului.

Account info & contacts

Fiecare cont de client pe TaxDome ar trebui să fie legat de unul sau mai multe contacte. Unele informații despre un cont de client se referă la contul în sine, în timp ce alte informații se referă la contactele sale. În fila Informații din profilul clientului, puteți accesa și edita atât informațiile despre cont, cât și contactele sale legate.

Account info section
Secțiunea Contacte

Account info section

Account info section is where you can review and edit account data: account name, type, photo, tags applied, team members responsible for working on this account, etc.

Mai jos, vedeți descrieri detaliate pentru fiecare câmp:

a. Informații despre contul principal:

Account name : Accounts are the entities you work for and bill. They could be set up manually or generated automatically.
Fotografie de profil a contului: Fotografia încărcată pe profil de către client sau firmă.
Account type : There are three account types on TaxDome-Individual, Company and Other. If your client is a firm, select Company. If it’s a person or a family, you can select Individual.

b. Address: The legal address.

c. Tags : Used to categorize accounts.

d. Team members : Your employees who have access to the client account.

e. Account custom fields : If you have created and filled out custom fields for the account, they’re displayed here.

f. History of changes : Shows a log of team members who have been assigned to or removed from the client account, along with the date of each change.

g. Account roles: Assign specific account roles (e.g., bookkeeper, reviewer) to your team members to define their responsibilities within a client’s account. This not only gives them access to the account but also helps you clearly identify their role and contribution to the client’s workflow.

h. Team members: Click on the names of the team members you want to give them access to the client account.

i. New role: Click to create a new role directly in the sidebar without leaving the page. Once the role is created, you can assign it to team members.

j. QuickBooks sync for invoicing : Shows the QuickBooks sync for invoicing status of the account. By default, only accounts with invoices or payments are synced.

k. QuickBooks GL connection : Shows whether this account is connected to QuickBooks Online for syncing transactions with the general ledger (GL).

l. Client mobile app : Shows whether any contact associated with the account has downloaded the mobile app and logged in.

m. Linked accounts : Here, you can find all accounts with shared contacts.

Secțiunea Contacte

În secțiunea Contacte , puteți revizui și edita datele despre contactele (adresele de e-mail) conectate la contul curent: gestionați accesul la portal, notificările, sincronizarea e-mailurilor și setările de semnătură. De asemenea, puteți deconecta și conecta contactele. Pentru a edita adresa de e-mail a contactului sau orice alte date, faceți clic pe numele contactului din listă.

a. Сontact’s name: The names of all contacts are displayed in alphabetical order. You can Unlink the contact from the account by clicking the three-dots menu at the right of the contact name line.

b. Phone number: The contact’s phone number.

c. Email: The email address specified as the main one during the contact creation. Other email addresses for the contact can be added as a contact custom field .

d. Contact settings (Login, Notify, Email sync, Signatory): Contact settings manage the contact’s portal access, notifications, email sync and signatory settings:

Login : You can give portal access to each email address added to a contact. If the user has already been invited to use the client portal but hasn’t accepted the invitation, you can send it once again using the instructions below .
Notify : For each email address added to a contact, you can decide if they will receive notifications on system events (e.g., a new message or organizer sent). You can tweak the notification types for each email using the instructions below .
Email sync : For each email address added to a contact, you can decide if you want to receive emails and reply to them from TaxDome.
Signatory : For each email address added to a contact, you can decide if they can sign proposals & ELs and recurring invoices. By default, all contacts with login access have it.

e. Description: The short info you want to add about the contact. You can Edit the description by clicking the three-dot menu at the right of the contact name line or just leave the description empty. It is valid for the current account only, so if a contact is linked to several accounts, the descriptions could be different for each account (e.g., primary contact for the family account and CEO for the business account).

f. Signer priority : This option is used with signature templates. It determines the default order of signers.

g. Create contact : This option can be used to create a contact to the account.

h. Link : This option allows you to link existing contacts to the account.

Unele dintre informațiile pentru un cont de client se referă la contul în sine, în timp ce alte informații se referă la contactele acestuia:

The name of the client account (i.e., the name of the business, organization, or individual), address, and photos are stored within their account.
A client’s personal details—such as email address, phone number, contact address—are stored within their contact profile. To change this info, you have to edit the contact .
There are custom CRM fields in your accounts that are different from the custom CRM fields in your contacts. For instance, if you work with different organizations, you may want to store addresses and other details about them inside their account.

Acțiuni e-mail de contact

Unele acțiuni importante pentru contacte sunt disponibile pentru adresa de e-mail principală sau suplimentară. Le puteți accesa din liniile de e-mail făcând clic pe meniul cu trei puncte:

Notification preferences : For each user for whom the Notify box is checked, you can decide which notifications they will receive by clicking this link.
Reset password : Send the client a link to reset their password.
Send invitation : If the user has already been invited to use the client portal but hasn’t accepted the invitation, you can send it once again by clicking this link.