Profilurile conturilor clienților

TaxDome vă permite să păstrați fără efort informațiile personale ale clienților dumneavoastră. La o privire rapidă, puteți vedea tot ce trebuie să știți despre contul unui client pe o singură pagină, bine organizată. În plus, puteți edita cu ușurință informațiile personale ale clientului dvs.

Accesați informațiile despre cont

Accesul la profilul unui client este disponibil pentru proprietarul firmei, administratorul și orice angajat desemnat să lucreze la contul respectivului client sau căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile .

Pentru a accesa profilul unui client, faceți clic pe pictograma de căutare din partea superioară a barei laterale din stânga, apoi introduceți numele clientului sau o parte din e-mailul acestuia în câmpul de căutare.

De asemenea, puteți accesa un cont navigând la Clienți din bara laterală stângă și apoi făcând clic pe numele clientului din listă.

Veți ști întotdeauna în al cărui profil de client vă aflați, deoarece veți vedea numele contului în partea stângă a barei de meniu.

În fila Prezentare generală , veți găsi tot ce trebuie să știți despre contul clientului pe o singură pagină, cu informații organizate pe categorii.

Aici veți putea vedea toate acestea (cu opțiunea de a vizualiza tot pentru a vedea și mai multe în fiecare secțiune):

• Documente: Cinci dintre cele mai recente documente încărcate de clientul dvs. sau partajate cu acesta. Toate documentele nevăzute primesc automat o etichetă nouă , astfel încât să puteți vedea întotdeauna pe care dvs. sau un membru al firmei nu le-ați vizualizat încă.

• Sarcini: Cele mai recente cinci sarcini planificate și/sau în curs de desfășurare pentru client.

• Email: Cele mai recente cinci e-mailuri ale clientului și starea lor.

• Joburi: Joburile curente pentru cont, fluxurile de lucru în care se află joburile clientului și etapele în care se află.

• Chat-uri: Cele mai recente mesaje trimise clientului, cine și când a răspuns.

• Facturi neplătite: Facturile neplătite și parțial plătite ale clientului și dacă acestea pot fi plătite cu creditul existent.

• Aprobări: Cele mai recente documente care necesită aprobarea și semnătura clientului.

• Semnături: Documentele trimise clientului pentru a fi semnate și cele care necesită încă semnare.

• Organizatori: Cele mai recente cinci organizatori trimiși clientului și starea acestora.

• Activitate de conectare: Când s-a conectat clientul ultima dată.

• Note: Cinci dintre cele mai recente note salvate pentru client.

• Urmărirea timpului: Cele mai recente cinci intrări de timp introduse pentru client.

• Propuneri și scrisori de angajament: Cinci ultime propuneri sau scrisori de angajament trimise clientului.

Informații despre cont și contacte

Fiecare cont de client pe TaxDome ar trebui să fie legat de unul sau mai multe contacte. Unele informații despre un cont de client se referă la contul în sine, în timp ce alte informații se referă la contactele sale. În fila Informații din profilul clientului, puteți accesa și edita atât informațiile despre cont, cât și contactele sale legate.

• Secțiunea Informații despre cont

• Secțiunea Contacte

Secțiunea Informații despre cont

Secțiunea Informații despre cont este locul în care puteți vizualiza și edita datele contului: numele contului, tipul, fotografia, etichetele aplicate, membrii echipei responsabili de lucrul la acest cont etc. 

Mai jos, vedeți descrieri detaliate pentru fiecare câmp:

a. Informații despre contul principal:

• Numele contului : Conturile sunt entitățile pentru care lucrați și cărora le facturați. Acestea pot fi configurate manual sau generate automat. 

• Fotografie de profil a contului: Fotografia încărcată pe profil de către client sau firmă.

• Tipul contului : Există trei tipuri de conturi pe TaxDomePersoană fizică, Companieși Altele. Dacă clientul dvs. este o firmă, selectațiCompanie. Dacă este o persoană fizică sau o familie, puteți selectaPersoană fizică. 

b. Adresa: Adresa legală. 

c. Etichete: Utilizate pentru clasificarea conturilor.

d. Membrii echipei : Angajații dvs. care au acces la contul clientului.

e. Câmpuri personalizate ale contului : dacă ați creat și completat câmpuri personalizate pentru cont, acestea sunt afișate aici.

f. Istoric modificări : Afișează un jurnal al membrilor echipei care au fost alocați sau eliminați din contul clientului, împreună cu data fiecărei modificări.

g. Roluri în cont: atribuiți roluri specifice în cont ( de exemplu, contabil, revizor) membrilor echipei dvs. pentru a le defini responsabilitățile în cadrul contului unui client. Acest lucru nu numai că le oferă acces la cont, dar vă ajută și să identificați în mod clar rolul și contribuția lor la flux de lucru al clientului.

h. Membrii echipei: Faceți clic pe numele membrilor echipei cărora doriți să le acordați acces la contul clientului. 

i. Rol nou: Faceți clic pentru a crea un rol nou direct în bara laterală, fără a părăsi pagina. Odată ce rolul a fost creat, îl puteți atribui membrilor echipei.

j. QuickBooks pentru facturare : Afișează starea QuickBooks pentru facturare a contului. În mod implicit, sunt sincronizate numai conturile cu facturi sau plăți. 

k. Conexiune QuickBooks : Afișează dacă acest cont este conectat la QuickBooks pentru sincronizarea tranzacțiilor cu registrul general (GL).

l. Aplicația mobilă pentru clienți : Afișează dacă vreun contact asociat contului a descărcat aplicația mobilă și s-a conectat. 

m. Conturi conectate : Aici puteți găsi toate conturile cu contacte comune. 

Secțiunea Contacte

În secțiunea Contacte , puteți revizui și edita datele despre contactele (adresele de e-mail) conectate la contul curent: gestionați accesul la portal, notificările, sincronizarea e-mailurilor și setările de semnătură. De asemenea, puteți deconecta și conecta contactele. Pentru a edita adresa de e-mail a contactului sau orice alte date, faceți clic pe numele contactului din listă.

a. Numele contactului: Numele tuturor contactelor sunt afișate în ordine alfabetică. Puteți dezactiva legătura dintre contact și cont făcând clic pe meniul cu trei puncte din dreapta liniei cu numele contactului. 

b. Număr de telefon: Numărul de telefon al persoanei de contact.

c. E-mail: adresa de e-mail specificată ca adresă principală în timpul creării contactului. Alte adrese de e-mail pentru contact pot fi adăugate ca câmp personalizat al contactului .

d. Setări contact (Autentificare, Notificare, Sincronizare e-mail, Semnatar): Setările contactului gestionează accesul la portalul contactului, notificările, sincronizarea e-mailurilor și setările semnatarului:

• Autentificare : Puteți acorda acces la portal fiecărei adrese de e-mail adăugate la un contact. Dacă utilizatorul a fost deja invitat să utilizeze portalul clientului, dar nu a acceptat invitația, puteți să o trimiteți din nou urmând instrucțiunile de mai jos .

• Notificare : Pentru fiecare adresă de e-mail adăugată la un contact, puteți decide dacă acesta va primi notificări privind evenimentele din sistem (de exemplu, un mesaj nou sau un organizator trimis). Puteți modifica tipurile de notificări pentru fiecare e-mail utilizând instrucțiunile de mai jos .

• Sincronizare e-mail : Pentru fiecare adresă de e-mail adăugată la un contact, puteți decide dacă doriți să primiți e-mailuri și să răspundeți la acestea din TaxDome.

• Semnatar : Pentru fiecare adresă de e-mail adăugată la un contact, puteți decide dacă acesta poate semna propuneri și EL-uri, precum și facturi recurente. În mod implicit, toate contactele cu acces de conectare au această opțiune.

e. Descriere: Informațiile succinte pe care doriți să le adăugați despre contact. Puteți editadescrierea făcând clic pe meniul cu trei puncte din dreapta liniei cu numele contactului sau puteți lăsa descrierea necompletată. Aceasta este valabilă numai pentru contul curent, astfel încât, dacă un contact este asociat mai multor conturi, descrierile pot fi diferite pentru fiecare cont (de exemplu, contact principal pentru contul familiei și director general pentru contul de afaceri).

f. Prioritatea semnatarului : această opțiune este utilizată cu șabloanele de semnătură. Ea determină ordinea implicită a semnatarilor. 

g. Creare contact : Această opțiune poate fi utilizată pentru a crea un contact pentru cont. 

h. Link : Această opțiune vă permite să conectați contactele existente la cont. 

Unele dintre informațiile pentru un cont de client se referă la contul în sine, în timp ce alte informații se referă la contactele acestuia:

• Numele contului clientului (adică numele companiei, organizației sau persoanei fizice), adresa și fotografiile sunt stocate în contul acestuia.

• Datele personale ale unui client, cum ar fi adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa de contact, sunt stocate în profilul său de contact. Pentru a modifica aceste informații, trebuie să editați contactul .

• În conturile dvs. există CRM personalizate care sunt diferite de CRM personalizate din contactele dvs. De exemplu, dacă lucrați cu diferite organizații, este posibil să doriți să stocați adresele și alte detalii despre acestea în contul lor.

Acțiuni e-mail de contact

Unele acțiuni importante pentru contacte sunt disponibile pentru adresa de e-mail principală sau suplimentară. Le puteți accesa din liniile de e-mail făcând clic pe meniul cu trei puncte:

• Preferințe de notificare : Pentru fiecare utilizator pentru care caseta Notificați este bifată, puteți decide ce notificări vor primi făcând clic pe acest link.

• Resetare parolă : Trimiteți clientului un link pentru a-și reseta parola.

• Trimite invitație : Dacă utilizatorul a fost deja invitat să utilizeze portalul pentru clienți, dar nu a acceptat invitația, o puteți trimite din nou făcând clic pe acest link. 

Editați informațiile contului

Proprietarul firmei, administratorul sau orice angajat căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru gestionarea conturilor poate edita informațiile contului. 

Pentru a face acest lucru, accesați fila Informații din profilul clientului, apoi faceți clic pe Editare în partea dreaptă a secțiunii Informații cont. 

De aici puteți:

• Cont arhivă.

• Modificați tipul de cont.

• Modificați numele contului.

• Atribuiți/ștergeți etichete pentru cont.

• Adăugați/eliminați membrii echipei care au acces la cont.

• Editați adresa.

• Completați câmpurile personalizate ale contului.