Gestionarea echipei (de bază): Acces la cont

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Există mai multe opțiuni pentru a acorda angajaților acces la conturi. Puteți să le acordați acces implicit la toate conturile, să le atribuiți doar conturi selectate, să le atribuiți conturi în anumite etape ale activității utilizând automatizarea noastră a conductelor și multe altele.

Accesul la cont, explicat

Cel puțin un membru al echipei trebuie să aibă acces la contul clientului. Atunci când membrul echipei este desemnat, acesta poate face toate acestea:

• Vizualizați informațiile despre cont
• Vizualizați și descărcați documentele clientului
• Vizualizarea și trimiterea cererilor clienților către conturile alocate acestora
• Vizualizează toate discuțiile de chat pentru conturile care le sunt atribuite și răspund la ele
• Vizualizați toate firele de SMS pentru conturile alocate și trimiteți SMS-uri
• Vizualizați toate e-mailurile firmei pentru conturile care le sunt alocate și răspundeți la ele
• Vizualizați toate notele firmei pentru conturile care le-au fost atribuite și creați altele noi
• Vizualizarea înregistrărilor de timp ale firmei pentru conturile care le sunt atribuite și crearea de noi înregistrări de timp
• Vizualizați toate sarcinile firmei pentru conturile care le sunt atribuite
• Crearea de sarcini pentru conturile alocate
• Vizualizați contactele care sunt legate de conturile care le-au fost atribuite
• Adăugați locuri de muncă pentru conductele care sunt disponibile pentru ele

Pentru a vă face o idee despre ceea ce poate face un angajat, vizitați o vizualizare doar pentru citire a portalului său.

Membrii firmei atribuite contului primesc, de asemenea, notificări cu privire la toate activitățile din cont.

Notă: Membrii echipei pot fi atribuiți unor conturi fără a primi notificări. Aici găsiți mai multe informații despre urmăritorii de conturi.

Accesul implicit la cont, explicat

Accesul implicit la cont înseamnă că un membru al echipei este atribuit automat tuturor conturilor nou create.

Proprietarul unei firme are acces implicit la cont. Cu toate acestea, este de asemenea posibil să acordați acces implicit la cont oricărui membru al echipei.

Pentru a configura accesul implicit la cont pentru un membru al echipei:

Mergeți la Setări > Setări firmă din bara de meniu din stânga. Găsiți secțiunea Acces implicit la cont , selectați unul sau mai mulți membri ai echipei din listă, apoi faceți clic pe Salvare.

Oferiți acces unui angajat

Există mai multe modalități de a acorda acces la contul unui angajat:

• Prin configurarea lor cu acces implicit la cont
• În timpul creării unui cont nou 
• Prin editarea unui cont existent în orice moment
• Prin utilizarea funcției de gestionare a accesului echipei în orice moment
• Atribuirea membrilor echipei în timpul importului
• Prin utilizarea unei automatizări a conductelor
• Acordându-le un drept de acces pentru a vizualiza toate conturile

Oferiți acces la un anumit cont

Pentru a permite accesul unui angajat la un cont nou, selectați numele acestuia în timpul creării contului.

Pentru a acorda unui angajat acces la un cont existent:

1. Mergeți la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe numele clientului din listă. De asemenea, puteți găsi instantaneu clientul introducând numele acestuia în câmpul de căutare.

2. Mergeți la secțiunea Info și faceți clic pe Edit (Editare ) în partea dreaptă a secțiunii Account details (Detalii cont). Adăugați angajații cărora doriți să le acordați acces la cont în câmpul Membrii echipei. Fiecare cont trebuie să aibă cel puțin un membru al echipei atribuit. În mod implicit, accesul la cont este acordat proprietarului firmei. 

3. Faceți clic pe Continuare și apoi pe Salvare.

Gestionați accesul echipei în masă

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Pentru a repartiza angajații pe mai multe conturi diferite în același timp:

1. Mergeți la Clienți > Conturi din meniul din bara laterală, apoi bifați casetele de selectare din dreptul conturilor pe care doriți să le atribuiți angajaților. Pentru a selecta toate conturile, faceți clic pe caseta de selectare cea mai de sus.

2. Faceți clic pe Gestionați echipa.

3. Veți vedea o listă cu membrii echipei firmei. Pentru fiecare membru al echipei, selectați unul dintre următoarele:

• Nu faceți nimic: Membrul echipei nu va fi atribuit conturilor; cu toate acestea, dacă membrul echipei este deja atribuit unor conturi, va continua să fie atribuit acelor conturi.
• Atribuiți tuturor: Membrul echipei va fi atribuit tuturor conturilor selectate.
• Se îndepărtează de toate: Membrul echipei nu va mai fi atribuit niciunui cont selectat.

4. Faceți clic pe Atribuire.

Atribuiți membrii echipei în timpul importului

Importul conturilor de clienți vă oferă două opțiuni pentru atribuirea membrilor echipei:

• Definiți ce membri ai echipei ar trebui să fie atribuiți fiecărui cont - pentru a face acest lucru, trebuie să includeți membrii echipei în foaia de calcul.
• Atribuiți membrii echipei în timpul importului - în acest fel, veți putea să atribuiți aceiași membri ai echipei tuturor clienților importați.

Includeți membrii echipei în foaia de calcul

Această metodă economisește foarte mult timp, deoarece puteți atribui diferiți membri ai echipei la conturi diferite. 

1. Când pregătiți un fișier CSV pentru import, adăugați coloana Membri ai echipei și includeți membrii echipei corespunzători. Dacă doriți ca mai mulți membri ai echipei să fie atribuiți unui singur cont, separați numele acestora prin virgulă.

2. Începeți procesul de import. La a doua etapă a importului (map accounts), coloana Team members din CSV-ul dvs. va fi mapată automat cu proprietatea TaxDome . 

În caz contrar, vă rugăm să verificați denumirea coloanei din foaia de calcul și să începeți din nou importul. 

Asta e! Când importul este finalizat, membrii echipei dvs. vor fi atribuiți conturilor specificate.

Atenție! Vă rugăm să verificați de două ori numele membrilor echipei. Dacă în foaia de calcul există un angajat inexistent, contul corespunzător nu va fi creat. 

Atribuiți membrii echipei în timpul importului

Dacă nu doriți să adăugați membri ai echipei în foaia de calcul, puteți totuși să le atribuiți conturi în timp ce importați. Pentru a face acest lucru:

Începeți procesul de import. În a treia etapă a importului (setări), selectați membrii echipei pe care doriți să îi atribuiți conturilor pe care le transferați la TaxDome.

Notă! Membrii echipei pe care îi selectați vor fi atribuiți tuturor conturilor importate, astfel încât, dacă doriți să folosiți diferiți membri ai echipei pentru diferite conturi, este mai bine fie să includeți membrii echipei în foaia de calcul, fie să modificați în bloc persoanele atribuite după finalizarea importului.

Oferiți angajaților acces temporar la cont prin intermediul automatizării conductelor

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Pentru personalul temporar, puteți alege să acordați acces limitat la conturi. De exemplu, un angajat temporar ar putea avea nevoie să acceseze un document încărcat într-un cont, dar numai în timpul unei anumite etape a procesului de lucru.

Acest lucru poate fi ușor de configurat și automatizat în cadrul unei conducte. Iată cum:

1. Decideți în ce etapă aveți nevoie ca lucrătorul temporar să acceseze conturile clienților. (Puteți citi mai multe despre automatizări).

2. Atunci când editați etapele conductei, alegeți etapa la care doriți să adăugați automatizarea, faceți clic pe link-ul Add automations (Adăugare automatizări ), apoi alegeți Update account access (Actualizare acces cont ) în meniul derulant. Alegeți membrul (membrii) echipei din lista de conturi.

Automatizarea poate fi configurată în diferite moduri:

• Înlocuiți Atribuții cu Utilizatori impliciți pe + Adăugați acces la cont gol:
  Atunci când o lucrare intră în această etapă, angajații atribuiți devin neatribuiți, iar cei cu Acces implicit la cont sunt atribuiți în locul lor.
• Înlocuiți Atribuții cu Utilizatori impliciți pe + Adăugați acces la cont completat:
  Atunci când o lucrare intră în această etapă, angajații atribuiți devin neatribuiți, iar cei care figurează în câmpul Add Account Access sunt atribuiți în locul lor.
• Înlocuiți Assignees to Default Users off + câmpul Add Account Access completat:
  Atunci când o lucrare intră în această etapă, angajații repartizați rămân repartizați contului, iar cei care figurează în câmpul Add Account Access sunt și ei repartizați.
• Replace Assignees to Default Users off + Remove Account Access completat:
  Atunci când un post intră în această etapă, angajații care figurează în câmpul Remove Account Access (Eliminare acces la cont ) devin neatribuiți.
• Adăugarea accesului la cont completat + Eliminarea accesului la cont completat:
  Atunci când un post intră în această etapă, angajații listați în câmpul Adaugă acces la cont sunt atribuiți contului, iar cei listați în câmpul Elimină acces la cont sunt neatribuiți.

Oferiți unui angajat acces la toate conturile

Pentru a aloca un angajat la toate conturile (atât cele existente, cât și cele care vor fi adăugate în viitor):

1. Din meniul din bara laterală, accesați Setări > Echipă și planuri, navigați la Membri echipă > Membri activi și faceți clic pe numele angajatului.

2. Faceți clic pe cele trei puncte de lângă numele angajatului, selectați Editare, apoi comutați pe Vizualizare toate conturile.

3. Faceți clic pe Salvare. Acum, angajatul poate vizualiza toate conturile firmei, nu doar pe cele care i-au fost atribuite.

Vizualizați conturile unui angajat

Filtrați lista de conturi pentru a vedea ce conturi de clienți sunt alocate anumitor angajați:

1. Mergeți la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe Filtru.

2. Selectați membrii echipei în secțiunea Team (Echipă ).

Vizualizați statisticile contului angajatului

Proprietarul firmei și administratorii pot vizualiza statisticile oricărui angajat pentru conturile care le sunt atribuite. Aceste statistici pot fi găsite în widgetul Activitate client în așteptare de pe pagina Insights. 

Acest widget afișează facturile, organizatorii, semnăturile, propunerile și aprobările care așteaptă o acțiune din partea clientului pentru un anumit angajat. 

Dacă doriți să urmăriți activitatea clienților pentru doi sau mai mulți membri ai echipei, puteți adăuga atâtea widget-uri de activitate a clienților în așteptare câte widget-uri aveți nevoie. Iată mai multe informații despre widgetulActivitate client în așteptare.

O altă modalitate de a vizualiza statisticile contului este pagina Clienții actuali ai angajatului. Pentru a o găsi, accesați Setări > Echipă și planuri din bara de meniu din stânga. Faceți clic pe numele angajatului, apoi mergeți la fila Clienți . Statisticile sunt disponibile pentru conturile curente și anterioare ale angajatului respectiv.

Veți vedea această informație:

• ID: unicul contului ID
• Nume: numele și prenumele clientului
• Atribuit: data la care angajatul a fost atribuit unui cont
• Facturi înregistrate: numărul de facturi înregistrate
• Venituri: suma totală pentru facturile plătite
• Documente încărcate: numărul de documente încărcate
• Aprobat: numărul de documente aprobate

Eliminarea accesului unui angajat la un cont

Să presupunem că aveți un cont personal în cadrul firmei dumneavoastră și nu doriți ca alți membri ai echipei să îl vadă. Sau aveți unele schimbări în rolurile și sarcinile angajaților dvs. și nu doriți ca toți să aibă acces la toate conturile.

Puteți elimina angajați din orice cont de client. (Sau puteți face invers: puteți elimina conturile din lista de clienți atribuiți unui angajat). Vă rugăm să verificați opțiunile de mai jos.

Avertisment: Dacă aveți angajați cu dreptul de acces la Vizualizare toate conturile activat, va trebui mai întâi să dezactivați acest drept de acces. Cu toate acestea, acest lucru nu funcționează pentru administratorii dvs., deoarece aceștia au întotdeauna acces la toate conturile.

Pentru a elimina angajați dintr-un cont de client:

1. Mergeți la secțiunea Info din profilul clientului și faceți clic pe link-ul Edit (Editare ) din dreapta de la Account details (Detalii cont ). Toți angajații cu acces la cont sunt afișați în câmpul Team members (Membri echipă ).
2. Faceți clic pe × în dreapta unui membru al echipei pentru a elimina accesul acestuia la un cont de client.
3. Faceți clic pe butonul Continue (Continuare ) și apoi pe Save (Salvare).

Notă! Un cont nu poate fi dezasociat. Dacă eliminați toți angajații, contul devine automat atribuit oricărei persoane cu acces implicit la cont.

De asemenea, puteți elimina un cont din lista de clienți atribuiți unui angajat:

1. Accesați Settings (Setări ) > Team & Plans (Echipă și planuri ) din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe numele membrului echipei și accesați fila Clients (Clienți ).
2. Faceți clic pe simbolul roșu de ștergere din extrema dreaptă a numelui contului.
3. Faceți clic pe Ștergere în fereastra pop-up de confirmare a ștergerii . Contul selectat este apoi mutat în fila Past (Trecut ) a angajatului.

Cine poate acorda angajaților acces la conturi

Proprietarul firmei și administratorii pot acorda oricând angajaților drepturi de acces la conturi. De asemenea, aceștia pot da angajaților posibilitatea de a atribui clienți membrilor echipei. Dacă sunteți proprietarul sau administratorul firmei și doriți ca altcineva din echipă să atribuie conturi, urmați acești pași:

1. Accesați Settings > Team & Plans ( Setări > Echipă și planuri ) din bara de meniu din stânga, navigați la Active Team Members (Membri activi ai echipei), apoi faceți clic pe numele angajatului.

2. Faceți clic pe pictograma creionului Edit Access Rights (Editare drepturi de acces ), apoi activați comutatorul Assign teammates (Atribuiți coechipieri ).

3. Faceți clic pe Salvare.