How tags, folder templates, and custom fields can streamline your workflow

Before importing your client list into TaxDome, it’s essential to understand how tags, folder templates and custom fields can help you stay organized and optimize your workflow. Setting these up beforehand will ensure that your data is structured efficiently from the start.

Tags: Organizarea clienților pentru un flux de lucru mai bun

Tags are a powerful way to categorize and filter your client list. While many users fully grasp their importance only after setting up workflows and pipelines, adding tags during the CSV import can save time and effort later.

Etichetele vă ajută să vă segmentați clienții pentru a facilita gestionarea și automatizarea. Unele cazuri comune de utilizare includ:

• Formulare și servicii fiscale: Clasificați clienții în funcție de serviciile de care au nevoie.

• Statutul clientului: Etichetați clienții ca fiind noi sau reveniți pentru o urmărire mai bună.

• Niveluri VIP: Atribuiți etichete precum aur, argint sau bronz pentru a prioritiza gestionarea clienților.

• Metoda de plată: Identificați clienții care plătesc folosind diferite metode (card de credit, transfer bancar etc.).

• Locație: Sortați clienții în funcție de locația lor geografică pentru o comunicare direcționată.

  

În TaxDome, puteți utiliza etichete în întregul sistem. Unele dintre cazurile comune sunt:

• Conducte: Utilizați etichete pentru a trece automat clienții prin etapele flux de lucru .

• E-mailuri în masă: Filtrați clienții în funcție de etichete pentru a trimite e-mailuri direcționate.

• Filtrați după tip: Găsiți cu ușurință grupuri specifice de clienți pentru a adăuga servicii pentru aceștia, pentru a comunica, pentru a reatribui membrii echipei responsabili pentru aceștia etc.

• Găsiți documente: Localizați cu ușurință documentele importante pe baza etichetelor atribuite.

Though you can always add tags later, it’s a good idea to start establishing your tagging system before import. This way, you can add a column for tags to your CSV file so that they are automatically created and applied during the import process.

Șabloane pentru dosare: Structurați documentele clienților

Înainte de a vă importa clienții, este esențial să configurați o structură de dosare care să se alinieze flux de lucru al firmei dumneavoastră. Acest lucru asigură faptul că documentele sunt stocate logic și ușor accesibile de la început.

În mod implicit, aveți selectată următoarea structură de foldere pentru toți clienții dvs:

• Documente încărcate de client: Un dosar desemnat în care clienții pot încărca documente. Orice încărcări solicitate vor apărea aici.

• Documente ale firmei partajate cu clienții: Un dosar partajat pentru documentele trimise clienților, cum ar fi cererile de semnătură electronică sau declarațiile fiscale finalizate.

• Privat: Un folder intern vizibil doar pentru firma dvs., perfect pentru documente de lucru, proiecte sau informații sensibile.

The folder structure is defined by folder templates . The best practice is to edit the Default Tax Years folder template to your liking or create a new one before you import your client base. Here are some advice:

• Includeți un folder privat numit Importate - astfel văasigurați că documentele importate în masă își păstrează structura originală de foldere.

• Luați în considerare posibilitatea de a avea diferite modele de dosare pentru diferite tipuri de clienți (de exemplu, pentru cei care se ocupă de contabilitate și de pregătirea impozitelor)

Odată ce șablonul (șabloanele) de dosar este (sunt) pregătit(e), îl puteți selecta în portal chiar în timpul importului și economisi timp (nu vă faceți griji, șabloanele de dosar pot fi aplicate oricând mai târziu).

Câmpuri personalizate: Capturați informații despre client

Custom fields allow you to store additional client-specific details beyond the standard information fields. Before importing your client list, decide what extra data you need to track. 

TaxDome permite câmpuri personalizate diferite pentru conturi (date legate de afaceri) și contacte (date legate de persoane). Atunci când sunt adăugate și completate, câmpurile personalizate pot fi utilizate în întregul sistem (în facturile PDF , în șabloanele de e-mail pentru trimiterea de e-mailuri personalizate în masă etc.).

Exemple de câmpuri personalizate utile:

• Numele soțului/soției - Important pentru declarațiile fiscale comune.

• Metoda de contact preferată - e-mail, telefon sau în persoană.

• Tipul de întreprindere - proprietar unic, SRL, corporație etc.

• Data încheierii anului - Utilă pentru clienții de afaceri.

By setting up custom fields in advance, you ensure that your imported client data is complete and ready for use. If you know for sure that you want to transfer some client-related data to TaxDome, make sure to add a column for each field to your CSV file . This way, they are automatically created and filled in during the import process. However, you can always add additional CRM data in bulk later .

Share

Link copiat