Crearea automată a sarcinilor și conectarea la locurile de muncă

Puteți crea și atribui automat sarcini pentru a economisi timpul petrecut cu procesele de distribuire și delegare a sarcinilor. Deși TaxDome automatizează majoritatea proceselor de rutină și repetate, echipa dvs. trebuie totuși să îndeplinească aspectele manuale ale activității, cum ar fi sarcinile de pregătit sau formularele de revizuit. Pe măsură ce angajații dvs. își îndeplinesc partea lor de muncă și marchează sarcinile ca fiind finalizate, sarcinile dvs. pot trece automat la următoarea etapă a procesului.

Configurați etapa de distribuire a sarcinilor și activați automove

Fiecare sarcină necesită un set de sarcini, cum ar fi obținerea semnăturii unui client pentru o propunere, completarea unui organizator sau încărcarea unui document. TaxDome vă permite să vă automatizați fluxurile, astfel încât sarcinile să fie create de la sine pe măsură ce sarcinile progresează. Este o mare economie de timp atunci când vă configurați conductele pentru a genera automat sarcini în diferite etape.

Aveți nevoie de un exemplu? Adăugați o sarcină de revizuire manager în etapa de revizuire a unei scheme de producție, astfel încât, atunci când joburile ajung în acea etapă, membrilor echipei responsabili de joburi li se atribuie automat sarcina de a revizui retururile.

Punctul de pornire pentru crearea automată a sarcinilor este selectarea unei etape adecvate în flux de lucru. Urmați acești pași:

• Aveți nevoie de un șablon de sarcini cu atribuțiile pe care doriți să le delegați automat. Dacă nu aveți unul, îl puteți crea făcând clic peȘablon nouatunci când adăugați automatizarea. Șablonul poate include subtasks pentru a lista toate lucrările manuale procesate în echipa dvs. pentru fiecare client (de exemplu, solicitarea semnăturii electronice, solicitarea aprobării, blocarea unui document la o factură etc.)

• Asigurați-vă că aveți o etapă în fluxul de lucru pentru sarcini noi, apoi adăugați automatizarea Creare sarcină. Odată ce sarcina intră în această etapă, o nouă sarcină este atribuită automat membrului echipei responsabile. În același timp, aceasta este legată automat de sarcină și angajatul dvs. primește o notificare despre noua sarcină.

• Asigurați-vă că aveți activată opțiunea Mutare automată a sarcinilor pentru etapa respectivă. Astfel, odată ce toate sarcinile sunt finalizate, sarcina este mutată automat la etapa următoare. 

Notă

Dacă jobul intră în etapa de distribuire a sarcinilor fără o persoană desemnată, comutatorul Atribuie sarcina persoanei desemnate de job pentru opțiunea Creare automatizare activitate va aplica persoana desemnată de sarcină selectată în șablonul de activitate (dacă există).

Legătura manuală a sarcinii cu un loc de muncă

În unele cazuri, este posibil să doriți să legați manual sarcinile la joburi. De exemplu, ați putea dori să legați sarcina „Solicitați clientului informații suplimentare despre venit” la un job de declarație fiscală individuală . După ce sarcina este legată manual, funcția de mutare automată a joburilor funcționează la fel ca pentru sarcinile trimise și legate automat: când este finalizată sau anulată, lucrarea este mutată în etapa următoare.

Aflați cum să conectați manual sarcinile la joburi și să le utilizați în cadrul fluxurilor de lucru .

Automatizarea creării de sarcini atunci când clientul își finalizează partea sa

Prestarea de servicii pentru clienții dvs. este ca și cum ați da mingea înainte și înapoi. Dar cum află membrii echipei dvs. că mingea este în terenul lor? Acesta este momentul în care sarcinile automatizate sunt utile. Atunci când aveți sarcini automatizate adăugate la pipeline, acestea sunt create și atribuite automat doar atunci când clientul și-a finalizat partea sa de muncă.  

Mai jos găsiți exemplul unui pipeline de salarizare în care sarcina pentru echipă este creată doar atunci când clientul a terminat și a încărcat formularele pe care le așteptați de la el.

Așadar, această conductă are două etape principale:

• Etapa „Formulare trimise” – Mingea este în terenul clientului: se creează automat un șablon de folder pentru client cu un formular care trebuie procesat și se trimite un mesaj prin care se solicită clientului să completeze formularul. Mesajul include o sarcină pentru client care declanșează mutarea automată.

• Etapa „În pregătire” — Mingea este în terenul firmei: odată ce clientul completează formularul și marchează sarcina într-un fir de chat ca fiind finalizată, o sarcină este creată automat pentru membrul corespunzător al echipei. Acum poate continua cu procesul de salarizare.

  În acest fel, cu ajutorul acestor automatizări, puteți reduce la minimum volumul de muncă și monitorizarea pe care trebuie să le faceți.

Utilizați sarcinile pentru a distribui munca între membrii echipei

Datorită canalelor de procesare (pipeline), sarcinile pot fi legate între ele, astfel încât, atunci când una este finalizată, următoarea este creată automat. În acest fel, puteți utiliza sarcini automate pentru a notifica oamenii să își înceapă partea atunci când mai multe persoane lucrează la aceeași sarcină. Mai jos, găsiți exemplul unei părți a unei canale de procesare a pregătirii declarațiilor fiscale în care sarcina pentru persoana care revizuiește declarația este creată după ce un alt membru al echipei a încărcat declarația și a marcat sarcina sa ca finalizată.

Așadar, această parte a procesului are două etape principale:

• Etapa „În pregătire” — Membrul echipei 1 primește sarcina creată automat pentru a pregăti declarația. După ce a încărcat-o și a conectat documentul la o lucrare, marchează sarcina ca finalizată. Aceasta declanșează mutarea automată. 

• Etapa „În curs de revizuire” — Sarcina pentru membrul echipei 2 este creată, acesta primește o notificare și poate revizui declarația încărcată.

  Și astfel, cu ajutorul acestor automatizări, puteți elimina comunicarea inutilă și vă puteți concentra pe munca propriu-zisă. 

  

  Sfat

  Puteți atribui sarcini dinamic pe baza persoanelor cărora li se atribuie roluri specifice pentru client. Dacă persoanele desemnate din șablon sunt determinate de rolurile contului, toți membrii echipei desemnați pentru aceste roluri vor deveni automat persoane desemnate pentru sarcini.

Share

Link copiat