Import (de bază): De ce să vă intereseze etichetele, modelele de dosare și câmpurile personalizate

Înainte de a vă importa lista de clienți în TaxDome, este esențial să înțelegeți cum etichetele, modelele de dosare și câmpurile personalizate vă pot ajuta să rămâneți organizat și să vă eficientizați fluxul de lucru. Configurarea acestora în prealabil vă va asigura că datele dvs. sunt structurate eficient de la început.

Etichete: Organizați clienții pentru un flux de lucru mai bun

Etichetele reprezintă o modalitate puternică de a categoriza și filtra lista de clienți. În timp ce mulți utilizatori înțeleg pe deplin importanța acestora abia după configurarea fluxurilor de lucru și a conductelor, adăugarea etichetelor în timpul importului CSV poate economisi timp și efort ulterior.

Etichetele vă ajută să vă segmentați clienții pentru a facilita gestionarea și automatizarea. Unele cazuri comune de utilizare includ:

Formulare și servicii fiscale: Clasificați clienții în funcție de serviciile de care au nevoie.
Statutul clientului: Etichetați clienții ca fiind noi sau reveniți pentru o urmărire mai bună.
Niveluri VIP: Atribuiți etichete precum aur, argint sau bronz pentru a prioritiza gestionarea clienților.
Metoda de plată: Identificați clienții care plătesc folosind diferite metode (card de credit, transfer bancar etc.).
Locație: Sortați clienții în funcție de locația lor geografică pentru o comunicare direcționată.

În TaxDome, puteți utiliza etichete în întregul sistem. Unele dintre cazurile comune sunt:

Conducte: Utilizați etichete pentru a trece automat clienții prin etapele fluxului de lucru.
E-mailuri în masă: Filtrați clienții în funcție de etichete pentru a trimite e-mailuri direcționate.
Filtrați după tip. Găsiți cu ușurință grupuri specifice de clienți pentru a adăuga servicii pentru aceștia, pentru a comunica, pentru a reatribui membrii echipei responsabili pentru aceștia etc.
Găsiți documente: Localizați cu ușurință documentele importante pe baza etichetelor atribuite.

Deși puteți adăuga întotdeauna etichete mai târziu, este o idee bună să începeți să vă stabiliți sistemul de etichetare înainte de import. În acest fel, puteți adăuga o coloană pentru etichete în fișierul CSV, astfel încât acestea să fie create și aplicate automat în timpul procesului de import.

Șabloane pentru dosare: Structurați documentele clienților

Înainte de a vă importa clienții, este esențial să configurați o structură de dosare care să se alinieze cu fluxul de lucru al firmei dvs. Acest lucru asigură faptul că documentele sunt stocate logic și ușor accesibile de la început.

În mod implicit, aveți selectată următoarea structură de foldere pentru toți clienții dvs:

Documente încărcate de client: Un dosar desemnat în care clienții pot încărca documente. Orice încărcări solicitate vor apărea aici.
Documente ale firmei partajate cu clienții: Un dosar partajat pentru documentele trimise clienților, cum ar fi cererile de semnătură electronică sau declarațiile fiscale finalizate.
Privat: Un folder intern vizibil doar pentru firma dvs., perfect pentru documente de lucru, proiecte sau informații sensibile.

Structura dosarelor este definită de șabloane de dosare. Cea mai bună practică este să editați șablonul de dosar Anii fiscali impliciți după bunul plac sau să creați unul nou înainte de a vă importa baza de clienți. Iată câteva sfaturi:

Includeți un folder privat numit Importate - astfel văasigurați că documentele importate în masă își păstrează structura originală de foldere.
Luați în considerare posibilitatea de a avea diferite modele de dosare pentru diferite tipuri de clienți (de exemplu, pentru cei care se ocupă de contabilitate și de pregătirea impozitelor)

Odată ce șablonul (șabloanele) de dosar este (sunt) pregătit(e), îl puteți selecta în portal chiar în timpul importului și economisi timp (nu vă faceți griji, șabloanele de dosar pot fi aplicate oricând mai târziu).

Câmpuri personalizate: Capturați informații despre client

Câmpurile personalizate vă permit să stocați detalii suplimentare specifice clientului în afara câmpurilor de informații standard . Înainte de a vă importa lista de clienți, decideți ce date suplimentare trebuie să urmăriți.

TaxDome permite câmpuri personalizate diferite pentru conturi (date legate de afaceri) și contacte (date legate de persoane). Atunci când sunt adăugate și completate, câmpurile personalizate pot fi utilizate în întregul sistem (în facturile PDF , în șabloanele de e-mail pentru trimiterea de e-mailuri personalizate în masă etc.).

Exemple de câmpuri personalizate utile:

Numele soțului/soției - Important pentru declarațiile fiscale comune.
Metoda de contact preferată - e-mail, telefon sau în persoană.
Tipul de întreprindere - proprietar unic, SRL, corporație etc.
Data încheierii anului - Utilă pentru clienții de afaceri.

Prin configurarea în avans a câmpurilor personalizate, vă asigurați că datele clienților importați sunt complete și gata de utilizare. Dacă știți sigur că doriți să transferați anumite date legate de clienți în TaxDome, asigurați-vă că adăugați o coloană pentru fiecare câmp la fișierul CSV. În acest fel, acestea sunt create automat și completate în timpul procesului de import. Cu toate acestea, puteți adăuga oricând date CRM suplimentare în bloc mai târziu.