Prepare your CSV file for import

CSV, explicat

Un fișier CSV (Comma-Separated Values - Valori Separate prin Virgulă) este un format simplu pentru stocarea și organizarea datelor într-un tabel, similar cu o foaie de calcul Excel. Fiecare rând reprezintă o înregistrare (cum ar fi un client), iar fiecare coloană conține detalii specifice (cum ar fi numele contului, tipul contului, adresa de e-mail etc.). Spre deosebire de foile de calcul Excel, un fișier CSV nu include formatare sau formule - doar text simplu cu valori separate prin virgule. Fișierele CSV sunt utilizate pe scară largă pentru importarea datelor în CRM sisteme precum TaxDome deoarece vă permit să creați sau să actualizați rapid mai multe înregistrări de clienți simultan. În loc să adăugați clienți individual, puteți pregăti un fișier CSV cu toate detaliile necesare și îl puteți încărca pe TaxDome Lucruri de reținut:

• You can create a CSV file in Excel just like you would create a spreadsheet. The only difference is that you need to specify that it’s CSV when you are saving it . 

• If you’ve used another accounting CRM before TaxDome, you don’t need to create a CSV from scratch; just export it from your current provider .

Fișierul trebuie să fie codat UTF-8 și să nu depășească 300 kB.

Înainte de a începe

• Distinguish accounts and contacts: Contacts are individuals you interact with. Accounts are entities you work for and bill, such as a company, a family or an individual. When working with CSV files, it’s important to remember that the import is based on contacts, not accounts. This is because a single account (like a business or a married couple) can have multiple contacts (such as several employees or both spouses). 

• Use different spreadsheets for different client groups. These can be imported one by one, with different settings applied .

• If your source software generates a file with the taxpayer and spouse on the same row, you don’t need to manually edit the CSV. Instead, follow the instructions for importing a file with the taxpayer and spouse on one row .

  👋   We can help! If your CSV file ends up with multiple contacts per row and you don’t know how to fix it, let us know. Our support team is happy to help: Follow these steps to get assistance . 

Creați și etichetați coloanele din fișierul CSV

Formatați corect fișierul CSV înainte de a-l încărca în TaxDome pentru a asigura un proces de import fără probleme. Vă rugăm să urmați acești pași pentru a crea un fișier bine structurat care să îndeplinească cerințele sistemului. Când denumiți coloanele, fiecare antet de coloană reprezintă o proprietate de date diferită. Aceasta va fi mapată cu proprietatea corespunzătoare TaxDome proprietate în timpul importului. Unele coloane vor fi mapate la conturi, în timp ce altele vor fi la contacte. Iată câteva reguli generale de urmat pentru un import fără probleme:

• Fiecare rând trebuie să includă un singur contact.

• Pentru a vă asigura că sunt create conturi în timpul transferului datelor, verificați dacă există o coloană Nume cont.

• If you plan to add columns for custom fields, pay attention to the data format. Different types of custom fields support different characters:

Împărțiți opțiunile cu virgulă sau punct și virgulă (”,” sau ”;”) pentru câmpurile personalizate din meniul derulant cu selecție multiplă. Datele trebuie completate în formatul corespunzător:

ZZ/LL/AAAA sau ZZ/LL/AAAA pentru firmele din SUA. ZZ/LL/AAAA pentru firmele din afara SUA.

Acum, să trecem în revistă coloanele comune utilizate în CSV pentru import.

Câmpuri de cont/câmpuri personalizate (coloanele A-J)

Nu uitați, acestea trebuie să se refere la entitatea comercială pentru care lucrați. Deoarece un cont poate avea mai multe contacte legate de acesta, foaia dvs. de calcul ar putea avea mai multe linii pentru diferite contacte care se referă la același cont.

• Coloana A | Denumirea contului: Numele unei societăți sau al unui trust (un cont nepersonal) sau numele unei persoane sau al unei familii (un cont personal). Pentru soți, se recomandă utilizarea a două nume și a unui nume de familie.

• Column B | Account Tags: Label(s) you can apply for grouping accounts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas. 

• Coloana C | Tipul contului: Persoană fizică sau companie.

• Coloana D | Membrii echipei: Membrii echipei care doriți să fie atribuiți automat contului în timpul importului. Introduceți numele exact așa cum a fost creat în portalul web, separând numele cu virgulă dacă sunt mai multe.

• Coloanele E-G | Denumirea rolului contului (de exemplu, Pregătitor de taxe, Revizor): Introduceți numele exact al rolului de cont, așa cum a fost creat în portalul web. Enumerați membrii echipei atribuiți acestui rol, separând numele cu virgulă dacă sunt mai mulți. Utilizați o coloană separată pentru fiecare rol suplimentar (de exemplu, coloana G pentru Manager).

• Columns H-J | Custom Fields: Additional fields for accounts that will be created during the import. These may include important information that you would like to add to your accounts, like Tax Filing Status, SNN/EIN or City. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

Câmpuri de contact/câmpuri personalizate (coloanele K-V)

Acestea ar trebui să se refere la persoanele cu care interacționați: soți, angajați ai companiei etc. 

• Coloana K | Numele contactului: Aici, specificăm numele și prenumele persoanei de contact. 

• Coloana L | Prenume

• Coloana M | Numele de familie

• Coloana N | E-mail: Furnizarea unei adrese de e-mail este esențială pentru toate contactele care sunt destinate să aibă acces la portal.

• Column O | Phone Number. Having this info in a contact is particularly useful when using the SMS feature .

• Coloana P | Adresă stradală

• Column Q | Custom Fields: Additional fields for contacts that will be created during the import. These may include important information you want to add to your contact, like Birthday, Best time to call. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

• Column R | Contact Tags: Label(s) you can apply for grouping contacts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas. 

Scenarii comune de import

În funcție de diferitele tipuri de clienți, este posibil să fie necesar să configurați diferite tipuri de conturi, cum ar fi cele ale unui cuplu căsătorit care depune declarații separate. Mai jos sunt prezentate câteva situații comune care vă vor ajuta să vă ghidați în completarea corectă a rândurilor din foaia de calcul cu informații.

• Importul mai multor întreprinderi care aparțin aceluiași proprietar

• Importați soți/parteneri de afaceri

• Importați simultan contacte în două conturi

• Importați numai contactele

Importul mai multor întreprinderi care aparțin aceluiași proprietar

For these, you need to have different accounts that are linked to the same person. Create one row for each account, then enter the same contact information for each account in the appropriate columns. In the example spreadsheet below, a contact for Brian Ross is added to TaxDome after import. Also, five different accounts are created, each one linked to Brian Ross’s contact information. Brian Ross can then log in to TaxDome using email@example.com and switch between accounts. 

Importați soți/parteneri de afaceri

Pentru acestea, trebuie să aveți mai multe contacte conectate la același cont. Folosiți câte un rând pentru fiecare contact, apoi introduceți același nume de cont pentru fiecare persoană în coloana corespunzătoare.

În exemplul de foaie de calcul de mai jos, vor fi create trei conturi: două pentru familie și unul pentru companie. Contul pentru Simpsons va fi legat de două contacte ale soților, contul pentru Flansers va fi legat de patru contacte (soții și copiii acestora), iar contul companiei pentru Americal Wheels va fi legat de trei contacte - angajați ai acestei entități comerciale.

Importați simultan contacte în două conturi

Un singur contact poate fi legat la două sau mai multe conturi din foaia de calcul. De exemplu, copiii care au nevoie de conturi proprii, dar care trebuie totuși să fie legați de contul familiei. Pentru aceștia, copiați rândul pentru contact, apoi schimbați numele contului, păstrând aceleași detalii de contact.

În exemplul de mai jos, Bart și Lisa Simpson vor fi conectați la contul The Simpsons și, în același timp, vor fi conectați la propriile lor conturi.

Importați numai contactele

Dacă nu aveți nevoie ca contactele dvs. să fie conectate la conturi (de exemplu, transferați informații despre potențialii clienți), lăsați rândul din coloana Nume cont necompletat. 

Salvați foaia de calcul în format CSV

TaxDome recunoaște doar foile de calcul salvate ca fișiere CSV. Asigurați-vă că fișierul CSV este codificat UTF-8 și nu depășește 300 kB. Din bara de meniu a foii de calcul, accesați Fișier , apoi selectați Salvare ca CSV sau Descărcare ca CSV (formularea poate varia în funcție de programul pe care îl utilizați).

Microsoft Excel: În câmpul Salvare ca tip , selectați CSV (delimitat prin virgulă) . În meniul derulant Instrumente , selectați Opțiuni Web. Deschideți fila Codificare . În meniul derulant Salvare acest document ca , selectați Unicode (UTF-8) , apoi faceți clic pe OK .

Now that you’ve saved your spreadsheet as a CSV file and made sure it is UTF-8 encoded, you’re ready to import  your contacts to TaxDome.

Share

Link copiat