Facturi (avansat): Plătiți în numele clientului sau acceptați plăți efectuate în afara clientului TaxDome

Există situații în care clienții dvs. nu pot sau nu doresc să plătească în portalul pentru clienți. În acest caz, v-am acoperit. Fie că utilizați cardul de credit al unui client sau înregistrați o plată efectuată prin numerar, cec sau transfer bancar, aceste metode asigură gestionarea eficientă și flexibilă a facturilor. Acest ghid acoperă modul de plată în numele clienților dvs. și modul de înregistrare a diferitelor tipuri de plăți.

Acceptați plăți în numerar și transferuri

Plățile offline, explicate

Un proprietar al firmei, un administrator sau un membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea plăților poate emite plăți offline.

Plățile offline pot fi utilizate în următoarele moduri:

Acestea pot fi adăugate în contul clientului ca credite. Apoi, acestea pot fi utilizate pentru plata facturilor în viitor. Această opțiune este utilizată mai frecvent pentru a adăuga note de credit.
De asemenea, puteți deconta facturile existente în timp ce adăugați plata offline. Această opțiune este mai potrivită pentru taxarea clienților care nu plătesc în portalul pentru clienți.

Înregistrarea plăților offline

Urmați acești pași pentru a înregistra manual o plată efectuată în afara TaxDome (numerar, cec, Square, Venmo, transfer bancar etc.):

1. Creați o plată offline utilizând una dintre următoarele modalități:

Dacă doriți doar să plătiți fără factură sau să decontați mai multe facturi - faceți clic pe Nou în partea din stânga sus a ecranului, selectați Plată offline și apoi alegeți contul clientului.
Dacă doriți să decontați rapid o anumită factură - accesați Facturi > Facturi, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii pe care doriți să o decontați și selectați Înregistrare plată offline.

2. Selectați sursa de plată. Dacă este Notă de credit, plata nu va fi utilizată pentru calcularea veniturilor, dar va fi adăugată în contul clientului ca notă de credit.

3. Adăugați o descriere care să indice pentru ce este efectuată plata.

4. Asta este tot! Faceți clic pe Salvare pentru a efectua plata offline. Creditele sunt adăugate în contul clientului sau utilizate pentru decontarea facturilor existente.

Iată mai multe informații despre alte opțiuni pentru plățile offline:

a. Legătura cu locurile de muncă: Conectați plata offline la o lucrare existentă pentru a o face disponibilă imediat în fluxul de lucru atunci când este necesar. Faceți clic pe Link to Jobs (Legătură la lucrări), apoi selectați lucrările. Odată legată, secțiunea Locuri de muncă este afișată în partea de jos. Puteți vedea titlul lucrării și conducta în care se află (aici găsiți mai multe informații despre legarea plăților la lucrări).

b. Data: Aceasta este data la care clientul a efectuat plata. În mod implicit, veți vedea data curentă.

c. Trimiteți clientului o notificare prin e-mail: Selectați această opțiune dacă doriți să trimiteți clientului un e-mail cu privire la plata offline.

d. Sincronizați plata cu QuickBooks Online: Selectați această opțiune dacă doriți să sincronizați această plată cu QuickBooks (acest lucru ar putea duce la dublarea plăților). Iată mai multe informații privind sincronizarea plăților cu QuickBooks.

e. Lichidați facturile plătite în afara TaxDome: Veți vedea lista facturilor emise pentru contul selectat. Suma facturilor selectate va completa automat suma de plată. Puteți deconta doar întreaga sumă a facturii. Soluția de lucru pentru adăugarea unei plăți parțiale offline este descrisă aici.

Plata în numele clientului

Înainte de a începe

Clienții dvs. pot plăti facturile integral sau parțial. Dar atunci când plătiți în numele unui client, puteți plăti doar factura (sau restul sumei totale) în întregime.

Atenție! Plata în numele clientului este disponibilă numai dacă aveți conectat un prestator de servicii de plată.

Există două opțiuni:

Plata prin metoda de plată. Plata se efectuează prin specificarea unui card de credit sau de debit al clientului sau prin introducerea detaliilor contului bancar.
Plata prin credite. Dacă creditele disponibile acoperă întreaga valoare a facturii, factura este marcată ca plătită. Dacă creditele acoperă doar o parte din factură, acestea sunt aplicate mai întâi, iar soldul rămas poate fi plătit utilizând cardul de credit sau de debit al clientului.

Plata facturii prin procesarea metodei de plată

Pentru a plăti o factură pentru un client cu cardul său de credit sau de debit sau prin introducerea detaliilor contului bancar:

1. Accesați pagina Facturi a firmei dvs. sau fila Facturi din profilul clientului.

2. Fie faceți clic pe pictograma cu trei puncte de lângă factură, apoi selectați Plătiți factura, fie selectați mai multe facturi din listă și faceți clic pe Plătiți factura.

Notă! Pentru facturile programate, opțiunea de plată a facturii este disponibilă numai după ce acestea au fost emise.

3. Introduceți detaliile contului bancar sau ale cardului de credit, apoi continuați cu plata.

Factura va fi apoi marcată ca plătită și veți primi o notificare cu privire la plată în Inbox+.

Plata facturii cu credite

Dacă un client are credite disponibile în contul său, puteți plăti o factură pentru el în momentul creării acesteia sau oricând după aceea.

Pentru a plăti o factură existentă cu credite disponibile, accesați pagina Facturi a firmei sau fila Facturi din profilul clientului, faceți clic pe pictograma cu trei puncte din dreptul acesteia și selectați Aplicați credite. Apoi, puteți aplica toate creditele disponibile pentru a acoperi integral sau parțial factura.

Pentru a plăti integral o factură existentă cu credite sau pentru a aplica toate creditele disponibile și a plăti restul cu cardul de credit/debit, accesați pagina Facturi a firmei dvs. sau fila Facturi din profilul clientului, faceți clic pe pictograma cu trei puncte din dreptul acesteia și selectați Plătiți factura.

Atunci când creați o factură și factura este egală sau mai mică decât creditele disponibile ale clientului, puteți selecta caseta de selectare Plătiți factura utilizând creditele clientului. Dacă acesta este cazul și emiteți factura, aceasta va fi marcată automat ca fiind plătită.

Dacă efectuați o plată pe pagina Facturi din profilul unui client, puteți selecta mai multe facturi pentru plată (dar nu puteți selecta Parțial plătit în bloc).

Odată ce factura este marcată ca fiind plătită, veți primi o notificare despre plată în contul dvs. Inbox+.

Plătiți factura recurentă cu credite

Puteți aplica credite la o singură factură generată de o factură recurentă în același mod în care funcționează pentru facturile unice:

Dacă factura periodică este configurată cu autorizare manuală a plății.
Dacă factura recurentă este configurată cu autorizare de plată automată, dar plata automată eșuează.

Cu toate acestea, nu puteți aplica credite dacă factura recurentă este configurată cu autorizare automată a plății și încercarea de plată este reușită.