Automove (de bază): Crearea sarcinilor și legătura cu locurile de muncă
Puteți crea și atribui automat sarcini pentru a economisi timpul petrecut cu procesele de distribuire și delegare a sarcinilor. Deși TaxDome automatizează majoritatea proceselor de rutină și repetate, echipa dvs. trebuie totuși să îndeplinească aspectele manuale ale activității, cum ar fi sarcinile de pregătit sau formularele de revizuit. Pe măsură ce angajații dvs. își îndeplinesc partea lor de muncă și marchează sarcinile ca fiind finalizate, sarcinile dvs. pot trece automat la următoarea etapă a procesului.
Acoperit aici:
- Configurați etapa de distribuire a sarcinilor și activați automove
- Legătura manuală a sarcinii cu un loc de muncă
- Crearea automată a unei sarcini atunci când clientul își termină partea sa
- Utilizarea sarcinilor pentru a distribui munca între membrii echipei
Configurați etapa de distribuire a sarcinilor și activați automove
Each job requires a set of tasks, such as getting a client to sign a proposal, complete an organizer or upload a document. TaxDome allows you to automate your pipelines so that tasks are created on their own as jobs progress. It is a huge time-saver when you set up your pipelines to automatically generate tasks at different stages.
Aveți nevoie de un exemplu? Adăugați o sarcină de revizuire a managerului în etapa de revizuire a unui pipeline, astfel încât, atunci când posturile ajung în această etapă, membrilor echipei responsabile de posturile respective să li se atribuie automat sarcina de a revizui returnările.
Punctul de lansare pentru crearea automată a sarcinilor este selectarea unei etape adecvate în fluxul de lucru. Urmați acești pași:
- Aveți nevoie de un șablon de sarcini cu sarcini pe care doriți să le delegați automat. Dacă nu aveți unul, îl puteți crea făcând clic pe New Template (Șablon nou ) atunci când adăugați automatizarea. Șablonul poate include subtask-uri pentru a lista toate lucrările manuale procesate în echipa dvs. pentru fiecare client (de exemplu, solicitarea semnăturii electronice, solicitarea aprobării, blocarea unui document la o factură etc.).
- Asigurați-vă că aveți un stadiu în pipeline pentru sarcini noi, apoi adăugați automatizarea Create task. Odată ce sarcina intră în această etapă, o nouă sarcină este atribuită automat membrului responsabil al echipei. În același timp, aceasta este legată automat de sarcină, iar angajatul dvs. primește o notificare cu privire la noua lucrare.
- Asigurați-vă că aveți Automove jobs pentru etapa respectivă este activată. În acest fel, odată ce toate sarcinile sunt finalizate, lucrarea este mutată automat în etapa următoare.
Legătura manuală a sarcinii cu un loc de muncă
În unele cazuri, este posibil să doriți, de asemenea, să legați manual sarcinile de lucrări. De exemplu, ați putea dori să legați sarcina Cereți clientului informații suplimentare despre venituri de o sarcină Declarație fiscală individuală. Odată ce sarcina este legată manual, caracteristica automove jobs funcționează la fel ca în cazul sarcinilor trimise și legate automat: atunci când este finalizată sau anulată, sarcina este mutată în etapa următoare.
Învățați cum să legați manual sarcinile de sarcini și să le utilizați în cadrul conductelor.
Notă! Dacă sarcina nu este finalizată sau anulată și mutați manual sarcina într-o altă etapă, vi se va solicita să decideți ce să faceți cu sarcina în așteptare (pentru mai multe detalii, citiți despre gestionarea elementelor neterminate la mutarea sarcinilor).
Automatizarea creării de sarcini atunci când clientul își finalizează partea sa
Prestarea de servicii pentru clienții dvs. este ca și cum ați da mingea înainte și înapoi. Dar cum află membrii echipei dvs. că mingea este în terenul lor? Acesta este momentul în care sarcinile automatizate sunt utile. Atunci când aveți sarcini automatizate adăugate la pipeline, acestea sunt create și atribuite automat doar atunci când clientul și-a finalizat partea sa de muncă.
Mai jos găsiți exemplul unui pipeline de salarizare în care sarcina pentru echipă este creată doar atunci când clientul a terminat și a încărcat formularele pe care le așteptați de la el.
Așadar, această conductă are două etape principale:
- Etapa "Formulare trimise" -- Mingea este în terenul clientului: se creează automat un șablon de dosar pentru client cu un formular care trebuie procesat și se trimite un mesaj prin care se solicită clientului să completeze formularul. Mesajul include o sarcină a clientului care declanșează automove.
- Stadiul "În pregătire" -- Mingea este în terenul firmei: odată ce clientul completează formularul și marchează sarcina într-un fir de chat ca fiind finalizată, se creează automat o sarcină pentru membrul corespunzător al echipei. Aceștia pot continua acum cu procesul de salarizare.
În acest fel, cu ajutorul acestor automatizări, puteți reduce la minimum volumul de muncă și de monitorizare pe care trebuie să le faceți.
Utilizarea sarcinilor pentru a distribui munca între membrii echipei
Datorită conductelor, sarcinile pot fi legate între ele, astfel încât, atunci când una este finalizată, următoarea este creată automat. În acest fel, puteți utiliza sarcini automate pentru a notifica persoanele să își înceapă partea lor atunci când mai multe persoane lucrează la aceeași sarcină.
Mai jos, găsiți exemplul unei părți a unui proces de pregătire a impozitelor în care sarcina pentru persoana care revizuiește declarația este creată după ce un alt membru al echipei a încărcat declarația și a marcat sarcina ca fiind finalizată.
Așadar, această parte a procesului are două etape principale:
- Etapa "În pregătire" - Membrul echipei 1 primește sarcina creată automat de a pregăti declarația. După ce a încărcat-o și a legat documentul de un job, acesta marchează sarcina ca fiind finalizată. Acest lucru declanșează automove.
- Stadiul "În curs de revizuire" - Sarcina pentru membrul echipei 2 este creată, acesta primește o notificare și poate revizui acum declarația încărcată.
Și astfel, cu ajutorul acestor automatizări, puteți elimina comunicarea inutilă și vă puteți concentra pe munca propriu-zisă.