Import (de bază): Pregătiți fișierul CSV

CSV, explicat

Un fișier CSV (Comma-Separated Values) este un format simplu pentru stocarea și organizarea datelor într-un tabel, similar unei foi de calcul Excel. Fiecare rând reprezintă o înregistrare (cum ar fi un client), iar fiecare coloană conține detalii specifice (cum ar fi numele contului, tipul contului, adresa de e-mail etc.). Spre deosebire de foile de calcul Excel, un fișier CSV nu include formatare sau formule - doar text simplu cu valori separate prin virgule.

Fișierele CSV sunt utilizate pe scară largă pentru a importa date în sisteme CRM precum TaxDome , deoarece vă permit să creați sau să actualizați rapid mai multe înregistrări ale clienților deodată. În loc să adăugați clienții individual, puteți pregăti un fișier CSV cu toate detaliile necesare și să îl încărcați în TaxDome.

Lucruri de reținut:

  • Puteți crea un fișier CSV în Excel la fel cum ați crea o foaie de calcul. Singura diferență este că trebuie să specificați că este CSV atunci când îl salvați. 
  • Dacă ați folosit un alt CRM de contabilitate înainte de TaxDome, nu trebuie să creați un CSV de la zero; exportați-l pur și simplu de la furnizorul dvs. actual.
  • Fișierul trebuie să fie codat UTF-8 și să nu depășească 300 kB.

Înainte de a începe

  • Distingeți între conturi și contacte: Contactele sunt persoanele cu care interacționați. Conturile sunt entități pentru care lucrați și pe care le facturați, cum ar fi o companie, o familie sau un individ. Atunci când lucrați cu fișiere CSV, este important să rețineți că importul se bazează pe contacte, nu pe conturi. Acest lucru se datorează faptului că un singur cont (cum ar fi o întreprindere sau un cuplu căsătorit) poate avea mai multe contacte (cum ar fi mai mulți angajați sau ambii soți). 
  • Utilizați foi de calcul diferite pentru diferite grupuri de clienți. Acestea pot fi importate una câte una, cu setări diferite aplicate.
  • Dacă programul dvs. sursă generează un fișier cu contribuabilul și soțul/soția pe același rând, nu trebuie să editați manual CSV-ul. În schimb, urmați instrucțiunile pentru importarea unui fișier cu contribuabilul și soțul/soția pe același rând.

👋 Vă putem ajuta! Dacă fișierul dvs. CSV se termină cu mai multe contacte pe rând și nu știți cum să îl reparați, anunțați-ne. Echipa noastră de asistență este bucuroasă să vă ajute: Urmați acești pași pentru a obține asistență. 

Creați și etichetați coloanele din fișierul CSV

Formatați corect fișierul CSV înainte de a-l încărca în TaxDome pentru a asigura un proces de import fără probleme. Vă rugăm să urmați acești pași pentru a crea un fișier bine structurat care să îndeplinească cerințele sistemului. 

Atunci când denumiți coloanele, fiecare antet de coloană reprezintă o proprietate de date diferită. Aceasta va fi asociată cu proprietatea TaxDome corespunzătoare în timpul importului. Unele coloane vor fi asociate conturilor, în timp ce altele vor fi asociate contactelor. Iată câteva reguli generale de urmat pentru un import fără probleme:

  • Fiecare rând trebuie să includă un singur contact.
  • Pentru a vă asigura că sunt create conturi în timpul transferului datelor, verificați dacă există o coloană Nume cont.
  • Dacă intenționați să adăugați coloane pentru câmpurile personalizate, acordați atenție formatului datelor. Diferite tipuri de câmpuri personalizate susțin caractere diferite:
    • Împărțiți opțiunile cu virgulă sau punct și virgulă ("," sau ";") pentru câmpurile personalizate dropdown cu mai multe selecții.
    • Datele trebuie să fie completate în formatul corespunzător:
      • MM/DD/AAAA sau MMM/DD/AAAA pentru firmele din SUA.
      • DD/MM/YYYY pentru firmele din afara SUA.

Acum, să analizăm coloanele comune utilizate în CSV pentru import.

Câmpuri de cont/câmpuri personalizate (coloanele A-J)

Nu uitați, acestea trebuie să se refere la entitatea comercială pentru care lucrați. Deoarece un cont poate avea mai multe contacte legate de acesta, foaia dvs. de calcul ar putea avea mai multe linii pentru diferite contacte care se referă la același cont.

  • Coloana A | Denumirea contului: Numele unei societăți sau al unui trust (un cont nepersonal) sau numele unei persoane sau al unei familii (un cont personal). Pentru soți, se recomandă utilizarea a două nume și a unui nume de familie.
  • Coloana B | Etichete de cont: Eticheta (etichetele) pe care o puteți aplica pentru gruparea conturilor. Dacă doriți să aplicați mai multe, asigurați-vă că le separați prin virgulă. 
  • Coloana C | Tipul contului: Persoană fizică sau companie.
  • Coloana D | Membrii echipei: Membrii echipei care doriți să fie atribuiți automat contului în timpul importului. Introduceți numele exact așa cum a fost creat în portalul web, separând numele cu virgulă dacă sunt mai multe.
  • Coloanele E-G | Denumirea rolului contului (de exemplu, Pregătitor de taxe, Revizor): Introduceți numele exact al rolului de cont, așa cum a fost creat în portalul web. Enumerați membrii echipei atribuiți acestui rol, separând numele cu virgulă dacă sunt mai mulți. Utilizați o coloană separată pentru fiecare rol suplimentar (de exemplu, coloana G pentru Manager).
  • Coloanele H-J | Câmpuri personalizate: Câmpuri suplimentare pentru conturile care vor fi create în timpul importului. Acestea pot include informații importante pe care doriți să le adăugați la conturile dvs., cum ar fi Statutul fiscal, SNN/EIN sau Orașul. Nu ezitați să adăugați cât mai multe câmpuri necesare prin crearea de coloane suplimentare.

Câmpuri de contact/câmpuri personalizate (coloanele K-V)

Acestea ar trebui să se refere la persoanele cu care interacționați: soți, angajați ai companiei etc. 

  • Coloana K | Numele contactului: Aici, specificăm numele și prenumele persoanei de contact. 
  • Coloana L | Prenume
  • Coloana M | Numele de familie
  • Coloana N | E-mail: Furnizarea unei adrese de e-mail este esențială pentru toate contactele care sunt destinate să aibă acces la portal.
  • Coloana O | Număr de telefon. Disponibilitatea acestor informații într-un contact este deosebit de utilă atunci când utilizați funcția SMS.
  • Coloana P |Adresa stradală
  • Coloana Q | Câmpuri personalizate: Câmpuri suplimentare pentru contactele care vor fi create în timpul importului. Acestea pot include informații importante pe care doriți să le adăugați la contactul dvs., cum ar fi ziua de naștere, ora cea mai bună la care să sunați. Nu ezitați să adăugați cât mai multe câmpuri necesare prin crearea de coloane suplimentare.
  • Coloana R | Etichete de contact: Etichetă(e) pe care o puteți aplica pentru gruparea contactelor. Dacă doriți să aplicați mai multe, asigurați-vă că le separați prin virgulă. 

Scenarii comune de import

În funcție de diferitele tipuri de clienți, este posibil să fie necesar să configurați diferite tipuri de conturi, cum ar fi cele ale unui cuplu căsătorit care depune declarații separate. Mai jos sunt prezentate câteva situații comune care vă vor ajuta să vă ghidați în completarea corectă a rândurilor din foaia de calcul cu informații.

Importul mai multor întreprinderi care aparțin aceluiași proprietar 

Pentru acestea, trebuie să aveți conturi diferite care sunt legate de aceeași persoană. Creați un rând pentru fiecare cont, apoi introduceți aceleași informații de contact pentru fiecare cont în coloanele corespunzătoare.

În exemplul de foaie de calcul de mai jos, un contact pentru Brian Ross este adăugat la TaxDome după import. De asemenea, sunt create cinci conturi diferite, fiecare legat de informațiile de contact ale lui Brian Ross. Brian Ross poate apoi să se conecteze la TaxDome folosind email@example.com și să treacă de la un cont la altul. 

Importați soți/parteneri de afaceri

Pentru acestea, trebuie să aveți mai multe contacte legate de același cont . Utilizați un rând pentru fiecare contact, apoi introduceți același nume de cont pentru fiecare persoană în coloana corespunzătoare.

În exemplul de foaie de calcul de mai jos, vor fi create trei conturi: două pentru familie și unul pentru companie. Contul pentru Simpsons va fi legat de două contacte ale soților, contul pentru Flansers va fi legat de patru contacte (soții și copiii acestora), iar contul companiei pentru Americal Wheels va fi legat de trei contacte - angajați ai acestei entități comerciale.

Importați simultan contacte în două conturi

Un singur contact poate fi legat la două sau mai multe conturi din foaia de calcul. De exemplu, copiii care au nevoie de conturi proprii, dar care trebuie totuși să fie legați de contul familiei. Pentru aceștia, copiați rândul pentru contact, apoi schimbați numele contului, păstrând aceleași detalii de contact.

În exemplul de mai jos, Bart și Lisa Simpson vor fi conectați la contul The Simpsons și, în același timp, vor fi conectați la propriile lor conturi.

Importați numai contactele

Dacă nu aveți nevoie ca contactele dvs. să fie legate de conturi (de exemplu, transferați informații despre potențiali clienți), lăsați rândul din coloana Nume cont gol. 

Salvați foaia de calcul în format CSV

TaxDome recunoaște numai foile de calcul salvate ca fișiere CSV. Vă rugăm să vă asigurați că fișierul CSV este codat UTF-8 și nu depășește 300 kB.

Din bara de meniu din foaia de calcul, accesați Fișier, apoi selectați Salvare ca CSV sau Descărcare ca CSV (formularea poate varia în funcție de programul pe care îl utilizați).

Microsoft Excel: În câmpulSave as type (Salvare ca tip ), selectați CSV (Comma delimited). În meniul derulant Tools (Instrumente ), selectați Web Options (Opțiuni web ). Deschideți fila Encoding (Codificare ). În meniul derulant Save this document as, selectați Unicode (UTF-8), apoi faceți clic pe OK.

Acum că v-ați salvat foaia de calcul ca fișier CSV și v-ați asigurat că este codificat UTF-8, sunteți gata să importați contactele în TaxDome.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.