Pregătiți fișierul CSV pentru import

Fișierele CSV vă permit să importați mai multe înregistrări ale clienților în TaxDome în loc să le adăugați una câte una. Puteți crea fișierul manual sau puteți utiliza convertorul de import al clienților pentru a reformata CRM un export din CRM dvs. actual.

CSV, explicat

Un fișier CSV (Comma-Separated Values - Valori Separate prin Virgulă) este un format simplu pentru stocarea și organizarea datelor într-un tabel, similar cu o foaie de calcul Excel. Fiecare rând reprezintă o înregistrare (cum ar fi un client), iar fiecare coloană conține detalii specifice (cum ar fi numele contului, tipul contului, adresa de e-mail etc.). Spre deosebire de foile de calcul Excel, un fișier CSV nu include formatare sau formule - doar text simplu cu valori separate prin virgule. Fișierele CSV sunt utilizate pe scară largă pentru importarea datelor în CRM sisteme precum TaxDome deoarece vă permit să creați sau să actualizați rapid mai multe înregistrări de clienți simultan. În loc să adăugați clienți individual, puteți pregăti un fișier CSV cu toate detaliile necesare și îl puteți încărca pe TaxDome Lucruri de reținut:

• Puteți crea un fișier CSV în Excel la fel cum ați crea o foaie de calcul. Singura diferență este că trebuie să specificați că este CSV atunci când îl salvați .  

• Dacă ați utilizat CRM alt CRM de contabilitate CRM TaxDome, nu este necesar să creați un fișier CSV de la zero; pur și simplu exportați-l de la furnizorul actual .

• Fișierul trebuie să fie codat UTF-8 și să nu depășească 300 kB.

Opțiunea 1: Utilizați convertorul de import pentru clienți

Dacă ați utilizat CRM alt CRM TaxDome, nu este necesar să creați un fișier CSV de la zero. Convertorul de importare a clienților, disponibil ca macro Excel sau script Google Sheets, reformatează automat CRM , creează rânduri separate pentru soți și generează un fișier gata pentru TaxDome .

Sunt disponibile două versiuni:

Pentru a utiliza convertorul:

1. Deschideți fișierul și citiți mai întâi fila READ ME. Dacă utilizați versiunea Google Sheets, faceți clic pe File > Make a copy (Fișier > Creați o copie ) și salvați-o în folderul dvs. (de exemplu, My Drive).

2. Lipiți CRM în fila Lipiți datele. Ordinea coloanelor din fișierul sursă nu contează — convertorul le mapează automat.

3. În fila Setări, alegeți modul în care trebuie create numele conturilor (de exemplu, Nume, Prenume și Soț/Soție).

4. Rulați macrocomanda făcând clic pe butonul verde Start. Un fișier CSV gata de import este salvat în același folder ca și convertorul, numit DATE – TaxDome . Pentru versiunea Google Sheets, descărcați rezultatul prin File > Download > Comma Separated Values (.csv).

Notă

Pentru versiunea MS Excel, macro-urile trebuie să fie activate. Dacă versiunea dvs. de Office blochează macro-ul, închideți fișierul, faceți clic dreapta pe el, selectați Proprietăți, faceți clic pe Deblocațiși deschideți din nou fișierul.

După ce instrumentul rulează, fișierul CSV este gata pentru a fi importat în TaxDome

Opțiunea 2: Creați manual fișierul CSV

Dacă preferați să formatați fișierul manual sau dacă creați fișierul de la zero, utilizați această opțiune pentru a crea fișierul CSV.

Înainte de a începe

• Distingeți conturile și contactele:Contactele sunt persoane cu care interacționați. Conturile sunt entități pentru care lucrați și cărora le facturați, cum ar fi o companie, o familie sau o persoană fizică. Când lucrați cu fișiere CSV, este important să rețineți că importul se bazează pe contacte, nu pe conturi. Acest lucru se datorează faptului că un singur cont ( cum ar fi o afacere sau un cuplu căsătorit) poate avea mai multe contacte (cum ar fi mai mulți angajați sau ambii soți). 

• Utilizați foi de calcul diferite pentru grupuri de clienți diferite. Acestea pot fi importate una câte una, cu setări diferite aplicate .

• Dacă software-ul sursă generează un fișier în care contribuabilul și soțul/soția sunt pe același rând, nu este necesar să editați manual fișierul CSV. În schimb, urmați instrucțiunile pentru importarea unui fișier în care contribuabilul și soțul/soția sunt pe același rând .

Creați și etichetați coloanele din fișierul CSV

Formatați corect fișierul CSV înainte de a-l încărca în TaxDome pentru a asigura un proces de import fără probleme. Vă rugăm să urmați acești pași pentru a crea un fișier bine structurat care să îndeplinească cerințele sistemului. Când denumiți coloanele, fiecare antet de coloană reprezintă o proprietate de date diferită. Aceasta va fi mapată cu proprietatea corespunzătoare TaxDome proprietate în timpul importului. Unele coloane vor fi mapate la conturi, în timp ce altele vor fi la contacte. Iată câteva reguli generale de urmat pentru un import fără probleme:

• Fiecare rând trebuie să includă un singur contact.

• Pentru a vă asigura că sunt create conturi în timpul transferului datelor, verificați dacă există o coloană Nume cont.

• Dacă intenționați să adăugați coloane pentru câmpuri personalizate, acordați atenție formatului datelor. Diferite tipuri de câmpuri personalizate acceptă caractere diferite:

Împărțiți opțiunile cu virgulă sau punct și virgulă (”,” sau ”;”) pentru câmpurile personalizate din meniul derulant cu selecție multiplă. Datele trebuie completate în formatul corespunzător:

ZZ/LL/AAAA sau ZZ/LL/AAAA pentru firmele din SUA. ZZ/LL/AAAA pentru firmele din afara SUA.

Acum, să trecem în revistă coloanele comune utilizate în CSV pentru import.

Câmpuri de cont/câmpuri personalizate (coloanele A-J)

Nu uitați, acestea trebuie să se refere la entitatea comercială pentru care lucrați. Deoarece un cont poate avea mai multe contacte legate de acesta, foaia dvs. de calcul ar putea avea mai multe linii pentru diferite contacte care se referă la același cont.

• Coloana A | Denumirea contului: Numele unei societăți sau al unui trust (un cont nepersonal) sau numele unei persoane sau al unei familii (un cont personal). Pentru soți, se recomandă utilizarea a două nume și a unui nume de familie.

• Coloana B | Etichete cont: Etichete pe care le puteți aplica pentru gruparea conturilor. Dacă doriți să aplicați mai multe, asigurați-vă că le separați cu virgule. 

• Coloana C | Tipul contului: Persoană fizică sau companie.

• Coloana D | Membrii echipei: Membrii echipei care doriți să fie atribuiți automat contului în timpul importului. Introduceți numele exact așa cum a fost creat în portalul web, separând numele cu virgulă dacă sunt mai multe.

• Coloanele E-G | Denumirea rolului contului (de exemplu, Pregătitor de taxe, Revizor): Introduceți numele exact al rolului de cont, așa cum a fost creat în portalul web. Enumerați membrii echipei atribuiți acestui rol, separând numele cu virgulă dacă sunt mai mulți. Utilizați o coloană separată pentru fiecare rol suplimentar (de exemplu, coloana G pentru Manager).

• Coloanele H-J | Câmpuri personalizate: Câmpuri suplimentare pentru conturile care vor fi create în timpul importului. Acestea pot include informații importante pe care doriți să le adăugați la conturile dvs., cum ar fi statutul fiscal, SNN/EIN sau orașul. Puteți adăuga câte câmpuri doriți, creând coloane suplimentare.

Câmpuri de contact/câmpuri personalizate (coloanele K-V)

Acestea ar trebui să se refere la persoanele cu care interacționați: soți, angajați ai companiei etc. 

• Coloana K | Numele contactului: Aici, specificăm numele și prenumele persoanei de contact. 

• Coloana L | Prenume

• Coloana M | Numele de familie

• Coloana N | E-mail: Furnizarea unei adrese de e-mail este esențială pentru toate contactele care sunt destinate să aibă acces la portal.

• Coloana O | Număr de telefon. Este foarte util să ai această informație într-un contact atunci când folosești funcția SMS.

• Coloana P | Adresă stradală

• Coloana Q | Câmpuri personalizate: Câmpuri suplimentare pentru contactele care vor fi create în timpul importului. Acestea pot include informații importante pe care doriți să le adăugați la contactul dvs., cum ar fiziua de naștere, ora optimă pentru apeluri. Puteți adăuga câte câmpuri doriți, creând coloane suplimentare.

• Coloana R | Contact Etichete: Etichetați puteți aplica pentru gruparea contactelor. Dacă doriți să aplicați mai multe, asigurați-vă că le separați cu virgule. 

Scenarii comune de import

În funcție de diferitele tipuri de clienți, este posibil să fie necesar să configurați diferite tipuri de conturi, cum ar fi cele ale unui cuplu căsătorit care depune declarații separate. Mai jos sunt prezentate câteva situații comune care vă vor ajuta să vă ghidați în completarea corectă a rândurilor din foaia de calcul cu informații.

• Importul mai multor întreprinderi care aparțin aceluiași proprietar

• Importați soți/parteneri de afaceri

• Importați simultan contacte în două conturi

• Importați numai contactele

Importul mai multor întreprinderi care aparțin aceluiași proprietar

Pentru acestea, trebuie să aveți conturi diferite care sunt legate de aceeași persoană. Creați un rând pentru fiecare cont, apoi introduceți aceleași informații de contact pentru fiecare cont în coloanele corespunzătoare. În exemplul de foaie de calcul de mai jos, un contact pentru Brian Ross este adăugat la TaxDome import. De asemenea, sunt create cinci conturi diferite, fiecare fiind legat de informațiile de contact ale lui Brian Ross. Brian Ross se poate conecta apoi la TaxDome [email protected] și poate comuta între conturi. 

Importați soți/parteneri de afaceri

Pentru acestea, trebuie să aveți mai multe contacte conectate la același cont. Folosiți câte un rând pentru fiecare contact, apoi introduceți același nume de cont pentru fiecare persoană în coloana corespunzătoare.

În exemplul de foaie de calcul de mai jos, vor fi create trei conturi: două pentru familie și unul pentru companie. Contul pentru Simpsons va fi legat de două contacte ale soților, contul pentru Flanders va fi legat de patru contacte (soții și copiii lor), iar contul companiei American Wheels va fi legat de trei contacte - angajații acestei entități comerciale.

Importați simultan contacte în două conturi

Un singur contact poate fi legat la două sau mai multe conturi din foaia de calcul. De exemplu, copiii care au nevoie de conturi proprii, dar care trebuie totuși să fie legați de contul familiei. Pentru aceștia, copiați rândul pentru contact, apoi schimbați numele contului, păstrând aceleași detalii de contact.

În exemplul de mai jos, Bart și Lisa Simpson vor fi conectați la contul The Simpsons și, în același timp, vor fi conectați la propriile lor conturi.

Importați numai contactele

Dacă nu aveți nevoie ca contactele dvs. să fie conectate la conturi (de exemplu, transferați informații despre potențialii clienți), lăsați rândul din coloana Nume cont necompletat. 

Salvați foaia de calcul în format CSV

TaxDome recunoaște doar foile de calcul salvate ca fișiere CSV. Asigurați-vă că fișierul CSV este codificat UTF-8 și nu depășește 300 kB. Din bara de meniu a foii de calcul, accesați Fișier , apoi selectați Salvare ca CSV sau Descărcare ca CSV (formularea poate varia în funcție de programul pe care îl utilizați).

Microsoft Excel: În câmpul Salvare ca tip , selectați CSV (delimitat prin virgulă) . În meniul derulant Instrumente , selectați Opțiuni Web. Deschideți fila Codificare . În meniul derulant Salvare acest document ca , selectați Unicode (UTF-8) , apoi faceți clic pe OK .

Acum că ați salvat foaia de calcul ca fișier CSV și v-ați asigurat că este codificată UTF-8, sunteți gata să importați contactele în TaxDome.

Share

Link copiat