Importați documentele folosind instrumentul de migrare web

Instrumentul de migrare online TaxDomevă permite să încărcați o colecție vastă de documente ale clienților de pe computerul dvs. direct în browser, fără a fi necesară instalarea vreunei aplicații. Acesta scanează un dosar local, asociază automat subdosarele cu TaxDome dvs. TaxDome pe baza numelui și încarcă fișierele în loturi care pot fi reluate, astfel încât să puteți întrerupe și relua procesul în orice moment.

Notă

Instrumentul de migrare este disponibil numai în Google Chrome .

Înainte de a începe

Asigură-te că:

• Fișierele clienților tăi sunt accesibile în Chrome – fie că sunt salvate pe computerul tău, într-un dosar sincronizat în cloud (OneDrive, Dropbox sau Google Drive, cu sincronizarea offline activată), fie într-un mediu RDP în care vei rula Chrome. Dacă fișierele tale se află doar pe o unitate de stocare comună la birou sau pe un server, descarcă-le mai întâi pe computerul tău

• Există deja TaxDome pentru fiecare client pe care intenționați să îl migrați. Instrumentul asociază numele folderelor cu numele conturilor — orice folder pentru care nu se găsește o potrivire este marcat și poate fi atribuit manual în timpul etapei de mapare

Sfat

Consultați Ghid pentru migrarea listei de clienți pentru a transfera în bloc întreaga bază de date cu clienți.

Pasul 1: Deschideți instrumentul de migrare

1. Deschideți Google Chrome și conectați-vă la TaxDome.

2. Accesați secțiunea Documente > Documente pentru clienți din bara de meniu din stânga și selectați opțiunea „Migrare documente”.

Pasul 2: Selectați un dosar

1. Faceți clic pe „Selectați folderul”.

2. În fereastra de selectare a fișierelor din browser, accesați folderul de nivel superior care conține folderele clienților – câte un subfolder pentru fiecare client – și faceți clic pe „Selectare”.

Instrumentul scanează folderul și afișează toate subfolderele găsite, împreună cu TaxDome cu care a fost asociat fiecare dintre ele.

Pasul 3: Verificați și modificați maparea

Înainte de încărcarea oricăror fișiere, instrumentul afișează o previzualizare completă a corespondenței — câte un rând pentru fiecare dosar al clientului. Verificați fiecare rând și efectuați corecturile necesare înainte de a începe încărcarea.

• Rânduri corespunzătoare: confirmați că contul afișat este corect

• Rânduri fără corespondență: faceți clic pe meniul derulant cu funcție de căutare din rândul respectiv și selectați contul corect

• Nu aveți încă un cont: creați TaxDome un cont în TaxDome , apoi reveniți pentru a-l asocia

După ce ați verificat toate rândurile, faceți clic pe „Începe încărcarea”.

Sfat

Nu este necesar ca toate conturile să fie asociate înainte de a începe. Puteți sări peste dosarele neasociate deocamdată, să rulați procesul de migrare și să creați conturile lipsă mai târziu . Când rulați din nou procesul de migrare cu același dosar, fișierele deja încărcate sunt omise automat — vor fi procesate doar dosarele omise anterior.

Pasul 4: Urmăriți procesul de încărcare

Instrumentul încarcă fișierele în loturi de aproximativ 500 MB. Progresul este afișat pentru fiecare dosar al clientului.

• Fișierele cu dimensiuni prea mari sunt semnalate în instrument și în raportul de migrare și nu vor fi încărcate.

• Tipurile de fișiere neacceptate și folderele goale sunt omise automat. Consultați acest articol pentru lista completă.

Notă

Dacă încărcarea este întreruptă – de exemplu, dacă închideți fila sau se întrerupe conexiunea – redeschideți instrumentul de migrare și selectați același dosar. Instrumentul detectează fișierele care au fost deja încărcate și reia procesul de unde a rămas.

Puteți descărca raportul de migrare (fișier CSV) în orice moment, fie în timpul încărcării, fie după aceasta. Acesta prezintă starea fiecărui fișier, inclusiv a celor care au fost omise sau marcate.

Ce se întâmplă după încărcare

După finalizarea migrării, fila „Docs” a fiecărui cont de client conține un dosar „Importat”, în care este păstrată structura inițială a subdosarelor.

Dosarul „Importate” este ascuns în mod implicit pentru clienți — doar utilizatorii firmei îl pot vedea. Pentru a partaja anumite fișiere sau dosare cu clienții, modificați manual setările de vizibilitate .

Dacă trebuie să reluați procesul de migrare — de exemplu, pentru a încărca un al doilea lot sau pentru a remedia o eroare de mapare — selectați din nou același folder. Fișierele care au fost deja încărcate sunt detectate și omise, astfel încât nu se creează duplicate.

Notă

În sistemul de operare Windows, este posibil ca unele fișiere să nu poată fi încărcate dacă numele lor conține caractere speciale, cum ar fi ’ sau &, sau dacă sunt stocate în prea multe subfoldere imbricate. Redenumiți fișierele afectate sau simplificați structura de foldere, apoi rulați din nou procesul de migrare.

Share

Link copiat