Înainte de import: explorați etichetele, câmpurile personalizate și șabloanele de foldere

Înainte de a importa lista de clienți în TaxDome, este esențial să înțelegeți cumetichetele, șabloanele de foldereși câmpurile personalizate vă pot ajuta să vă organizați și să vă optimizați flux de lucru. Configurarea acestora în prealabil va asigura structurarea eficientă a datelor dvs. încă de la început.

Tags: Organizarea clienților pentru un flux de lucru mai bun

Etichetele sunt o modalitate eficientă de a clasifica și filtra lista de clienți. Deși mulți utilizatori înțeleg pe deplin importanța acestora abia după configurarea fluxurilor de lucru și a canalelor, adăugarea etichetelor în timpul importului CSV poate economisi timp și efort ulterior.

Etichetele vă ajută să vă segmentați clienții pentru a facilita gestionarea și automatizarea. Unele cazuri comune de utilizare includ:

• Formulare și servicii fiscale: Clasificați clienții în funcție de serviciile de care au nevoie.

• Statutul clientului: Etichetați clienții ca fiind noi sau reveniți pentru o urmărire mai bună.

• Niveluri VIP: Atribuiți etichete precum aur, argint sau bronz pentru a prioritiza gestionarea clienților.

• Metoda de plată: Identificați clienții care plătesc folosind diferite metode (card de credit, transfer bancar etc.).

• Locație: Sortați clienții în funcție de locația lor geografică pentru o comunicare direcționată.

  

În TaxDome, puteți utiliza etichete în întregul sistem. Unele dintre cazurile comune sunt:

• Conducte: Utilizați etichete pentru a trece automat clienții prin etapele flux de lucru .

• E-mailuri în masă: Filtrați clienții în funcție de etichete pentru a trimite e-mailuri direcționate.

• Filtrați după tip: Găsiți cu ușurință grupuri specifice de clienți pentru a adăuga servicii pentru aceștia, pentru a comunica, pentru a reatribui membrii echipei responsabili pentru aceștia etc.

• Găsiți documente: Localizați cu ușurință documentele importante pe baza etichetelor atribuite.

Deși puteți adăuga etichete oricând mai târziu, este o idee bună să începeți să vă creați sistemul de etichetare înainte de import. Astfel, puteți adăuga o coloană pentru etichete în fișierul CSV , astfel încât acestea să fie create și aplicate automat în timpul procesului de import.

Câmpuri personalizate: Capturați informații despre client

Câmpurile personalizate vă permit să stocați detalii suplimentare specifice clientului, pe lângă câmpurile standard . Înainte de a importa lista de clienți, decideți ce date suplimentare trebuie să urmăriți. 

TaxDome permite câmpuri personalizate diferite pentru conturi (date legate de afaceri) și contacte (date legate de persoane). Atunci când sunt adăugate și completate, câmpurile personalizate pot fi utilizate în întregul sistem (în facturile PDF , în șabloanele de e-mail pentru trimiterea de e-mailuri personalizate în masă etc.).

Exemple de câmpuri personalizate utile:

• Numele soțului/soției - Important pentru declarațiile fiscale comune.

• Metoda de contact preferată - e-mail, telefon sau în persoană.

• Tipul de întreprindere - proprietar unic, SRL, corporație etc.

• Data încheierii anului - Utilă pentru clienții de afaceri.

Prin configurarea în avans a câmpurilor personalizate, vă asigurați că datele clienților importați sunt complete și gata de utilizare. Dacă sunteți sigur că doriți să transferați anumite date legate de clienți în TaxDome, asigurați-vă că adăugați o coloană pentru fiecare câmp în fișierul CSV . În acest fel, acestea sunt create și completate automat în timpul procesului de import. Cu toate acestea, puteți adăuga oricând CRM suplimentare în bloc ulterior .

Șabloane pentru dosare: Structurați documentele clienților

Înainte de a vă importa clienții, este esențial să configurați o structură de dosare care să se alinieze flux de lucru al firmei dumneavoastră. Acest lucru asigură faptul că documentele sunt stocate logic și ușor accesibile de la început.

În mod implicit, aveți selectată următoarea structură de foldere pentru toți clienții dvs:

• Documente încărcate de client: Un dosar desemnat în care clienții pot încărca documente. Orice încărcări solicitate vor apărea aici.

• Documente ale firmei partajate cu clienții: Un dosar partajat pentru documentele trimise clienților, cum ar fi cererile de semnătură electronică sau declarațiile fiscale finalizate.

• Privat: Un folder intern vizibil doar pentru firma dvs., perfect pentru documente de lucru, proiecte sau informații sensibile.

Structura folderelor este definită de șabloanele de foldere . Cea mai bună practică este să editați șablonul folderului „Ani fiscali impliciți” după preferințele dvs. sau să creați unul nou înainte de a importa baza de clienți. Iată câteva sfaturi:

• Includeți un folder privat numit Importate - astfel văasigurați că documentele importate în masă își păstrează structura originală de foldere.

• Luați în considerare posibilitatea de a avea diferite modele de dosare pentru diferite tipuri de clienți (de exemplu, pentru cei care se ocupă de contabilitate și de pregătirea impozitelor)

Odată ce șablonul (șabloanele) de dosar este (sunt) pregătit(e), îl puteți selecta în portal chiar în timpul importului și economisi timp (nu vă faceți griji, șabloanele de dosar pot fi aplicate oricând mai târziu).

Share

Link copiat